在德国，“无凭证，不入账”是企业会计的基本原则。收据是会计的基础，企业通过收据记录所有业务交易：收入、支出、提取物品和库存清单等。

此外，自 2020 年 1 月 1 日起，德国税务局强制执行所谓的“收据要求”，规定所有公司都有义务向客户开具收据，仅少数情况例外（税法第 146a 条第 2 款）。

以下将解释什么是收据及其必要内容，还将了解收据的不同类型、内部和外部收据的区别，以及收据和账单的不同之处。

目录

• 什么是收据？
  
• 收据必须包含哪些信息？
  
• 收据有哪些不同类型？
  
• 内部收据和外部收据有什么区别？
  
• 收据和账单有什么区别？
  

什么是收据？

“收据”是一个统称，指包含公司交易和流程重要数据的文件。收据类型多样，包括账单、票据和贷项通知单等。只要企业资产发生变化（即收入或支出），就必须开具收据。此外，在盘点或业务提取物品时，也需要创建相应的收据。

收据在企业中对文档记录、税务追踪和内部控制尤为重要。根据德国商法典 (HGB) 第 257 条，德国企业必须妥善保存会计收据至少 10 年。

收据的保存义务

每个企业都必须根据保存义务归档所有收据。根据现金收银机安全条例第 6 条第 3 款，数字和纸质收据均具有法律效力。企业需确保数字文件无法更改，同时以原始发送形式存储相应的收据。

Stripe 提供收据数字化服务。例如，企业可以使用 Stripe Invoicing 轻松创建数字账单，并在几分钟内发送给客户。该工具支持企业快速完成支付，甚至包括全球交易。这使企业能够自定义、扩展并自动化其会计流程。

收据的数字化未来

数字收据的接受度日益提高，并为企业和收据接收者带来多种优势：

• 环境责任： 通过减少纸质收据需求，数字收据降低了环境影响，促进可持续商业流程。

• 节省成本： 数字收据显著降低了打印、存储和邮寄的成本。

• 高效处理： 数字收据更易于存储、归档和搜索，提升了会计效率和数据安全性。

• 更好的客户服务： 客户可以通过电子邮件或客户门户轻松查看和检索收据，提升用户友好度。

• 快速处理： 企业可即时发送数字收据，减少交易时间，加快付款进程。

此外，数字收据还可用于工具，例如 Stripe Revenue Recognition，以优化权责发生制会计。我们的解决方案使会计更加快速和准确。轻松自动化和配置收入报告，并确保遵守收入确认标准《国际财务报告准则第 15 号》 (IFRS 15) 和《美国会计准则第 606 号》 (ASC 606) 的规定。

收据必须包含哪些信息？

由于有许多不同类型的收据，因此所需的信息也有所不同。然而，始终必须包含以下信息：

• 公司名称和地址
  
• 开具收据的公司税号或增值税 (VAT) 识别号
  
• 交易名称
  
• 创建日期
  
• 金额
  

此外，根据收据的类型，可能还需要包含其他信息，例如：在娱乐收据中注明娱乐的原因，或在行车日志中注明行程的起止里程。

收据有哪些不同类型？

公司使用收据来记录财务交易和各种内部流程。由于交易和流程类型各不相同，因此用于记录这些交易的文件也有所不同。例如，“收据”一词包括账单、冲销收据和租赁协议等。因此，文件的内容有所不同。

以下四个示例展示了不同类型收据所需的内容：

现金收据

现金收据作为购买产品的凭证，通常包含商品名称、价格和增值税等信息。

现金收据在私人和企业会计中都有作用。客户应保存现金收据以便报销或用于保修目的。对于企业而言，现金收据在税务报销中非常重要，并且有助于确保购买或销售交易的清晰文档记录。

