Revenue cycle management (RCM) is het proces van het volgen van elke patiënt- of klanttransactie in de gezondheidszorg, vanaf het eerste contact tot de facturatie, het innen van betalingen en de support. Indien goed uitgevoerd, helpt RCM ondernemingen een soepele cashflow te behouden van verkoop tot de bedrijfsvoering, elk stukje potentiële inkomsten vast te leggen, betalingen op tijd te innen en een eenvoudigere betalingservaring voor de klanten te creëren.

De wereldwijde RCM-markt werd in 2024 gewaardeerd op ongeveer $ 172,4 miljard, en zal naar verwachting met een samengesteld jaarlijks groeipercentage van 10,1% groeien tot 2030. Hieronder leggen we uit wat RCM inhoudt, wat veelvoorkomende uitdagingen zijn en geven we praktische tips voor elke stap van het proces.

Wat staat er in dit artikel?

• Waarom is revenue cycle management zo belangrijk voor ondernemingen?
  
• Fasen van de inkomstencyclus
  
• Hoe je de processen en efficiëntie van RCM verbetert
  
• Hoe je de juiste RCM-software voor je onderneming kiest
  
• Hoe Stripe Revenue Recognition kan helpen
  

Waarom is het beheer van de inkomstencyclus zo belangrijk voor bedrijven?

RCM is belangrijk voor ondernemingen om een stabiele cashflow te behouden, de financiële ervaring voor klanten te verbeteren en meer. Dit is waarom het belangrijk is:

Voorspelbare cashflow en inkomstenstabiliteit stimuleren

RCM helpt ondernemingen efficiënt en betrouwbaar betalingen te ontvangen. Het coördineert functies zoals het vastleggen van betalingen, claimbeheer en de verwerking van betalingen. Voor een onderneming, vooral één die hoge transactievolumes verwerkt, biedt een effectief RCM-systeem liquiditeit en een betrouwbare inkomstenstroom om de operationele kosten te dekken en te investeren in groei.

Financieel risico verminderen en kostbare fouten voorkomen

Een effectief RCM-systeem vermindert het risico op fouten in de facturatie, codering en ingediende claims. Deze fouten kunnen leiden tot afgewezen claims, vertraagde betalingen of zelfs nalevingsboetes, problemen die de branche jaarlijks ongeveer $ 125 miljard kosten. Een goed RCM-systeem zorgt voor de naleving van regelgeving en verbetert terugbetalingen om kostbare fouten te voorkomen.

Financiële ervaring van klanten en patiënten verbeteren om retentie te ondersteunen

RCM vormt de financiële ervaring voor klanten en patiënten met duidelijke communicatie, eenvoudige facturatie en ondersteuning voor flexibele betalingsregelingen. Dit kan verwarring en frustratie verminderen, en leiden tot sterkere relaties en een betere klantretentie.

Administratieve werklast verminderen en operationele efficiëntie verbeteren

Een effectief RCM-systeem verlicht de administratieve last door repetitieve en tijdrovende processen zoals het opschonen van claims, controles om in aanmerking te komen en follow-ups te automatiseren. Hierdoor kan het personeel zich richten op belangrijkere, klantgerichte taken.

Bruikbare gegevens en inzichten in de inkomstencyclus bieden

Een goed gestructureerd RCM-systeem biedt diepgaand inzicht in de prestaties van de inkomstencyclus en identificeert patronen zoals frequente afwijzingen van claims en betalingsachterstanden. Dit soort gedetailleerde gegevens helpt bij financiële prognoses, het identificeren van gebieden met inkomstenverlies en het verfijnen van de tactiek om de inkomstencyclus te verbeteren.

Oninbare vorderingen en afschrijvingen beperken

RCM bevat follow-upmechanismen om onbetaalde facturen en openstaande saldo's te beheren. Dit minimaliseert de opbouw van oninbare vorderingen (d.w.z. een schuld die niet kan worden terugbetaald) en benut meer potentiële inkomsten. Dit is belangrijk, aangezien ongeveer 41% van de volwassenen onbetaalde medische rekeningen heeft en de uitstaande medische schuld in 2025 in totaal ongeveer $ 220 miljard bedroeg.

