Geen boeking zonder ontvangstbewijs - dit is een belangrijk principe voor Duitse bedrijven. Ontvangstbewijzen vormen de basis van boekhouding. Bedrijven registreren elke zakelijke transactie, zoals inkomsten, uitgaven, opnames en inventarislijsten, met een ontvangstbewijs.

Bovendien handhaaft de Duitse belastingdienst sinds 1 januari 2020 de zogenaamde 'ontvangstvereiste', waarin staat dat alle bedrijven verplicht zijn om ontvangstbewijzen aan klanten af te geven, op enkele uitzonderingen na (artikel 146a, lid 2 van de belastingwet).

Hieronder leggen we uit wat een ontvangstbewijs is en wat erin moet staan. Ook leer je meer over de verschillende soorten ontvangstbewijzen, wat het verschil is tussen interne en externe ontvangstbewijzen en meer.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een ontvangstbewijs?
  
• Welke informatie moet een ontvangstbewijs bevatten?
  
• Wat zijn de verschillende soorten ontvangstbewijzen?
  
• Wat is het verschil tussen interne en externe ontvangstbewijzen?
  
• Wat is het verschil tussen een ontvangstbewijs en een factuur?
  

Wat is een ontvangstbewijs?

'Ontvangstbewijs' is een verzamelnaam voor documenten die belangrijke gegevens bevatten over transacties en processen binnen een bedrijf. Er zijn allerlei soorten ontvangstbewijzen, waaronder facturen, rekeningen en creditnota's. Je moet altijd een ontvangstbewijs afgeven wanneer de activa van je bedrijf veranderen (d.w.z. inkomsten of uitgaven). Maar je moet ook overeenkomstige ontvangstbewijzen maken tijdens voorraad- of bedrijfsopnames.

Ontvangstbewijzen zijn met name belangrijk voor documentatie, fiscale traceerbaarheid en interne controles binnen een bedrijf. Volgens artikel 257 van het Duitse Wetboek van Koophandel (HGB) moeten bedrijven in Duitsland hun boekhoudkundige ontvangstbewijzen gedurende 10 jaar correct bewaren.

Verplichting om ontvangstbewijzen te bewaren

Elk bedrijf moet alle ontvangstbewijzen archiveren in het kader van zijn bewaarplicht. Volgens artikel 6, lid 3, van de verordening inzake kassabeveiliging zijn zowel digitale als papieren ontvangstbewijzen rechtsgeldig. Het bedrijf moet ervoor zorgen dat niemand het digitale document kan wijzigen. Het bedrijf moet het betreffende ontvangstbewijs ook in de originele, verzonden vorm opslaan.

Stripe helpt je bij het digitaliseren van je ontvangstbewijzen. Bedrijven kunnen bijvoorbeeld Stripe Invoicing gebruiken om eenvoudig digitale facturen te maken en deze binnen enkele minuten naar klanten te sturen. Met Invoicing kunnen bedrijven snel betalingen doen, zelfs voor internationale transacties. Hierdoor kunnen ze hun boekhoudprocessen aanpassen, schalen en automatiseren.

De digitale toekomst van ontvangstbewijzen

Digitale ontvangstbewijzen worden steeds meer geaccepteerd en bieden voordelen voor bedrijven en ontvangers:

• Milieuvriendelijk: Doordat er geen papieren ontvangstbewijzen meer nodig zijn, verminderen digitale ontvangstbewijzen de impact op het milieu en bevorderen ze duurzame bedrijfsprocessen.

• Kostenbesparing: Digitale ontvangstbewijzen verlagen de kosten van afdrukken, opslaan en verzenden aanzienlijk.

• Efficiënte verwerking: Digitale ontvangstbewijzen zijn gemakkelijker op te slaan, te archiveren en te doorzoeken, wat de boekhouding en gegevensbeveiliging verbetert.

• Betere klantenservice: Klanten kunnen ontvangstbewijzen eenvoudig inzien en ophalen via e-mail of klantportalen, wat de gebruiksvriendelijkheid verhoogt.

• Snelle verwerking: Bedrijven versturen digitale ontvangstbewijzen onmiddellijk, waardoor de transactietijd wordt verkort en betalingen sneller kunnen worden verwerkt.

Daarnaast kun je met digitale ontvangstbewijzen tools als Stripe Revenue Recognition gebruiken om je boekhouding op transactiebasis te optimaliseren. Onze oplossing maakt de boekhouding nog sneller en nauwkeuriger. Automatiseer en configureer eenvoudig omzetrapporten en zorg voor compliance met de richtlijnen van de omzetverantwoordingsstandaarden IFRS 15 en ASC 606.

Welke informatie moet een ontvangstbewijs bevatten?

