O gerenciamento eficiente das despesas é uma tarefa administrativa necessária para as empresas e um fator para o seu sucesso financeiro. Trata-se de reembolsar despesas comerciais, cumprindo requisitos regulatórios e mantendo um controle orçamentário rigoroso. Soluções digitais, como cartões corporativos e software de gerenciamento de despesas, podem ser uma ajuda valiosa e simplificar o processo de gerenciamento de despesas.

Este artigo fornece uma visão abrangente dos conceitos básicos, requisitos e dicas para assegurar a eficiência e a conformidade dos relatórios de despesas.

Neste artigo:

• O que são despesas?
  
• O que é o gerenciamento de despesas e por que ele é importante?
  
• Como funcionam os cálculos e liquidações de despesas?
  
• Requisitos legais e benefícios fiscais dos relatórios de despesas
  
• Gerenciamento eficiente de despesas com cartões corporativos
  
• Erros e soluções comuns do gerenciamento de despesas
  

O que são despesas?

As despesas são custos incorridos por funcionários. Elas são incorridas no local de trabalho habitual do funcionário ou durante viagens de negócios e são reembolsadas pelo empregador. O objetivo do reembolso é garantir que os funcionários não sejam prejudicados financeiramente pelas despesas da empresa.

Existem vários tipos de despesas, como:

• Despesas de viagem e despesas extras: incluem, entre outras, passagens de trem, ônibus e avião, viagens de táxi, combustível e taxas de estacionamento e pedágio para veículos particulares (consulte a Seção 9, Parágrafo 4a da Lei Alemã de Imposto de Renda [EStG]).

• Custos de acomodação: incluem despesas de hospedagem, como hotéis, pousadas, casas de temporada ou albergues.

• Despesas com refeição: o custo adicional da compra de alimentos e bebidas durante uma viagem de negócios é coberto por diárias de refeição. Elas são concedidas na forma de valores diários definidos, que variam de acordo com a duração da ausência.

O que é o gerenciamento de despesas e por que ele é importante?

O relatório de despesas é o processo pelo qual os funcionários documentam e enviam as despesas à empresa para obter reembolso. O relatório de despesas é um componente essencial do gerenciamento de despesas corporativas e garante que todas as despesas reembolsadas pelo empregador sejam registradas e pagas com precisão. Um relatório de despesas bem organizado traz vários benefícios para as empresas:

• Transparência e controle financeiro: as organizações podem entender melhor onde e como os recursos estão sendo usados. Dessa forma, podem otimizar seu planejamento orçamentário. Os funcionários também sabem quais valores e finalidades são permitidos e quando precisam obter aprovação.

• Conformidade legal e fiscal: a documentação adequada e a contabilização das despesas são importantes para a conformidade. As empresas devem garantir que as despesas sejam registradas corretamente para cumprir a regulamentação fiscal. Erros contábeis podem levar a penalidades tributárias e problemas jurídicos. Além disso, a correta aplicação de valores fixos legais pode minimizar a carga tributária da empresa.

• Aumento da eficiência: soluções digitais de relatórios de despesas podem automatizar o processo de auditoria e reembolso. Assim, aceleram o processamento e reduzem os erros e a sobrecarga administrativa.

• Satisfação dos funcionários: quando os funcionários sabem que serão reembolsados de forma rápida e fácil, sua confiança na empresa aumenta. Isso contribui para a retenção de funcionários e uma cultura corporativa positiva. Por outro lado, um relatório de despesas longo ou impreciso pode ter um impacto negativo na satisfação e motivação dos funcionários.

Como funcionam os cálculos e liquidações de despesas?

Existem basicamente duas formas de reembolsar despesas. Uma delas é reembolsar as despesas apresentando recibos e faturas. Nesse caso, os funcionários comprovam suas despesas reais, caso a caso. Esse método exige que o departamento contábil examine atentamente os documentos apresentados e geralmente é um processo complexo.

Por outro lado, as despesas podem ser reembolsadas usando valores pré-determinados. Neste caso, os funcionários recebem um valor fixo, independentemente das despesas reais. As diárias são regulamentadas por lei e variam de acordo com o tipo e a duração da viagem. O reembolso de um valor fixo simplifica e acelera o processo de reembolso, eliminando a necessidade de recibos individuais.

