No hay contabilidad sin recibos: este es un principio clave para las empresas alemanas. Los recibos son la base de la contabilidad. Las empresas registran cada transacción comercial con recibos: ingresos, gastos, retiros y listas de inventario.

Además, desde el 1 de enero de 2020, las autoridades fiscales alemanas aplican el llamado «requisito de recibo», que establece que todas las empresas están obligadas a emitir recibos a los clientes, con algunas excepciones (artículo 146a, párrafo 2 del Código Fiscal).

A continuación, te explicamos qué es un recibo y qué debe contener. También aprenderás más sobre los diferentes tipos de recibos, cuál es la diferencia entre los recibos internos y externos, y más.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un recibo?
  
• ¿Qué información debe contener un recibo?
  
• ¿Cuáles son los diferentes tipos de recibos?
  
• ¿Cuál es la diferencia entre recibos internos y externos?
  
• ¿Cuál es la diferencia entre un recibo y una factura?
  

¿Qué es un recibo?

«Recibo» es un término colectivo para los documentos que contienen datos importantes sobre transacciones y procesos dentro de una empresa. Hay muchos tipos de recibos, entre los que se incluyen facturas, gestión de cobros y notas de crédito. Siempre debes emitir un recibo cuando cambien los activos de tu empresa (es decir, ante ingresos o gastos). Pero también debe crear los recibos correspondientes durante las retiradas de inventario o comerciales.

Los recibos son especialmente importantes para la documentación, la trazabilidad fiscal y los controles internos de una empresa. De acuerdo con el artículo 257 del Código de Comercio alemán (HGB), las empresas alemanas deben conservar correctamente los recibos contables durante 10 años.

Obligación de conservar los recibos

Toda empresa debe archivar todos los recibos como parte de su obligación de retención. De acuerdo con la Sección 6, Cláusula 3 de la Ordenanza de Seguridad de la Caja Registradora, tanto los recibos digitales como los en papel son legalmente válidos. La empresa tiene que asegurarse de que nadie pueda cambiar el documento digital. La empresa también debe almacenar el recibo respectivo en su forma original, enviada.

Stripe te ayuda a digitalizar tus recibos. Las empresas pueden utilizar Stripe Invoicing, por ejemplo, para crear fácilmente facturas electrónicas y enviarlas a los clientes en el transcurso de minutos. La facturación permite a las empresas realizar pagos rápidos, incluso en el caso de las transacciones internacionales. Esto les permite personalizar, escalar y automatizar sus procesos contables.

El futuro digital de los recibos

Los recibos digitales son cada vez más aceptados y ofrecen ventajas para empresas y destinatarios:

• Responsabilidad ambiental: al eliminar la necesidad de recibos en papel, los recibos digitales reducen el impacto ambiental y promueven procesos comerciales sostenibles.

• Ahorro de costos: los recibos digitales reducen significativamente los costos de impresión, almacenamiento y envío.

• Procesamiento eficiente: los recibos digitales son más fáciles de almacenar, archivar y buscar, lo que mejora la contabilidad y la seguridad de los datos.

• Mejor servicio al cliente: los clientes pueden ver y recuperar fácilmente los recibos por correo electrónico o portales de clientes, lo que aumenta la facilidad de uso.

• Procesamiento rápido: las empresas envían recibos digitales al instante, lo que reduce el tiempo de transacción y permite pagos más rápidos.

Además, los recibos digitales permiten el uso de herramientas como Stripe Revenue Recognition para la optimización de la contabilidad de ejercicio. Nuestra solución hace que la contabilidad sea aún más rápida y precisa. Automatiza y configura fácilmente los informes de ingresos y garantiza el cumplimiento de la normativa de las directrices de las normas de reconocimiento de ingresos IFRS 15 y ASC 606.

¿Qué información debe contener un recibo?