Omdat er veel verschillende soorten ontvangstbewijzen zijn, varieert ook de vereiste informatie. Je moet echter altijd het volgende vermelden:

• Naam en adres van het bedrijf
  
• Belasting- of btw-identificatienummer van het bedrijf dat het ontvangstbewijs afgeeft
  
• Naam van het proces
  
• Aanmaakdatum
  
• Bedrag
  

Bovendien moet je, afhankelijk van het type ontvangstbewijs, mogelijk meer informatie opnemen, zoals de reden voor het entertainment op een entertainmentontvangstbewijs of de kilometerstand aan het begin en einde van de reis in een logboek.

Wat zijn de verschillende soorten ontvangstbewijzen?

Bedrijven gebruiken ontvangstbewijzen om zowel financiële transacties als een verscheidenheid aan interne processen te documenteren. Aangezien de soorten transacties en processen variëren, variëren ook de documenten om ze vast te leggen. De term 'ontvangstbewijs' omvat bijvoorbeeld zowel facturen als terugboekingsbewijzen en huurovereenkomsten. De inhoud van de documenten verschilt dan ook.

De vier onderstaande voorbeelden tonen de verschillende vereiste inhoud van verschillende ontvangstbewijzen:

Kassabon

De kassabon dient als bewijs van de aankoop van een product en bevat meestal informatie zoals het gekochte artikel, de prijs en de btw.

Kassabonnen spelen een rol in zowel particuliere als zakelijke boekhouding. Klanten moeten ze bewaren voor vergoeding van onkosten of voor garantiedoeleinden. Voor bedrijven is de kassabon belangrijk om onkosten te declareren voor belastingdoeleinden en om te zorgen voor duidelijke documentatie van aan- of verkooptransacties.

Een kassabon moet deze informatie bevatten:

• Naam en adres van de verkoper
  
• Datum en tijd
  
• Beschrijving van de dienst, inclusief aantal
  
• Totaalbedrag
  
• Belastingtarief
  
• Sequentieel factuurnummer
  
• Serienummer van de kassa
  
• Handtekeningenteller van het kassasysteem
  
• Testwaarde
  

Leveringsbon

De leveringsbon documenteert de overdracht van goederen tussen leveranciers en klanten. Leveringsbonnen bevatten belangrijke informatie over de geleverde goederen, zoals hoeveelheid, type en eventuele speciale kenmerken, en ze geven een overzicht van inkomende goederen.

Bedrijven gebruiken vaak leveringsbonnen in combinatie met facturen omdat ze bevestigen dat de goederen zijn aangekomen zoals besteld. Dit is vooral belangrijk in de bedrijfslogistiek om bestellingen en leveringen bij te houden.

Een leveringsbon moet het volgende bevatten:

• Naam en adres van verkoper en klant
  
• Uitgiftedatum
  
• Leveringsdatum
  
• Beschrijving van de dienst, inclusief aantal
  
• Handtekening of stempel van de klant (om de ontvangst van goederen te bevestigen, indien mogelijk)
  

Creditnota

Een creditnota is een afschrift dat een bedrijf gebruikt om klanten terug te betalen of een vergoeding te geven. Bedrijven geven het uit wanneer een terugbetaling, korting of correctie van het oorspronkelijke factuurbedrag nodig is.

De volgende inhoud is meestal te vinden op een creditnota:

• Identificatie als creditnota
  
• Naam en adres van de verkoper
  
• Naam en adres van de koper
  
• Belastingnummer of btw-identificatienummer
  
• Aanmaakdatum
  
• Sequentieel factuurnummer
  
• Beschrijving van de dienst
  
• Belastingtarief
  
• Totaalbedrag
  

Voorraadlijst

Een voorraadlijst is een lijst van alle goederen, materialen en activa die een bedrijf op een bepaald moment bezit. Bedrijven gebruiken het om de huidige voorraad vast te leggen en de werkelijke waarde van de voorraad te bepalen.

Een voorraadlijst bevat meestal:

• Unieke artikelbeschrijvingen
  
• Artikelnummers
  
• Meeteenheden
  
• Aantal stuks
  
• Opslaglocaties
  

Wat is het verschil tussen interne en externe ontvangstbewijzen?

Interne ontvangstbewijzen

Interne ontvangstbewijzen komen van binnen het bedrijf en documenteren interne processen. Dit zijn bijvoorbeeld loonstroken of materiaalopnamestroken. Interne ontvangstbewijzen kunnen ook worden gebruikt als er geen externe ontvangstbewijzen beschikbaar zijn.

Interne ontvangstbewijzen zijn vaak van groot belang voor de interne controle en bedrijfsvoering, omdat ze processen binnen het bedrijf traceerbaar maken. Ze dienen als basis voor de boekhouding en de interne coördinatie van zakelijke transacties.

