Das Revenue Cycle Management (RCM, Ertragsbuchhaltung) wird hauptsächlich im (amerikanischen) Gesundheitswesen eingesetzt und dient der Nachverfolgung sämtlicher Patienten- und Kundentransaktionen vom Erstkontakt über Rechnungsstellung und Zahlungseinzug bis zum Kundensupport. Wenn es richtig umgesetzt wird, können Unternehmen per RCM einen reibungslosen Cashflow vom Verkauf bis zum Betrieb aufrechterhalten, potenzielle Umsätze erfassen, Zahlungen pünktlich einziehen und ihren Kunden ein simples Zahlungserlebnis anbieten.

Der globale RCM-Markt wurde 2023 auf etwa 307 Mrd. USD geschätzt und wird von 2024 bis 2030 im Durchschnitt voraussichtlich mehr als 11 % pro Jahr wachsen. Hier wird erläutert, was das RCM beinhaltet, welche Herausforderungen es gibt und welche praktischen Tipps man kennen sollte.

Inhalt

• Bedeutung des Revenue Cycle Management für Unternehmen
  
• Phasen der Ertragsbuchhaltung
  
• Optimierung von RCM-Prozessen
  
• RCM-Software für Unternehmen
  

Bedeutung des Revenue Cycle Management für Unternehmen

Das RCM ist für Unternehmen aus einer Vielzahl von Gründen wichtig – von der Aufrechterhaltung eines stabilen Zahlungsstroms bis hin zur Verbesserung kundenseitiger Finanzabläufe. Hier die Hintergründe:

Konstante Zahlungsströme

Das RCM hilft Unternehmen, effizient und zuverlässig Zahlungen zu erhalten. Es koordiniert sämtliche Schritte von der Erfassung über die Debitorenbuchhaltung bis zur Verbuchung. Insbesondere Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen eröffnet ein effektives RCM Liquidität und zuverlässige Einnahmen, mit denen sie ihre Betriebskosten decken und in Wachstum investieren können.

Risikomanagement

Ein effektiver RCM-Prozess reduziert das Fehlerrisiko bei Abrechnung, Programmierung und Forderungen. Hier können Fehler zu abgelehnten Ansprüchen, verspäteten Zahlungen oder sogar zu Bußgeldern führen. Ein guter RCM-Prozess regelt die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und optimiert Erstattungen, um kostspielige Fehler zu vermeiden.

Finanzabläufe für Kundschaft und Patienten

Das RCM prägt die Finanzabläufe für Kunden und Patienten mit einer klaren Kommunikation, einer unkomplizierten Abrechnung und flexiblen Zahlungsvereinbarungen. Das kann Missverständnisse und Frust vermeiden helfen und Kundenbeziehungen und Kundenbindung stärken.

Betriebseffizienz

Ein effektives RCM reduziert den Verwaltungsaufwand durch die Automatisierung zeitaufwendiger Routineabläufe wie Anspruchsbearbeitung, Zulassungsprüfung und Nachbereitung. So können sich die Mitarbeiter besser auf wichtige kundenorientierte Aufgaben konzentrieren.

Praxistaugliche Finanzdaten

Ein gut strukturiertes RCM-System ermöglicht umfassende Einblicke in die Leistung der Ertragsbuchhaltung und erkennt Muster etwa bei abgelehnten Ansprüchen und Zahlungsverzögerungen. Diese genauen Daten helfen bei Finanzprognosen, der Erkennung von Einnahmeverlusten und der Aufstellung von Verfahren zur Verbesserung der Ertragsbuchhaltung.

Weniger Forderungsausfälle und Abschreibungen

Das RCM enthält Mechanismen zur Bewältigung unbezahlter Rechnungen und ausstehender Beträge. Das verhindert Forderungsausfälle (also Schulden, die nicht zurückgezahlt werden können) und erfasst mehr potenzielle Einnahmen.

