Pas de réservation sans reçu, c'est un principe clé pour les entreprises allemandes. Les reçus sont la base de la comptabilité. Les entreprises enregistrent chaque transaction commerciale à l'aide de reçus : bénéfices, dépenses, retraits et feuilles d'inventaire.

En outre, depuis le 1er janvier 2020, les autorités fiscales allemandes appliquent ce que l'on appelle « l'obligation d'émission d'un reçu », qui stipule que toutes les entreprises sont tenues d'émettre des reçus à leurs clients, à quelques exceptions près (article 146a, paragraphe 2 du code des impôts).

Ci-dessous, nous vous expliquons ce qu'est un reçu et ce qu'il doit contenir. Vous pourrez également en savoir plus sur les différents types de reçus, sur la différence entre les reçus internes et externes, etc.

Que contient cet article?

• Qu'est-ce qu'un reçu?
  
• Quels renseignements doit contenir un reçu?
  
• Quels sont les différents types de reçus?
  
• Quelle est la différence entre les reçus internes et externes?
  
• Quelle est la différence entre un reçu et une facture?
  

Qu'est-ce qu'un reçu?

Le terme « reçu » est un terme générique désignant les documents qui contiennent des données importantes sur les transactions et les processus au sein d'une entreprise. Il existe de nombreux types de reçus, notamment les factures et les notes de crédit. Vous devez toujours délivrer un reçu lorsque l'actif de votre entreprise change (c'est-à-dire en cas de bénéfices ou de dépenses). Mais vous devez également créer des reçus correspondants lors de l'inventaire ou des retraits de l'entreprise.

Les reçus sont particulièrement importants pour la documentation, la traçabilité fiscale et les contrôles internes au sein d'une entreprise. Selon l'article 257 du code de commerce allemand (HGB), les entreprises allemandes doivent conserver correctement les reçus comptables pendant 10 ans.

Obligation de conserver les reçus

Toute entreprise est tenue d'archiver tous les reçus dans le cadre de son obligation de conservation. Selon l'article 6, alinéa 3 de l'ordonnance sur la sécurité des caisses enregistreuses, les reçus numériques et papier sont juridiquement valables. L'entreprise doit veiller à ce que personne ne puisse modifier le document numérique. L'entreprise doit également conserver le reçu correspondant dans sa forme originale et envoyée.

Stripe vous aide à numériser vos reçus. Les entreprises peuvent par exemple utiliser Stripe Invoicing pour créer facilement des factures numériques et les envoyer aux clients en quelques minutes. Stripe Invoicing permet aux entreprises d'effectuer des paiements rapides, même pour les transactions internationales. Cela leur permet de personnaliser, d'adapter et d'automatiser leurs processus comptables.

L'avenir numérique des reçus

Les reçus numériques sont de plus en plus acceptés et présentent des avantages pour les entreprises et les destinataires :

• Responsabilité environnementale : en éliminant le besoin de reçus papier, les reçus numériques réduisent l'impact sur l'environnement et favorisent des processus commerciaux durables.

• Réduction des coûts : les reçus numériques réduisent considérablement les coûts d'impression, de stockage et d'expédition.

• Traitement efficace : les reçus numériques sont plus faciles à stocker, à archiver et à rechercher, ce qui améliore la comptabilité et la sécurité des données.

• Un meilleur service à la clientèle : les clients peuvent facilement consulter et récupérer les reçus par courriel ou via des portails clients, ce qui améliore la convivialité.

• Traitement rapide : les entreprises envoient les reçus numériques de manière instantanée, ce qui réduit le temps de transaction et permet des paiements plus rapides.

De plus, les reçus numériques permettent d'utiliser des outils tels que Stripe Revenue Recognition pour optimiser la comptabilité d'exercice. Notre solution rend la comptabilité encore plus rapide et plus précise. Automatisez et configurez facilement les rapports sur les revenus et assurez la conformité avec les directives des normes de comptabilisation des revenus IFRS 15 et ASC 606.

Quels renseignements doit contenir un reçu?