Embora as despesas de hospedagem sejam reembolsadas com base em um valor fixo único ou nos custos reais incorridos, as refeições são reembolsadas usando uma taxa fixa. Esses valores são definidos anualmente pelo Ministério Federal das Finanças (BMF) e aplicam-se a todas as empresas alemãs. Para refeições adicionais, é feita uma distinção entre diárias de pequeno e grande valor.

As diárias de pequeno valor aplicam-se a viagens de negócios dentro da Alemanha com duração de 8 a 24 horas. O valor é € 14 (em 2024). As de grande valor são usadas para viagens de negócios com duração superior a 24 horas e correspondem a € 28 por dia corrido. Nas viagens para o exterior, taxas fixas diferentes são definidas para cada país e, às vezes, para cidades individuais. É importante ressaltar que as diárias são limitadas a um período de três meses. Isso significa que, se os funcionários permanecerem no mesmo local por mais de três meses durante viagens de negócios, eles não terão direito ao reembolso de despesas.

Requisitos legais e benefícios fiscais dos relatórios de despesas

O governo impõe alguns requisitos legais para reivindicações de despesas. As empresas devem estar atentas a esses requisitos para evitar riscos jurídicos e se beneficiar de vantagens fiscais.

Um dos mais importantes é o requisito de documentação. Todas as reivindicações de despesas precisam ser comprovadas por documentação como faturas, recibos ou passagens. As exceções são feitas apenas para reembolsos de valor fixo, conforme definidos por lei. Os "princípios para o gerenciamento e armazenamento adequados de livros, registros e documentos em formato eletrônico" (GoBD) também se aplicam aqui. Isso significa que todos os documentos devem ser arquivados por 10 anos.

Como regra geral, uma reivindicação de despesa só é válida para fins fiscais se for realmente uma despesa comercial. Despesas pessoais não são reembolsáveis. Portanto, deve haver uma distinção clara entre despesas pessoais e empresariais.

Os funcionários também são obrigados por lei a enviar seus relatórios de despesas dentro de um período razoável. O prazo de prescrição é de três anos, de acordo com a Seção 195 do Código Civil Alemão (BGB). Na prática, no entanto, os empregadores costumam definir o prazo de envio. Por exemplo, um contrato de trabalho pode especificar esse prazo para os funcionários. Estas disposições podem prevalecer sobre o prazo de prescrição legal. No entanto, o prazo fixado pela empresa não pode ser inferior a três meses. Se o relatório de despesas não for apresentado a tempo, a solicitação de reembolso das despesas incorridas será cancelada.

Quando o reembolso de despesas não está regulado em um contrato de trabalho válido, o pedido de reembolso é regido pelas Seções 670 e 675 do BGB. Geralmente, os funcionários têm direito ao reembolso das despesas necessárias incorridas no interesse da empresa.

Implicações fiscais

As empresas podem reivindicar as despesas reembolsadas como despesas comerciais para propósitos fiscais. Dessa forma, reduzem o lucro tributável e a carga tributária da empresa.

De acordo com a Seção 3, N.º 16 da EStG, as despesas de viagem não são tributáveis. Isso significa que a empresa reembolsa o valor líquido aos funcionários, que é isento de impostos. O pré-requisito para isso é que os funcionários já tenham pago antecipadamente os custos com seus rendimentos tributados. No entanto, é aconselhável anexar os relatórios de despesas à declaração de imposto de renda. Os subsídios legais de despesas não reembolsados pela empresa podem ser reivindicados na declaração de impostos.

Caso o empregador não reembolse as despesas, o funcionário pode reivindicar as despesas diretamente no imposto de renda. Neste caso, as despesas são declaradas como despesas profissionais. Despesas que já foram reembolsadas pela empresa não podem ser adicionadas aos rendimentos do trabalho.