Dado que hay muchos tipos diferentes de recibos, la información requerida también varía. Sin embargo, siempre debes incluir:

• Nombre y dirección de la empresa
  
• Número de identificación fiscal o del impuesto al valor agregado (IVA) de la empresa que emite el recibo
  
• Nombre del proceso
  
• Fecha de creación
  
• Monto
  

Además, dependiendo del tipo de recibo, es posible que debas incluir más información, como el motivo del entretenimiento en un recibo de entretenimiento o el kilometraje al comienzo y al final del viaje en un libro de registro.

¿Cuáles son los diferentes tipos de recibos?

Las empresas utilizan los recibos para documentar tanto las transacciones financieras como una variedad de procesos internos. Dado que los tipos de transacciones y procesos varían, los documentos para registrarlos también varían. El término «recibo», por ejemplo, incluye las facturas, así como los recibos de revocación y los contratos de alquiler. Por lo tanto, el contenido de los documentos difiere.

En los cuatro ejemplos a continuación se muestran los diferentes contenidos requeridos de diversos recibos:

Recibo de caja registradora

El recibo de la caja registradora sirve como comprobante de la compra de un producto y, por lo general, contiene información como el artículo comprado, el precio y el IVA.

Los recibos de caja registradora desempeñan una función importante tanto en la contabilidad privada como en la corporativa. Los clientes deben almacenarlos para el reembolso de gastos o para fines de garantía. Para las empresas, el recibo de caja registradora es importante para reclamar gastos a efectos fiscales y para garantizar una documentación clara de las transacciones de compra o venta.

Un recibo de caja registradora debe contener esta información:

• Nombre y dirección del vendedor
  
• Fecha y hora
  
• Descripción del servicio, incluida la cantidad
  
• Importe total
  
• Tasa impositiva
  
• Número de factura secuencial
  
• Número de serie de la caja registradora
  
• Contador de firmas del sistema de caja registradora
  
• Valor de prueba
  

Albarán de entrega

En el albarán de entrega se documenta la entrega de mercancías entre proveedores y clientes. Los albaranes contienen información importante sobre las mercancías entregadas, como la cantidad, el tipo y las funcionalidades especiales, y proporcionan un resumen de las mercancías entrantes.

Las empresas suelen utilizar albaranes en combinación con las facturas porque confirman que la mercancía llegó según lo pedido. Esto es particularmente importante en la logística empresarial para realizar un seguimiento de los pedidos y las entregas.

Un albarán de entrega debe contener:

• Nombre y dirección del vendedor y del cliente
  
• Fecha de emisión
  
• Fecha de entrega
  
• Descripción del servicio, incluida la cantidad
  
• Firma o sello del cliente (para confirmar la recepción de la mercancía, si es posible)
  

Nota de crédito

Una nota de crédito es un estado de cuenta que una empresa utiliza para hacer un reembolso o reintegro a sus clientes. Las empresas la emiten cuando es necesario un reembolso, descuento o corrección del importe de la factura original.

Por lo general, estos contenidos se encuentran en una nota de crédito:

• Identificación como nota de crédito
  
• Nombre y dirección del vendedor
  
• Nombre y dirección del comprador
  
• Número fiscal o número de identificación a efectos del IVA
  
• Fecha de creación
  
• Número de factura secuencial
  
• Descripción del servicio
  
• Tasa impositiva
  
• Monto total
  

Lista de inventario

Una lista de inventario es una lista de todos los bienes, materiales y activos que posee una empresa en un momento dado. Las empresas lo utilizan para registrar el inventario actual y determinar el valor real del inventario.

Una lista de inventario suele contener:

• Descripciones únicas de los artículos
  
• Números de artículo
  
• Unidades de medida
  
• Número de piezas
  
• Ubicaciones de almacenamiento
  

¿Cuál es la diferencia entre recibos internos y externos?

Recibos internos

Los recibos internos provienen de dentro de la empresa y documentan los procesos internos. Estos incluyen, por ejemplo, recibos de pago o recibos de retiro de material. Los recibos internos también se pueden utilizar si no hay recibos externos disponibles.