Étant donné qu'il existe de nombreux types de reçus, les renseignements requis varient également. Cependant, vous devez toujours inclure :

• Le nom et l'adresse de l'entreprise
  
• Le numéro d'identification fiscale ou de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) de l'entreprise émettrice du reçu
  
• Le nom du processus
  
• La date de création
  
• Le montant
  

De plus, selon le type de reçu, vous devrez peut-être inclure d'autres renseignements, tels que la raison du divertissement sur un reçu de divertissement ou le kilométrage au début et à la fin du voyage dans un journal de bord.

Quels sont les différents types de reçus?

Les entreprises utilisent les reçus pour documenter à la fois les transactions financières et divers processus internes. Étant donné que les types de transactions et de processus varient, les documents permettant de les enregistrer varient également. Le terme « reçu », par exemple, comprend les factures ainsi que les reçus d'annulation et les contrats de location. Par conséquent, le contenu des documents diffère.

Les quatre exemples ci-dessous illustrent les différents contenus requis pour les divers reçus :

Reçu de caisse

Le reçu de caisse sert de preuve de l'achat d'un produit et contient généralement des renseignements tels que l'article acheté, le prix et la TVA.

Les reçus de caisse jouent un rôle à la fois dans la comptabilité des particuliers et dans celle des entreprises. Les clients doivent les conserver pour le remboursement de leurs dépenses ou à des fins de garantie. Pour les entreprises, le reçu de caisse est important pour déclarer les dépenses à des fins fiscales et pour garantir une documentation claire des transactions d'achat ou de vente.

Un reçu de caisse doit contenir les renseignements suivants :

• Le nom et l'adresse du vendeur
  
• La date et l'heure
  
• La description du service, y compris la quantité
  
• Le montant total
  
• Le taux de taxe
  
• Le numéro séquentiel de la facture
  
• Le numéro de série de la caisse enregistreuse
  
• Le compteur de signature du système de caisse enregistreuse
  
• La valeur du test
  

Bon de livraison

Le bon de livraison documente la remise des marchandises entre les fournisseurs et les clients. Les bons de livraison contiennent des renseignements importants sur les marchandises livrées, comme la quantité, le type et les éventuelles particularités, et ils donnent un aperçu des marchandises entrantes.

Les entreprises utilisent souvent les bons de livraison en combinaison avec les factures, car ils confirment que les marchandises sont arrivées conformément à la commande. Ceci est particulièrement important dans le domaine de la logistique d'entreprise pour assurer le suivi des commandes et des livraisons.

Un bon de livraison doit contenir :

• Le nom et l'adresse du vendeur et du client
  
• La date d'émission
  
• La date de livraison
  
• La description du service, y compris la quantité
  
• La signature ou le cachet du client (pour confirmer la réception de la marchandise, si possible)
  

Note de crédit

Une note de crédit est un relevé qu'une entreprise utilise pour rembourser ses clients. Les entreprises l'émettent lorsqu'un remboursement, une remise ou une correction du montant de la facture initiale est nécessaire.

Les éléments suivants figurent généralement sur une note de crédit :

• L'identification en tant que note de crédit
  
• Le nom et l'adresse du vendeur
  
• Le nom et l'adresse de l'acheteur
  
• Le numéro d'identification fiscale ou de la TVA
  
• La date de création
  
• Le numéro séquentiel de la facture
  
• La description du service
  
• Le taux de taxe
  
• Le montant total
  

Feuille d'inventaire

Une feuille d'inventaire est une liste de tous les biens, matériaux et actifs qu'une entreprise possède à un moment donné. Les entreprises l'utilisent pour enregistrer l'inventaire actuel et en déterminer la valeur réelle.

Une feuille d'inventaire contient généralement :

• La description des articles uniques
  
• Les numéros d'article
  
• Les unités de mesure
  
• Le nombre de colis
  
• Les lieux de stockage
  

Quelle est la différence entre les reçus internes et externes?

Reçus internes

Les reçus internes proviennent de l'entreprise et documentent les processus internes. Il s'agit, par exemple, des fiches de paie ou des bordereaux de retrait de matériel. Les reçus internes peuvent également être utilisés en l'absence de reçus externes.

Les reçus internes sont souvent d'une grande importance pour le contrôle interne et la gestion de l'entreprise, car ils permettent de faire le suivi des processus au sein de l'entreprise. Ils servent de base à la comptabilité et à la coordination interne des transactions commerciales.