Gerenciamento eficiente de despesas com cartões corporativos

Reembolsar antecipadamente as despesas de viagem não é a única forma de gerenciar as despesas. Com a ajuda de cartões corporativos, os funcionários têm a oportunidade de pagar diretamente as despesas comerciais, sem precisar adiantar fundos privados e solicitar um reembolso mais tarde. Estes cartões podem incluir, por exemplo, cartões de crédito físicos ou virtuais, bem como cartões de débito. Estes últimos são creditados com um valor fixo para que os usuários só possam gastar até o valor disponível. Os cartões corporativos são cada vez mais um componente fundamental do gerenciamento eficaz das despesas, principalmente porque reduzem significativamente a sobrecarga administrativa.

Um dos principais benefícios dos cartões corporativos é a coleta automatizada de dados. As transações são capturadas em tempo real e integradas aos sistemas de cobrança corporativos. Essa automação acelera o processamento de faturas e aumenta a precisão da alocação de despesas para projetos, departamentos ou funcionários específicos. A visibilidade obtida pelas empresas possibilita um melhor controle de custos e um planejamento orçamentário mais preciso.

Os cartões corporativos também promovem o cumprimento de políticas internas. Eles podem ser configurados para serem usados somente em determinadas empresas ou para certos tipos de despesas. Essa configuração protege contra despesas não autorizadas e garante que os relatórios de despesas estejam em conformidade com as políticas corporativas estabelecidas. Esse tipo de controle pode ser especialmente benéfico para organizações maiores e gerenciamento de orçamentos de projetos.

Outro benefício é o tempo economizado pelos funcionários e pelo departamento contábil. Os funcionários não precisam mais coletar ou enviar manualmente os recibos. O departamento contábil se beneficia do registro e alocação automatizados de despesas. Os cartões corporativos virtuais têm a vantagem adicional de que não podem ser perdidos e podem ser adaptados rapidamente à evolução das necessidades.

O Stripe Issuing ajuda a dinamizar os relatórios de despesas com programas de cartões personalizados, físicos ou virtuais. O Issuing permite criar, gerenciar e expandir um programa de cartões comerciais e personalizáveis. Com mais de 100 milhões de cartões emitidos, o Issuing é o provedor de serviços preferido para infraestruturas, plataformas de software e empresas de banco como serviço (BaaS).

Erros e soluções comuns do gerenciamento de despesas

Para muitas organizações, o gerenciamento de despesas é um processo complexo e pode levar a erros. Esses erros podem resultar em sanções financeiras, sobrecarga administrativa adicional e problemas de conformidade. As soluções modernas podem ajudar a minimizar esses erros comuns e simplificar o processo de despesas.

Erros na documentação

A documentação inadequada das despesas é um problema comum. Os funcionários podem esquecer de coletar recibos ou enviá-los após o prazo. Isso pode levar a atrasos nos relatórios de despesas e dificultar as deduções fiscais.

É aqui que a combinação de cartões corporativos com softwares de contabilidade modernos pode ajudar. Os dados em tempo real podem ser importados diretamente para processamento pelo software. Além disso, muitos programas permitem vincular diretamente transações a recibos digitais, o que simplifica muito a documentação.

Despesas incertas

Muitas vezes, as empresas encontram dificuldades para acompanhar os gastos. Os cartões corporativos são vantajosos porque podem ser atribuídos a funcionários, departamentos ou projetos individuais. Dessa forma, é possível acompanhar exatamente quais despesas estão sendo incorridas em qual área.

Não cumprimento das diretrizes

Um problema frequente é a não conformidade com políticas internas de relatórios de despesas. Os funcionários podem relatar despesas que não são aprovadas ou reembolsáveis, o que pode levar a violações de conformidade.

Por exemplo, os cartões de pagamento podem ser configurados para promover conformidade com políticas corporativas. O software de contabilidade também pode ser configurado com regras de conformidade. Dessa forma, as despesas são verificadas automaticamente e as discrepâncias são relatadas antes de serem incluídas na fatura.

Processos manuais demorados

O processamento manual de relatórios de despesas resulta em longos tempos de processamento e sobrecarga administrativa para os funcionários e o departamento de contabilidade.

O uso de cartões corporativos reduz significativamente o esforço manual e agiliza o processo de reembolso. As transações são registradas e enviadas automaticamente à contabilidade, onde podem ser alocadas diretamente às despesas corretas.