Hantering av intäktscykeln (Revenue Cycle Management, RCM) används främst inom hälso- och sjukvårdsbranschen och rör processen att spåra varje patient- eller kundtransaktion från första kontakt till fakturering, inkassering av betalningar och kundsupport. Korrekt hantering av intäktscykeln hjälper företag att upprätthålla ett smidigt kassaflöde från försäljning till operativ verksamhet, få in alla potentiella intäkter, inkassera betalningar i tid och skapa en enklare betalningsupplevelse för sina kunder.

Den globala RCM-marknaden värderades till cirka 307 miljarder dollar 2023 och förväntas växa med en årlig tillväxttakt på mer än 11 % från 2024 till 2030. Nedan förklarar vi vad hantering av intäktscykeln innebär, vanliga utmaningar och praktiska tips för varje steg i processen.

Vad innehåller den här artikeln?

• Varför är hantering av intäktscykeln så viktigt för företag?
  
• Stadier i intäktscykeln
  
• Så förfinar man processer för hantering av intäktscykeln
  
• Så väljer man rätt programvara för hantering av intäktscykeln för ditt företag
  

Varför är hantering av intäktscykeln så viktigt för företag?

Hantering av intäktscykeln är viktigt för företag av olika anledningar, från att upprätthålla ett stabilt kassaflöde till att förbättra den ekonomiska upplevelsen för kunderna. Här är en sammanfattning av dessa skäl.

Stabilt kassaflöde

Hantering av intäktscykeln hjälper företag att få betalt effektivt och tillförlitligt. Den samordnar allt från debitering och anspråkshantering till bokföring av betalningar. För ett företag, särskilt ett som hanterar stora transaktionsvolymer, ger effektiv hantering av intäktscykeln likviditet och en pålitlig inkomstström för att täcka driftskostnader och investera i tillväxt.

Riskhantering

En effektiv hantering av intäktscykeln minskar risken för fel i fakturering, kodning och inskickade anspråk. Dessa fel kan leda till nekade anspråk, försenade betalningar eller till och med straffavgifter för att efterlevnadskrav inte följs. En bra hantering av intäktscykeln tar itu med regelefterlevnad och förbättrar ersättningar för att undvika kostsamma misstag.

Ekonomisk upplevelse för kunder och patienter

Hantering av intäktscykeln formar den ekonomiska upplevelsen för kunder och patienter tack vare tydlig kommunikation, enkel fakturering och stöd för flexibla betalningsupplägg. Detta kan minska förvirring och frustration och leda till starkare relationer och bättre kundlojalitet.

Operativ effektivitet

Effektiv hantering av intäktscykeln minskar den administrativa bördan genom att automatisera repetitiva och tidskrävande processer som anspråkshatering, behörighetskontroller och uppföljningar. Detta frigör personal så att de kan fokusera på viktigare och mer kundcentrerade uppgifter.

Användbara ekonomiska insikter

En välstrukturerad hantering av intäktscykeln ger djup insikt i intäktscykelns resultat och identifierar mönster som frekventa avslag på anspråk och betalningsförseningar. Den här typen av ingående data är användbara när man ska skapa finansiella prognoser, identifiera områden med intäktsläckage och förfina taktik för att förbättra intäktscykeln.

Minskning av osäkra fordringar och avskrivningar

Hantering av intäktscykeln har uppföljningsmekanismer för att hantera obetalda fakturor och utestående saldon. Detta minimerar ackumuleringen av osäkra fordringar (dvs. en skuld som inte kan betalas tillbaka) och fångar upp mer potentiella intäkter.

Flexibilitet i en föränderlig värld

Branscher som hälso- och sjukvård är föremål för frekventa förändringar i ersättningsmodeller, betalarkrav och regler. En dynamisk hantering av intäktscykeln gör det möjligt för företag att snabbt anpassa sig till dessa förändringar utan några större störningar.

Intäktscykelns olika faser

Stadierna i intäktscykeln kan variera beroende på organisation. Inom hälso- och sjukvårdsbranschen omfattar intäktscykeln i allmänhet följande steg:

• Förhandsservice eller föranmälan: Det här steget inträffar innan tjänsten eller produkten levereras. Det inkluderar aktiviteter som försäkringsverifiering och behörighetskontroller, förauktorisering för tjänster och prisuppskattning.

• Tjänst eller säljpunkt: Detta är när den faktiska tjänsten tillhandahålls eller när produkten säljs. Efteråt dokumenterar företaget utbytet och debiterar och kodar avgiften.

