Revenue Cycle Management (RCM - beheer van de inkomstencyclus), dat voornamelijk wordt gebruikt in de gezondheidszorg, is het proces van het volgen van elke patiënt- of klanttransactie, van het eerste contact tot facturatie, inning van betalingen en klantenondersteuning. Als het goed wordt uitgevoerd, helpt RCM bedrijven om de cashflow van verkoop tot bedrijfsvoering soepel te laten verlopen, alle potentiële inkomsten vast te leggen, betalingen op tijd te innen en hun klanten een eenvoudigere betaalervaring te bieden.

De wereldwijde RCM-markt werd gewaardeerd op ongeveer $ 307 miljard in 2023 en zal naar verwachting groeien met een samengesteld jaarlijks groeipercentage van meer dan 11% van 2024 tot 2030. Hieronder leggen we uit wat RCM inhoudt, wat veelvoorkomende uitdagingen zijn en praktische tips voor elke stap van het proces.

Wat staat er in dit artikel?

• Waarom is het beheer van de inkomstencyclus zo belangrijk voor bedrijven?
  
• Fasen van de inkomstencyclus
  
• Hoe RCM-processen te verfijnen
  
• Hoe je de juiste RCM-software voor je bedrijf selecteert
  

Waarom is het beheer van de inkomstencyclus zo belangrijk voor bedrijven?

RCM is om verschillende redenen belangrijk voor bedrijven, van het handhaven van een stabiele cashflow tot het verbeteren van de financiële ervaring voor klanten. Hier is een overzicht van die redenen.

Stabiliteit van de cashflow

RCM helpt bedrijven om efficiënt en betrouwbaar betaald te worden. Het coördineert alles, van het vastleggen van betalingen en het beheer van claims tot het boeken van betalingen. Voor een bedrijf, met name een bedrijf dat hoge transactievolumes verwerkt, biedt effectieve RCM liquiditeit en een betrouwbare inkomstenstroom om de bedrijfskosten te dekken en te investeren in groei.

Risicomanagement

Een effectief RCM-proces vermindert het risico op fouten bij facturering, codering en ingediende claims. Deze fouten kunnen leiden tot geweigerde claims, vertraagde betalingen of zelfs boetes voor compliance. Een goed RCM-proces zorgt voor naleving van de regelgeving en verbetert de vergoedingen om kostbare fouten te voorkomen.

Financiële ervaring voor klanten en patiënten

RCM geeft vorm aan de financiële ervaring voor klanten en patiënten met duidelijke communicatie, eenvoudige facturering en ondersteuning voor flexibele betalingsregelingen. Dit kan verwarring en frustratie verminderen en leiden tot sterkere relaties en een betere klantenbinding.

Operationele efficiëntie

Effectieve RCM vermindert de administratieve last door repetitieve en tijdrovende processen te automatiseren, zoals het opschonen van claims, geschiktheidscontroles en follow-ups. Hierdoor komt het personeel vrij om zich te concentreren op belangrijkere, klantgerichte taken.

Bruikbare financiële informatie

Een goed gestructureerd RCM-systeem biedt diepgaand inzicht in de prestaties van de omzetcyclus en identificeert patronen zoals veelvuldige afwijzingen van claims en betalingsachterstanden. Dit soort gedetailleerde gegevens helpt bij financiële prognoses, het identificeren van gebieden met inkomstenlekkage en het verfijnen van tactieken om de inkomstencyclus te verbeteren.

Beperking van oninbare vorderingen en afschrijvingen

RCM integreert follow-upmechanismen om onbetaalde facturen en openstaande saldo's te beheren. Dit minimaliseert de opeenstapeling van oninbare schulden (d.w.z. een schuld die niet kan worden terugbetaald) en omvat meer potentiële inkomsten.

Flexibiliteit bij veranderingen in de regelgeving

Sectoren zoals de gezondheidszorg zijn onderhevig aan frequente veranderingen in vergoedingsmodellen, betalervereisten en regelgeving. Een dynamisch RCM-systeem stelt bedrijven in staat om zich snel aan te passen aan deze veranderingen zonder grote verstoringen.

Fasen van de omzetcyclus

De fasen van de inkomstencyclus kunnen verschillen, afhankelijk van de specifieke organisatie. In de gezondheidszorg omvat de inkomstencyclus over het algemeen de volgende fasen:

• Pre-service of pre-registratie: Deze fase vindt plaats voordat de dienst of het product wordt geleverd. Het omvat activiteiten zoals verzekeringsverificatie en geschiktheidscontroles, pre-autorisatie voor services en prijsschatting.

• Dienst of verkooppunt: Dit is wanneer de daadwerkelijke service wordt verleend of wanneer het product wordt verkocht. Daarna documenteert het bedrijf de uitwisseling en registreert en codeert het de betaling.

