Ingen bokning utan verifikation – detta är en nyckelprincip för tyska företag. Verifikationer ligger till grund för hela redovisningen. Företag registrerar varje affärstransaktion med verifikationer: inkomster, utgifter, uttag och inventarielistor.

Dessutom har tyska skattemyndigheter tillämpat det så kallade "verifikationskravet", sedan den 1 januari 2020, som säger att alla företag är skyldiga att utfärda verifikationer till kunder, med några få undantag (146a §, stycke 2 i skattelagen).

Nedan förklarar vi vad en verifikation är och vad det måste innehålla. Du får också lära dig mer om de olika typerna av verifikationer, vad skillnaden är mellan interna och externa verifikationer med mera.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en verifikation?
  
• Vilka uppgifter ska en verifikation innehålla?
  
• Vilka olika typer av verifikationer finns det?
  
• Vad är skillnaden mellan interna och externa verifikationer?
  
• Vad är skillnaden mellan en verifikation och en faktura?
  

Vad är en verifikation?

"Verifikation" är ett samlingsbegrepp för dokument som innehåller viktiga uppgifter om transaktioner och processer inom ett företag. Det finns många typer av verifikationer, inklusive fakturor, räkningar och kreditnotor. Du ska alltid utfärda en verifikation när ditt företags tillgångar förändras (dvs. inkomster eller utgifter). Men du måste också skapa motsvarande verifikationer vid lager- eller affärsuttag.

Verifikationer är särskilt viktiga för dokumentation, skattespårbarhet och interna kontroller inom ett företag. Enligt 257 § i den tyska handelslagen (HGB) måste företag i Tyskland på ett korrekt sätt spara bokföringsverifikationer i 10 år.

Skyldighet att spara verifikationer

Alla företag måste arkivera alla verifikationer som en del av sin lagringsskyldighet. Enligt 6 § klausul 3 i säkerhetsförordningen för kassaregister är både digitala verifikationer och pappersverifikationer juridiskt giltiga. Företaget måste se till att ingen kan ändra det digitala dokumentet. Företaget bör också förvara respektive verifikation i den form den ursprungligen skickades.

Stripe hjälper dig att digitalisera dina verifikationer. Företag kan till exempel använda Stripe Invoicing för att enkelt skapa digitala fakturor och skicka dem till kunder på några få minuter. Med Invoicing kan företag göra snabba betalningar, även för globala transaktioner. Detta gör att de kan anpassa, skala upp och automatisera sina redovisningsprocesser.

Den digitala framtiden för verifikationer

Digitala verifikationer blir allt mer accepterade och erbjuder fördelar för företag och mottagare:

• Miljöansvar: Genom att eliminera behovet av pappersverifikationer minskar digitala verifikationer miljöpåverkan och främjar hållbara affärsprocesser.

• Kostnadsbesparingar: Digitala verifikationer minskar avsevärt kostnaderna för utskrift, lagring och frakt.

• Effektiv bearbetning: Digitala verifikationer är lättare att spara, arkivera och söka, vilket förbättrar bokföringen och datasäkerheten.

• Bättre kundservice: Kunderna kan enkelt se och hämta verifikationer via e-post eller kundportaler, vilket ökar användarvänligheten.

• Snabb bearbetning: Företag skickar digitala verifikationer omgående, vilket minskar transaktionstiden och möjliggör snabbare betalningar.

Digitala verifikationer gör det dessutom möjligt att använda verktyg som Stripe Revenue Recognition för att optimera den periodiserade redovisningen. Vår lösning gör redovisningen ännu snabbare och mer exakt. Automatisera och konfigurera intäktsrapporter på ett enkelt sätt och säkerställ efterlevnad av riktlinjerna i standarderna för intäktsredovisning IFRS 15 och ASC 606.

Vilka uppgifter ska en verifikation innehålla?

