การบันทึกบัญชีต้องมีใบเสร็จเป็นหลักฐานเสมอ นี่เป็นหลักการสําคัญสําหรับบริษัทในเยอรมนี ใบเสร็จเป็นรากฐานของการทําบัญชี บริษัทต่างๆ จะบันทึกธุรกรรมทางธุรกิจทุกรายการพร้อมใบเสร็จ ไม่ว่าจะเป็นรายรับ ค่าใช้จ่าย การถอนเงิน และรายการสินค้าคงคลัง

นอกจากนี้ นับตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2020 หน่วยงานด้านภาษีของเยอรมนีได้บังคับใช้ "ข้อกําหนดใบเสร็จ" ที่ระบุว่าบริษัททุกแห่งมีหน้าที่ออกใบเสร็จให้แก่ลูกค้า โดยมีข้อยกเว้นบางประการ (มาตรา 146a, วรรค 2 ของประมวลกฎหมายภาษี)

ในบทความนี้ เราจะอธิบายว่าใบเสร็จคืออะไรและต้องประกอบด้วยข้อมูลอะไรบ้าง คุณจะได้เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับใบเสร็จประเภทต่างๆ ความแตกต่างระหว่างใบเสร็จภายในและภายนอก และอื่น ๆ อีกมากมาย

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ใบเสร็จคืออะไร
  
• ใบเสร็จต้องมีข้อมูลใดบ้าง
  
• ใบเสร็จประเภทต่างๆ มีอะไรบ้าง
  
• ใบเสร็จภายในและใบเสร็จภายนอกแตกต่างกันอย่างไร
  
• ใบเสร็จกับใบแจ้งหนี้แตกต่างกันอย่างไร
  

ใบเสร็จคืออะไร

"ใบเสร็จ" เป็นคำที่ใช้เรียกเอกสารที่มีข้อมูลสําคัญเกี่ยวกับธุรกรรมและกระบวนการภายในบริษัท ใบเสร็จมีหลายประเภท ซึ่งรวมถึงใบแจ้งหนี้ใบเรียกเก็บเงิน และใบลดหนี้ คุณต้องออกใบเสร็จเสมอเมื่อสินทรัพย์ของบริษัทมีการเปลี่ยนแปลง (เช่น รายรับหรือค่าใช้จ่าย) นอกจากนี้ยังต้องสร้างใบเสร็จสำหรับการเบิกสินค้าคงคลังหรือการถอนเงินของธุรกิจด้วย

ใบเสร็จมีความสําคัญเป็นพิเศษในการจัดทำเอกสาร การติดตามภาษี และการควบคุมภายในบริษัท ตามมาตรา 257 ของประมวลกฎหมายพาณิชย์ของเยอรมนี (HGB) บริษัทในเยอรมนีต้องเก็บรักษาใบเสร็จสำหรับการทำบัญชีไว้อย่างเหมาะสมเป็นระยะเวลา 10 ปี

หน้าที่ในการเก็บรักษาใบเสร็จ

ทุกบริษัทต้องจัดเก็บใบเสร็จทั้งหมดไว้ โดยเป็นส่วนหนึ่งของหน้าที่ในการเก็บรักษาข้อมูล ตามมาตรา 6 ข้อ 3 ของคําสั่งว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยเครื่องลงทะเบียนเงินสด ทั้งใบเสร็จแบบดิจิทัลและใบเสร็จแบบกระดาษนั้นถือเป็นหลักฐานที่มีผลทางกฎหมาย บริษัทจึงต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีใครสามารถเปลี่ยนแปลงแก้ไขเอกสารดิจิทัลได้ และควรเก็บใบเสร็จนั้นไว้ในรูปแบบดั้งเดิมที่เคยจัดส่ง

Stripe ช่วยให้คุณเปลี่ยนใบเสร็จเป็นระบบดิจิทัลได้ บริษัทต่างๆ สามารถใช้ Stripe Invoicing ทำสิ่งต่างๆ เช่น สร้างใบแจ้งหนี้ดิจิทัลและส่งให้ลูกค้าได้อย่างง่ายดายภายในไม่กี่นาที Invoicing ช่วยให้ธุรกิจชําระเงินได้อย่างรวดเร็ว แม้จะเป็นธุรกรรมทั่วโลกก็ตาม ทั้งยังช่วยให้ธุรกิจปรับแต่ง ขยาย และปรับกระบวนการทําบัญชีให้เป็นอัตโนมัติได้