Parmi les reçus internes, nous pouvons citer :

• Les factures sortantes
  
• Les reçus de retrait
  
• Les feuilles d'inventaire
  
• La comptabilité de la paie
  
• Les livres de caisse
  
• Les journaux de bord
  
• Les reçus d'annulation
  
• Les reçus d'amortissement
  
• Les reçus
  
• Les reçus de caisse
  

Reçus externes

Les reçus externes, quant à eux, proviennent de l'extérieur de l'entreprise et documentent les transactions avec des partenaires commerciaux externes, tels que les fournisseurs ou les clients. Les factures et les relevés de compte en sont des exemples typiques.

Les reçus externes sont importants à des fins comptables, car ils documentent l'échange de biens ou de services, et la loi oblige les entreprises à les utiliser pour assurer la traçabilité fiscale. Alors que les reçus internes ne sont souvent pertinents que pour l'entreprise, les reçus externes sont indispensables pour communiquer avec des organismes externes, tels que le bureau des services fiscaux ou les fournisseurs.

Parmi les reçus externes, nous pouvons citer :

• Les factures entrantes
  
• Les bons de livraison pour les marchandises entrantes
  
• Les relevés de compte
  
• Les contrats de location
  
• Les récépissés postaux
  
• Les chèques
  
• Les reçus d'accueil
  
• Les avis de cotisation
  
• Les reçus
  
• Les reçus de caisse
  

Reçus d'urgence : utilisés uniquement dans des cas exceptionnels

En plus des reçus internes et externes, il existe également ce que l'on appelle les « reçus d'urgence », également connus sous le nom de « reçus de remplacement ». Les entreprises peuvent en créer si elles ne trouvent plus le reçu original ou si aucun reçu n'est disponible (par exemple, pour les pourboires ou les paiements au guichet automatique bancaire). La création de reçus d'urgence est anodine pour les petits montants allant jusqu'à 250 € bruts.

Cependant, utilisez-les avec prudence : si vous remplacez fréquemment les reçus originaux par des reçus d'urgence, vous risquez d'avoir des problèmes avec le bureau des services fiscaux.

Quelle est la différence entre un reçu et une facture?

Les différences entre une facture et un reçu résident dans leur définition, leur fonction et leur champ d'application en comptabilité. Bien que les deux documents enregistrent les processus et les preuves des transactions financières, il existe des différences significatives dans leur signification juridique, leur structure et leur rôle en comptabilité.

Facture

Les factures sont une forme particulière de reçu. Elles sont créées pour demander un paiement lorsque des biens ou des services sont fournis. Par rapport aux reçus généraux, une facture répond à des exigences spécifiques en matière de contenu et de forme afin d'être juridiquement valable et de respecter les exigences légales de la comptabilité.

Une facture et un reçu doivent contenir des renseignements différents, la facture nécessitant beaucoup plus de renseignements obligatoires. De plus, contrairement au reçu, la facture a pour fonction de présenter clairement les prestations et d'énumérer les coûts associés.

Une facture correctement émise est un document destiné à la facturation entre l'acheteur et le vendeur, sert de preuve juridique dans les transactions commerciales et est importante pour répondre aux exigences fiscales.
Consultez l’article suivant pour en savoir plus sur les factures électroniques et leurs exigences.

Reçu

Les reçus, quant à eux, sont d'une grande importance pour documenter correctement les transactions financières d'une entreprise et être en mesure de prouver correctement toutes les transactions commerciales. Un reçu atteste d'un paiement effectué et sert de base à la comptabilité. Il facilite également la transparence et la traçabilité des flux financiers.

Les reçus sont la condition de base pour pouvoir réclamer la déduction de la taxe en amont. Pour les petits montants, il suffit de présenter un reçu, et non une facture, au bureau des services fiscaux. Si un reçu contient tous les renseignements nécessaires à l'établissement d'une facture, il peut remplacer la facture.

Les reçus doivent toujours être signés par le bénéficiaire du paiement. Si vous notez sur une facture qu'un client a payé, une facture peut devenir une preuve de paiement et, par conséquent, un reçu.