การบริหารค่าใช้จ่ายอย่างมีประสิทธิภาพถือเป็นงานบริหารที่จำเป็นสำหรับบริษัทและเป็นปัจจัยหนึ่งในการประสบความสำเร็จทางการเงิน เป็นเรื่องของการชดเชยค่าใช้จ่ายทางธุรกิจโดยปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายและรักษาไว้ซึ่งการควบคุมงบประมาณที่เข้มงวด โซลูชันดิจิทัล เช่น บัตรองค์กรและซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่ายสามารถให้การสนับสนุนที่มีคุณค่าและทําให้กระบวนการจัดการค่าใช้จ่ายง่ายขึ้น

บทความนี้จะให้ภาพรวมที่ครอบคลุมเกี่ยวกับข้อมูลพื้นฐาน ข้อกำหนด และเคล็ดลับเพื่อให้แน่ใจว่าการรายงานค่าใช้จ่ายของคุณมีประสิทธิภาพและเป็นไปตามข้อกำหนด

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ค่าใช้จ่ายคืออะไร
  
• การจัดการค่าใช้จ่ายคืออะไร และเหตุใดจึงสําคัญ
  
• การคํานวณค่าใช้จ่ายและการชําระเงินมีหลักการทํางานอย่างไร
  
• ข้อกําหนดทางกฎหมายและสิทธิประโยชน์ทางภาษีของรายงานค่าใช้จ่าย
  
• จัดการค่าใช้จ่ายอย่างมีประสิทธิภาพด้วยบัตรองค์กร
  
• ข้อผิดพลาดและโซลูชันการจัดการค่าใช้จ่ายโดยทั่วไป
  

ค่าใช้จ่ายคืออะไร

ค่าใช้จ่ายคือต้นทุนที่เกิดจากพนักงาน ค่าใช้จ่ายจะเกิดขึ้นที่สถานที่ทำงานประจำของพนักงานหรือระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจ และได้รับการชดเชยจากนายจ้าง การชดเชยเงินมีวัตถุประสงค์เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานจะไม่เสียเปรียบทางการเงินจากค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ

ค่าใช้จ่ายมีหลายชนิด ซึ่งได้แก่

• ค่าเดินทางและค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด: ค่าใช้จ่ายสําหรับรถไฟ รถบัส และตั๋วเครื่องบิน การโดยสารแท็กซี่ เชื้อเพลิง และค่าจอดรถและค่าผ่านทางสําหรับยานพาหนะส่วนตัว (ดูมาตรา 9, วรรค 4a ของกฎหมายภาษีเงินได้ของเยอรมนี [EStG])

• ค่าที่พัก: ซึ่งรวมถึงค่าใช้จ่ายที่พัก เช่น โรงแรม เกสต์เฮาส์ บ้านพักตากอากาศ หรือโฮสเทล

• ค่าอาหาร: ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในการซื้ออาหารและเครื่องดื่มระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจถือเป็นค่าอาหาร โดยจะมอบให้ในรูปแบบเบี้ยเลี้ยงตามกฎหมาย ซึ่งจะแตกต่างกันออกไปตามระยะเวลาที่ขาดงาน

การจัดการค่าใช้จ่ายคืออะไร และเหตุใดจึงสําคัญ

การรายงานค่าใช้จ่ายคือกระบวนการที่พนักงานบันทึกเอกสารและส่งค่าใช้จ่ายไปยังบริษัทเพื่อขอเบิกเงินชดเชย การรายงานค่าใช้จ่ายเป็นองค์ประกอบสําคัญของการจัดการค่าใช้จ่ายขององค์กร และช่วยให้มั่นใจว่าค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่นายจ้างจ่ายคืนมีการบันทึกและชําระเงินอย่างถูกต้อง รายงานค่าใช้จ่ายที่จัดอย่างเป็นระบบมีประโยชน์ต่อบริษัทต่างๆ ดังนี้

• ความโปร่งใสและการควบคุมทางการเงิน: องค์กรต่างๆ สามารถเข้าใจได้ดีขึ้นว่าทรัพยากรจะถูกใช้ที่ไหนและอย่างไร วิธีนี้ช่วยให้บริษัทสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการวางแผนงบประมาณของตนได้ พนักงานยังทราบด้วยว่าพวกเขาสามารถใช้เงินได้เท่าไร เพื่อวัตถุประสงค์ใด และต้องได้รับการอนุมัติเมื่อใด