Flexibiliteit vergroten te midden van veranderingen in de regelgeving

Sectoren zoals de gezondheidszorg zijn onderhevig aan frequente veranderingen in vergoedingsmodellen, betalervereisten en regelgeving. Een dynamisch RCM-systeem stelt bedrijven in staat om zich snel aan te passen aan deze veranderingen zonder grote verstoringen.

Fasen van de omzetcyclus

De fasen van de inkomstencyclus kunnen verschillen, afhankelijk van de specifieke organisatie. In de gezondheidszorg omvat de inkomstencyclus over het algemeen de volgende fasen:

Front-end-RCM

• Voorafgaand aan de dienst of voorregistratie: Deze fase vindt plaats voordat de dienst of het product wordt geleverd. Dit omvat activiteiten zoals het verifiëren van de verzekering, de controle of men in aanmerking komt, voorafgaande autorisatie voor diensten en prijsinschattingen.
  
• Verificatie van verzekering en controles of men in aanmerking komt: In deze fase worden workflows voor patiënttoegang gebruikt om de actieve verzekeringsdekking te bevestigen, eigen bijdragen of een eigen risico in kaart te brengen en verplichte voorafgaande autorisaties van betalers te verkrijgen voordat de diensten worden verleend.
  

Midcycle-RCM

• Dienst of POS: Dit is wanneer de daadwerkelijke dienst wordt verleend of wanneer het product wordt verkocht. Daarna documenteert de onderneming de uitwisseling, en legt de betaling vast en codeert deze.

• Facturatie of indiening van claims: Na de dienst of verkoop stelt de organisatie een factuur of claim op en dient deze in bij de betaler (bijv. de verzekeringsmaatschappij of patiënt). Deze fase omvat ook het coderen (het proces van het vertalen van diagnoses, diensten en procedures naar inkomstencodes) en de facturatie van diensten of producten, het opschonen van claims en het corrigeren van fouten.

Back-end-RCM

• Plaatsen van betalingen en verwerken van overmakingen: Zodra de claim is verwerkt, ontvangt de onderneming de betaling en wordt deze op het account van de patiënt geplaatst. Deze fase omvat ook betalingsreconciliatie en het beheer van en bezwaar maken tegen afwijzingen, wat inhoudt dat claims die betalers niet betalen worden geïdentificeerd en opgelost.

• Incasso's: Als er na het boeken van de betaling nog een openstaand saldo is, begint het incassoproces. Dit kan het sturen van facturen en afschriften naar patiënten omvatten, het inschakelen van incassobureaus of het treffen van betalingsregelingen.

• Rapportage en data-analyse: Gedurende de hele inkomstencyclus verzamelt de onderneming gegevens en analyseert deze om trends te identificeren, prestaties te bewaken en processen te verbeteren. Dit omvat rapportage van de inkomstencyclus, het bijhouden van kritieke prestatie-indicatoren (KPI's), analyse van weigeringen en afwijzingen, en initiatieven voor procesverbetering.

RCM-processen en efficiëntie verbeteren

Het verbeteren van RCM-efficiëntie en het verminderen van afgewezen claims vereist het vinden van de juiste technologie, het verbeteren van interne processen en het in je voordeel gebruiken van gegevens. Hier lees je hoe je je RCM-proces kunt finetunen.

Gebruik automatisering en slimme technologie

• Gebruik automatiserings- en AI-platforms om routinetaken te stroomlijnen, zoals facturatie, betalingsherinneringen en follow-ups om tijd te besparen, fouten tot een minimum te beperken en je team de kans te geven zich te concentreren op problemen die een menselijke aanpak vereisen.

• Gebruik alles-in-één RCM-software die is gekoppeld aan je Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM) en andere systemen om je activiteiten te synchroniseren en gegevensmismatches te voorkomen.

• Gebruik AI en machine-learning om betalingspatronen te voorspellen, potentiële problemen met claims te markeren voordat ze worden ingediend en besluitvorming te vergemakkelijken. AI kan ook helpen bij het aanpassen van de incasso door klanten te segmenteren op basis van betalingsrisico.

Focus op nauwkeurigheid van gegevens

• Zorg ervoor dat iedereen op één lijn zit wat betreft gegevensinvoer. Duidelijke richtlijnen voorkomen fouten die later kunnen leiden tot factureringsfouten of geweigerde betalingen.

• Voer routine-audits uit om eventuele onnauwkeurigheden in de facturatie of klantinformatie op te sporen voordat het grotere problemen worden.

