Utilizzato principalmente nel settore sanitario, la gestione del ciclo dei ricavi è la procedura che consente di monitorare ogni transazione di pazienti o clienti, dal primo contatto alla fatturazione, fino alla riscossione dei pagamenti e all'assistenza clienti. Un'adeguata gestione del ciclo dei ricavi aiuta le aziende a mantenere un flusso di cassa regolare, dalle vendite alle operazioni, a cogliere ogni occasione di guadagno, a riscuotere i pagamenti secondo le tempistiche previste e a creare un'esperienza di pagamento più semplice per i clienti.

Il mercato globale della gestione del ciclo dei ricavi ha avuto un valore pari a circa 307 miliardi di dollari nel 2023 e secondo le previsioni crescerà a un tasso annuo composto di oltre l'11% dal 2024 al 2030. Di seguito, spiegheremo cosa comporta la gestione del ciclo dei ricavi, le relative complessità comunemente riscontrate e i suggerimenti pratici per ogni fase della procedura.

Di cosa tratta questo articolo?

• Perché la gestione del ciclo dei ricavi è così importante per le attività?
  
• Fasi del ciclo dei ricavi
  
• Come ottimizzare le procedure di gestione del ciclo dei ricavi
  
• Come scegliere il software di gestione del ciclo dei ricavi più adatto alla tua attività.
  

Perché la gestione del ciclo dei ricavi è così importante per le attività?

La gestione del ciclo dei ricavi è importante per una serie di ragioni, dal mantenimento di un flusso di cassa stabile al miglioramento dell'esperienza di pagamento per i clienti. Ecco una panoramica delle varie ragioni.

Stabilità del flusso di cassa

La gestione del ciclo dei ricavi aiuta le aziende a ricevere pagamenti in modo efficiente e affidabile. Consente di coordinare tutto, dalla riscossione degli addebiti alla gestione dei reclami, fino alla registrazione dei pagamenti. Per un'attività, in particolare per quelle che gestiscono elevati volumi di transazioni, un'efficace gestione del ciclo dei ricavi fornisce liquidità e un flusso di reddito affidabile per coprire le spese operative e investire nella crescita.

Gestione del rischio

Un'efficace procedura di gestione del ciclo dei ricavi riduce il rischio di errori nella fatturazione, nella codifica e nei reclami inviati. Questi errori possono comportare richieste rifiutate, ritardi nei pagamenti o persino sanzioni per mancata conformità. Un'adeguata procedura di gestione del ciclo dei ricavi consente di gestire la conformità alle normative e migliora i rimborsi per evitare errori costosi.

Esperienza finanziaria per clienti e pazienti

La gestione del ciclo dei ricavi modella l'esperienza finanziaria per clienti e pazienti con una comunicazione chiara, una fatturazione semplice e il supporto per accordi di pagamento flessibili. Questo può ridurre la confusione e la frustrazione e rinsaldare le relazioni commerciali, oltre che fidelizzare i clienti.

Efficienza operativa

Un'efficace gestione del ciclo dei ricavi riduce gli oneri amministrativi automatizzando i processi ripetitivi e dispendiosi in termini di tempo, come l'annullamento delle richieste, i controlli di idoneità e i follow-up. In questo modo il personale può occuparsi di attività più importanti e incentrate sul cliente.

Informazioni finanziarie fruibili

Un sistema di gestione del ciclo dei ricavi ben strutturato fornisce informazioni approfondite sulle prestazioni del ciclo e identifica schemi quali rifiuti frequenti delle richieste e ritardi nei pagamenti. Questo tipo di dati granulari aiuta a fare previsioni finanziarie, a identificare le aree di perdita di ricavi e a perfezionare le tattiche per migliorare il ciclo dei ricavi.

Riduzione di crediti inesigibili e cancellazioni

I sistemi di gestione del ciclo dei ricavi integrano meccanismi di follow-up per le fatture non pagate e i saldi insoluti. In questo modo si riduce al minimo l'accumulo di crediti inesigibili (cioè un debito che non può essere rimborsato) e si acquisiscono maggiori ricavi potenziali.

Agilità in un contesto di cambiamenti normativi

Settori come quello sanitario sono soggetti a frequenti cambiamenti relativi ai modelli di rimborso, ai requisiti dei pagatori e alle normative. Un sistema dinamico di gestione del ciclo dei ricavi consente alle aziende di adattarsi rapidamente a questi cambiamenti senza gravi interruzioni.

Fasi del ciclo dei ricavi

Le fasi del ciclo dei ricavi possono variare a seconda dell'organizzazione specifica. Nel settore sanitario, il ciclo dei ricavi comprende generalmente le seguenti fasi:

• Pre-servizio o pre-registrazione: precede la consegna del servizio o del prodotto. Include attività quali la verifica dell'assicurazione e i controlli di idoneità, la preautorizzazione per i servizi e il preventivo.

• Servizio o punto di acquisto: il servizio o il prodotto vengono effettivamente venduti. Successivamente, l'azienda documenta lo scambio e riscuote e codifica l'addebito.

