Das Revenue Cycle Management (RCM) ist der Prozess der Nachverfolgung jeder Transaktion von Patientinnen und Patienten oder Kundinnen und Kunden in der Gesundheitsbranche vom ersten Kontakt bis zur Rechnungsstellung, dem Inkasso und dem Support. Wenn RCM richtig gemacht wird, hilft es Unternehmen, einen reibungslosen Cashflow vom Vertrieb bis zum Betrieb aufrechtzuerhalten, jeden Teil des potenziellen Umsatzes zu erfassen, Zahlungen pünktlich einzuziehen und ein einfacheres Zahlungserlebnis für ihre Kundinnen und Kunden zu schaffen.

Der globale RCM-Markt wurde im Jahr 2024 auf etwa 172,4 Mrd. USD geschätzt und wird voraussichtlich bis 2030 mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von 10,1 % wachsen. Im Folgenden erklären wir, was RCM beinhaltet, häufige Herausforderungen und praktische Tipps für jeden Schritt des Prozesses.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Warum ist das Revenue Cycle Management für Unternehmen so wichtig?
  
• Phasen des Umsatzzyklus
  
• Wie RCM-Prozesse und Effizienz verbessert werden können
  
• Wie Sie die richtige RCM-Software für Ihr Unternehmen auswählen
  
• So kann Stripe Revenue Recognition Sie unterstützen
  

Bedeutung des Revenue Cycle Management für Unternehmen

RCM ist für Unternehmen wichtig, um einen stabilen Cashflow aufrechtzuerhalten, das finanzielle Erlebnis für Kundinnen und Kunden zu verbessern und mehr. Aus diesen Gründen ist es von zentraler Bedeutung:

Vorhersehbaren Cashflow und Umsatzstabilität fördern

RCM hilft Unternehmen, effizient und zuverlässig bezahlt zu werden. Es koordiniert Funktionen wie die Erfassung von Abbuchungen, das Forderungsmanagement und die Buchung von Zahlungen. Für ein Unternehmen, insbesondere wenn es hohe Transaktionsvolumina abwickelt, bietet ein effektives RCM Liquidität und einen verlässlichen Einkommensstrom, um die Betriebsausgaben zu decken und in Wachstum zu investieren.

Finanzielles Risiko reduzieren und kostspielige Fehler vermeiden

Ein effektiver RCM-Prozess reduziert das Risiko von Fehlern bei der Abrechnung, Kodierung und eingereichten Ansprüchen. Diese Fehler können zu abgelehnten Ansprüchen, verzögerten Zahlungen oder sogar Compliance-Strafen führen – Probleme, die die Branche jährlich rund 125 Mrd. USD kosten. Ein guter RCM-Prozess sorgt für die Einhaltung von Vorschriften und verbessert die Rückerstattungen, um kostspielige Fehler zu vermeiden.

Das finanzielle Erlebnis für Kundinnen und Kunden sowie Patientinnen und Patienten verbessern, um die Kundenbindung zu unterstützen

RCM prägt das finanzielle Erlebnis für Kundinnen und Kunden sowie Patientinnen und Patienten durch klare Kommunikation, eine unkomplizierte Abrechnung und die Unterstützung für flexible Zahlungsvereinbarungen. Dies kann Verwirrung und Frustration reduzieren und zu stärkeren Beziehungen sowie einer besseren Kundenbindung führen.

Administrativen Aufwand reduzieren und betriebliche Effizienz verbessern

Ein effektives RCM reduziert den administrativen Aufwand durch die Automatisierung sich wiederholender und zeitaufwändiger Prozesse wie die Prüfung von Ansprüchen, Berechtigungsprüfungen und Nachverfolgungen. Dadurch wird das Personal entlastet und kann sich auf wichtigere, kundenorientierte Aufgaben konzentrieren.

Umsetzbare Daten und Einblicke in Umsatzzyklen bereitstellen

Ein gut strukturiertes RCM-System bietet tiefe Einblicke in die Leistung des Umsatzzyklus und identifiziert Muster wie häufige Ablehnungen von Ansprüchen und Zahlungsverzögerungen. Diese Art von granularen Daten hilft bei der finanziellen Prognose, der Identifizierung von Bereichen mit Umsatzverlusten und der Verfeinerung von Taktiken zur Verbesserung des Umsatzzyklus.