• Facturering of indiening van claims: Na de dienst of verkoop stelt de organisatie een rekening of claim op en dient deze in bij de betaler (bijv. verzekeringsmaatschappij of patiënt). Deze fase omvat ook codering en facturering voor diensten of producten, het opschonen van claims en het corrigeren van fouten.

• Verwerking van betalingen en overschrijvingen: Zodra de declaratie is verwerkt, ontvangt het bedrijf de betaling en plaatst deze op de rekening van de patiënt. Deze fase omvat ook betalingsreconciliatie, beheer van weigeringen en bezwaarschriften.

• Incassso: Als er na het boeken van de betaling nog openstaande saldo's zijn, begint het incassoproces. Denk hierbij aan het verzenden van rekeningen en afschriften van patiënten, het inschakelen van incassobureaus of het regelen van betalingsregelingen.

• Rapportage en analyse: Gedurende de hele inkomstencyclus verzamelt het bedrijf gegevens en analyseert deze om trends te identificeren, prestaties te bewaken en processen te verbeteren. Dit omvat rapportage over de omzetcyclus, het bijhouden van belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's), analyse van weigeringen en afwijzingen en initiatieven voor procesverbetering.

RCM-processen verfijnen

Het verfijnen van RCM betekent het vinden van de juiste technologie, het verbeteren van interne processen en het gebruik van gegevens in je voordeel. Hier lees je hoe je je RCM-proces kunt verfijnen.

Gebruik automatisering en slimme technologie

• Automatiseer routinetaken zoals facturatie, betalingsherinneringen en follow-ups om tijd te besparen, fouten te minimaliseren en je team in staat te stellen zich te concentreren op zaken die een menselijke kant vereisen.

• Gebruik alles-in-één RCM-software die verbinding maakt met je Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM) en andere systemen om je activiteiten te synchroniseren en mismatches van gegevens te voorkomen.

• Gebruik AI en machine learning om betaalpatronen te voorspellen, potentiële problemen met claims te signaleren voordat ze worden ingediend en de besluitvorming te vergemakkelijken. AI kan ook helpen om incasso-inspanningen aan te passen door klanten te segmenteren op basis van betalingsrisico.

Focus op nauwkeurigheid van gegevens

• Zorg ervoor dat iedereen op één lijn zit met gegevensinvoer. Met duidelijke richtlijnen voorkom je fouten die later kunnen leiden tot factureringsfouten of geweigerde betalingen.

• Voer routinematige audits uit om eventuele onnauwkeurigheden in facturering of klantinformatie op te sporen voordat ze grotere problemen worden.

• Gebruik realtime dashboards om statistieken te controleren, zoals uitstaande dagen (DSO) en incassopercentages, en neem snelle beslissingen als er discrepanties optreden.

Eenvoudiger factureren

• Maak duidelijke, gedetailleerde facturen om chargebacks te verminderen en betalingen te versnellen. Als je een ingewikkeld tariefmodel hebt, overweeg dan dynamische facturatiesystemen die die complexiteit aankunnen.

• Gebruik digitale facturatieplatforms met meerdere leveringsopties (bijv. e-mail, online portals) om bij te houden wanneer facturen worden ontvangen en te lezen voor belangrijkere follow-ups.

• Maak het klanten gemakkelijk om te betalen door verschillende opties aan te bieden, zoals creditcards, Automated Clearing House-overschrijvingen (ACH) en digitale wallets. Flexibiliteit hier kan frictie wegnemen en ervoor zorgen dat je sneller wordt betaald.

Verbeteren van het debiteurenbeheer

• Geef prioriteit aan je AR-inspanningen door je eerst te concentreren op accounts met een hoog risico of een hoge waarde. Segmenteer op leeftijd, bedrag of klanttype voor een gedetailleerder beeld.

• Automatiseer herinneringen en follow-ups voor aankomende of achterstallige betalingen. Dit vermindert de handmatige werklast en helpt discrepanties op te sporen.

• Herzie regelmatig je kredietbeleid en pas het aan op basis van het betalingsgedrag van klanten en markttrends. Een proactieve credit management strategie helpt bij het verminderen van oninbare vorderingen en houdt je cashflow voorspelbaar.

Chargebacks en weigeringen beheren

• Bouw een sterk systeem voor het volgen en oplossen van chargebacks of geweigerde betalingen. Overweeg om technologie te gebruiken om veelvoorkomende factoren voor afwijzing te markeren en speciale teams te hebben om deze problemen aan te pakken.

• Analyseer regelmatig waarom geschillen of weigeringen plaatsvinden. Of het nu te wijten is aan onjuiste afschrijvingen, slechte communicatie of ontbrekende informatie, als je de hoofdoorzaak begrijpt, kun je het probleem bij de bron oplossen.