• Gebruik realtime dashboards om statistieken te monitoren, zoals openstaande debiteurendagen (DSO) en incassopercentages, en neem snelle beslissingen als er afwijkingen optreden.

Eenvoudiger factureren

• Maak duidelijke, gedetailleerde facturen om geschillen te verminderen en betalingen te versnellen. Als je een complex prijsmodel hebt, overweeg dan dynamische facturatiesystemen die deze complexiteit aankunnen.

• Gebruik digitale facturatieplatforms met meerdere leveringsopties (bijv. e-mail, online portals) om te volgen wanneer facturen worden ontvangen en gelezen voor belangrijkere follow-ups.

• Maak het klanten makkelijk om te betalen door een scala aan opties aan te bieden, zoals creditcards, ACH-overschrijvingen en digitale wallets. Flexibiliteit hierin kan wrijving wegnemen en je helpen sneller betalingen te ontvangen.

• Zorg ervoor dat je RCM voldoet aan de No Surprises Act in de VS, die medische praktijken of ander zorgpersoneel verbiedt om onverwachte, out-of-network facturen uit te schrijven.

Debiteurenbeheer (AR) verbeteren

• Prioriteer je AR-inspanningen door je eerst te concentreren op accounts met een hoog risico of een hoge waarde. Segmenteer op ouderdom, bedrag of klanttype voor een meer gedetailleerde blik.

• Automatiseer herinneringen en follow-ups voor geplande of achterstallige betalingen. Dit vermindert de handmatige werklast en helpt afwijkingen op te sporen.

• Controleer regelmatig je kredietbeleid en pas dit aan op basis van het betalingsgedrag van de klant en markttrends. Een proactieve strategie voor kredietbeheer helpt oninbare vorderingen te verminderen en houdt je cashflow voorspelbaar.

Chargebacks en weigeringen beheren

• Bouw een sterk systeem voor het volgen en oplossen van geschillen of geweigerde betalingen. Overweeg technologie te gebruiken om veelvoorkomende factoren voor weigering te markeren en speciale teams te hebben voor de afhandeling van deze problemen.

• Analyseer regelmatig waarom geschillen of weigeringen optreden. Of het nu gaat om onjuiste kosten, slechte communicatie of ontbrekende informatie, inzicht in de oorzaak helpt je het probleem bij de bron aan te pakken.

• Standaardiseer communicatieprotocollen voor geschillen of geweigerde betalingen om soepelere oplossingen en betere relaties te creëren.

Belangrijke statistieken bijhouden en verbeteren

• Monitor belangrijke statistieken zoals DSO, weigeringspercentages en cashconversiecycli. Deze KPI's helpen je verbeterpunten te identificeren.

• Vergelijk je KPI's met de standaarden in de branche en stel doelen vast. Vergelijk je voortgang regelmatig met deze doelen en pas je strategie indien nodig aan.

• Gebruik voorspellende analyses om inkomsten trends te voorspellen, potentiële risico's te identificeren en slimmere, datagestuurde beslissingen te nemen over hoe om te gaan met krediet, incasso en procesverbeteringen.

Investeer in mensen en continu leren

• Zorg voor doorlopende training van je team door huidige hiaten te beoordelen, gerichte modules te bouwen over het patiënttraject en belangrijke statistieken bij te houden. Zorg ervoor dat ze up-to-date zijn met de nieuwste RCM-tools, best practices en regelgeving, evenals met soft skills zoals klantcommunicatie.

• Moedig je team aan om procesverbeteringen voor te stellen en sta open voor verandering. Regelmatige feedbackloops kunnen je helpen wendbaar te blijven.

• Werk samen met verschillende afdelingen, bijvoorbeeld financiën, verkoop, klantenservice, voor een holistisch beeld van de inkomstencyclus. Verschillende perspectieven kunnen probleemgebieden aan het licht brengen en tot betere oplossingen leiden.

Hoe selecteer je de juiste RCM-software voor je bedrijf?

Of je er nu voor kiest om het RCM uit te besteden om de overhead te verminderen of kiest voor intern RCM om beter toezicht te houden op patiëntgegevens, hier zijn punten waarmee je rekening moet houden bij het kiezen van de juiste RCM-software voor de onderneming:

• Begrijp de behoeften van je onderneming: Beoordeel de complexiteit en het volume van je transacties, de soorten klanten of patiënten waarmee je communiceert en je specifieke vereisten voor de facturatie. De software moet aansluiten bij de unieke behoeften van je organisatie.

