Pas de réservation sans ticket de caisse, c’est un principe clé pour les entreprises allemandes. Les tickets de caisse sont la base de la comptabilité. Les entreprises enregistrent chaque transaction commerciale à l'aide de tickets de caisse : revenus, dépenses, retraits et feuilles d’inventaire.

En outre, depuis le 1er janvier 2020, les autorités fiscales allemandes appliquent ce que l’on appelle « l'obligation de délivrance d'un ticket de caisse », qui stipule que toutes les entreprises sont tenues de délivrer des tickets de caisse à leurs clients, à quelques exceptions près (article 146a, paragraphe 2, du code fiscal allemand (AO)).

Nous expliquons ci-après ce qu’est un ticket de caisse et ce qu’il doit contenir. Vous pourrez également en savoir plus sur les différents types de tickets de caisse, sur la différence entre les tickets de caisse internes et externes, etc.

Sommaire

• Qu’est-ce qu’un ticket de caisse ?
  
• Quelles informations doit contenir un ticket de caisse ?
  
• Quels sont les différents types de tickets de caisse ?
  
• Quelle est la différence entre les tickets de caisse internes et externes ?
  
• Quelle est la différence entre un ticket de caisse et une facture ?
  

Qu’est-ce qu’un ticket de caisse ?

Le terme « ticket de caisse » est un terme générique désignant les documents qui contiennent des données importantes sur les transactions et les processus au sein d’une entreprise. Il existe de nombreux types de tickets de caisse, notamment les factures et les avoirs. Vous devez toujours délivrer un ticket de caisse lorsque l’actif de votre entreprise change (c’est-à-dire en cas de recettes ou de dépenses). Mais vous devez également créer des tickets de caisse correspondants lors de l'inventaire ou des retraits de l’entreprise.

Les tickets de caisse sont particulièrement importants pour la documentation, la traçabilité fiscale et les contrôles internes au sein d’une entreprise. Conformément à l’article 257 du code de commerce allemand (HGB), les entreprises allemandes doivent conserver les tickets de caisse comptables pendant 10 ans.

Obligation de conserver les tickets de caisse

Toute entreprise est tenue d’archiver tous les tickets de caisse dans le cadre de son obligation de conservation. Conformément à l’article 6, alinéa 3 de l’ordonnance sur la sécurité des caisses enregistreuses, les tickets de caisse numériques et papier sont juridiquement valables. L’entreprise doit veiller à ce que personne ne puisse modifier le document numérique. L’entreprise doit également conserver le ticket de caisse correspondant dans sa forme originale et envoyée.

Stripe vous aide à numériser vos tickets de caisse. Les entreprises peuvent par exemple utiliser Stripe Invoicing pour créer facilement des factures numériques et les envoyer aux clients en quelques minutes. Invoicing permet aux entreprises d’effectuer des paiements rapides, même pour les transactions internationales. Cela leur permet de personnaliser, d'adapter et d’automatiser leurs processus comptables.

L’avenir numérique des tickets de caisse

Les tickets de caisse numériques sont de plus en plus acceptés et présentent des avantages pour les entreprises et les destinataires :

• Responsabilité environnementale : en éliminant le besoin de tickets de caisse papier, les tickets de caisse numériques réduisent l’impact sur l'environnement et favorisent des processus métier durables.

• Réduction des coûts : les tickets de caisse numériques réduisent considérablement les coûts d’impression, de stockage et d’expédition.

• Traitement efficace : les tickets de caisse numériques sont plus faciles à stocker, à archiver et à rechercher, ce qui améliore la comptabilité et la sécurité des données.

• Un meilleur service à la clientèle : les clients peuvent facilement consulter et récupérer les tickets de caisse par e-mail ou via des portails clients, ce qui améliore la convivialité.

• Traitement rapide : les entreprises envoient les tickets de caisse numériques instantanément, ce qui réduit le temps de transaction et permet des paiements plus rapides.

De plus, les tickets de caisse numériques permettent d’utiliser des outils tels que Stripe Revenue Recognition pour optimiser la comptabilité d’exercice. Notre solution rend la comptabilité encore plus rapide et plus précise. Automatisez et configurez facilement les rapports sur les revenus et assurez la conformité avec les directives des normes de reconnaissance des revenus IFRS 15 et ASC 606.

Quelles informations doit contenir un ticket de caisse ?