Los recibos internos suelen ser de gran importancia para el control interno y la gestión empresarial, ya que hacen que los procesos dentro de la empresa sean rastreables. Sirven de base para la contabilidad y la coordinación interna de las transacciones comerciales.

Los recibos internos pueden ser:

• Facturas salientes
  
• Recibos de retiro
  
• Listas de inventario
  
• Contabilidad de plantillas
  
• Libros de caja
  
• Diarios
  
• Recibos de revocación
  
• Recibos de depreciación
  
• Recibos
  
• Recibos de caja registradora
  

Recibos externos

Los recibos externos, por otro lado, provienen de fuera de la empresa y documentan transacciones con socios comerciales externos, como proveedores o clientes. Algunos ejemplos típicos son las facturas, la gestión de cobros o los extractos bancarios.

Los recibos externos son importantes a efectos contables, ya que documentan el intercambio de bienes o servicios, y la ley obliga a las empresas a utilizarlos para garantizar la trazabilidad fiscal. Mientras que los recibos internos a menudo solo son pertinentes para la empresa, los recibos externos son indispensables para la comunicación con organismos externos, como la agencia fiscal o los proveedores.

Los recibos externos pueden ser:

• Recibos de facturas
  
• Albaranes de entrada de mercancías
  
• Extractos bancarios
  
• Contratos de alquiler
  
• Recibos postales
  
• Cheques
  
• Recibos de hospitalidad
  
• Liquidaciones fiscales
  
• Recibos
  
• Recibos de caja registradora
  

Recibos de emergencia: se utiliza solo en casos excepcionales

Además de los recibos internos y externos, también existen los llamados «recibos de emergencia», también conocidos como «recibos de reemplazo». Las empresas pueden crearlos si no encuentran el recibo original o si no hay ningún recibo disponible (por ejemplo, para pagos de propinas o cajeros automáticos). La creación de recibos de emergencia es inofensiva para pequeñas cantidades de hasta €250 brutos.

Sin embargo, utilízalos con precaución: si reemplazas con frecuencia los recibos originales con recibos de emergencia, esto puede generar problemas con la agencia tributaria.

¿Cuál es la diferencia entre un recibo y una factura?

Las diferencias entre una factura y un recibo radican en su definición, función y ámbito de aplicación dentro de la contabilidad. Si bien ambos documentos registran los procesos y dan evidencia de las transacciones financieras, existen diferencias importantes en su significado legal, estructura y función en la contabilidad.

Factura

Las facturas son una forma especial de recibo. Se crean para solicitar el pago cuando se proporcionan bienes o servicios. En comparación con los recibos generales, una factura cumple con requisitos específicos en términos de contenido y forma para tener validez legal y cumplir con los requisitos legales de la contabilidad.

Se requiere que una factura y un recibo contengan información diferente, y la factura requiere mucha más información obligatoria. Además, a diferencia del recibo, la factura tiene la función de presentar claramente los servicios y enumerar los costos asociados.

Una factura correctamente emitida es un documento para la facturación entre el comprador y el vendedor, sirve como prueba legal en las transacciones comerciales y es importante para cumplir con los requisitos fiscales.
Obtén más información sobre facturas electrónicas y sus requisitos.

Recibo

Los recibos, por otro lado, son de gran importancia para documentar correctamente las transacciones financieras de una empresa y poder demostrar adecuadamente todas las transacciones comerciales. Un recibo confirma un pago realizado y sirve como base para la contabilidad. También facilita la transparencia y trazabilidad de los flujos financieros.

Los recibos son el requisito básico para reclamar la deducción fiscal soportada. Para importes inferiores, basta con presentar un recibo y no una factura a la agencia fiscal. Si un recibo contiene toda la información requerida para una factura, un recibo puede reemplazar a una factura.

Los recibos siempre deben estar firmados por el beneficiario del pago. Si anotas en una factura que un cliente pagó, la factura puede convertirse en un comprobante de pago y, por lo tanto, en un recibo.