Eftersom det finns många olika typer av verifikationer varierar också de uppgifter som krävs. Du måste dock alltid inkludera:

• Företagets namn och adress
  
• Skatte- eller momsregistreringsnummer för det företag som utfärdar verifikationen
  
• Processens namn
  
• Datum då den skapades
  
• Belopp
  

Beroende på typen av verifikation kan du dessutom behöva inkludera ytterligare information, t.ex. anledningen till underhållningen på ett underhållningskvitto eller körsträckan i början och slutet av resan i en loggbok.

Vilka olika typer av verifikationer finns det?

Företag använder verifikationer för att dokumentera både finansiella transaktioner och en mängd olika interna processer. Eftersom transaktionstyperna och processerna varierar, varierar även dokumenten för att registrera dem. Termen "verifikation" inkluderar till exempel både fakturor, återföringsverifikationer och hyresavtal. Därför skiljer sig innehållet i dokumenten åt.

De fyra exemplen nedan visar det olika innehåll som krävs för olika verifikationer:

Kassakvitto

Kassakvittot fungerar som bevis på köpet av en produkt och innehåller vanligtvis information som den köpta varan, pris och moms.

Kassakvitton spelar en roll i såväl privat redovisning som i företagsredovisning. Kunder bör förvara dem för ersättning för utgifter eller för garantiändamål. För företag är kassakvittot viktigt för att redovisa kostnader för skatteändamål och för att säkerställa tydlig dokumentation av inköps- eller försäljningstransaktioner.

Ett kassakvitto ska innehålla följande information:

• Säljarens namn och adress
  
• Datum och tid
  
• Beskrivning av tjänsten, inklusive mängd
  
• Totalt belopp
  
• Skattesats
  
• Sekventiellt fakturanummer
  
• Kassaapparatens serienummer
  
• Signaturräknare för kassasystemet
  
• Testvärde
  

Följesedel

Följesedeln dokumenterar överlämning av varor mellan leverantörer och kunder. Följesedlar innehåller viktig information om de levererade varorna, till exempel antal, typ och eventuella specialfunktioner, och de ger en översikt över inkommande varor.

Företag använder ofta följesedlar i kombination med fakturor eftersom de bekräftar att varorna har anlänt som beställt. Detta är särskilt viktigt inom affärslogistik för att hålla reda på beställningar och leveranser.

En följesedel ska innehålla:

• Säljarens och kundens namn och adress
  
• Datum för utfärdande
  
• Leveransdatum
  
• Beskrivning av tjänsten, inklusive mängd
  
• Kundens signatur eller stämpel (för att bekräfta mottagandet av varor, om möjligt)
  

Kreditnota

En kreditnota är ett dokument ett företag använder för att återbetala eller ersätta sina kunder. Företag utfärdar det när en återbetalning, rabatt eller korrigering av det ursprungliga fakturabeloppet är nödvändig.

Detta innehåll finns vanligtvis på en kreditnota:

• Identifiering som kreditnota
  
• Säljarens namn och adress
  
• Köparens namn och adress
  
• Skatteregistreringsnummer eller momsregistreringsnummer
  
• Datum då den skapades
  
• Sekventiellt fakturanummer
  
• Beskrivning av tjänsten
  
• Skattesats
  
• Totalt belopp
  

Inventarielista

En inventarielista är en lista över alla varor, material och tillgångar som ett företag äger vid en viss tidpunkt. Företag använder den för att registrera det aktuella lagret och bestämma det faktiska värdet på lagret.

En inventarielista innehåller vanligtvis:

• Unika artikelbeskrivningar
  
• Artikelnummer
  
• Måttenheter
  
• Antal
  
• Förvaringsplatser
  

Vad är skillnaden mellan interna och externa verifikationer?

Interna verifikationer

Interna verifikationer kommer inifrån företaget och dokumenterar interna processer. Sådana är till exempel lönebesked eller materiallistor. Interna verifikationer kan också användas om inga externa verifikationer finns tillgängliga.