Comme il existe de nombreux types de tickets de caisse différents, les informations requises varient également. Cependant, vous devez toujours inclure :

• le nom et l'adresse de l’entreprise ;
  
• le numéro d’identification fiscale ou de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) de l’entreprise qui délivre le ticket de caisse ;
  
• le nom du processus ;
  
• la date de création ;
  
• le montant.
  

De plus, selon le type de ticket de caisse, il peut être nécessaire d'inclure d’autres informations, telles que la raison du divertissement sur un ticket de caisse de divertissement ou le kilométrage au début et à la fin du voyage dans un journal de bord.

Quels sont les différents types de tickets de caisse ?

Les entreprises utilisent les tickets de caisse pour documenter à la fois les transactions financières et divers processus internes. Étant donné que les types de transactions et de processus varient, les documents permettant de les enregistrer varient également. Le terme « ticket de caisse », par exemple, englobe aussi bien les factures que les tickets de caisse d’annulation et les contrats de location. Par conséquent, le contenu des documents diffère.

Les quatre exemples ci-dessous illustrent les différents contenus requis pour les divers tickets de caisse :

Reçu de caisse

Le reçu de caisse sert de preuve de l’achat d’un produit et contient généralement des informations telles que l’article acheté, le prix et la TVA.

Les reçus de caisse jouent un rôle dans la comptabilité des particuliers et dans celle des entreprises. Les clients doivent les conserver pour le remboursement de leurs dépenses ou à des fins de garantie. Pour les entreprises, le reçu de caisse est important pour déclarer les dépenses à des fins fiscales et pour garantir une documentation claire des transactions d’achat ou de vente.

Un reçu de caisse doit contenir les informations suivantes :

• le nom et l'adresse du vendeur ;
  
• la date et l'heure ;
  
• la description du service, y compris la quantité ;
  
• le montant total ;
  
• le taux de taxe ;
  
• le numéro séquentiel de la facture ;
  
• le numéro de série de la caisse enregistreuse ;
  
• le compteur de signatures du système de caisse ;
  
• la valeur du test.
  

Bon de livraison

Le bon de livraison documente la remise des marchandises entre les fournisseurs et les clients. Les bons de livraison contiennent des informations importantes sur les marchandises livrées, telles que la quantité, le type et les éventuelles particularités, et ils donnent un aperçu des marchandises entrantes.

Les entreprises utilisent souvent des bons de livraison en combinaison avec les factures, car ils confirment que les marchandises sont arrivées conformément à la commande. Cela est particulièrement important dans le domaine de la logistique d’entreprise pour assurer le suivi des commandes et des livraisons.

Un bon de livraison doit contenir :

• le nom et l'adresse du vendeur et du client ;
  
• la date d’émission ;
  
• la date de livraison ;
  
• la description du service, y compris la quantité ;
  
• la signature ou le cachet du client (pour confirmer la réception des marchandises, si possible).
  

Avoir

Un avoir est un relevé qu’une entreprise utilise pour rembourser ou rembourser ses clients. Les entreprises l’émettent lorsqu’un remboursement, une remise ou une correction du montant de la facture initiale est nécessaire.

Les éléments suivants figurent généralement sur un avoir :

• l'identification de l'avoir ;
  
• le nom et l'adresse du vendeur ;
  
• le nom et l'adresse de l’acheteur ;
  
• le numéro fiscal ou numéro d'identification de la TVA ;
  
• la date de création ;
  
• le numéro séquentiel de la facture ;
  
• la description du service ;
  
• le taux de taxe ;
  
• le montant total.
  

Feuille d’inventaire

Une feuille d’inventaire est une liste de tous les biens, matériaux et actifs qu’une entreprise possède à un moment donné. Les entreprises l’utilisent pour enregistrer l’inventaire actuel et en déterminer la valeur réelle.

Une feuille d’inventaire contient généralement :

• les descriptions d’article uniques ;
  
• les numéros d’article ;
  
• les unités de mesure ;
  
• le nombre de pièces ;
  
• les lieux de stockage.
  

Quelle est la différence entre les tickets de caisse internes et externes ?

Tickets de caisse internes

Les tickets de caisse internes proviennent de l’entreprise et documentent les processus internes. Il s’agit, par exemple, de fiches de paie ou de bordereaux de retrait de matériel. Les tickets de caisse internes peuvent également être utilisés en l'absence de tickets de caisse externes.

Les tickets de caisse internes sont souvent d’une grande importance pour le contrôle interne et la gestion d’entreprise, car ils permettent de retracer les processus au sein de l’entreprise. Ils servent de base à la comptabilité et à la coordination interne des transactions commerciales.

