Une gestion efficace des dépenses est une tâche administrative nécessaire pour les entreprises et un facteur de leur réussite financière. Il s’agit de rembourser les dépenses de l’entreprise tout en respectant les exigences réglementaires et en maintenant un contrôle budgétaire rigoureux. Les solutions numériques, telles que les cartes d’entreprise et les logiciels de gestion des dépenses, peuvent apporter une aide précieuse et simplifier le processus de gestion des dépenses.

Cet article fournit un aperçu complet des concepts de base, des exigences et des conseils pour garantir que vos notes de frais sont efficaces et conformes.

Sommaire de cet article

• Qu’est-ce qu’une dépense ?
  
• Qu’est-ce que la gestion des dépenses et pourquoi est-elle importante ?
  
• Comment fonctionnent les calculs et les règlements des dépenses ?
  
• Exigences légales et avantages fiscaux des notes de frais
  
• Gestion efficace des dépenses avec les cartes d’entreprise
  
• Erreurs typiques dans la gestion des dépenses et solutions
  

Qu’est-ce qu’une dépense ?

Les dépenses sont des coûts engagés par les salariés. Elles sont engagées sur le lieu de travail habituel du salarié ou lors de déplacements professionnels et sont remboursés par l’employeur. Le remboursement vise à s’assurer que les salariés ne sont pas désavantagés financièrement par les dépenses de l’entreprise.

Il existe plusieurs types de dépenses, notamment :

• Frais de déplacement et frais accessoires : Il s’agit, entre autres, des coûts des billets de train, de bus et d’avion, des courses en taxi, du carburant et des frais de stationnement et de péage pour les véhicules privés (voir article 9, paragraphe 4a de la loi allemande sur l’impôt sur le revenu [EStG]).

• Frais d’hébergement : Cela inclut les frais d’hébergement, tels que les hôtels, les maisons d’hôtes, les maisons de vacances ou les auberges de jeunesse.

• Frais de repas : Le coût supplémentaire de l’achat de nourriture et de boissons lors d’un voyage d’affaires est couvert par les indemnités de repas. Ils sont accordés sous forme d’indemnités journalières légales, qui varient en fonction de la durée de l’absence.

Qu’est-ce que la gestion des dépenses, et pourquoi est-elle importante ?

La note de frais est le processus par lequel les salariés documentent et soumettent les dépenses à l’entreprise pour remboursement. La note de frais est un élément clé de la gestion des dépenses d’entreprise et garantit que toutes les dépenses remboursées par l’employeur sont enregistrées et payées avec exactitude. Une note de frais bien organisée présente plusieurs avantages pour les entreprises :

• Transparence et contrôle des finances : Les organisations peuvent mieux comprendre où et comment les ressources sont utilisées. Cela leur permet d’optimiser leur planification budgétaire. Les salariés savent également combien d’argent ils peuvent dépenser, à quelles fins et quand ils doivent obtenir une approbation.

• Conformité juridique et fiscale : Une documentation et une comptabilité adéquates des dépenses sont importantes pour la conformité. Les entreprises doivent s’assurer que les dépenses sont correctement enregistrées afin de se conformer à la réglementation fiscale. Les erreurs comptables peuvent entraîner des pénalités fiscales et des problèmes juridiques. En outre, l’application correcte des montants forfaitaires légaux peut minimiser la charge fiscale d’une entreprise.

• Augmentation de l’efficacité : Les solutions numériques de gestion des notes de frais permettent d’automatiser le processus d’audit et de remboursement. Cela permet d’accélérer le traitement et de réduire les erreurs et les frais administratifs.

• Satisfaction des salariés : Lorsque les salariés savent qu’ils peuvent se faire rembourser rapidement et facilement, cela renforce la confiance dans l’entreprise. Cela contribue à la rétention des salariés et à une culture d’entreprise positive. À l’inverse, un remboursement des notes de frais long ou inexact peut avoir un impact négatif sur la satisfaction et la motivation des salariés.

Comment fonctionnent les calculs et les règlements des dépenses ?

Il y a essentiellement deux façons de rembourser les dépenses. L’une d’entre elles consiste à rembourser les dépenses sur soumission des reçus et factures. Dans ce cas, les salariés justifient leurs dépenses réelles au cas par cas. Cette méthode oblige le service comptable à examiner de près les documents soumis et constitue généralement un processus complexe.