• การปฏิบัติตามข้อกําหนดทางกฎหมายและภาษี เอกสารประกอบที่เหมาะสมและการทำบัญชีค่าใช้จ่ายเป็นสิ่งสําคัญสําหรับการปฏิบัติตามข้อกําหนด บริษัทต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการบันทึกค่าใช้จ่ายอย่างถูกต้องเพื่อปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านภาษี ข้อผิดพลาดการทําบัญชีอาจทําให้เกิดบทลงโทษทางภาษีและปัญหาด้านกฎหมายได้ นอกจากนี้ การใช้เงินก้อนรวมตามกฎหมายอย่างถูกต้องสามารถลดภาระภาษีของบริษัทได้

• ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น: โซลูชันการรายงานค่าใช้จ่ายดิจิทัลสามารถทําให้กระบวนการตรวจสอบและคืนเงินเป็นอัตโนมัติได้ การประมวลผลที่รวดเร็วและลดข้อผิดพลาดและค่าใช้จ่ายในการดูแลระบบ

• ความพึงพอใจของพนักงาน: เมื่อพนักงานทราบว่าสามารถรับเงินชดเชยได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ก็จะสร้างความไว้วางใจต่อบริษัท สิ่งนี้ก่อให้เกิดการรักษาไว้ซึ่งพนักงานและวัฒนธรรมขององค์กรในเชิงบวก อย่างไรก็ตาม รายงานค่าใช้จ่ายที่ยาวหรือไม่ถูกต้องอาจส่งผลเสียต่อความพึงพอใจและแรงจูงใจของพนักงาน

การคํานวณค่าใช้จ่ายและการชําระเงินมีหลักการทํางานอย่างไร

โดยทั่วไปแล้วในการคืนเงินค่าใช้จ่ายจะมีอยู่ 2 วิธี วิธีที่หนึ่งคือการชําระคืนค่าใช้จ่ายโดยส่งใบเสร็จและใบเรียกเก็บเงิน ในกรณีนี้พนักงานจะต้องพิสูจน์ค่าใช้จ่ายจริงเป็นรายกรณี วิธีนี้กําหนดให้ฝ่ายบัญชีตรวจสอบเอกสารที่ส่งมาอย่างรอบคอบ และโดยปกติแล้วจะเป็นกระบวนการที่ซับซ้อน

หรืออีกวิธีหนึ่งคือ พนักงานสามารถเบิกจ่ายเป็นอัตราคงที่ได้ ในกรณีนี้ พนักงานจะได้รับยอดเงินคงที่ ไม่ว่าค่าใช้จ่ายจริงจะเป็นเท่าใดก็ตาม ค่าใช้จ่ายรายวันจะอยู่ภายใต้กฎหมายและอาจแตกต่างกันขึ้นอยู่กับประเภทและระยะเวลาของการเดินทาง การจ่ายเงินก้อนเดียวจะทำให้กระบวนการจ่ายเงินเป็นเรื่องง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้นโดยไม่ต้องมีใบเสร็จรับเงินแยกทีละรายการ

ในขณะที่ค่าที่พักจะได้รับการคืนเงินแบบก้อนเดียวหรือตามต้นทุนที่เกิดขึ้นจริง ค่าอาหารจะได้รับการคืนเงินแบบอัตราคงที่ กระทรวงการเงินของรัฐบาลกลาง (BMF) เป็นผู้กําหนดในแต่ละปีและมีผลกับบริษัททั้งหมดในเยอรมนี สำหรับมื้ออาหารเพิ่มเติมจะมีความแตกต่างระหว่างค่าใช้จ่ายเล็กน้อยและค่าใช้จ่ายมาก

ค่าใช้จ่ายเล็กน้อยนี้ใช้กับการเดินทางเพื่อธุรกิจภายในประเทศเยอรมนีที่กินเวลา 8–24 ชั่วโมง ซึ่งคือ 14 ยูโร (ปี 2024) ค่าใช้จ่ายส่วนเกินสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจที่กินเวลานานกว่า 24 ชั่วโมงอยู่ที่ 28 ยูโรต่อวันปฏิทิน เมื่อเดินทางในต่างประเทศ จะมีการกำหนดค่าบริการคงที่ที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละประเทศและบางครั้งอาจกำหนดไว้สำหรับเมืองแต่ละเมืองด้วย สิ่งสำคัญที่ต้องทราบคือ ค่าเบี้ยเลี้ยงรายวันมีระยะเวลาจำกัดอยู่ที่สามเดือน ซึ่งหมายความว่า หากพนักงานพักอยู่ในสถานที่เดียวกันเกินกว่าสามเดือนสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจ พวกเขาจะไม่มีสิทธิ์ได้รับเบี้ยเลี้ยงค่าใช้จ่าย