Parmi les tickets de caisse internes, citons :

• les factures sortantes ;
  
• les justificatifs de retrait ;
  
• les feuilles d’inventaire ;
  
• la comptabilité des salaires ;
  
• les livres de caisse ;
  
• les journaux de bord ;
  
• les tickets de caisse d’annulation ;
  
• les reçus d’amortissement ;
  
• les tickets de caisse ;
  
• les reçus de caisse.
  

Tickets de caisse externes

Les tickets de caisse externes, quant à eux, proviennent de l’extérieur de l’entreprise et documentent les transactions avec les partenaires commerciaux externes, tels que les fournisseurs ou les clients. Les factures ou les relevés bancaires en sont des exemples typiques.

Les tickets de caisse externes sont importants à des fins comptables, car ils documentent l’échange de biens ou de services, et la loi oblige les entreprises à les utiliser pour assurer la traçabilité fiscale. Alors que les tickets de caisse internes ne concernent souvent que l’entreprise, les tickets de caisse externes sont indispensables pour communiquer avec des organismes externes, tels que l'administration fiscale ou les fournisseurs.

Parmi les tickets de caisse externes, citons :

• les factures entrantes ;
  
• les bons de livraison pour les marchandises entrantes ;
  
• les relevés bancaires ;
  
• les contrats de location ;
  
• les récépissés postaux ;
  
• les chèques ;
  
• les reçus d’accueil ;
  
• les avis d’imposition ;
  
• les tickets de caisse ;
  
• les reçus de caisse.
  

Tickets de caisse d’urgence : utilisés uniquement dans des cas exceptionnels

En plus des tickets de caisse internes et externes, il existe également ce que l’on appelle des « reçus d’urgence », également connus sous le nom de « reçus de remplacement ». Les entreprises peuvent les créer si elles ne trouvent plus le ticket de caisse original ou si aucun ticket de caisse n’est disponible (par exemple, pour les pourboires ou les paiements effectués à un distributeur automatique de billets). La création de reçus d’urgence est inoffensive pour les petits montants allant jusqu’à 250 € bruts.

Cependant, utilisez-les avec prudence : si vous remplacez fréquemment les tickets de caisse originaux par des reçus d’urgence, vous risquez d'avoir des problèmes avec l'administration fiscale.

Quelle est la différence entre un ticket de caisse et une facture ?

Les différences entre une facture et un ticket de caisse résident dans leur définition, leur fonction et leur champ d’application en comptabilité. Bien que les deux documents enregistrent les processus et les preuves des transactions financières, il existe des différences significatives dans leur signification juridique, leur structure et leur rôle en comptabilité.

Facture

Les factures sont une forme particulière de ticket de caisse. Elles sont créées pour demander un paiement lorsque des biens ou des services sont fournis. Par rapport aux tickets de caisse généraux, une facture répond à des exigences spécifiques en termes de contenu et de forme afin d’être juridiquement valable et de respecter les exigences légales de la comptabilité.

Une facture et un ticket de caisse doivent contenir des informations différentes, la facture exigeant beaucoup plus d’informations obligatoires. De plus, contrairement au ticket de caisse, la facture a pour fonction de présenter clairement les prestations et d’énumérer les coûts associés.

Une facture correctement émise est un document destiné à la facturation entre l’acheteur et le vendeur, sert de preuve juridique dans les transactions commerciales et est importante pour répondre aux exigences fiscales.
Consultez l’article suivant pour en savoir plus sur les factures électroniques et leurs exigences.

Ticket de caisse

Les tickets de caisse, quant à eux, sont d’une grande importance pour documenter correctement les transactions financières d’une entreprise et être en mesure de prouver correctement toutes les transactions commerciales. Un ticket de caisse atteste d’un paiement effectué et sert de base à la comptabilité. Il facilite également la transparence et la traçabilité des flux financiers.

Les tickets de caisse sont la condition de base pour pouvoir bénéficier de la déduction de la TVA en amont. Pour les petits montants, il suffit de présenter un ticket de caisse, et non une facture, à l'administration fiscale. Si un ticket de caisse contient toutes les informations nécessaires à l'établissement d'une facture, il peut remplacer cette dernière.

Les tickets de caisse doivent toujours être signés par le bénéficiaire du paiement. Si vous notez sur une facture qu’un client a payé, une facture peut devenir une preuve de paiement et, par conséquent, un ticket de caisse.