• Fakturering eller inlämning av anspråk: Efter att tjänsten har utförts eller försäljningen har gjorts skapar organisationen en räkning eller ett anspråk och skickar det till betalaren (t.ex. försäkringsbolaget eller patienten). I det här steget ingår även kodning och fakturering för tjänster eller produkter, anspråkshantering och felkorrigering.

• Bokföring av betalningar och överföringshantering: När anspråket har behandlats tar företaget emot betalningen och bokför den på patientens konto. Det här steget omfattar även betalningsavstämning och hantering av avslag samt överklaganden.

• Inkassering: Om det finns några utestående saldon efter att betalningen har bokförts börjar inkasseringsprocessen. Det kan handla om att skicka patienträkningar och kontoutdrag, involvera inkassoföretag eller ordna betalningsplaner.

• Rapportering och analys: Under hela intäktscykeln samlar företaget in data och analyserar den för att identifiera trender, följa resultat och förbättra processer. Detta inkluderar intäktscykelrapportering, kontroll av nyckeltal (KPI:er), analys av avslag samt processförbättringsinitiativ.

Så förfinar man processer för hantering av intäktscykeln

Att förfina hantering av intäktscykeln innebär att hitta rätt teknik, förbättra interna processer och använda data till sin fördel. Så här kan du finjustera din process för hantering av intäktscykeln.

Använda automatisering och smart teknik

• Automatisera rutinuppgifter som fakturering, betalningspåminnelser och uppföljningar för att spara tid, minimera antalet misstag och låta ditt team fokusera på frågor som behöver en mänsklig touch.

• Använd en heltäckande programvara för hantering av intäktscykeln som ansluter till ditt företags resursplanering (ERP), kundrelationshantering (CRM) och andra system för att synkronisera din verksamhet och undvika att uppgifter inte stämmer överens.

• Använd AI och maskininlärning för att förutsäga betalningsmönster, flagga potentiella problem med anspråk innan de skickas in och underlätta beslutsfattande. AI kan också hjälpa till att anpassa inkasseringsinsatser genom att segmentera kunder baserat på betalningsrisk.

Fokusera på datanoggrannhet

• Se till att alla är överens när det gäller datainmatning. Att ha tydliga riktlinjer förhindrar misstag som kan orsaka faktureringsfel eller nekade betalningar senare.

• Genomför rutinrevisioner för att upptäcka eventuella felaktigheter i fakturerings- eller kundinformation innan de blir större problem.

• Använd dashboards i realtid för att övervaka mätvärden, t.ex. utestående dagar och inkasseringsnivåer, och fatta snabba beslut om avvikelser uppstår.

Förenkla faktureringen

• Skapa tydliga, detaljerade fakturor för att minska tvister och påskynda betalningar. Om din prissättningsmodell är komplicerad bör du överväga dynamiska faktureringssystem som kan hantera den komplexiteten.

• Använd digitala faktureringsplattformar med flera leveransalternativ (t.ex. e-post, onlineportaler) för att hålla koll på när fakturor tas emot och laddas upp för viktigare uppföljningar.

• Gör det enkelt för kunderna att betala genom att erbjuda en rad olika alternativ, t.ex. kreditkort, ACH-överföringar (Automated Clearing House) och digitala plånböcker. Flexibilitet här kan minska friktionen och hjälpa dig att få betalt snabbare.

Finslipa hanteringen av kundfordringar

• Prioritera dina insatser när det kommer till hanteringen av kundfordringar genom att först fokusera på konton med hög risk eller högt värde. Segmentera efter ålder, belopp eller kundtyp för en mer ingående bild.

• Automatisera påminnelser och uppföljningar för kommande eller försenade betalningar. Detta minskar det manuella arbetet och hjälper till att fånga upp avvikelser.

• Se regelbundet över dina kreditpolicyer och justera dem baserat på kundernas betalningsbeteende och marknadstrender. En proaktiv kredithanteringsstrategi hjälper till att minska osäkra fordringar och håller ditt kassaflöde förutsägbart.

Hantera tvister och nekade betalningar

• Bygg ett starkt system för att hålla koll på och lösa tvister eller nekade betalningar. Överväg att använda teknik för att flagga vanliga faktorer som orsakar nekade betalningar och ha särskilda team för att hantera dessa problem.

• Analysera regelbundet varför tvister eller nekade betalningar inträffar. Oavsett om det beror på felaktiga debiteringar, dålig kommunikation eller information som saknas, hjälper det dig att lösa problemet vid källan genom att förstå grundorsaken.