ใบเสร็จดิจิทัลแห่งอนาคต

ใบเสร็จแบบดิจิทัลเริ่มได้รับการยอมรับมากขึ้นและมีข้อดีทั้งสําหรับบริษัทและผู้รับใบเสร็จดังต่อไปนี้

• ความรับผิดชอบต่อสิ่งแวดล้อม: ใบเสร็จแบบดิจิทัลช่วยลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมและส่งเสริมกระบวนการทางธุรกิจที่ยั่งยืนเนื่องจากไม่ต้องใช้ใบเสร็จแบบกระดาษอีกต่อไป

• ประหยัดค่าใช้จ่าย: ใบเสร็จแบบดิจิทัลลดค่าใช้จ่ายในการพิมพ์ การจัดเก็บ และการจัดส่งได้อย่างมาก

• การประมวลผลที่มีประสิทธิภาพ: ใบเสร็จแบบดิจิทัลสามารถจัดเก็บ เก็บถาวร และค้นหาได้ง่ายกว่า จึงเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการทําบัญชีและการรักษาความปลอดภัยข้อมูล

• การบริการลูกค้าที่ดีขึ้น: ลูกค้าสามารถดูและเรียกดูใบเสร็จได้ง่ายๆ ผ่านทางอีเมลหรือพอร์ทัลลูกค้า ซึ่งจะช่วยเพิ่มความเป็นมิตรต่อผู้ใช้

• การประมวลผลที่รวดเร็ว: บริษัทต่างๆ จะส่งใบเสร็จแบบดิจิทัลได้ทันที จึงลดเวลาในการทําธุรกรรมและช่วยให้ชําระเงินได้เร็วขึ้น

นอกจากนี้ ใบเสร็จแบบดิจิทัลยังทำให้ธุรกิจใช้เครื่องมือต่างๆ อย่าง Stripe Revenue Recognition เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการทําบัญชีแบบเกณฑ์คงค้างได้ด้วย โซลูชันของเราช่วยให้การทําบัญชีมีความถูกต้องและรวดเร็วยิ่งขึ้น กําหนดค่าและปรับรายงานรายรับให้เป็นระบบอัตโนมัติได้ง่ายๆ และตรวจสอบให้มั่นใจว่าได้ปฏิบัติตามแนวทางของมาตรฐานการรับรู้รายรับ IFRS 15 และ ASC 606

ใบเสร็จต้องมีข้อมูลใดบ้าง

เนื่องจากมีใบเสร็จหลายประเภท ข้อมูลที่จําเป็นจึงแตกต่างกันไป อย่างไรก็ตาม คุณต้องรวมข้อมูลต่อไปนี้ไว้ในใบเสร็จเสมอ

• ชื่อและที่อยู่ของบริษัท
  
• หมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีหรือภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ของบริษัทที่ออกใบเสร็จ
  
• ชื่อกระบวนการ
  
• วันที่สร้าง
  
• ยอดเงิน
  

นอกจากนี้ คุณอาจต้องระบุข้อมูลเพิ่มเติม เช่น เหตุผลในการรับรองสังสรรค์สำหรับใบเสร็จค่าใช้จ่ายด้านการรับรองสังสรรค์ หรือระยะไมล์เมื่อเริ่มต้นและสิ้นสุดการเดินทางในสมุดบันทึก

ใบเสร็จประเภทต่างๆ มีอะไรบ้าง

บริษัทต่างๆ ใช้ใบเสร็จเพื่อบันทึกธุรกรรมทางการเงินและกระบวนการภายในต่างๆ เนื่องจากประเภทของธุรกรรมและกระบวนการต่างกัน เอกสารที่ใช้บันทึกจึงแตกต่างกันไปด้วย ตัวอย่างเช่น คําว่า "ใบเสร็จ" จะหมายรวมถึงใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จการปรับคืน และข้อตกลงการเช่า ดังนั้น เนื้อหาภายในเอกสารจะแตกต่างกัน

