Não há reserva sem um recibo – este é um princípio fundamental para as empresas alemãs. Os recibos são a base da contabilidade. As empresas registram cada transação comercial com recibos: receitas, despesas, saques e listas de inventário.

Além disso, desde 1º de janeiro de 2020, as autoridades fiscais alemãs aplicam a chamada "obrigação de emitir recibos", que estabelece que todas as empresas, com algumas exceções, são obrigadas a emitir recibos aos clientes (Seção 146a, § 2 do Código Tributário).

Abaixo, explicamos o que é um recibo e o que ele deve conter. Você também aprenderá mais sobre os diferentes tipos de recibos, qual é a diferença entre recibos internos e externos e muito mais.

Neste artigo:

• O que é um recibo?
  
• Quais informações o recibo deve conter?
  
• Quais são os diferentes tipos de recibos?
  
• Qual a diferença entre recibos internos e externos?
  
• Qual a diferença entre recibo e fatura?
  

O que é um recibo?

"Recibo" é um termo coletivo para documentos que contêm dados importantes sobre transações e processos dentro de uma empresa. Há vários tipos de recibos, incluindo faturas, contas e notas de crédito. Você sempre deve emitir um recibo quando os ativos da sua empresa mudarem (isto é, receitas ou despesas). Porém, você também deve criar recibos correspondentes durante as retiradas de estoque ou comerciais.

Os recibos são particularmente importantes para documentação, rastreabilidade fiscal e controles internos dentro de uma empresa. De acordo com a Seção 257 do Código Comercial Alemão (HGB), as empresas na Alemanha devem reter corretamente as receitas contábeis por 10 anos.

Obrigação de retenção de recibos

Toda empresa deve arquivar todos os recibos como parte de sua obrigação de retenção. De acordo com a Seção 6, Cláusula 3 da Portaria de Segurança da Caixa Registradora, tanto os recibos digitais quanto os em papel são legalmente válidos. A empresa tem que garantir que ninguém possa alterar o documento digital. A empresa também deve armazenar o respectivo recibo em sua forma original e enviada.

A Stripe ajuda você a digitalizar seus recibos. As empresas podem usar o Stripe Invoicing para criar faturas digitais e enviá-las aos clientes em minutos. O Invoicing permite que as empresas façam pagamentos rápidos, mesmo para transações globais. Dessa forma, elas podem personalizar, dimensionar e automatizar os processos de contabilidade.

O futuro digital dos recibos

Os recibos digitais estão se tornando cada vez mais aceitos e oferecem vantagens para empresas e beneficiários:

• Responsabilidade ambiental: Ao eliminar a necessidade de recibos em papel, os recibos digitais reduzem o impacto ambiental e promovem processos de negócios sustentáveis.

• Redução de custos: Os recibos digitais reduzem significativamente os custos de impressão, armazenamento e envio.

• Processamento eficiente: Os recibos digitais são mais fáceis de armazenar, arquivar e pesquisar, o que melhora a segurança contábil e de dados.

• Melhor atendimento ao cliente: Os clientes podem facilmente visualizar e recuperar recibos por e-mail ou portais de clientes, o que aumenta a facilidade de uso.

• Processamento rápido: As empresas enviam recibos digitais instantaneamente, reduzindo o tempo das transações e agilizando os pagamentos.

Além disso, os recibos digitais permitem o uso de ferramentas como o Stripe Revenue Recognition para a otimização do regime de competência. Nossa solução torna a contabilidade ainda mais rápida e precisa. Automatize e configure facilmente declarações de receita e garanta a conformidade com as diretrizes dos padrões de reconhecimento de receitas IFRS 15 e ASC 606.

Quais informações o recibo deve conter?

Como existem muitos tipos diferentes de recibos, as informações exigidas também variam. No entanto, você sempre deve incluir:

• Nome e endereço da empresa
  
• Número de identificação fiscal ou do imposto sobre valor agregado (IVA) da empresa que emite o recibo
  
• Nome do processo
  
• Data de criação
  
• Quantidade
  

Além disso, dependendo do tipo de recibo, você pode precisar incluir mais informações, como o motivo do entretenimento em um recibo de entretenimento ou a quilometragem no início e no final da viagem em um diário de bordo.

Quais são os diferentes tipos de recibos?

As empresas usam recibos para documentar transações financeiras e uma variedade de processos internos. Como os tipos de transações e processos variam, os documentos para registrá-los também variam. O termo "recibo", por exemplo, inclui faturas, bem como recibos de anulação e contratos de aluguel. Portanto, o conteúdo dos documentos é diferente.

Os quatro exemplos abaixo mostram os diferentes conteúdos obrigatórios de vários recibos:

Recibo da caixa registadora

O recibo da caixa registradora serve como comprovante da compra de um produto e geralmente contém informações como o item comprado, preço e IVA.

Os recibos de caixa registadora desempenham um papel tanto na contabilidade privada quanto empresarial. Os clientes devem armazená-los para reembolso de despesas ou para fins de garantia. Para as empresas, o recibo da caixa registradora é importante para reivindicar despesas para fins fiscais e para garantir uma documentação clara das transações de compra ou venda.

Um recibo de caixa registadora deve conter estas informações:

• Nome e endereço do vendedor
  
• Data e hora
  
• Descrição do serviço, incluindo quantidade
  
• Valor total
  
• Alíquota
  
• Número da fatura sequencial
  
• Número de série da caixa registadora
  
• Contador de assinaturas do sistema de caixa registadora
  
• Valor de teste
  

Nota de entrega

A nota de entrega documenta a entrega de mercadorias entre fornecedores e clientes. As notas de entrega contêm informações importantes sobre as mercadorias entregues, como quantidade, tipo e quaisquer características especiais, e fornecem uma visão geral das mercadorias recebidas.