• Standardisera kommunikationen för tvister eller nekade betalningar för att skapa smidigare lösningar och bättre relationer.

Ha koll på och förbättra viktiga mätvärden

• Övervaka viktiga mätvärden som genomsnittlig kredittid, antal nekade betalningar och kassakonverteringscykler. Dessa KPI:er hjälper dig att identifiera områden som kan förbättras.

• Jämför dina KPI:er med branschstandarder och sätt upp mål. Jämför dina framsteg mot dessa mål regelbundet och justera din strategi efter behov.

• Använd prediktiv analys för att prognostisera intäktstrender, identifiera potentiella risker och fatta smartare, datadrivna beslut om hur du ska hantera krediter, inkassering och processförbättringar.

Investera i människor och kontinuerligt lärande

• Genomför löpande utbildning med ditt team. Se till att de är uppdaterade om de senaste verktygen för hantering av intäktscykeln, bästa praxis och regler samt mjuka färdigheter, inklusive kundkommunikation.

• Uppmuntra ditt team att föreslå processförbättringar och vara öppna för förändringar. Regelbundna återkopplingsslingor kan hjälpa dig att hålla dig flexibel.

• Samarbeta mellan avdelningar – till exempel ekonomi, försäljning, kundtjänst – för att få en helhetsbild av intäktscykeln. Olika perspektiv kan avslöja problemområden och leda till bättre lösningar.

Så väljer du rätt programvara för hantering av intäktscykeln för ditt företag

Här är några saker att tänka på när du väljer rätt programvara för hantering av intäktscykeln för ditt företag:

• Förstå dina affärsbehov: Bedöm komplexiteten och volymen på dina transaktioner, vilka typer av kunder eller patienter du interagerar med och dina specifika faktureringskrav. Programvaran bör tillgodose din organisations unika behov.

• Utvärdera kärnfunktioner och funktionalitet: Leta efter viktiga funktioner som automatiserad fakturering, anspråkshantering, betalningshantering, AR-spårning, avslagshantering och bra rapportering. Kontrollera om programvaran stöder heltäckande hantering av intäktscykeln, från onboarding till inkassering.

• Integrationsmöjligheter: Se till att programvaran för hantering av intäktscykeln kan integreras med dina befintliga system som ERP, CRM, bokföringsprogram och branschspecifika plattformar. Integration minskar att data isoleras på olika avdelningar och förbättrar den totala effektiviteten genom att olika system kan kommunicera med varandra.

• Användarvänlighet och anpassning: Välj programvara som är intuitiv och enkel att använda, helst med möjlighet att anpassa arbetsflöden, dashboards och rapporteringsfunktioner för att passa dina specifika behov.

• Flexibilitet: Fundera på om programvaran kan skalas upp med ditt företag när det växer. Den ska vara tillräckligt flexibel för att kunna hantera ökade transaktionsvolymer, nya affärsmodeller eller utökade servicelinjer utan att kräva en fullständig översyn.

• Dataanalys och rapportering: Rätt programvara för hantering av intäktscykeln bör ha avancerade dataanalys- och rapporteringsverktyg med realtidsinsikt i KPI:er som genomsnittlig kredittid, avslagsfrekvens och nettoinkasseringsfrekvens. Detta hjälper till att fatta datadrivna beslut och identifiera förbättringsområden.

• Efterlevnads- och säkerhetsfunktioner: Se till att programvaran följer branschregler som är relevanta för ditt företag, t.ex. General Data Protection Regulation (GDPR), Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) och Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS). Den bör också ha robusta datasäkerhetsåtgärder på plats. Efterlevnad och säkerhet kan förhindra juridiska problem och upprätthålla kundernas förtroende.

• Kundsupport och leverantörens anseende: Utvärdera kvaliteten på programvaruleverantörens kundsupport. Hitta leverantörer med ett bra anseende, positiva kundrecensioner och beprövade meriter. Tillförlitlig support är avgörande för att snabbt lösa problem och minimera avbrott i verksamheten.

• Kostnad och avkastning på investeringen (ROI): Överväg den totala ägandekostnaden, inklusive licensavgifter, implementeringskostnader, utbildning och löpande underhåll. Jämför dessa kostnader med den potentiella avkastningen tack vare ökad effektivitet, färre fel och förbättrat kassaflöde.

• Provperioder och demon: Begär en demo eller provperiod för att testa programvaran. Denna praktiska erfarenhet kan hjälpa dig att bedöma om programvaran uppfyller dina behov och passar bra med ditt teams arbetsflöde.