现金收据应包含以下信息：

• 卖方的名称和地址
  
• 日期和时间
  
• 服务描述，包括数量
  
• 总金额
  
• 税率
  
• 顺序账单号
  
• 收银机序列号
  
• 收银机系统的签名计数器
  
• 测试值
  

发货单

发货单记录了供应商与客户之间商品的交付情况。发货单包含有关交付商品的重要信息——例如数量、类型以及任何特殊功能——并提供了到货商品的概览。

企业通常将发货单与账单一起使用，因为它确认了商品按照订单到达。这在商业物流中尤其重要，有助于跟踪订单和交货情况。

发货单应包含以下信息：

• 卖方和买方的名称和地址
  
• 开具日期
  
• 交货日期
  
• 服务描述，包括数量
  
• 客户签字或盖章（以确认收到商品，如果可能的话）
  

贷项通知单

贷项通知单是公司用于退款或赔偿客户的声明。当需要退款、折扣或修改原始账单金额时，公司会开具贷项通知单。

贷项通知单通常包含以下内容：

• 标明为贷项通知单
  
• 卖方的名称和地址
  
• 买方的名称和地址
  
• 税号或增值税识别号
  
• 创建日期
  
• 顺序账单号
  
• 服务说明
  
• 税率
  
• 总金额
  

库存清单

库存清单是列出公司在某一时点拥有的所有商品、材料和资产的清单。公司使用它来记录当前库存并确定库存的实际价值。

库存清单通常包含：

• 独特的项目描述
  
• 项目编号
  
• 计量单位
  
• 件数
  
• 存储位置
  

内部收据和外部收据有什么区别？

内部收据

内部收据来自公司内部，用于记录内部流程。这些包括例如工资单或物料领用单。如果没有外部收据，内部收据也可以作为记录。

内部收据在公司内部控制和业务管理中具有重要意义，因为它们使得公司内的流程可追溯。它们是会计和业务交易内部协调的基础。

内部收据可以是：

• 收到的账单
  
• 领用收据
  
• 库存清单
  
• 工资会计
  
• 现金账簿
  
• 日志簿
  
• 冲销收据
  
• 折旧收据
  
• 收据
  
• 收银机收据
  

外部收据

另一方面，外部收据来自公司外部，记录与外部业务合作伙伴（如供应商或客户）的交易。典型的例子是账单、票据或银行对账单。

外部收据对于会计目的很重要，因为它们记录了商品或服务的交换，法律要求公司使用它们来确保税收可追溯性。虽然内部收据通常只与公司相关，但外部收据对于与外部机构（如税务局或供应商）的沟通是必不可少的。

外部收据可以是：

• 收到的账单
  
• 进货交货单
  
• 银行对账单
  
• 租赁协议
  
• 邮政收据
  
• 支票
  
• 招待收据
  
• 税务评估
  
• 收据
  
• 收银机收据
  

紧急收据：仅在特殊情况下使用

除了内部和外部收据外，还有所谓的“紧急收据”或称为“替代收据”。如果公司无法找到原始收据，或在没有收据的情况下（例如小费或自动取款机 [ATM] 支付），可以创建这些紧急收据。对于金额不超过 250 欧元（含税）的情况，创建紧急收据是无害的。

然而，使用时要小心——如果经常用紧急收据替代原始收据，可能会导致税务局的问题。

收据和账单的区别

收据和账单之间的区别体现在定义、功能和会计应用范围上。尽管两者都记录了财务交易的过程和证据，但在法律意义、结构和会计中的作用上存在显著差异。

账单

账单是收据的一种特殊形式。它用于请求支付商品或服务的费用。与普通收据相比，账单在内容和形式上有特定的要求，必须符合法律规定的会计要求，才能在法律上有效。

账单和收据需要包含不同的信息，账单需要包含更多的强制性信息。此外，与收据不同，账单具有明确展示服务并列出相关费用的功能。

正确开具的账单是买卖双方结算的文件，是商业交易中的法律证明，对满足税务要求至关重要。
了解更多关于电子账单及其要求的信息。

收据

收据在正确记录公司财务交易和能够适当证明所有业务交易方面具有重要意义。收据确认了支付的款项，并作为会计的基础。它还便于财务流动的透明度和可追溯性。

收据是申请进项税抵扣的基本要求。对于较小的金额，如果您提交收据而不是账单给税务局，也足够了。如果收据包含所有账单所需的信息，则收据可以替代账单。

收据必须始终由支付方签名。如果在账单上注明客户已支付款项，那么账单也可以成为支付凭证，从而成为收据。