Muitas vezes, as empresas usam notas de entrega em conjunto com faturas porque confirmam que as mercadorias chegaram conforme o pedido. Isso é particularmente importante na logística empresarial para acompanhar pedidos e entregas.

Uma nota de entrega deve conter:

• Nome e endereço do vendedor e cliente
  
• Data de emissão
  
• Data de entrega
  
• Descrição do serviço, incluindo quantidade
  
• Assinatura ou carimbo do cliente (para confirmar o recebimento da mercadoria, se possível)
  

Nota de crédito

Uma nota de crédito é uma declaração que uma empresa usa para reembolsar ou restituir seus clientes. Ela é emitida pelas empresas quando é necessário um reembolso, desconto ou correção do valor original da fatura.

Estes conteúdos são geralmente encontrados em uma nota de crédito:

• Identificação como nota de crédito
  
• Nome e endereço do vendedor
  
• Nome e endereço do comprador
  
• Número fiscal ou número de identificação do IVA
  
• Data de criação
  
• Número da fatura sequencial
  
• Descrição do serviço
  
• Alíquota
  
• Valor total
  

Lista de inventário

Uma lista de inventário é uma lista de todos os bens, materiais e ativos que uma empresa possui em um determinado momento. As empresas o usam para registrar o estoque atual e determinar o valor real do estoque.

Uma lista de inventário geralmente contém:

• Descrições de itens exclusivos
  
• Números de item
  
• Unidades de medida
  
• Número de peças
  
• Locais de armazenamento
  

Qual a diferença entre recibos internos e externos?

Recibos internos

Os recibos internos vêm de dentro da empresa e documentam os processos internos. Estes incluem, por exemplo, boletos de pagamento ou boletos de retirada de material. Recibos internos também podem ser usados se nenhum recibo externo estiver disponível.

Os recibos internos costumam ser de grande importância para o controle interno e gestão empresarial, pois tornam os processos dentro da empresa rastreáveis. Eles servem de base para a contabilidade e a coordenação interna das transações comerciais.

Os recibos internos podem ser:

• Faturas de saída
  
• Recibos de saque
  
• Listas de inventário
  
• Contabilidade da folha de pagamento
  
• Livros de caixa
  
• Diários
  
• Recibos de anulação
  
• Recibos de depreciação
  
• Recibos
  
• Recibos de caixa registradora
  

Recibos externos

Os recibos externos, por outro lado, vêm de fora da empresa e documentam transações com parceiros comerciais externos, como fornecedores ou clientes. Exemplos típicos são faturas, contas ou extratos bancários.

Os recibos externos são importantes para fins contábeis, pois documentam a troca de bens ou serviços, e a lei exige que as empresas os utilizem para garantir a rastreabilidade fiscal. Embora os recibos internos muitas vezes sejam relevantes apenas para a empresa, os recibos externos são indispensáveis para a comunicação com órgãos externos, como o fisco ou fornecedores.

Os recibos externos podem ser:

• Faturas recebidas
  
• Notas de entrega para mercadorias recebidas
  
• Extratos bancários
  
• Contratos de locação
  
• Recibos postais
  
• Cheques
  
• Recibos de hospitalidade
  
• Avaliações fiscais
  
• Recibos
  
• Recibos de caixa registradora
  

Recibos emergenciais: Usado apenas em casos excepcionais

Além dos recibos internos e externos, existem também os chamados "recibos emergenciais", também conhecidos como "recibos de reposição". As empresas podem criá-los se não encontrarem mais o recibo original ou se não houver recibo disponível (por exemplo, para gorjetas ou pagamentos em caixas eletrônicos). Criar recibos emergenciais é inofensivo para pequenas quantias de até € 250 brutos.

No entanto, use-os com cuidado — se você frequentemente substituir recibos originais por recibos emergenciais, isso pode levar a problemas com o fisco.

Qual a diferença entre um recibo e uma fatura?

As diferenças entre uma fatura e um recibo estão na sua definição, função e escopo de aplicação na contabilidade. Embora ambos os documentos registrem os processos e as evidências das transações financeiras, há diferenças significativas em seu significado jurídico, estrutura e papel na contabilidade.

Fatura

As faturas são uma forma especial de recibo. São criadas para solicitar pagamento quando mercadorias ou serviços são fornecidos. Em comparação com os recibos gerais, uma fatura cumpre requisitos específicos em termos de conteúdo e forma para ser legalmente válida e cumprir os requisitos legais de contabilidade.

Uma fatura e um recibo precisam conter informações diferentes, e a fatura exige informações significativamente mais obrigatórias. Além disso, ao contrário do recibo, a fatura tem a função de apresentar claramente os serviços e listar os custos associados.

Uma fatura emitida corretamente é um documento para cobrança entre comprador e vendedor, serve como comprovação legal em transações comerciais e é importante para o cumprimento de requisitos fiscais.
Saiba mais sobre as faturas eletrônicas e seus requisitos.

Recibo

Os recibos, por outro lado, são de grande importância para documentar corretamente as transações financeiras de uma empresa e ser capaz de comprovar adequadamente todas as transações comerciais. Um recibo confirma um pagamento feito e serve de base para a contabilidade. Também facilita a transparência e a rastreabilidade dos fluxos financeiros.

Os recibos são o requisito básico para solicitar a dedução do imposto de entrada. Para valores menores, basta que você envie um recibo e não uma fatura para o fisco. Se um recibo contém todas as informações necessárias para uma fatura, um recibo pode substituí-la.

Os recibos devem ser sempre assinados pelo destinatário do pagamento. Se você anotar em uma fatura que um cliente pagou, uma fatura pode se tornar um comprovante de pagamento e, portanto, um recibo.