Keine Buchung ohne Beleg – das ist ein wichtiger Grundsatz für deutsche Unternehmen. Belege sind die Grundlage für die Buchführung. Mit Belegen wird jeglicher Geschäftsvorfall festgehalten: Einnahmen, Ausgaben, Entnahmen und Inventurlisten.

Zudem gilt seit dem 1. Januar 2020 in Deutschland die sogenannte Belegausgabepflicht (§146a Absatz 2 der Abgabenordnung), die besagt, dass - mit einigen Ausnahmen - Unternehmen dazu verpflichtet sind, Belege zu erstellen und diese der Kundschaft zur Verfügung zu stellen.

In diesem Artikel erklären wir, was ein Beleg ist und was er enthalten muss. Außerdem erfahren Sie mehr über die unterschiedlichen Arten von Belegen, was der Unterschied zwischen internen und externen Belegen ist, und vieles weitere.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist ein Beleg?
  
• Welche Angaben muss ein Beleg enthalten?
  
• Beispiele: Die unterschiedlichen Arten von Belegen
  
• Was ist der Unterschied zwischen einem internen und externen Beleg?
  
• Was ist der Unterschied zwischen Quittung und Rechnung?
  

Was ist ein Beleg?

Die Bezeichnung „Beleg” ist ein Sammelbegriff für Dokumente, in denen wichtige Daten über Transaktionen und Prozesse im Unternehmen festgehalten sind. Es gibt viele Arten von Belegen – Beispiele sind Rechnungen, Quittungen oder Gutschriften. Ein Beleg ist immer dann erforderlich, wenn sich das Vermögen des Unternehmens verändert – also bei Einnahmen oder Ausgaben. Aber auch bei der Inventur oder bei geschäftlichen Entnahmen sind entsprechende Belege verpflichtend zu erstellen.

Wichtig sind Belege vor allem für die Dokumentation, die steuerliche Nachvollziehbarkeit und interne Kontrollen innerhalb eines Unternehmens. Laut § 257 HGB (Handelsgesetzbuch) sind Unternehmen in Deutschland dazu verpflichtet, Buchungsbelege für zehn Jahre ordnungsgemäß aufzubewahren.

Aufbewahrungspflicht für Belege

Jedes Unternehmen muss im Rahmen der Aufbewahrungspflicht alle Belege archivieren. Laut § 6 Satz 3 der Kassensicherungsverordnung sind sowohl digitale Belege als auch Belege in Papierform rechtsgültig. Das Unternehmen muss nur sicherstellen, dass keine Veränderungen am (digitalen) Dokument vorgenommen werden können und der jeweilige Beleg in genau der Form aufbewahrt wird, in der er gesendet wurde.

Stripe unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihrer Belege. Nutzen Sie zum Beispiel Stripe Invoicing, um Ihre Rechnungen ganz einfach digital zu erstellen und innerhalb von Minuten an Ihre Kundschaft zu versenden. Invoicing ermöglicht Ihnen schnelle Zahlungen auch bei globalen Geschäften. Ihre Rechnungslegung wird damit individuell konfigurierbar, beliebig skalierbar und automatisierbar.

Die Zukunft von Belegen ist digital

Digitale Belege finden immer mehr Akzeptanz und bieten Vorteile für Unternehmen und Empfänger gleichermaßen:

• Umweltfreundlichkeit: Durch den Verzicht auf Papier verringern digitale Belege die
  Umweltbelastung und fördern nachhaltige Geschäftsprozesse.

• Kosteneinsparungen: Digitale Belege senken die Kosten für Druck, Lagerung und Versand erheblich.

• Effiziente Verarbeitung: Digitale Belege lassen sich leichter speichern, archivieren und durchsuchen, was die Buchführung und Datensicherheit verbessert.

• Besserer Kundenservice: Kundinnen und Kunden können Belege einfach per E-Mail oder über Kundenportale einsehen und abrufen, was die Benutzerfreundlichkeit erhöht.

• Schnelle Abwicklung: Der Versand digitaler Belege erfolgt sofort, was die Transaktionszeit verkürzt und Zahlungen schneller ermöglicht.

Zudem ermöglichen digitale Belege die Nutzung diverser Tools wie Stripe Revenue Recognition für die Optimierung der Periodenrechnung. Mit unserer Lösung erledigen Sie Ihre Buchhaltung noch schneller und genauer. Automatisieren und konfigurieren Sie ganz einfach Ihre Umsatzberichte und stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen die Compliance-Richtlinien der Umsatzrealisierungstandards IFRS 15 und ASC 606 lückenlos erfüllt.

Welche Angaben muss ein Beleg enthalten?