• Standaardiseer communicatieprotocollen voor chargebacks of geweigerde betalingen om vlottere oplossingen en betere relaties te creëren.

Belangrijke statistieken bijhouden en verbeteren

• Bewaak belangrijke statistieken zoals DSO, weigeringspercentages en contante conversiecycli. Deze KPI's helpen je bij het identificeren van verbeterpunten.

• Vergelijk je KPI's met industriestandaarden en stel doelen. Vergelijk je voortgang met deze doelen regelmatig en pas je strategie indien nodig aan.

• Gebruik voorspellende analyses om omzettrends te voorspellen; potentiële risico's in kaart te brengen, en neem slimmere, datagestuurde beslissingen over hoe om te gaan met kredieten, incasso's en procesverbeteringen.

Investeer in mensen en continu leren

• Voer doorlopende training uit met je team. Zorg ervoor dat ze op de hoogte zijn van de nieuwste RCM-tools, best practices en regelgeving, evenals soft skills, waaronder communicatie met klanten.

• Moedig je team aan om procesverbeteringen voor te stellen en open te staan voor verandering. Regelmatige feedbackloops kunnen je helpen flexibel te blijven.

• Werk samen tussen verschillende afdelingen, zoals financiën, verkoop en klantenservice, voor een holistisch beeld van de inkomstencyclus. Verschillende perspectieven kunnen probleemgebieden aan het licht brengen en tot betere oplossingen leiden.

Hoe selecteer je de juiste RCM-software voor je bedrijf?

Hier zijn punten waarmee je rekening moet houden bij het kiezen van de juiste RCM-software voor je bedrijf:

• Begrijp je zakelijke behoeften: Beoordeel de complexiteit en het volume van je transacties, de soorten klanten of patiënten waarmee je communiceert en je specifieke factureringsvereisten. De software moet voldoen aan de unieke behoeften van je organisatie.

• Evalueer kernfuncties en functionaliteit: Zoek naar belangrijke functies zoals geautomatiseerde facturatie, claimbeheer, betalingsverwerking, AR-tracking, weigeringsbeheer en krachtige rapportagemogelijkheden. Controleer of de software end-to-end beheer van de inkomstencyclus ondersteunt, van onboarding tot inning van betalingen.

• Integratiemogelijkheden: Zorg ervoor dat de RCM-software kan worden geïntegreerd met je bestaande systemen zoals ERP, CRM, boekhoudsoftware en branchespecifieke platforms. Integratie vermindert datasilo's en verbetert de algehele efficiëntie door verschillende systemen met elkaar te laten communiceren.

• Gebruiksvriendelijkheid en maatwerk: Kies software die intuïtief en gebruiksvriendelijk is, idealiter met de mogelijkheid om workflows, dashboards en rapportagefuncties aan te passen aan je specifieke behoeften.

• Flexibiliteit: Overweeg of de software kan meegroeien met je bedrijf naarmate deze groeit. Het moet flexibel genoeg zijn om grotere transactievolumes, nieuwe bedrijfsmodellen of uitbreidende servicelijnen aan te kunnen zonder dat een volledige revisie nodig is.

• Data-analyse en rapportage: De juiste RCM-software moet beschikken over geavanceerde tools voor gegevensanalyse en rapportage met realtime inzicht in KPI's zoals DSO, weigeringspercentages en netto-incassopercentages. Dit helpt bij het nemen van datagestuurde beslissingen en het identificeren van verbeterpunten.

• Compliance en beveiligingsfuncties: Zorg ervoor dat de software voldoet aan de branchevoorschriften die relevant zijn voor je bedrijf, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) en Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS). Het moet ook sterke maatregelen voor gegevensbeveiliging hebben. Compliance en beveiliging kunnen juridische problemen voorkomen en het vertrouwen van de klant behouden.

• Klantenondersteuning en reputatie van leveranciers: Evalueer de kwaliteit van de klantenondersteuning van de softwareleverancier. Zoek aanbieders met een goede reputatie, positieve klantrecensies en een bewezen staat van dienst. Betrouwbare ondersteuning is essentieel voor het snel oplossen van problemen en het minimaliseren van downtime.

• Kosten en rendement op investering (ROI): Houd rekening met de totale eigendomskosten, inclusief licentiekosten, implementatiekosten, training en doorlopend onderhoud. Vergelijk deze kosten met de potentiële ROI van verhoogde efficiëntie, foutreductie en verbeterde cashflow.

• Test en demonstratie: Vraag een demo of proefperiode aan om de software te testen. Deze hands-on ervaring kan je helpen beoordelen of de software aan je behoeften voldoet en goed past bij de workflow van je team.