ข้อกําหนดทางกฎหมายและสิทธิประโยชน์ทางภาษีของรายงานค่าใช้จ่าย

รัฐบาลกำหนดข้อกำหนดทางกฎหมายบางประการเกี่ยวกับการอ้างสิทธิ์ค่าใช้จ่าย บริษัทควรตระหนักถึงข้อกำหนดเหล่านี้เพื่อหลีกเลี่ยงความเสี่ยงทางกฎหมายและเพื่อรับประโยชน์จากสิทธิประโยชน์ทางภาษี

สิ่งสําคัญที่สุดข้อหนึ่งคือต้องส่งเอกสารประกอบ การอ้างสิทธิ์ค่าใช้จ่ายทั้งหมดต้องมีเอกสารประกอบ เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ หรือตั๋ว โดยมีข้อยกเว้นเฉพาะการขอคืนเงินเป็นก้อนเดียวตามที่กฎหมายกำหนดเท่านั้น นอกจากนี้ยังใช้ "หลักการสําหรับการจัดการและการจัดเก็บบัญชี บันทึก และเอกสารที่เหมาะสมในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์" (GoBD) ด้วย ซึ่งหมายความว่าเอกสารทั้งหมดจะต้องเก็บถาวรเป็นเวลา 10 ปี

ตามกฎทั่วไป การอ้างสิทธิ์ค่าใช้จ่ายจะใช้ได้เฉพาะเพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษีหากเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจจริงเท่านั้น ค่าใช้จ่ายส่วนตัวไม่สามารถเบิกคืนได้ ดังนั้น จึงต้องมีความแตกต่างที่ชัดเจนระหว่างค่าใช้จ่ายส่วนตัวกับธุรกิจ

นอกจากนี้ พนักงานยังจําเป็นต้องส่งรายงานค่าใช้จ่ายของตนภายในระยะเวลาที่เหมาะสม กฎหมายจํากัดอยู่ที่ 3 ปี ตามมาตรา 195 ของประมวลกฎหมายแพ่งของเยอรมนี (BGB) อย่างไรก็ตามในทางปฏิบัติ นายจ้างมักจะกำหนดกำหนดเวลาในการยื่นเอกสาร ตัวอย่างเช่น สัญญาการจ้างงานอาจระบุวันครบกําหนดนี้สําหรับพนักงาน ข้อกําหนดเหล่านี้สามารถแทนที่ระยะเวลาการจํากัดตามกฎหมายได้ อย่างไรก็ตาม ระยะเวลาที่บริษัทกำหนดไว้จะต้องไม่น้อยกว่า 3 เดือน หากไม่ได้ส่งรายงานค่าใช้จ่ายตรงเวลา จะถือว่าพนักงานสละสิทธิ์ในการเรียกร้องขอคืนเงินสำหรับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น

หากการขอคืนเงินค่าใช้จ่ายไม่ได้มีการควบคุมในสัญญาจ้างงานที่ถูกต้อง การขอคืนเงินจะอยู่ภายใต้การควบคุมของมาตรา 670 และ 675 ของ BGB โดยทั่วไปแล้วพนักงานมีสิทธิได้รับการชดเชยค่าใช้จ่ายที่จำเป็นซึ่งเกิดขึ้นเพื่อประโยชน์ของบริษัท

ผลกระทบทางภาษี

บริษัทสามารถอ้างสิทธิ์ค่าใช้จ่ายในการคืนเงินเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจเพื่อจุดประสงค์ทางภาษีได้ ซึ่งช่วยลดกําไรที่ต้องเสียภาษีและภาระด้านภาษีของบริษัท

ตามมาตราที่ 3 ข้อ 16 ของ EStG ระบุไว้ว่า ค่าเดินทางไม่ต้องเสียภาษี ซึ่งหมายความว่า บริษัทจะคืนเงินจำนวนสุทธิให้แก่พนักงานโดยไม่ต้องเสียภาษี ข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับวิธีนี้คือ พนักงานได้ชำระค่าใช้จ่ายล่วงหน้าโดยใช้รายได้ที่ต้องเสียภาษีแล้ว อย่างไรก็ตามขอแนะนำให้แนบรายงานค่าใช้จ่ายไปกับแบบภาษีด้วย ค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้รับการชดเชยจากบริษัทสามารถขอเบิกคืนได้โดยระบุในรูปแบบของการขอคืนภาษี