Forderungsausfälle und Abschreibungen mindern

RCM integriert Nachverfolgungsmechanismen, um unbezahlte Rechnungen und ausstehende Salden zu verwalten. Dies minimiert die Anhäufung von Forderungsausfällen (d. h. Schulden, die nicht zurückgezahlt werden können) und erfasst mehr potenziellen Umsatz. Dies ist wichtig, da etwa 41 % der Erwachsenen unbezahlte Arztrechnungen haben und die ausstehenden medizinischen Schulden im Jahr 2025 insgesamt etwa 220 Mrd. USD betrugen.

Agilität bei regulatorischen Änderungen erhöhen

In Branchen wie dem Gesundheitswesen werden Erstattungsmodelle, Anforderungen der Kostenträger und Vorschriften häufig geändert. Ein dynamisches RCM-System ermöglicht es Unternehmen, sich schnell und ohne größere Unterbrechungen an diese Veränderungen anzupassen.

Phasen der Ertragsbuchhaltung

Der Ablauf der Ertragsbuchhaltung unterscheidet sich je nach Organisation. Im Gesundheitswesen umfasst sie meist diese Phasen:

Front-End-RCM

• Vor dem Service oder der Vorregistrierung: Diese Phase findet statt, bevor der Service oder das Produkt bereitgestellt wird. Sie umfasst Aktivitäten wie die Überprüfung der Versicherung und Berechtigungsprüfungen, die Vorautorisierung für Services und die Preisschätzung.
  
• Überprüfung der Versicherung und Berechtigungsprüfungen: In dieser Phase werden Workflows für den Patientenzugang verwendet, um den aktiven Versicherungsschutz zu bestätigen, Zuzahlungen oder Selbstbeteiligungen zu ermitteln und obligatorische Vorautorisierungen von Zahlern einzuholen, bevor Services erbracht werden.
  

Mid-Cycle-RCM

• Service oder Point of Sale: Dies ist der Zeitpunkt, an dem der eigentliche Service erbracht oder das Produkt verkauft wird. Anschließend dokumentiert das Unternehmen den Austausch, erfasst und kodiert die Abbuchung.

• Abrechnung oder Einreichung von Ansprüchen: Nach dem Service oder Verkauf erstellt die Organisation eine Rechnung oder einen Anspruch und reicht sie bzw. ihn beim Zahler (z. B. der Versicherungsgesellschaft oder der Patientin bzw. dem Patienten) ein. Diese Phase umfasst auch die Kodierung – oder den Prozess der Übersetzung von Diagnosen, Services und Verfahren in Umsatzcodes – sowie die Abrechnung von Services oder Produkten, die Prüfung von Ansprüchen und die Fehlerkorrektur.

Back-End-RCM

• Buchung von Zahlungen und Überweisungsverarbeitung: Sobald der Anspruch bearbeitet wurde, erhält das Unternehmen die Zahlung und bucht sie auf das Konto der Patientin bzw. des Patienten. Diese Phase umfasst auch den Abgleich von Zahlungen sowie das Ablehnungsmanagement und Widersprüche, die die Identifizierung und Lösung von Ansprüchen umfassen, die Zahler nicht zahlen.

• Inkasso: Wenn nach der Buchung von Zahlungen noch ausstehende Salden bestehen, beginnt der Inkassoprozess. Dies kann das Senden von Patientenrechnungen und Auszügen, die Einbeziehung von Inkassobüros oder die Vereinbarung von Zahlungsplänen umfassen.

• Reporting und Analysen: Während des gesamten Umsatzzyklus sammelt das Unternehmen Daten und analysiert sie, um Trends zu identifizieren, die Leistung zu überwachen und Prozesse zu verbessern. Dazu gehören das Reporting des Umsatzzyklus, die Nachverfolgung von Key Performance Indicators (KPIs), die Analyse von Ablehnungen und Zurückweisungen sowie Initiativen zur Prozessverbesserung.

