La registrazione contabile si fa esclusivamente in presenza di ricevuta: questo è un principio fondamentale per le aziende tedesche. Le ricevute sono alla base della contabilità. Le aziende registrano tutte le transazioni commerciali con delle ricevute: entrate, spese, prelievi ed elenchi di inventario.

Inoltre, dal 1° gennaio 2020, le autorità fiscali tedesche hanno applicato il cosiddetto "obbligo di ricevuta", secondo cui tutte le aziende sono obbligate a rilasciare ricevute ai clienti, con alcune eccezioni (articolo 146a, paragrafo 2 del Codice tributario).

Di seguito, spiegheremo cos'è una ricevuta e cosa deve contenere. Scoprirai di più anche sui diversi tipi di ricevute, sulla differenza tra ricevute interne ed esterne e altro ancora.

Di cosa tratta questo articolo?

• Cos'è una ricevuta?
  
• Quali informazioni deve contenere una ricevuta?
  
• Quali sono i diversi tipi di ricevute?
  
• Qual è la differenza tra ricevute interne ed esterne?
  
• Qual è la differenza tra ricevuta e fattura?
  

Cos'è una ricevuta?

"Ricevuta" è un termine collettivo utilizzato per indicare documenti che contengono dati importanti su transazioni e processi all'interno di un'azienda. Esistono molti tipi di ricevute, tra cui le fatture, le quietanze e le note di credito. Occorre sempre rilasciare una ricevuta quando gli asset dell'azienda subiscono una variazione (ad esempio, reddito o spese). Occorre anche creare ricevute corrispondenti per quanto riguarda l'inventario o i prelievi aziendali.

Le ricevute sono particolarmente importanti per la documentazione, la tracciabilità fiscale e i controlli interni nell'ambito di un'azienda. Ai sensi dell'articolo 257 del Codice commerciale tedesco (HGB), le aziende in Germania sono tenute a conservare correttamente le ricevute contabili per 10 anni.

Obbligo di conservazione delle ricevute

Ogni azienda deve archiviare tutte le ricevute nell'ambito del proprio obbligo di conservazione. Ai sensi dell'articolo 6, comma 3 dell'ordinanza sulla sicurezza dei registratori di cassa, sia le ricevute digitali che quelle cartacee sono legalmente valide. L'azienda deve garantire che nessuno possa modificare il documento digitale. L'azienda deve inoltre conservare la rispettiva ricevuta nella sua forma originale inviata.

Stripe ti aiuta a digitalizzare le ricevute. Le aziende possono utilizzare Stripe Invoicing, ad esempio, per creare facilmente fatture digitali e inviarle ai clienti in pochi minuti. Invoicing consente alle attività di effettuare pagamenti rapidi anche per transazioni internazionali. Questo permette loro di personalizzare, scalare e automatizzare i processi contabili.

Il futuro digitale delle ricevute

Le ricevute digitali sono sempre più accettate e offrono vantaggi per aziende e destinatari:

• Responsabilità ambientale: Eliminando la necessità delle ricevute cartacee, le ricevute digitali riducono l'impatto ambientale e promuovono processi aziendali sostenibili.

• Risparmio sui costi: Le ricevute digitali riducono notevolmente i costi di stampa, conservazione e spedizione.

• Elaborazione efficiente: Le ricevute digitali sono più facili da conservare, archiviare e cercare, il che migliora la contabilità e la sicurezza dei dati.

• Assistenza clienti migliorata: I clienti possono visualizzare e recuperare facilmente le ricevute tramite email o portali cliente, il che aumenta la facilità d'uso.

• Elaborazione rapida: Le aziende inviano le ricevute digitali all'istante, riducendo i tempi delle transazioni e consentendo pagamenti più rapidi.

Inoltre, le ricevute digitali consentono di utilizzare strumenti come Stripe Revenue Recognition per ottimizzare la contabilità per competenza. La nostra soluzione rende la contabilità ancora più veloce e accurata. Automatizza e configura facilmente i report sui ricavi e garantisci la conformità alle linee guida degli standard sul riconoscimento dei ricavi IFRS 15 e ASC 606.

Quali informazioni deve contenere una ricevuta?