Beweglichkeit bei regulatorischen Veränderungen

In Branchen wie dem Gesundheitswesen werden Erstattungsmodelle, Anforderungen der Kostenträger und Vorschriften häufig geändert. Ein dynamisches RCM-System ermöglicht es Unternehmen, sich schnell und ohne größere Unterbrechungen an diese Veränderungen anzupassen.

Phasen der Ertragsbuchhaltung

Der Ablauf der Ertragsbuchhaltung unterscheidet sich je nach Organisation. Im Gesundheitswesen umfasst sie meist diese Phasen:

• Vorbereitung/Voranmeldung: Diese Phase geht der Dienstleistung bzw. der Produktlieferung voraus. Sie beinhaltet Vorgänge wie die Überprüfung von Versicherungen und Anspruchsberechtigungen, die Vorausgenehmigung von Dienstleistungen und die Preiskalkulation.

• Service-/Verkaufszeitpunkt: Der Zeitpunkt, an dem die eigentliche Dienstleistung erbracht wird bzw. das Produkt verkauft wird. Anschließend dokumentiert das Unternehmen die Transaktion und erfasst und programmiert die Zahlung.

• Abrechnung/Forderungseingabe: Nach Leistungserbringung bzw. Verkauf stellt die Organisation eine Rechnung oder eine Forderung aus und übermittelt sie an den Kostenträger (z. B. die Versicherung oder den Patienten). Diese Phase umfasst auch die Programmierung und Abrechnung von Dienstleistungen bzw. Produkten, die Anspruchsbearbeitung und die Fehlerkorrektur.

• Buchung und Abwicklung: Wenn die Forderung bearbeitet worden ist, erhält das Unternehmen die Zahlung und bucht sie auf das Patienten-/Kundenkonto. Diese Phase umfasst auch den Zahlungsabgleich und die Bearbeitung von Ablehnungen und Einsprüchen.

• Inkasso: Wenn nach der Buchung offene Salden vorhanden sind, beginnt der Inkassoprozess. Dieser kann den Versand von Patientenrechnungen und -auszügen, die Einschaltung von Inkassobüros und die Vereinbarung von Zahlungsplänen beinhalten.

• Berichte und Analysen: Im gesamten Ertragszyklus sammelt das Unternehmen Daten und wertet sie aus, um Trends zu erkennen, die Leistung zu kontrollieren und Prozesse zu verbessern. Dazu gehören Umsatzberichte, die Kontrolle von Leistungskennzahlen (KPI), Ablehnungsanalysen und Initiativen zur Prozessverbesserung.

Optimierung von RCM-Prozessen

Zur RCM-Optimierung braucht es geeignete Technologie, optimierte interne Abläufe und eine zweckdienliche Datennutzung. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihren RCM-Prozess optimieren können:

Automatisierung und smarte Technik

• Automatisieren Sie Routineaufgaben wie Abrechnungen, Zahlungserinnerungen und Nachbereitung, um Zeit zu sparen, Fehler zu vermeiden und Ihrem Team die Möglichkeit zu geben, sich auf die Probleme zu konzentrieren, die menschliches Eingreifen erfordern.

• Verwenden Sie eine RCM-Software, die sich mit Ihren ERP-, CRM- und sonstigen Systemen verbinden lässt, um Ihre Abläufe zu synchronisieren und Datenkonflikte zu vermeiden.

• Nutzen Sie KI und maschinelles Lernen, um Zahlungsmuster vorherzusagen, potenzielle Probleme bei Forderungen zu erkennen, bevor diese gestellt werden und die Entscheidungsfindung zu erleichtern. KI kann auch dabei helfen, den Inkassoaufwand zu verringern, indem sie Kundensegmente auf Grundlage des Zahlungsrisikos bilden.

Schwerpunkt Datengenauigkeit

• Stellen Sie sicher, dass bei der Dateneingabe alle auf demselben Stand sind. Klare Richtlinien beugen Fehlern vor, die später zu Abrechnungsfehlern oder abgelehnten Zahlungen führen können.