• Invio dell'addebito o della richiesta di pagamento: dopo il servizio o la vendita, l'organizzazione prepara una fattura o una richiesta di pagamento e lo presenta al pagatore (ad esempio, compagnia assicurativa o paziente). Questa fase comprende anche la codifica e la fatturazione di servizi o prodotti, l'annullamento delle richieste e la correzione di eventuali errori.

• Registrazione dei pagamenti ed elaborazione delle rimesse: una volta elaborata la richiesta, l'attività riceve il pagamento e lo registra nell'account del paziente. Questa fase comprende anche la riconciliazione dei pagamenti, la gestione dei rifiuti e i ricorsi.

• Riscossione: se sono presenti saldi in sospeso dopo la registrazione del pagamento, inizia la procedura di riscossione. Ciò potrebbe includere l'invio di fatture ed estratti conto ai pazienti, il coinvolgimento di agenzie di riscossione o l'organizzazione di piani di pagamento.

• Reportistica e analisi: durante l'intero ciclo dei ricavi, l'attività raccoglie i dati e li analizza per identificare le tendenze, monitorare le prestazioni e migliorare le procedure. Ciò include la reportistica sul ciclo dei ricavi, il monitoraggio degli indicatori chiave delle prestazioni, l'analisi dei rifiuti e le iniziative di miglioramento delle procedure.

Come ottimizzare le procedure di gestione del ciclo dei ricavi

Ottimizzare le procedure di gestione del ciclo dei ricavi significa implementare la tecnologia giusta, migliorare i processi interni e utilizzare i dati a proprio vantaggio. Di seguito viene illustrato come ottimizzare le procedure di gestione del ciclo dei ricavi.

Utilizzo di automazione e tecnologia intelligente

• Automatizza le attività di routine come gli addebiti, i promemoria di pagamento e i follow-up per risparmiare tempo, ridurre al minimo gli errori e consentire al tuo team di occuparsi di quelle questioni che richiedono l'intervento umano.

• Utilizza un software per la gestione del ciclo dei ricavi completa in grado di integrarsi nei sistemi ERP, CRM e altri sistemi per sincronizzare le operazioni ed evitare discrepanze dei dati.

• Usa l'intelligenza artificiale e il machine learning per prevedere gli schemi di pagamento, segnalare potenziali problemi con le richieste prima che vengano presentate e facilitare il processo decisionale. L'intelligenza artificiale può anche aiutare a personalizzare le attività di riscossione segmentando i clienti in base al rischio di pagamento.

Attenzione all'accuratezza dei dati

• Assicurati che tutti adottino lo stesso approccio per quanto riguarda l'inserimento dei dati. Disporre di linee guida chiare previene errori che possono causare errori di fatturazione o pagamenti rifiutati in seguito.

• Conduci audit di routine per individuare eventuali imprecisioni nella fatturazione o nelle informazioni sui clienti prima che diventino problemi più grandi.

• Utilizza dashboard in tempo reale per monitorare le metriche, come i tempi medi di incasso e i tassi di riscossione, e prendere decisioni rapide in caso di discrepanze.

Addebiti e fatturazione semplificati

• Crea fatture chiare e dettagliate per ridurre le contestazioni e accelerare i pagamenti. Se il modello tariffario è complicato, prendi in considerazione sistemi di addebito dinamici in grado di gestire tale complessità.

• Utilizza piattaforme di fatturazione digitale con più opzioni di consegna (ad esempio, e-mail, portali online) per tenere traccia del momento in cui le fatture vengono ricevute e leggerle per i follow-up più importanti.

• Semplifica i pagamenti dei clienti offrendo una serie di opzioni come carte di credito, trasferimenti ACH e wallet. La flessibilità può eliminare le complessità e assicurare una ricezione più rapida dei pagamenti.

Miglioramento della contabilità clienti

• Dai priorità a questo aspetto occupandoti prima di tutto degli account ad alto rischio o di alto valore. Segmenta per età, importo o tipo di cliente per una panoramica più dettagliata.

• Automatizza i promemoria e i follow-up per i pagamenti imminenti o scaduti. In questo modo si riduce il carico di lavoro manuale e si individuano le discrepanze.

• Rivedi regolarmente le tue politiche di credito e adattale in base al comportamento di pagamento dei clienti e alle tendenze del mercato. Una strategia proattiva di gestione del credito aiuta a ridurre i crediti inesigibili e assicura la prevedibilità del flusso di cassa.

Gestione di contestazioni e rifiuti

• Crea un solido sistema per monitorare e risolvere le contestazioni o i pagamenti rifiutati. Prendi in considerazione l'utilizzo della tecnologia per contribuire a segnalare i motivi comuni di rifiuto e avere team dedicati alla gestione di questi problemi.

• Analizza regolarmente il motivo per cui si verificano contestazioni o rifiuti. Che si tratti di addebiti errati, di scarsa comunicazione o di informazioni mancanti, comprendere la causa principale ti aiuta a risolvere il problema alla fonte.