Poiché esistono molti tipi diversi di ricevute, anche le informazioni richieste variano. Tuttavia, devi sempre includere:

• Nome e indirizzo dell'azienda
  
• Numero identificativo fiscale o dell'imposta sul valore aggiunto (IVA) dell'azienda che rilascia la ricevuta
  
• Nome del processo
  
• Data di creazione
  
• Importo
  

Inoltre, a seconda del tipo di ricevuta, potrebbe essere necessario includere altre informazioni, come il motivo del servizio di intrattenimento su una ricevuta per servizi di intrattenimento o il chilometraggio all'inizio e alla fine di un viaggio in un giornale di bordo.

Quali sono i diversi tipi di ricevute?

Le aziende utilizzano le ricevute per documentare sia le transazioni finanziarie che una serie di processi interni. Poiché i tipi di transazioni e processi variano, variano anche i documenti per la registrazione. Il termine "ricevuta", ad esempio, include le fatture, le ricevute di storno e i contratti di locazione. Pertanto, il contenuto dei documenti differisce.

I quattro esempi riportati di seguito illustrano il diverso contenuto necessario per le varie ricevute:

Scontrino

Lo scontrino funge da prova d'acquisto di un prodotto e di solito contiene informazioni come l'articolo acquistato, il prezzo e l'IVA.

Gli scontrini svolgono un ruolo sia nella contabilità privata che in quella aziendale. I clienti devono conservarli per il rimborso delle spese o per scopi di garanzia. Per le aziende, lo scontrino è importante per il rimborso delle spese ai fini fiscali e per garantire una documentazione chiara delle transazioni di acquisto o vendita.

Gli scontrini devono contenere le seguenti informazioni:

• Nome e indirizzo del venditore
  
• Data e ora
  
• Descrizione del servizio, inclusa la quantità
  
• Importo totale
  
• Aliquota fiscale
  
• Numero di fattura sequenziale
  
• Numero di serie del registratore di cassa
  
• Contatore di firme del sistema del registratore di cassa
  
• Valore di prova
  

Bolla di consegna

La bolla di consegna documenta la consegna della merce tra fornitori e clienti. Le bolle di consegna contengono informazioni importanti sulla merce consegnata, come la quantità, il tipo ed eventuali caratteristiche speciali, e forniscono una panoramica della merce in entrata.

Le aziende utilizzano spesso le bolle di consegna in combinazione con le fatture perché confermano che la merce è arrivata conformemente all'ordine. Ciò è particolarmente importante nella logistica aziendale per tenere traccia degli ordini e delle consegne.

Le bolle di consegna devono contenere:

• Nome e indirizzo del venditore e del cliente
  
• Data di emissione
  
• Data di consegna
  
• Descrizione del servizio, inclusa la quantità
  
• Firma o timbro del cliente (per confermare il ricevimento della merce, se possibile)
  

Nota di credito

Una nota di credito è una dichiarazione che un'azienda utilizza per rimborsare o risarcire i propri clienti. Le aziende la emettono quando occorre un rimborso, uno sconto o una correzione dell'importo della fattura originale.

Sulle note di credito in genere si trovano queste informazioni:

• Identificazione come nota di credito
  
• Nome e indirizzo del venditore
  
• Nome e indirizzo dell'acquirente
  
• Identificativo fiscale o partita IVA
  
• Data di creazione
  
• Numero di fattura sequenziale
  
• Descrizione del servizio
  
• Aliquota fiscale
  
• Importo totale
  

Elenco di inventario

Un elenco di inventario è un elenco di tutti i beni, materiali e risorse di proprietà di un'azienda in un determinato momento. Le aziende lo utilizzano per registrare l'inventario corrente e determinare il valore effettivo dell'inventario.

Un elenco di inventario di solito contiene:

• Descrizioni uniche degli articoli
  
• Numeri di articolo
  
• Unità di misura
  
• Numero di pezzi
  
• Luoghi di stoccaggio
  

Qual è la differenza tra ricevute interne ed esterne?

Ricevute interne

Le ricevute interne provengono dall'interno dell'azienda e documentano i processi interni. Queste includono, ad esempio, buste paga o schede di ritiro materiale. È possibile utilizzare le ricevute interne anche se non sono disponibili ricevute esterne.