• Beoordeel kernfuncties en functionaliteit: Zoek naar belangrijke functies zoals automatische facturatie, claimbeheer, betalingsverwerking, AR-tracking, beheer van afwijzingen en sterke rapportagemogelijkheden. Controleer of de software end-to-end-beheer van de inkomstencyclus ondersteunt, van de onboarding tot aan de incasso's.

• Zorg ervoor dat het RCM kan integreren met bestaande systemen: Zorg ervoor dat de RCM-software kan integreren met je bestaande systemen zoals ERP, CRM, boekhoudsoftware en branchespecifieke platforms. Integratie vermindert datasilo's en verbetert de algehele efficiëntie door verschillende systemen met elkaar te laten communiceren.

• Geef prioriteit aan gebruiksvriendelijkheid en maatwerk: Kies software die intuïtief en gebruiksvriendelijk is, idealiter met de mogelijkheid om workflows, dashboards en rapportagefuncties aan te passen aan je specifieke behoeften.

• Plan voor de lange termijn met schaalbare systemen: Overweeg of de software met je onderneming kan meegroeien. Deze moet flexibel genoeg zijn om hogere transactievolumes, nieuwe bedrijfsmodellen of de uitbreiding van diensten aan te kunnen zonder dat een complete revisie nodig is.

• Controleer de mogelijkheden voor data-analyse en rapportage: De juiste RCM-software moet beschikken over geavanceerde tools voor data-analyse en rapportage, met realtime inzicht in KPI's zoals DSO, het aantal afwijzingen en netto-incassopercentages. Dit helpt bij het nemen van datagestuurde beslissingen en het identificeren van verbeterpunten.

• Zorg ervoor dat het systeem robuuste functies voor compliance en beveiliging heeft: Zorg ervoor dat de software voldoet aan branchevoorschriften die relevant zijn voor je onderneming, zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) en de Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS). Het moet ook beschikken over sterke maatregelen voor gegevensbescherming. Compliance en veiligheid kunnen juridische problemen voorkomen en het vertrouwen van de klant behouden.

• Onderzoek de support van het RCM en de reputatie van de leverancier: Beoordeel de kwaliteit van de support van de softwareleverancier. Zoek aanbieders met een goede reputatie, positieve klantbeoordelingen en een bewezen staat van dienst. Betrouwbare support is essentieel om problemen snel op te lossen en downtime te minimaliseren.

• Analyseer de kosten en bereken het rendement op de investering (ROI): Houd rekening met de totale eigendomskosten, inclusief licentiekosten, implementatiekosten, training en doorlopend onderhoud. Weeg deze kosten af tegen de potentiële ROI van verhoogde efficiëntie, foutreductie en een verbeterde cashflow.

• Vraag een proefperiode of demonstratie aan: Vraag een demo of proefperiode aan om de software te testen. Deze praktische ervaring helpt je te beoordelen of de software aan je behoeften voldoet en goed aansluit op de workflow van je team.

Hoe Stripe Revenue Recognition kan helpen

Stripe Revenue Recognition helpt je bij het stroomlijnen van de boekhouding op transactiebasis – inclusief audits, maandafsluiting, rapportage en meer – zodat je je boekhouding efficiënter en nauwkeuriger kunt afsluiten. Het automatiseert en configureert omzetrapportages om je te helpen voldoen aan ASC 606 en IFRS 15.

Omzetverantwoording kan je helpen met het volgende:

• Een completer beeld van je omzet krijgen: bekijk in het Stripe-dashboard al je Stripe-transacties en -voorwaarden, en importeer gegevens van buiten Stripe.

• Omzetrapporten automatiseren: genereer kant-en-klare boekhoudrapporten – zonder technische middelen.

• Aanpassen aan je bedrijf: maak en automatiseer aangepaste regels om omzet te verwerken, in lijn met de boekhoudpraktijken van je bedrijf.

• Controleer in realtime: bereid je voor op controles door elk omzetbedrag te traceren naar de onderliggende klanten en transacties.

Meer informatie over hoe Revenue Recognition je kan helpen te voldoen aan de wereldwijde boekhoudprincipes, of vandaag nog aan de slag.