So verbessern Sie RCM-Prozesse und Effizienz

Die RCM-Effizienz zu verbessern und abgelehnte Ansprüche zu reduzieren bedeutet, die richtige Technologie zu finden, interne Prozesse zu optimieren und Daten zu Ihrem Vorteil zu nutzen. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihren RCM-Prozess optimieren können.

Automatisierung und smarte Technik

• Nutzen Sie Automatisierungs- und KI-Plattformen, um Routineaufgaben wie Abrechnung, Zahlungserinnerungen und Nachfassaktionen zu optimieren. So sparen Sie Zeit, minimieren Fehler und ermöglichen es Ihrem Team, sich auf Probleme zu konzentrieren, die eine menschliche Note erfordern.

• Verwenden Sie eine All-in-one-RCM-Software, die sich mit Ihrem Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM) und anderen Systemen verbindet, um Ihre Abläufe zu synchronisieren und Dateninkonsistenzen zu vermeiden.

• Nutzen Sie KI und maschinelles Lernen, um Zahlungsmuster vorherzusagen, potenzielle Probleme mit Ansprüchen vor deren Einreichung zu markieren und die Entscheidungsfindung zu erleichtern. KI kann auch dabei helfen, Maßnahmen für den Einzug anzupassen, indem Kundinnen und Kunden basierend auf dem Zahlungsrisiko segmentiert werden.

Schwerpunkt Datengenauigkeit

• Stellen Sie sicher, dass alle bei der Dateneingabe an einem Strang ziehen. Klare Richtlinien verhindern Fehler, die später zu Abrechnungsfehlern oder abgelehnten Zahlungen führen können.

• Führen Sie regelmäßige Prüfungen durch, um Ungenauigkeiten bei der Abrechnung oder den Kundeninformationen aufzudecken, bevor sie zu größeren Problemen werden.

• Nutzen Sie Echtzeit-Dashboards, um Kennzahlen wie die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und die Einzugsquoten zu überwachen und schnelle Entscheidungen zu treffen, falls Unstimmigkeiten auftreten.

Einfachere Abrechnung und Rechnungsstellung

• Erstellen Sie klare, detaillierte Rechnungen, um Anfechtungen zu reduzieren und Zahlungen zu beschleunigen. Wenn Sie ein kompliziertes Preismodell haben, ziehen Sie dynamische Abrechnungssysteme in Betracht, die diese Komplexität bewältigen können.

• Verwenden Sie digitale Rechnungsplattformen mit mehreren Zustellungsoptionen (z. B. E-Mail, Online-Portale), um nachzuverfolgen, wann Rechnungen empfangen und gelesen werden, um wichtigere Nachfassaktionen durchzuführen.

• Machen Sie es Kundinnen und Kunden leicht zu bezahlen, indem Sie eine Reihe von Optionen wie Kreditkarten, Automated Clearing House (ACH)-Transfers und digitale Wallets anbieten. Flexibilität kann hier Reibungsverluste beseitigen und Ihnen helfen, schneller bezahlt zu werden.

• Stellen Sie sicher, dass Ihr RCM dem No Surprises Act in den USA entspricht, der es Arztpraxen oder anderem Gesundheitspersonal verbietet, unerwartete Rechnungen außerhalb des Netzwerks auszustellen.

Debitorenmanagement (AR) verbessern

• Priorisieren Sie Ihre AR-Bemühungen, indem Sie sich zuerst auf risikoreiche oder hochwertige Konten konzentrieren. Segmentieren Sie nach Erstellungsdatum, Betrag oder Kundentyp für einen detaillierteren Einblick.

• Automatisieren Sie Erinnerungen und Nachfassaktionen für anstehende oder überfällige Zahlungen. Dies reduziert den manuellen Aufwand und hilft dabei, Unstimmigkeiten zu erkennen.

• Prüfen Sie regelmäßig Ihre Kreditrichtlinien und passen Sie diese basierend auf dem Zahlungsverhalten von Kundinnen und Kunden und Markttrends an. Eine proaktive Kreditmanagement-Strategie hilft, Forderungsausfälle zu reduzieren und Ihren Cashflow vorhersehbar zu halten.