• Führen Sie Routinekontrollen durch, um Ungenauigkeiten in Rechnungsstellung und Kundendaten zu erkennen, bevor sie zu größeren Problemen werden.

• Verwenden Sie Echtzeit-Dashboards, um Kennzahlen wie Forderungslaufzeit und Inkassoraten zu messen und schnelle Entscheidungen zu treffen, wenn Diskrepanzen auftreten.

Einfachere Abrechnung und Rechnungsstellung

• Erstellen Sie klare, detaillierte Rechnungen, um Zahlungsanfechtungen zu vermeiden und Zahlungen zu beschleunigen. Wenn Ihr Tarifmodell kompliziert ist, sollten dynamische Abrechnungssysteme in Betracht gezogen werden, die diese Komplexität bewältigen können.

• Nutzen Sie digitale Rechnungsplattformen mit mehreren Zustellungsoptionen (wie E-Mail oder Onlineportale), um den Rechnungseingang und wichtige Fristen im Blick zu behalten.

• Erleichtern Sie die Bezahlung mit verschiedenen Zahlungsmethoden wie Kreditkarten, ACH-Überweisungen und digitalen Geldbörsen. Flexibilität kann dafür sorgen, dass Sie Zahlungen schneller erhalten.

Optimierte Debitorenbuchhaltung

• Priorisieren Sie die Debitorenbuchhaltung, indem Sie sich zuerst auf Kunden mit hohem Risiko oder hohem Wert konzentrieren. Für eine detailliertere Betrachtung können Sie nach Alter, Betrag oder Kundentyp segmentieren.

• Automatisieren Sie Erinnerungen an anstehende oder überfällige Zahlungen. Das reduziert den manuellen Arbeitsaufwand und hilft, Diskrepanzen zu erkennen.

• Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Kreditrichtlinien und passen Sie diese an Zahlungsverhalten und Markttrends an. Ein proaktives Kreditmanagement trägt dazu bei, Forderungsausfälle zu vermeiden und Ihren Cashflow verlässlich zu planen.

Zahlungsanfechtungen und Ablehnungen

• Leistungsfähiges System zur Nachverfolgung und Beilegung angefochtener Zahlungen Erwägen Sie den Einsatz von Technologie, um häufige Ablehnungsgründe zu erkennen und stellen Sie spezielle Teams für den Umgang mit diesen Problemen zusammen.

• Analysieren Sie regelmäßig, warum es zu Zahlungsanfechtungen oder Ablehnungen kommt. Denkbar sind falsche Zahlungen, eine schlechte Kommunikation und fehlende Informationen – wenn Sie die Ursache kennen, können Sie das Problem an der Wurzel packen.

• Vereinheitlichen Sie Ihre Kommunikation zu Anfechtungen und abgelehnten Zahlungen, um reibungslose Abläufe zu ermöglichen und die Kundenbeziehungen zu verbessern.

Kontrolle und Optimierung wichtiger Kennzahlen

• Überwachen Sie wichtige Kennzahlen wie Forderungslaufzeit, Ablehnungsraten und Geldumschlagsdauer. Das hilft dabei, verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren.

• Vergleichen Sie Ihre Kennzahlen mit Branchenstandards und setzen Sie sich Ziele. Vergleichen Sie Ihren Fortschritt regelmäßig mit diesen Zielen und passen Sie Ihre Strategie nach Bedarf an.

• Verwenden Sie vorausschauende Analysen, um Umsatztrends zu prognostizieren, potenzielle Risiken zu erkennen und datengestützte Entscheidungen zur Verbesserung von Krediten, Inkasso und Prozessen zu treffen.

Investitionen in Personal und Weiterbildung

• Führen Sie mit Ihrem Team fortlaufende Schulungen durch. Stellen Sie sicher, dass Ihre Angestellten die neuesten RCM-Tools, Verfahren und Vorschriften kennen und wichtige Soft Skills etwa in der Kundenkommunikation besitzen.