หากนายจ้างไม่คืนเงินค่าใช้จ่าย ลูกจ้างก็สามารถเรียกร้องค่าใช้จ่ายดังกล่าวโดยตรงผ่านภาษีเงินได้ ในกรณีนี้ค่าใช้จ่ายดังกล่าวจะถูกประกาศให้เป็นค่าใช้จ่ายวิชาชีพเฉพาะทาง ค่าใช้จ่ายที่บริษัทได้ชดเชยไปแล้วไม่สามารถนำมาเพิ่มเป็นรายได้จากการจ้างงานได้

จัดการค่าใช้จ่ายอย่างมีประสิทธิภาพด้วยบัตรองค์กร

การชดเชยค่าใช้จ่ายในการเดินทางที่เกิดขึ้นล่วงหน้าไม่ใช่วิธีเดียวในการจัดการค่าใช้จ่าย พนักงานสามารถชําระค่าใช้จ่ายทางธุรกิจโดยตรงผ่านบัตรองค์กรโดยไม่ต้องใช้เงินส่วนตัวสำรองจ่ายและขอเงินคืนในภายหลัง ตัวอย่างเช่น บัตรเครดิตใบจริงหรือบัตรเครดิตเสมือนจริง รวมไปถึงบัตรเดบิตด้วย ส่วนหลังนี้จะได้รับเครดิตจำนวนคงที่เพื่อให้ผู้ใช้สามารถใช้จ่ายได้ตามจำนวนเงินที่มีอยู่เท่านั้น บัตรองค์กรกำลังกลายมาเป็นองค์ประกอบสำคัญในการบริหารค่าใช้จ่ายอย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น เนื่องจากช่วยลดภาระงานด้านการบริหารได้อย่างมาก

ประโยชน์หลักของบัตรองค์กรคือการเก็บข้อมูลอัตโนมัติ ระบบจะหักยอดธุรกรรมแบบเรียลไทม์และผสานการทํางานกับระบบการเรียกเก็บเงินขององค์กร ระบบอัตโนมัตินี้ช่วยให้ประมวลผลใบแจ้งหนี้ได้รวดเร็วขึ้นและเพิ่มความแม่นยําในการจัดสรรค่าใช้จ่ายให้กับโครงการ แผนก หรือพนักงานที่เฉพาะเจาะจง การมองเห็นความชัดเจนที่บริษัทที่ได้รับส่งผลให้สามารถควบคุมต้นทุนได้ดีขึ้นและวางแผนงบประมาณได้แม่นยำยิ่งขึ้น

นอกจากนี้ บัตรองค์กรยังส่งเสริมการปฏิบัติตามนโยบายภายในอีกด้วย โดยสามารถกำหนดค่าให้ใช้งานเฉพาะกับธุรกิจบางประเภทหรือค่าใช้จ่ายบางประเภทได้ ช่วยป้องกันค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้รับอนุญาตและทําให้มั่นใจว่ารายงานค่าใช้จ่ายเป็นไปตามนโยบายขององค์กรที่จัดตั้งขึ้น การควบคุมประเภทนี้อาจเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับองค์กรขนาดใหญ่และเมื่อจัดการงบประมาณโครงการ

ประโยชน์อีกประการหนึ่งคือบัตรขององค์กรช่วยประหยัดเวลาให้กับพนักงานและฝ่ายบัญชี พนักงานไม่จําเป็นต้องรวบรวมและส่งใบเสร็จด้วยตัวเองแล้ว แผนกบัญชีได้รับประโยชน์จากการบันทึกและการจัดสรรค่าใช้จ่ายอัตโนมัติ บัตรองค์กรแบบดิจิทัลมีข้อได้เปรียบที่ไม่สามารถสูญหายได้ และสามารถปรับเปลี่ยนให้เหมาะกับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปได้อย่างรวดเร็ว