เอกสารตัวอย่าง 4 แบบต่อไปนี้แสดงให้เห็นข้อมูลที่แตกต่างกันซึ่งต้องระบุไว้ในใบเสร็จแต่ละประเภท

ใบเสร็จจากเครื่องลงทะเบียนเงินสด

ใบเสร็จจากเครื่องลงทะเบียนเงินสดเป็นหลักฐานการซื้อผลิตภัณฑ์ และมักประกอบด้วยข้อมูล เช่น สินค้าที่ซื้อ ราคา และภาษีมูลค่าเพิ่ม

ใบเสร็จจากเครื่องลงทะเบียนเงินสดมีบทบาททั้งในการทําบัญชีส่วนตัวและบัญชีองค์กร ลูกค้าควรเก็บใบเสร็จไว้เพื่อนําไปเบิกจ่ายหรือเพื่อวัตถุประสงค์ในการรับประกัน สําหรับบริษัท ใบเสร็จจากเครื่องลงทะเบียนเงินสดเป็นหลักฐานสําคัญในการอ้างสิทธิ์ในค่าใช้จ่ายเพื่อจุดประสงค์ทางภาษีและเพื่อจัดทำเอกสารที่ชัดเจนเกี่ยวกับธุรกรรมการซื้อหรือการขาย

ใบเสร็จจากเครื่องลงทะเบียนเงินสดควรประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้

• ชื่อและที่อยู่ของผู้ขาย
  
• วันที่และเวลา
  
• รายละเอียดการบริการ รวมถึงจํานวน
  
• ยอดรวม
  
• อัตราภาษี
  
• หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่เรียงตามลำดับ
  
• หมายเลขประจําเครื่องลงทะเบียนเงินสด
  
• เลขนับลายมือชื่อของระบบทะเบียนเงินสด
  
• ค่าทดสอบ
  

ใบส่งสินค้า

ใบส่งสินค้าบันทึกการส่งมอบสินค้าระหว่างซัพพลายเออร์กับลูกค้า ใบส่งสินค้ามีข้อมูลสําคัญเกี่ยวกับสินค้าที่จัดส่ง เช่น จํานวน ประเภท และคุณลักษณ์พิเศษต่างๆ และให้ภาพรวมของสินค้าที่ส่ง

บริษัทมักจะใช้ใบส่งสินค้าร่วมกับใบแจ้งหนี้เนื่องจากเอกสารทั้งคู่เป็นหลักฐานยืนยันว่าสินค้าส่งมาถึงตามที่สั่งแล้ว ซึ่งมีความสําคัญอย่างยิ่งสำหรับระบบโลจิสติกส์ทางธุรกิจในการติดตามคําสั่งซื้อและการจัดส่ง

ใบส่งสินค้าควรประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้

• ชื่อและที่อยู่ของผู้ขายและลูกค้า
  
• วันที่ออก
  
• วันที่นําส่ง
  
• รายละเอียดการบริการ รวมถึงจํานวน
  
• ลายเซ็นหรือตราประทับของลูกค้า (เพื่อยืนยันการรับสินค้า ถ้าเป็นไปได้)
  

ใบลดหนี้

ใบลดหนี้คือเอกสารสำคัญที่บริษัทใช้เพื่อคืนเงินหรือชดเชยให้กับลูกค้า บริษัทต่างๆ จะออกใบลดหนี้เมื่อจําเป็นต้องคืนเงิน มอบส่วนลด หรือแก้ไขยอดในใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ

โดยปกติแล้วใบลดหนี้จะแสดงข้อมูลต่อไปนี้

• ข้อมูลระบุของใบลดหนี้
  
• ชื่อและที่อยู่ของผู้ขาย
  
• ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อ
  
• หมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีหรือภาษีมูลค่าเพิ่ม
  
• วันที่สร้าง
  
• หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่เรียงตามลำดับ
  
• รายละเอียดบริการ
  
• อัตราภาษี
  
• ยอดรวม
  

รายการสินค้าคงคลัง

รายการสินค้าคงคลังคือรายการสินค้า วัสดุ และสินทรัพย์ทั้งหมดที่บริษัทเป็นเจ้าของ ณ เวลาหนึ่งๆ บริษัทจะใช้ข้อมูลนี้เพื่อบันทึกสินค้าคงคลังปัจจุบันและประเมินมูลค่าจริงของสินค้าคงคลัง