Zahlungsanfechtungen und Ablehnungen

• Bauen Sie ein starkes System zur Nachverfolgung und Lösung von Anfechtungen oder abgelehnten Zahlungen auf. Erwägen Sie den Einsatz von Technologie, um häufige Faktoren für Ablehnungen zu markieren, und stellen Sie engagierte Teams für die Bearbeitung dieser Probleme auf.

• Analysieren Sie regelmäßig, warum Anfechtungen oder Ablehnungen auftreten. Unabhängig davon, ob es an falschen Abbuchungen, schlechter Kommunikation oder fehlenden Informationen liegt: Wenn Sie die Grundursache verstehen, können Sie das Problem an der Wurzel packen.

• Standardisieren Sie Kommunikationsprotokolle für Anfechtungen oder abgelehnte Zahlungen, um reibungslosere Lösungen und bessere Beziehungen zu schaffen.

Kontrolle und Optimierung wichtiger Kennzahlen

• Überwachen Sie wichtige Kennzahlen wie DSO, Ablehnungsquoten und Cash-Conversion-Zyklen. Diese KPIs helfen Ihnen dabei, verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren.

• Vergleichen Sie Ihre KPIs mit Standards der Branche und legen Sie Ziele fest. Vergleichen Sie Ihre Fortschritte regelmäßig mit diesen Zielen und passen Sie Ihre Strategie bei Bedarf an.

• Nutzen Sie Predictive Analytics, um Umsatztrends vorherzusagen, potenzielle Risiken zu identifizieren und intelligentere, datengesteuerte Entscheidungen im Umgang mit Krediten, dem Einzug und Prozessverbesserungen zu treffen.

Investitionen in Personal und Weiterbildung

• Führen Sie laufende Schulungen mit Ihrem Team durch, indem Sie aktuelle Lücken bewerten, zielgerichtete Module für die gesamte Patient Journey erstellen und wichtige Kennzahlen verfolgen. Stellen Sie sicher, dass sie über die neuesten RCM-Tools, Best Practices und Vorschriften sowie über Soft Skills wie Kundenkommunikation auf dem Laufenden sind.

• Ermutigen Sie Ihr Team, Prozessverbesserungen vorzuschlagen, und seien Sie offen für Veränderungen. Regelmäßige Feedbackschleifen können Ihnen helfen, agil zu bleiben.

• Arbeiten Sie abteilungsübergreifend zusammen – zum Beispiel Finanzen, Vertrieb, Kundenservice –, um eine ganzheitliche Sicht auf den Umsatzzyklus zu erhalten. Unterschiedliche Perspektiven können Problembereiche aufdecken und zu besseren Lösungen führen.

RCM-Software für Unternehmen

Unabhängig davon, ob Sie sich für das Outsourcing Ihres RCM entscheiden, um die Gemeinkosten zu senken, oder sich für ein internes RCM entscheiden, um eine bessere Übersicht über Patientendaten zu erhalten – hier sind einige Punkte, die Sie bei der Auswahl der richtigen RCM-Software für Ihr Unternehmen berücksichtigen sollten:

• Ihre Geschäftsanforderungen verstehen: Bewerten Sie die Komplexität und das Volumen Ihrer Transaktionen, die Arten von Kundinnen und Kunden oder Patientinnen und Patienten, mit denen Sie interagieren, sowie Ihre spezifischen Anforderungen an die Abrechnung. Die Software sollte die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllen.

• Kernfunktionen und Funktionalität bewerten: Achten Sie auf wichtige Funktionen wie automatisierte Abrechnung und Rechnungsstellung, Schadensmanagement, Zahlungsabwicklung, AR-Tracking, Ablehnungsmanagement und leistungsstarke Reporting-Funktionen. Prüfen Sie, ob die Software das durchgängige Management des Umsatzzyklus vom Onboarding bis zum Inkasso unterstützt.