• Ermutigen Sie Ihr Team, Prozessverbesserungen vorzuschlagen und offen für Veränderungen zu sein. Regelmäßige Feedbackschleifen können Ihre Agilität erhöhen.

• Arbeiten Sie abteilungsübergreifend etwa in Finanzen, Vertrieb, Kundenservice zusammen, um eine ganzheitliche Sicht auf die Ertragsbuchhaltung zu erhalten. Unterschiedliche Perspektiven können Problemfelder aufdecken und zu besseren Lösungen führen.

RCM-Software für Unternehmen

Das sollten Sie bei der Auswahl Ihrer RCM-Software beachten:

• Geschäftsanforderungen klären: Ermitteln Sie die Komplexität und das Volumen Ihrer Transaktionen, Ihre Kunden- bzw. Patiententypen und Ihre spezifischen Abrechnungsanforderungen. Die Software sollte auf die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sein.

• Kernfunktionen evaluieren: Achten Sie auf wichtige Funktionen wie automatisierte Abrechnung und Rechnungsstellung, Schadenmanagement, Zahlungsabwicklung, Debitoren- und Ablehnungsmanagement und leistungsfähige Berichtsfunktionen. Prüfen Sie, ob die Software das durchgehende Management der Ertragsbuchhaltung von Onboarding bis Inkasso unterstützt.

• Integrationsmöglichkeiten: Stellen Sie sicher, dass die RCM-Software in Ihre bestehenden Systeme für ERP, CRM und Buchhaltung sowie branchenspezifische Plattformen integriert werden kann. Die Integration reduziert Datensilos und verbessert die Gesamteffizienz, indem sie es verschiedenen Systemen ermöglicht, miteinander zu kommunizieren.

• Benutzerfreundlichkeit und Anpassungsfähigkeit: Entscheiden Sie sich für eine Software, die intuitiv und einfach zu bedienen ist und im Idealfall die Möglichkeit bietet, Workflows, Dashboards und Berichtsfunktionen an Ihre spezifischen Anforderungen anzupassen.

• Flexibilität: Überlegen Sie, ob die Software mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann. Sie sollte flexibel genug sein, um steigende Transaktionsvolumina, neue Geschäftsmodelle und neue Serviceangebote ohne Generalüberholung zu bewältigen.

• Datenanalyse und Berichterstattung: Ihre RCM-Software sollte über moderne Analyse- und Berichtswerkzeuge verfügen, die Echtzeiteinblicke in Kennzahlen wie Forderungslaufzeit, Ablehnungsraten und Nettoinkassoquoten bieten. Dies hilft bei datengestützten Entscheidungen und der Erkennung verbesserungswürdiger Bereiche.

• Compliance und Sicherheit: Stellen Sie sicher, dass die Software einschlägigen Branchenvorschriften wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) und dem Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) entspricht. Sie sollte außerdem über strenge Datensicherheitsmaßnahmen verfügen. Mit Compliance und Sicherheit können Sie rechtliche Probleme vermeiden und das Kundenvertrauen schützen.

• Kundenbetreuung und Reputation des Anbieters: Bewerten Sie die Qualität des Kundensupports des Softwareanbieters. Suchen Sie nach Anbietern, die einen guten Ruf, positive Kundenbewertungen und eine erwiesene Erfolgsbilanz haben. Ein zuverlässiger Support ist entscheidend für die schnelle Lösung von Problemen und die Verkürzung von Ausfallzeiten.

• Kosten und Rendite (ROI): Berücksichtigen Sie die Gesamtbetriebskosten einschließlich Lizenzgebühren, Implementierungskosten, Schulungen und laufender Wartung. Vergleichen Sie diese Kosten mit dem potenziellen ROI durch Effizienzsteigerungen, Fehlervermeidung und verbessertem Cashflow.

• Erprobung: Fordern Sie eine Demo oder eine Testversion an, um die Software auszuprobieren. So können Sie besser beurteilen, ob die Software Ihren Anforderungen entspricht und zu Ihren Arbeitsabläufen passt.