รายการสินค้าคงคลังมักจะประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้

• คําอธิบายรายการที่ไม่ซ้ำกัน
  
• หมายเลขรายการ
  
• หน่วยวัด
  
• จํานวนชิ้น
  
• สถานที่จัดเก็บ
  

ใบเสร็จภายในและใบเสร็จภายนอกแตกต่างกันอย่างไร

ใบเสร็จภายใน

ใบเสร็จภายในมาจากภายในบริษัทและบันทึกข้อมูลของกระบวนการภายใน ตัวอย่างเช่น สลิปการชําระเงินหรือสลิปการเบิกวัสดุ นอกจากนี้ยังสามารถใช้ใบเสร็จภายในในกรณีที่ไม่มีใบเสร็จภายนอกด้วย

ใบเสร็จภายในมักจะมีความสําคัญอย่างมากต่อการควบคุมภายในและการบริหารธุรกิจเนื่องจากทําให้กระบวนการภายในสามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ ทั้งยังใช้เป็นพื้นฐานในการทําบัญชีและการประสานงานภายในของธุรกรรมทางธุรกิจด้วย

ใบเสร็จภายใน ได้แก่

• ใบแจ้งหนี้ขาออก
  
• ใบเสร็จการถอนเงิน
  
• รายการสินค้าคงคลัง
  
• บัญชีเงินเดือน
  
• สมุดเงินสด
  
• บันทึกข้อมูล
  
• ใบเสร็จการปรับคืน
  
• ใบเสร็จค่าเสื่อมราคา
  
• ใบเสร็จ
  
• ใบเสร็จจากเครื่องลงทะเบียนเงินสด
  

ใบเสร็จภายนอก

ในทางตรงกันข้าม ใบเสร็จภายนอกจะมาจากภายนอกบริษัทและบันทึกข้อมูลธุรกรรมที่บริษัททำกับพาร์ทเนอร์ธุรกิจภายนอก เช่น ซัพพลายเออร์หรือลูกค้า ตัวอย่างที่พบได้ทั่วไป ได้แก่ ใบแจ้งหนี้ ใบเรียกเก็บเงิน หรือใบแจ้งยอดธนาคาร

ใบเสร็จภายนอกมีความสําคัญต่อการทำบัญชีเนื่องจากเป็นการบันทึกข้อมูลการแลกเปลี่ยนสินค้าหรือบริการ และกฎหมายกําหนดให้บริษัทต่างๆ ต้องใช้ใบเสร็จดังกล่าวเพื่อให้สามารถติดตามข้อมูลภาษีได้ ใบเสร็จภายในมักจะเกี่ยวข้องกับบริษัทเท่านั้น แต่ใบเสร็จภายนอกจะเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้เลยในการสื่อสารกับหน่วยงานภายนอก เช่น สํานักงานภาษีหรือซัพพลายเออร์

ใบเสร็จภายนอก ได้แก่

• ใบแจ้งหนี้ขาเข้า
  
• ใบส่งสินค้าสําหรับสินค้าขาเข้า
  
• รายการเดินบัญชีธนาคาร
  
• สัญญาการเช่า
  
• ใบรับรองการส่งไปรษณีย์
  
• เช็ค
  
• ใบเสร็จการบริการ
  
• เอกสารประเมินภาษี
  
• ใบเสร็จ
  
• ใบเสร็จจากเครื่องลงทะเบียนเงินสด
  

ใบเสร็จฉุกเฉิน: ใช้เฉพาะในกรณีพิเศษ

นอกจากใบเสร็จภายในและภายนอกแล้ว ยังมี "ใบเสร็จฉุกเฉิน" หรือที่เรียกอีกอย่างหนึ่งว่า "ใบเสร็จทดแทน" บริษัทต่างๆ สามารถสร้างใบเสร็จเหล่านี้ได้หากหาใบเสร็จต้นฉบับไม่เจอ หรือหากรายการนั้นไม่มีใบเสร็จ (เช่น ทิปหรือการชำระเงินจากเครื่องรับจ่ายเงินอัตโนมัติ [ATM]) การสร้างใบเสร็จฉุกเฉินไม่ส่งผลเสียใดๆ สําหรับยอดขั้นต้นไม่เกิน 250 ยูโร