• Sicherstellen, dass RCM in bestehende Systeme integriert werden kann: Stellen Sie sicher, dass die RCM-Software in Ihre bestehenden Systeme wie ERP, CRM, Buchhaltungssoftware und branchenspezifische Plattformen integriert werden kann. Die Integration reduziert Datensilos und verbessert die Gesamteffizienz, da verschiedene Systeme miteinander kommunizieren können.

• Benutzerfreundlichkeit und Anpassbarkeit priorisieren: Wählen Sie eine Software, die intuitiv und einfach zu bedienen ist, idealerweise mit der Möglichkeit, Workflows, Dashboards und Reporting-Funktionen an Ihre spezifischen Anforderungen anzupassen.

• Langfristig mit skalierbaren Systemen planen: Überlegen Sie, ob die Software mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann. Sie sollte flexibel genug sein, um steigende Transaktionsvolumina, neue Geschäftsmodelle oder erweiterte Serviceangebote ohne eine komplette Überarbeitung zu bewältigen.

• Datenanalyse und Reporting-Funktionen überprüfen: Die richtige RCM-Software sollte über fortschrittliche Analyse- und Reporting-Tools mit Echtzeiteinblicken in KPIs wie DSO, Ablehnungsraten und Nettoinkassoraten verfügen. Dies hilft dabei, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen und Verbesserungsbereiche zu identifizieren.

• Sicherstellen, dass das System über robuste Compliance- und Sicherheitsfunktionen verfügt: Stellen Sie sicher, dass die Software den für Ihr Unternehmen relevanten Branchenvorschriften entspricht, z. B. der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) und dem Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS). Sie sollte auch über strenge Datensicherheitsmaßnahmen verfügen. Compliance und Sicherheit können rechtliche Probleme verhindern und das Vertrauen der Kundinnen und Kunden aufrechterhalten.

• Den Support und den Ruf des Anbieters des RCM recherchieren: Bewerten Sie die Qualität des Supports des Softwareanbieters. Suchen Sie nach Anbietern, die einen guten Ruf, positive Kundenbewertungen und eine nachweisliche Erfolgsbilanz haben. Ein zuverlässiger Support ist entscheidend, um Probleme schnell zu lösen und Ausfallzeiten zu minimieren.

• Die Kosten analysieren und den Return on Investment (ROI) berechnen: Berücksichtigen Sie die Gesamtbetriebskosten, einschließlich Lizenzgebühren, Implementierungskosten, Schulungen und laufender Wartung. Vergleichen Sie diese Kosten mit dem potenziellen ROI durch höhere Effizienz, Fehlerreduzierung und verbesserten Cashflow.

• Eine Testversion oder Demo anfordern: Fordern Sie eine Demo oder einen Testzeitraum an, um die Software zu testen. Diese praktische Erfahrung kann Ihnen helfen, einzuschätzen, ob die Software Ihren Anforderungen entspricht und gut in den Workflow Ihres Teams passt.

So kann Stripe Revenue Recognition Sie unterstützen

Mithilfe von Stripe Revenue Recognition können Sie die Periodenrechnung optimieren – einschließlich Prüfungen, Monatsabschlüssen, Berichten und vielem mehr. So steigern Sie Effizienz und Genauigkeit in Ihrer Finanzberichterstattung. Umsatzberichte werden automatisiert und konfiguriert, um die Compliance mit ASC 606 und IFRS 15 sicherzustellen.

Mit Revenue Recognition können Sie Folgendes umsetzen:

• Einen besseren Überblick über Ihren Umsatz erhalten: Sehen Sie sich im Stripe-Dashboard alle Ihre Stripe-Transaktionen und -Konditionen an und importieren Sie Daten aus anderen Quellen als Stripe.

• Umsatzberichte automatisieren: Erstellen Sie sofort nutzbare Buchhaltungsberichte – ohne technische Ressourcen.

• Prozesse an Ihr Unternehmen anpassen: Automatisieren Sie benutzerdefinierte Regeln für die Umsatzrealisierung entsprechend den Buchhaltungspraktiken Ihres Unternehmens.

• Prüfen Sie in Echtzeit: Bereiten Sie sich auf Audits vor, indem Sie jeden Umsatz zu den zugrunde liegenden Kunden und Transaktionen zurückführen.

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