Stripe Issuing ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการรายงานค่าใช้จ่ายด้วยโปรแกรมบัตรที่ออกแบบเองไม่ว่าบัตรจริงหรือบัตรดิจิทัล Issuing ให้คุณสร้าง จัดการ และปรับขนาดโปรแกรมบัตรเพื่อธุรกิจที่ปรับแต่งได้ Issuing เป็นผู้ให้บริการที่ได้รับความนิยมสำหรับบริการทางการเงินแบบบริการ (BaaS) โครงสร้างพื้นฐาน แพลตฟอร์มซอฟต์แวร์ และองค์กรขนาดใหญ่ ด้วยจำนวนบัตรที่ออกแล้วมากกว่า 100 ล้านใบ

ข้อผิดพลาดและโซลูชันการจัดการค่าใช้จ่ายโดยทั่วไป

การจัดการค่าใช้จ่ายเป็นกระบวนการที่ซับซ้อนสําหรับหลายองค์กรและอาจทําให้เกิดข้อผิดพลาดได้ โดยอาจทําให้เกิดบทลงโทษทางการเงิน ภาระด้านการบริหารเพิ่มเติม และปัญหาด้านการปฏิบัติตามข้อกําหนดได้ โซลูชันสมัยใหม่สามารถช่วยลดข้อผิดพลาดทั่วไปเหล่านี้และทําให้กระบวนการค่าใช้จ่ายง่ายขึ้น

ข้อผิดพลาดในเอกสารประกอบ

เอกสารประกอบที่ไม่เพียงพอเป็นปัญหาที่พบบ่อย พนักงานอาจลืมที่จะเก็บใบเสร็จหรือส่งล่าช้า ซึ่งอาจทําให้เกิดความล่าช้าในการรายงานค่าใช้จ่ายและทําให้เกิดปัญหาเกี่ยวกับการหักภาษี

นี่คือจุดที่บัตรองค์กรร่วมกับซอฟต์แวร์บัญชีสมัยใหม่สามารถช่วยได้ โดยสามารถนำข้อมูลแบบเรียลไทม์เข้าสู่ซอฟต์แวร์เพื่อประมวลผลได้โดยตรง โปรแกรมมากมายยังมีความสามารถในการเชื่อมโยงธุรกรรมกับใบเสร็จแบบดิจิทัลโดยตรง ซึ่งเป็นเอกสารประกอบที่ง่ายมาก

ค่าใช้จ่ายที่ไม่ชัดเจน

บ่อยครั้งบริษัทมักจะพบว่าการติดตามค่าใช้จ่ายนั้นทําได้ยาก บัตรองค์กรมีประโยชน์เพราะสามารถมอบหมายให้กับพนักงาน รายบุคคล แผนก หรือโครงการได้ ทำให้สามารถติดตามได้อย่างแม่นยำว่ามีค่าใช้จ่ายอะไรเกิดขึ้นในพื้นที่ใด

การไม่ปฏิบัติตามแนวทาง

ปัญหาทั่วไปคือการไม่ปฏิบัติตามนโยบายการรายงานค่าใช้จ่ายภายใน พนักงานอาจรายงานค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้รับการอนุมัติหรือไม่สามารถขอคืนได้ ซึ่งอาจนำไปสู่การละเมิดการปฏิบัติตามกฎระเบียบได้

ตัวอย่างเช่น บัตรชำระเงินสามารถกำหนดค่าเพื่อส่งเสริมการปฏิบัติตามนโยบายขององค์กรได้ นอกจากนี้ ยังสามารถติดตั้งกฎการปฏิบัติตามข้อกําหนดไว้ในซอฟต์แวร์การทําบัญชีได้ด้วย ระบบเหล่านี้จะตรวจสอบค่าใช้จ่ายและรายงานข้อมูลที่ไม่ตรงกันโดยอัตโนมัติ

กระบวนการที่ต้องทําด้วยตนเองโดยต้องใช้เวลามาก

การประมวลผลรายงานค่าใช้จ่ายด้วยตนเองทำให้ต้องใช้เวลาในการประมวลผลนานและเป็นภาระด้านการบริหารจัดการสำหรับพนักงานและฝ่ายบัญชี

การใช้บัตรองค์กรจะช่วยลดความพยายามในการทำงานด้วยตนเองได้อย่างมากและยังช่วยเร่งกระบวนการคืนเงินให้เร็วขึ้นด้วย ระบบจะบันทึกธุรกรรมจะโดยอัตโนมัติและส่งไปที่ฝ่ายบัญชีซึ่งสามารถจัดสรรไปยังค่าใช้จ่ายที่ถูกต้องได้โดยตรง