อย่างไรก็ตาม โปรดใช้ใบเสร็จประเภทนี้ด้วยความระมัดระวัง เพราะหากคุณนำมาใช้แทนใบเสร็จต้นฉบับบ่อยๆ อาจทําให้เกิดปัญหากับสํานักงานภาษีได้

ใบเสร็จกับใบแจ้งหนี้แตกต่างกันอย่างไร

ข้อแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้กับใบเสร็จอยู่ในคําจํากัดความ หน้าที่ และขอบเขตการนำไปใช้ในการทําบัญชี แม้เอกสารทั้งคู่จะบันทึกกระบวนการและเป็นหลักฐานการทำธุรกรรมทางการเงิน แต่ก็ยังมีข้อแตกต่างที่สําคัญในแง่ของความสำคัญทางกฎหมาย โครงสร้าง และบทบาทในการทำบัญชี

ใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้ถือเป็นใบเสร็จรูปแบบพิเศษ และสร้างขึ้นมาเพื่อขอให้ชําระเงินเมื่อมีการจัดหาสินค้าหรือบริการ เมื่อเปรียบเทียบกับใบเสร็จทั่วไป ใบแจ้งหนี้จะเป็นไปตามข้อกําหนดในแง่ของเนื้อหาและรูปแบบ ทั้งนี้เพื่อให้มีผลบังคับใช้ตามกฎหมายและถูกต้องตามข้อกําหนดทางกฎหมายด้านการทําบัญชี

ข้อมูลที่ต้องระบุในใบแจ้งหนี้และใบเสร็จจะแตกต่างกัน โดยใบแจ้งหนี้ต้องระบุข้อมูลบังคับที่เข้มงวดกว่าอย่างมาก นอกจากนี้ ใบแจ้งหนี้ยังทำหน้าที่นำเสนอบริการอย่างชัดเจน รวมทั้งแสดงค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง ซึ่งแตกต่างจากใบเสร็จ

ใบแจ้งหนี้ที่ออกอย่างถูกต้องจะเป็นเอกสารสําหรับการเรียกเก็บเงินระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย ถือเป็นหลักฐานทางกฎหมายในการทำธุรกรรมทางธุรกิจ และมีความสําคัญต่อการปฏิบัติตามข้อกําหนดด้านภาษี
ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์และข้อกําหนด

ใบเสร็จ

ในทางกลับกันใบเสร็จมีความสําคัญอย่างยิ่งในการบันทึกข้อมูลธุรกรรมทางการเงินของบริษัทอย่างถูกต้องและสามารถใช้พิสูจน์ธุรกรรมทางธุรกิจทั้งหมดได้อย่างเหมาะสม ใบเสร็จช่วยยืนยันการชําระเงินและทําหน้าที่เป็นข้อมูลพื้นฐานในการทําบัญชี อีกทั้งยังช่วยสร้างความโปร่งใสและความสามารถในการตรวจสอบย้อนกลับของขั้นตอนทางการเงินด้วย

ใบเสร็จเป็นข้อกําหนดพื้นฐานสําหรับการขอหักภาษีซื้อ สําหรับยอดเงินจำนวนน้อย แค่ส่งใบเสร็จให้สํานักงานภาษีก็เพียงพอแล้ว ไม่จำเป็นต้องส่งใบกํากับภาษี หากใบเสร็จมีข้อมูลทั้งหมดที่กำหนดไว้สำหรับใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จก็สามารถใช้ทดแทนใบแจ้งหนี้ได้

ผู้รับเงินจะต้องลงนามในใบเสร็จเสมอ หากคุณระบุไว้ในใบแจ้งหนี้ว่าลูกค้าได้ชําระเงินแล้ว ใบแจ้งหนี้จะกลายเป็นหลักฐานการชําระเงิน และดังนั้นจึงเป็นใบเสร็จในตัว