Sinon, les dépenses peuvent être remboursées sur une base forfaitaire. Dans ce cas, les salariés reçoivent un montant fixe indépendamment des dépenses réelles. Les indemnités journalières sont réglementées par la loi et varient en fonction du type et de la durée du voyage. Le remboursement forfaitaire simplifie et accélère le processus de remboursement en éliminant le besoin de reçus individuels.

Alors que les frais d’hébergement sont remboursés sur une base forfaitaire ou sur la base des frais réels engagés, les repas sont remboursés sur une base forfaitaire. Les indemnités sont fixées chaque année par le ministère fédéral des Finances (BMF) et s’appliquent à toutes les entreprises allemandes. Pour les repas supplémentaires, une distinction est faite entre une petite et une grande indemnité.

L’allocation pour frais minimes s’applique aux voyages d’affaires en Allemagne d’une durée de 8 à 24 heures. Elle est de 14 € (en 2024). L’indemnité pour frais importants pour les voyages d’affaires de plus de 24 heures est de 28 € par jour civil. Lors d'un voyage à l’étranger, différents forfaits sont définis pour chaque pays et parfois pour des villes individuelles. Il est important de noter que les indemnités journalières sont limitées à une période de trois mois. Cela signifie que si les salariés restent au même endroit pendant plus de trois mois lors de voyages d’affaires, ils n’ont pas droit à une indemnité de frais.

Obligations légales et avantages fiscaux des notes de frais

Le gouvernement impose certaines exigences légales pour les demandes de remboursement des dépenses. Les entreprises doivent être conscientes de ces exigences afin d’éviter les risques juridiques et de bénéficier d’avantages fiscaux.

L'une des plus importantes est l’obligation de documentation. Toutes les notes de frais doivent être étayées par des documents tels que des factures, des reçus ou des billets. Des exceptions ne sont faites que pour les remboursements forfaitaires tels que définis par la loi. Les « principes pour la bonne gestion et la conservation des livres, registres et documents sous forme électronique » (GoBD) s’appliquent également aux notes de frais. Cela signifie que tous les documents doivent être archivés pendant 10 ans.

En règle générale, une demande de remboursement n’est valable fiscalement que s’il s’agit d’une dépense professionnelle. Les dépenses personnelles ne sont pas remboursables. Par conséquent, il doit y avoir une distinction claire entre les dépenses personnelles et les dépenses professionnelles.

Les salariés sont également tenus par la loi de soumettre leurs notes de frais dans un délai raisonnable. Le délai de prescription est de trois ans, conformément à l’article 195 du Code civil allemand (BGB). Dans la pratique, cependant, les employeurs fixent souvent la date limite de déclaration. Par exemple, un contrat de travail peut spécifier ce délai pour les salariés. Ces dispositions peuvent déroger au délai de prescription légal. Toutefois, le délai fixé par l’entreprise ne peut être inférieur à trois mois. Si la note de frais n’est pas remise dans les délais, la demande de remboursement des frais encourus est perdue.

Si le remboursement des frais n’est pas prévu dans un contrat de travail en cours de validité, la demande de remboursement est régie par les articles 670 et 675 du BGB. Les salariés ont généralement droit au remboursement des dépenses nécessaires engagées dans l’intérêt de l’entreprise.

Aspects fiscaux

Les entreprises peuvent déduire fiscalement les remboursements qu’elles effectuent des frais professionnels engagés par leurs salariés. Cela leur permet de réduire leur bénéfice imposable et leur charge fiscale.

Selon l’article 3, n° 16 de l’EStG, les frais de déplacement ne sont pas imposables. Cela signifie que l’entreprise rembourse le montant net à ses salariés, qui est exonéré d’impôt. La condition préalable est que les salariés aient supporté les frais en amont avec leur revenu imposable. Néanmoins, il est conseillé de joindre ses notes de frais à sa déclaration d’impôts. Les indemnités légales pour les dépenses non remboursées par l’entreprise peuvent être demandées dans la déclaration d’impôts.

Si l’employeur ne rembourse pas les dépenses encourues, le salarié peut les déduire directement de son impôt sur le revenu. Dans ce cas, les dépenses sont déclarées comme frais professionnels. Les dépenses qui ont déjà été remboursées par l'entreprise ne peuvent pas être ajoutées au revenu du travail.