Da es viele verschiedene Arten von Belegen gibt, unterscheiden sich auch die erforderlichen Angaben – folgende Informationen müssen aber immer vorhanden sein:

• Firmenname, Anschrift und Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Unternehmens, welches den Beleg ausstellt
  
• Vorgangsbezeichnung
  
• Erstellungsdatum
  
• Betrag
  

Darüber hinaus werden je nach Art von Beleg weitere Informationen benötigt, wie z. B. der Anlass der Bewirtung bei einem Bewirtungsbeleg oder der Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt bei einem Fahrtenbuch.

Beispiele: Die unterschiedlichen Arten von Belegen

Belege dienen dazu, sowohl finanzielle Transaktionen als auch vielfältige innerbetriebliche Prozesse zu dokumentieren. Da die Arten dieser Transaktionen und Prozesse variieren, unterscheiden sich auch die Dokumente, mit denen sie festgehalten werden, erheblich. Der Begriff „Beleg“ umfasst beispielsweise Rechnungen ebenso wie Stornobelege und den Mietvertrag. Entsprechend unterschiedlich sind auch die Inhalte der Dokumente.
Die folgenden vier Beispiele zeigen, wie verschieden die erforderlichen Inhalte in Belegen sein können:

Der Kassenbon

Der Kassenbon dient als Beweis für den Kauf eines Produkts und enthält meist Informationen wie den gekauften Artikel, den Preis und die Mehrwertsteuer. Kassenbons spielen sowohl im privaten Bereich als auch in der Buchhaltung von Unternehmen eine Rolle, da sie zur Erstattung von Ausgaben oder für Garantiezwecke aufbewahrt werden sollten. Für Unternehmen ist der Kassenbon essenziell, um Ausgaben für Steuerzwecke geltend zu machen und eine klare Dokumentation der Einkaufs- oder Verkaufsvorgänge zu gewährleisten.

Diese Angaben sollte ein Kassenbon enthalten:

• Name und Anschrift der Verkäuferin bzw. des Verkäufers
  
• Datum und Uhrzeit
  
• Leistungsbeschreibung inkl. Quantität
  
• Gesamtbetrag
  
• Steuersatz
  
• Fortlaufende Rechnungsnummer
  
• Seriennummer der Kassa
  
• Signaturzähler des Kassensystems
  
• Prüfwert
  

Der Lieferschein

Der Lieferschein ist ein Beleg, der die Übergabe von Waren zwischen Lieferantinnen bzw. Lieferanten und Kundschaft dokumentiert. Lieferscheine enthalten wichtige Informationen zur gelieferten Ware, wie Menge, Art und eventuelle Besonderheiten, und dienen zur Kontrolle des Wareneingangs.

Der Lieferschein wird häufig in Kombination mit einer Rechnung verwendet, da er bestätigt, dass die Ware wie bestellt angekommen ist, und ist besonders im Handel und der Logistik wichtig, um den Überblick über Bestellungen und Lieferungen zu behalten.

Das sollte ein Lieferschein enthalten:

• Name und Adresse von Verkäuferin bzw. Verkäufer und Kundschaft
  
• Datum der Ausstellung
  
• Lieferdatum
  
• Leistungsbeschreibung inkl. Quantität
  
• Evtl. Bestätigung der Kundschaft über Erhalt der Ware in Form einer Unterschrift oder eines Stempels
  

Die Gutschrift

Eine Gutschrift ist eine Abrechnung, mit der ein Unternehmen seiner Kundschaft einen Betrag erstattet oder vergütet. Sie wird ausgestellt, wenn eine Rückzahlung, ein Rabatt oder eine Korrektur des ursprünglichen Rechnungsbetrags notwendig ist.

Diese Inhalte finden sich meist auf einer Gutschrift:

• Kennzeichnung als Gutschrift
  
• Name und Anschrift der Verkäuferin bzw. des Verkäufers
  
• Name und Anschrift der Käuferin bzw. des Käufers
  
• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
  
• Erstellungsdatum
  
• Eigene fortlaufende Rechnungsnummer
  
• Leistungsbeschreibung
  
• Steuersatz
  
• Gesamtbetrag
  

Die Inventurliste

Eine Inventurliste ist ein Verzeichnis aller Waren, Materialien und Vermögenswerte, die ein Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt besitzt. Sie dient dazu, den aktuellen Bestand festzuhalten und den tatsächlichen Wert des Inventars zu ermitteln.

Üblicherweise enthält eine Inventurliste folgende Angaben:

• Eindeutige Artikelbezeichnungen
  
• Artikelnummern
  
• Maßeinheiten
  
• Stückzahl
  
• Lagerort
  

Was ist der Unterschied zwischen einem internen und externen Beleg?