Le ricevute interne sono spesso molto importanti per il controllo interno e la gestione aziendale, in quanto rendono tracciabili i processi all'interno dell'azienda. Fungono da base per la contabilità e il coordinamento interno delle transazioni aziendali.

Le ricevute interne possono essere:

• Fatture in uscita
  
• Ricevute di prelievo
  
• Elenchi di inventario
  
• Contabilità paghe
  
• Libri di cassa
  
• Giornali di bordo
  
• Ricevute di storno
  
• Ricevute di ammortamento
  
• Quietanze
  
• Scontrini
  

Ricevute esterne

Le ricevute esterne, invece, provengono dall'esterno dell'azienda e documentano le transazioni con partner commerciali esterni, come fornitori o clienti. Esempi tipici sono le fatture, le bollette o gli estratti conto bancari.

Le ricevute esterne sono importanti ai fini contabili in quanto documentano lo scambio di beni o servizi e la legge impone alle aziende di utilizzarle per garantire la tracciabilità fiscale. Mentre le ricevute interne sono spesso rilevanti solo per l'azienda, le ricevute esterne sono indispensabili per la comunicazione con enti esterni, come l'ufficio delle imposte o i fornitori.

Le ricevute esterne possono essere:

• Fatture in entrata
  
• Bolle di consegna per merci in entrata
  
• Estratti conto bancari
  
• Contratti di locazione
  
• Ricevute postali
  
• Assegni
  
• Ricevute per servizi di ospitalità
  
• Accertamenti fiscali
  
• Quietanze
  
• Scontrini
  

Ricevute di emergenza: da usare solo in casi eccezionali

Oltre alle ricevute interne ed esterne, esistono anche le cosiddette "ricevute di emergenza", note anche come "ricevute di sostituzione". Le aziende possono crearle se non riescono più a trovare la ricevuta originale o se non è disponibile alcuna ricevuta (ad esempio, per mance o pagamenti con sportello automatico). Creare ricevute di emergenza non costituisce un problema per piccoli importi fino a 250 € lordi.

Tuttavia, sono da usare con cautela: se sostituisci spesso le ricevute originali con ricevute di emergenza, possono sorgere problemi con l'ufficio delle imposte.

Qual è la differenza tra ricevuta e fattura?

Le differenze tra fattura e ricevuta risiedono nella loro definizione, funzione e ambito di applicazione all'interno della contabilità. Sebbene entrambi i documenti registrino i processi e le prove delle transazioni finanziarie, vi sono differenze significative in termini di rilevanza giuridica, struttura e ruolo nella contabilità.

Fattura

Le fatture sono una forma particolare di ricevuta. Sono create per richiedere il pagamento quando vengono forniti beni o servizi. Rispetto alle ricevute generiche, la fattura deve soddisfare requisiti specifici in termini di contenuto e forma per essere legalmente valida e conforme ai requisiti giuridici in materia di contabilità.

Le fatture e le ricevute devono contenere informazioni diverse e, tra le due, la fattura richiede molte più informazioni obbligatorie. Inoltre, a differenza della ricevuta, la fattura ha la funzione di presentare chiaramente i servizi ed elencare i costi associati.

Una fattura emessa correttamente è un documento di regolamento tra acquirente e venditore, funge da prova legale nelle transazioni commerciali ed è importante per soddisfare i requisiti fiscali.
Scopri di più sulle fatture elettroniche e sui relativi requisiti.

Ricevuta

Le ricevute, d'altra parte, sono molto importanti per documentare correttamente le transazioni finanziarie di un'azienda e per poter dimostrare correttamente tutte le transazioni commerciali. Una ricevuta conferma un pagamento effettuato e serve come base per la contabilità. Promuove inoltre la trasparenza e la tracciabilità dei flussi finanziari.

Le ricevute sono il requisito di base per richiedere la detrazione dell'imposta a monte. Per importi più piccoli, è sufficiente presentare all'ufficio delle imposte una ricevuta e non una fattura. Se una ricevuta contiene tutte le informazioni necessarie per una fattura, una ricevuta può sostituire una fattura.

Le ricevute devono essere sempre firmate dal destinatario del pagamento. Se su una fattura indichi che un cliente ha pagato, tale fattura può diventare una prova di pagamento e, quindi, una ricevuta.