Interna verifikationer är ofta av stor betydelse för intern kontroll och verksamhetsstyrning, eftersom de gör processer inom företaget spårbara. De fungerar som grund för redovisningen och intern samordning av affärstransaktioner.

Interna verifikationer kan vara:

• Utgående fakturor
  
• Uttagsverifikationer
  
• Inventarielistor
  
• Löneredovisning
  
• Kassaböcker
  
• Loggböcker
  
• Återföringsverifikationer
  
• Avskrivningsverifikationer
  
• Kvitton
  
• Kassakvitton
  

Externa verifikationer

Externa verifikationer, å andra sidan, kommer utanför företaget och dokumenterar transaktioner med externa affärspartners, såsom leverantörer eller kunder. Typiska exempel är fakturor, räkningar eller kontoutdrag.

Externa verifikationer är viktiga för redovisningsändamål eftersom de dokumenterar utbytet av varor eller tjänster, och lagen kräver att företag använder dem för att säkerställa skattespårbarhet. Medan interna verifikationer ofta bara är relevanta för företaget, är externa verifikationer oumbärliga för kommunikation med externa organ, såsom skatteverket eller leverantörer.

Externa verifikationer kan vara:

• Inkommande fakturor
  
• Följesedlar för inkommande gods
  
• Kontoutdrag
  
• Hyresavtal
  
• Postkvitton
  
• Checkar
  
• Representationskvitton
  
• Taxeringar
  
• Kvitton
  
• Kassakvitton
  

Nödverifikationer: Används endast i undantagsfall

Förutom de interna och externa verifikationerna finns det också så kallade "nödverifikationer", även kända som "ersättningsverifikationer". Företag kan skapa dessa om de inte längre kan hitta originalverifikationen eller om ingen verifikation finns tillgänglig (t.ex. för dricks eller betalningar via bankomat [uttagsautomater]). Att skapa nödverifikationer är oförargligt för små belopp på upp till 250 EUR brutto.

Använd dem dock med försiktighet, om du ofta ersätter originalverifikationer med nödverifikationer kan det leda till problem med skatteverket.

Vad är skillnaden mellan en verifikation och en faktura?

Skillnaderna mellan en faktura och en verifikation ligger i deras definition, funktion och tillämpningsområde inom redovisning. Även om båda dokumenten registrerar processer och bevis för finansiella transaktioner, finns det betydande skillnader i deras juridiska betydelse, struktur och roll i redovisningen.

Faktura

Fakturor är en särskild form av verifikation. De skapas för att begära betalning när varor eller tjänster tillhandahålls. Till skillnad från allmänna kvitton måste en faktura uppfylla särskilda krav på innehåll och form för att vara juridiskt giltig och uppfylla de lagstadgade redovisningskraven.

En faktura och en verifikation måste innehålla olika uppgifter, där fakturan kräver betydligt fler obligatoriska uppgifter. Dessutom har fakturan, till skillnad från verifikationen, funktionen att tydligt presentera vilka tjänster som utförts och ange tillhörande kostnader.

En korrekt utfärdad faktura är ett dokument för fakturering mellan köpare och säljare, fungerar som juridiskt bevis i affärstransaktioner och är viktigt för att uppfylla skattekrav.
Läs mer om elektroniska fakturor och kraven för dem.

Verifikation

Verifikationer är däremot av stor betydelse för att korrekt dokumentera ett företags finansiella transaktioner och kunna bevisa alla affärstransaktioner på ett korrekt sätt. En verifikation bekräftar en gjord betalning och ligger till grund för bokföringen. Det underlättar också transparensen och spårbarheten i de finansiella flödena.

Verifikationer är grundkravet för att göra avdrag för ingående skatt. För mindre belopp räcker det om du lämnar in en verifikation och inte en faktura till skatteverket. Om en verifikation innehåller all information som krävs för en faktura kan en verifikation ersätta en faktura.

Verifikationer ska alltid undertecknas av betalningsmottagaren. Om du noterar på en faktura att en kund har betalat kan en faktura bli ett betalningsbevis och därmed en verifikation.