Gestion efficace des dépenses avec les cartes d’entreprise

Le remboursement des frais de voyage encourus à l'avance n'est pas le seul moyen de gérer les dépenses. Grâce aux cartes d'entreprise, les salariés ont la possibilité de payer directement leurs dépenses professionnelles, sans avoir à avancer des fonds privés et à demander un remboursement par la suite. Il peut s’agir, par exemple, de cartes de crédit physiques ou virtuelles ainsi que de cartes de débit. Ces dernières sont créditées d'un montant fixe, de sorte que les utilisateurs ne peuvent dépenser que jusqu'à concurrence du montant disponible. Les cartes d'entreprise s’affirment de plus en plus comme une solution clé pour une gestion efficace des dépenses, et ce notamment parce qu'elles réduisent considérablement la charge administrative.

L’un des principaux avantages des cartes d’entreprise est qu’elles permettent une collecte automatisée des données. Les transactions sont capturées en temps réel et intégrées dans les systèmes de facturation de l’entreprise. Cette automatisation accélère le traitement des factures et assure une plus grande fiabilité dans l’affectation des dépenses à des projets, des services ou des salariés donnés. La visibilité que les entreprises acquièrent ainsi leur permet un meilleur contrôle de leurs coûts et une planification budgétaire plus précise.

Les cartes d’entreprise favorisent également le respect des politiques internes. Elles peuvent être configurées pour n'être utilisées que dans certaines activités ou pour certains types de dépenses. Cela permet d'éviter les dépenses non autorisées et de s'assurer que les notes de frais sont conformes aux règles de l'entreprise. Ce type de contrôle peut s'avérer particulièrement utile pour les grandes organisations et pour la gestion des budgets des projets.

Un autre avantage des cartes d’entreprise est le gain de temps important qu’elles génèrent pour les salariés et les équipes de la comptabilité. Les salariés n’ont plus à collecter et à soumettre manuellement leurs reçus. Le service comptable tire bénéfice d’un enregistrement et d’une l’affectation automatisés des dépenses. Les cartes d'entreprise virtuelles présentent l'avantage supplémentaire de ne pas pouvoir être perdues et de s'adapter rapidement à l'évolution des besoins.

Stripe Issuing vous aide à simplifier les notes de frais grâce à des programmes de cartes personnalisées, qu’elles soient physiques ou virtuelles. Issuing vous permet de créer, de gérer et de mettre à l’échelle un programme de cartes d’entreprise personnalisable. Avec plus de 100 millions de cartes émises, Issuing est le prestataire de services privilégié des infrastructures BaaS (Banking-as-a-Service), des plateformes logicielles et des entreprises.

Erreurs typiques dans la gestion des dépenses et solutions

La gestion des dépenses est un processus complexe pour de nombreuses organisations, potentiellement source d’erreurs. Celles-ci peuvent se traduire par des pénalités financières, une charge administrative supplémentaire et des problèmes de conformité. Les solutions modernes peuvent aider à minimiser ces erreurs typiques et à simplifier le processus de gestion des dépenses.

Erreurs dans la documentation

Une documentation inadéquate des dépenses est un problème courant. Les salariés peuvent oublier de collecter leurs reçus ou les soumettre en retard. Ceci peut entraîner des retards dans la déclaration des dépenses et causer des problèmes de déductibilité fiscale.

C’est là que les cartes d’entreprise en combinaison avec un logiciel de comptabilité moderne peuvent vous aider. Les données en temps réel sont importées directement dans le logiciel pour traitement. De nombreux programmes offrent également la possibilité de lier les transactions directement aux reçus numériques, ce qui simplifie considérablement la documentation.

Dépenses peu claires

Les entreprises ont souvent du mal à suivre leurs dépenses. Les cartes d’entreprise présente l’avantage de pouvoir être attribuées à des salariés, des services ou des projets individuels. Cela permet de suivre exactement quelles dépenses sont engagées dans quel domaine.

Non-respect des règles

Un problème typique est le non-respect des politiques internes relatives aux notes de frais. Les salariés peuvent déclarer des dépenses qui ne sont pas approuvées ou remboursables, ce qui peut entraîner des violations de la conformité.

Par exemple, les cartes de paiement peuvent être configurées pour favoriser la conformité aux politiques de l’entreprise. Les logiciels comptables peuvent également être équipés de règles de conformité. Celles-ci vérifient automatiquement les dépenses et signalent les écarts avant leur inclusion dans la facture.

Processus manuels chronophages

Le traitement manuel des notes de frais entraîne de longs délais de traitement et une lourde charge administrative pour les salariés et le service comptable.

L’utilisation de cartes d’entreprise réduit considérablement les efforts manuels et accélère le processus de remboursement. Les transactions sont automatiquement enregistrées et envoyées à la comptabilité, où elles peuvent être directement affectées à la bonne dépense.