Interne Belege

Interne Belege werden innerhalb eines Unternehmens erstellt und dienen dazu, innerbetriebliche Vorgänge zu dokumentieren. Dazu gehören zum Beispiel Gehaltsabrechnungen, Materialentnahmescheine oder Eigenbelege, wenn keine externen Belege vorliegen. Diese Belege sind oft für die interne Kontrolle und das betriebswirtschaftliche Management von großer Bedeutung, da sie Prozesse innerhalb des Unternehmens nachvollziehbar machen. Sie dienen als Grundlage für die Buchhaltung und die interne Abstimmung von Geschäftsvorgängen.

Zu den internen Belegen zählen:

• Ausgangsrechnung
  
• Entnahmebeleg
  
• Inventurliste
  
• Lohn- und Gehaltsabrechnung
  
• Kassenbuch
  
• Fahrtenbuch
  
• Stornobeleg
  
• Abschreibungsbeleg
  
• Quittung
  
• Kassenbon
  

Externe Belege

Externe Belege hingegen stammen von außerhalb des Unternehmens und dokumentieren Transaktionen mit externen Geschäftspartnerinnen bzw. Geschäftspartnern, wie Lieferantinnen bzw. Lieferanten oder der Kundschaft. Typische Beispiele sind Rechnungen, Quittungen oder Bankauszüge. Diese Belege sind wichtig für die Buchführung, da sie den Austausch von Waren oder Dienstleistungen belegen und rechtlich vorgeschrieben sind, um die steuerliche Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Während interne Belege oft nur für den Betrieb relevant sind, sind externe Belege für die Kommunikation mit externen Stellen, wie dem Finanzamt oder Lieferantinnen bzw. Lieferanten, unverzichtbar.

Zu den externen Belegen zählen:

• Eingangsrechnung
  
• Lieferschein für eingehende Waren
  
• Kontoauszug
  
• Mietvertrag
  
• Postbeleg
  
• Schecks
  
• Bewirtungsbeleg
  
• Steuerbescheid
  
• Quittung
  
• Kassenbon
  

Der Notbeleg: nur im Ausnahmefall verwenden

Neben den internen und externen Belegen gibt es auch noch die sogenannten Notbelege, die auch als Ersatzbelege bekannt sind. Diese können erstellt werden, wenn der Originalbeleg nicht mehr aufgefunden werden kann oder kein Beleg vorhanden ist – z. B. bei Trinkgeld oder Automatenzahlungen. Bei geringen Beträgen von bis zu 250 € Brutto ist die Erstellung solcher Notbelege unbedenklich.

Dennoch ist Vorsicht geboten – werden die Originalbelege auffallend häufig durch Notbelege ersetzt, kann das zu Problemen mit dem Finanzamt führen.

Was ist der Unterschied zwischen Quittung und Rechnung?

Rechnungen sind eine spezielle Form des Belegs. Sie werden erstellt, wenn Waren verkauft oder Dienstleistungen erbracht werden und fordern zur Zahlung auf. Im Vergleich zu allgemeinen Belegen erfüllt eine Rechnung spezifische Anforderungen an Inhalt und Form, um rechtsgültig zu sein und den gesetzlichen Vorgaben der Buchhaltung zu entsprechen. Eine Rechnung und eine Quittung sind zu unterschiedlichen Angaben verpflichtet, wobei die Rechnung deutlich mehr Pflichtangaben benötigt. Außerdem hat die Rechnung im Unterschied zur Quittung die Funktion, Leistungen übersichtlich darzustellen und dazugehörige Kosten aufzulisten.

Eine ordnungsgemäß ausgestellte Rechnung ist nicht nur ein Dokument zur Abrechnung zwischen Käufer/in und Verkäufer/in, sondern dient auch als rechtlicher Nachweis im Geschäftsverkehr und ist von Bedeutung für die Erfüllung steuerlicher Anforderungen.
Erfahren Sie mehr über elektronische Rechnungen und deren Anforderungen.
Quittungen hingegen sind von großer Bedeutung, um die Finanztransaktionen eines Unternehmens korrekt zu dokumentieren und alle Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß nachweisen zu können. Eine Quittung bestätigt eine getätigte Zahlung und dient als Grundlage für die Buchführung. Sie erleichtert zudem die Transparenz und Rückverfolgbarkeit der Finanzströme. Quittungen sind die Grundvoraussetzung, um einen Vorsteuerabzug geltend zu machen. Bei kleineren Beträgen reicht es aus, wenn Sie dem Finanzamt eine Quittung und keine Rechnung vorlegen. Falls eine Quittung alle für eine Rechnung notwendigen Angaben enthält, kann eine Quittung eine Rechnung ersetzen. Quittungen müssen grundsätzlich vom Zahlungsempfänger bzw. von der Zahlungsempfängerin unterschrieben werden. Vermerkt man auf einer Rechnung, dass eine Kunde/eine Kundin bezahlt hat, so kann eine Rechnung zum Zahlungsbeleg, und somit zur Quittung werden.