• Crea protocolli standard per la comunicazione in caso di contestazioni o pagamenti negati, così da risolvere le questioni in modo più facile e da creare relazioni migliorate.

Monitoraggio e ottimizzazione delle metriche chiave

• Monitora le metriche importanti come tempi medi di incasso, tassi di rifiuto e cicli di conversione del contante. Questi indicatori consentono di identificare le aree di miglioramento.

• Confronta i tuoi indicatori con gli standard del settore e stabilisci i tuoi obiettivi. Confronta regolarmente i progressi rispetto a questi obiettivi e modifica la strategia di conseguenza.

• Utilizza l'analisi predittiva per prevedere l'andamento dei ricavi, identifica i rischi potenziali e prendi decisioni più intelligenti e basate sui dati su come gestire il credito, le riscossioni e i miglioramenti dei processi.

Investimenti nelle persone e nell'apprendimento continuo

• Conduci la formazione continua del tuo team. Assicurati che i dipendenti siano aggiornati su strumenti di gestione del ciclo dei ricavi recenti, best practice e normative oltre che sulle soft skill necessarie, ad esempio la comunicazione con i clienti.

• Incoraggia il team a suggerire miglioramenti dei processi e ad essere aperto al cambiamento. Cicli di feedback regolari possono aiutarti a rimanere agile.

• Favorisci la collaborazione tra tutti i reparti, ad esempio finanziario, commerciale e dell'assistenza clienti, per una visione olistica del ciclo dei ricavi. Grazie ai diversi punti di vista potrebbero essere individuate eventuali aree problematiche ed essere suggerite soluzioni migliori.

Come scegliere il software di gestione del ciclo dei ricavi più adatto alla tua attività.

Di seguito sono riportati i punti da considerare per la scelta del software di gestione del ciclo dei ricavi più adatto alla propria attività:

• Comprendi le esigenze della tua attività: valuta la complessità e il volume delle transazioni, i tipi di clienti o pazienti con cui interagisci e i requisiti di fatturazione specifici. Il software deve soddisfare le esigenze specifiche dell'organizzazione.

• Valuta le caratteristiche e le funzionalità principali: cerca funzionalità importanti come addebiti e fatturazione automatici, gestione delle contestazioni, elaborazione dei pagamenti, monitoraggio della contabilità clienti, gestione dei rifiuti e robuste funzionalità di reportistica. Verifica se il software supporta la gestione completa del ciclo dei ricavi, dall'attivazione alla riscossione.

• Capacità di integrazione: assicurati che il software di gestione del ciclo dei ricavi sia in grado di integrarsi con i sistemi esistenti, quali ERP, CRM, software di contabilità oltre che con le piattaforme specifiche per il settore. L'integrazione riduce l'isolamento dei dati e migliora l'efficienza complessiva consentendo a sistemi diversi di comunicare tra loro.

• Facilità d'uso e personalizzazione: scegli un software intuitivo e facile da usare, idealmente con la possibilità di personalizzare i flussi di lavoro, le dashboard e le funzionalità di reportistica in base alle singole esigenze specifiche.

• Flessibilità: valuta se il software è scalabile di pari passo con la crescita della tua attività. Dovrebbe essere sufficientemente flessibile da gestire l'aumento del volume delle transazioni, i nuovi modelli di business o l'espansione delle linee di servizio senza richiedere una modernizzazione completa.

• Analisi dei dati e reportistica: un adeguato software di gestione del ciclo dei ricavi dovrebbe disporre di strumenti avanzati di analisi dei dati e reportistica con informazioni in tempo reale sugli indicatori chiave delle prestazioni come tempi medi di incasso, tassi di rifiuto e tassi di riscossione netti. Questo aiuta a prendere decisioni basate sui dati e a identificare le aree di miglioramento.

• Funzionalità di conformità e sicurezza: assicurati che il software sia conforme alle normative di settore pertinenti per la tua attività, come il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), l'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) e lo standard di sicurezza dei dati PCI per il settore delle carte di pagamento (PCI DSS). Dovrebbe anche avere solide misure di sicurezza dei dati. La conformità e la sicurezza possono prevenire problemi legali e preservare la fiducia dei clienti.

• Assistenza clienti e reputazione dei fornitori: valuta la qualità dell'assistenza clienti del fornitore del software. Affidati a fornitori che abbiano una buona reputazione, recensioni positive dei clienti e comprovata esperienza. Un'assistenza affidabile è fondamentale per risolvere rapidamente i problemi e ridurre al minimo i tempi di inattività.

• Costi e ritorno sull'investimento: considera il costo totale di proprietà, inclusi i costi di licenza, i costi di implementazione, della formazione e della manutenzione continua. Confronta questi costi con il potenziale ritorno sull'investimento derivante dall'aumento dell'efficienza, dalla riduzione degli errori e dal miglioramento del flusso di cassa.

• Versioni di prova e demo: richiedi una demo o un periodo di prova per testare il software. Questa esperienza pratica può aiutarti a valutare se il software soddisfa le tue esigenze e si adatta bene al flusso di lavoro del tuo team.