Interne ontvangstbewijzen kunnen het volgende zijn:

• Uitgaande facturen
  
• Opnamebewijzen
  
• Voorraadlijsten
  
• Salarisadministratie
  
• Kasboeken
  
• Logboeken
  
• Terugboekingsbewijzen
  
• Afschrijvingsbewijzen
  
• Ontvangstbewijzen
  
• Kassabonnen
  

Externe ontvangstbewijzen

Externe ontvangstbewijzen daarentegen komen van buiten het bedrijf en documenteren transacties met externe zakenpartners, zoals leveranciers of klanten. Typische voorbeelden zijn facturen, rekeningen of bankafschriften.

Externe ontvangstbewijzen zijn belangrijk voor boekhoudkundige doeleinden omdat ze de uitwisseling van goederen of diensten documenteren, en de wet vereist dat bedrijven ze gebruiken om de fiscale traceerbaarheid te waarborgen. Terwijl interne ontvangstbewijzen vaak alleen relevant zijn voor het bedrijf, zijn externe ontvangstbewijzen onmisbaar voor de communicatie met externe instanties, zoals de belastingdienst of leveranciers.

Externe ontvangstbewijzen kunnen zijn:

• Inkomende facturen
  
• Leveringsbonnen voor inkomende goederen
  
• Bankafschriften
  
• Huurovereenkomsten
  
• Postbewijzen
  
• Controles
  
• Horecabonnen
  
• Belastingaanslagen
  
• Ontvangstbewijzen
  
• Kassabonnen
  

Noodontvangstbewijzen: Alleen in uitzonderlijke gevallen gebruikt

Naast de interne en externe ontvangstbewijzen zijn er ook de zogenaamde 'noodontvangstbewijzen', ook wel 'vervangende ontvangstbewijzen' genoemd. Bedrijven kunnen deze aanmaken als ze het originele ontvangstbewijs niet meer kunnen vinden of als er geen ontvangstbewijs beschikbaar is (bijv. voor fooien of betalingen bij geldautomaten). Het maken van een noodontvangstbewijs is geen probleem voor kleine bedragen tot € 250 bruto.

Gebruik ze echter met de nodige voorzichtigheid: als je regelmatig originele ontvangstbewijzen vervangt door noodontvangstbewijzen, kan dit leiden tot problemen met de belastingdienst.

Wat is het verschil tussen een ontvangstbewijs en een factuur?

De verschillen tussen een factuur en een ontvangstbewijs liggen in hun definitie, functie en toepassingsgebied binnen de boekhouding. Hoewel beide documenten de processen en het bewijs van financiële transacties vastleggen, zijn er aanzienlijke verschillen in hun juridische betekenis, structuur en rol in de boekhouding.

Factuur

Facturen zijn een speciale vorm van een ontvangstbewijs. Ze zijn gemaakt om betaling te vragen wanneer goederen of diensten worden geleverd. In vergelijking met algemene ontvangstbewijzen voldoet een factuur inhoudelijk en vormelijk aan specifieke eisen om rechtsgeldig te zijn en te voldoen aan de wettelijke eisen van de boekhouding.

Een factuur en een ontvangstbewijs moeten verschillende informatie bevatten, waarbij de factuur aanzienlijk meer verplichte informatie vereist. Bovendien heeft een factuur, in tegenstelling tot een ontvangstbewijs, de functie om de diensten duidelijk weer te geven en de bijbehorende kosten op te sommen.

Een correct uitgegeven factuur is een document voor facturatie tussen koper en verkoper, dient als juridisch bewijs bij zakelijke transacties en is belangrijk om aan belastingvereisten te voldoen.
Lees meer over elektronische facturen en hun vereisten.

Ontvangstbewijs

Ontvangstbewijzen daarentegen zijn van groot belang om de financiële transacties van een bedrijf correct te documenteren en alle zakelijke transacties goed te kunnen bewijzen. Een ontvangstbewijs bevestigt een betaling en dient als basis voor de boekhouding. Het vergemakkelijkt ook de transparantie en traceerbaarheid van financiële stromen.

Ontvangstbewijzen zijn de basisvereiste om aanspraak te kunnen maken op aftrek van voorbelasting. Voor kleinere bedragen is het voldoende als je een kwitantie indient en geen factuur bij de belastingdienst. Als een ontvangstbewijs alle informatie bevat die nodig is voor een factuur, kan een ontvangstbewijs een factuur vervangen.

Ontvangstbewijzen moeten altijd worden ondertekend door de ontvanger van de betaling. Als je op een factuur vermeldt dat een klant heeft betaald, kan een factuur een betalingsbewijs en dus een ontvangstbewijs worden.