Die effiziente Abrechnung von Spesen ist für Unternehmen nicht nur ein administrativer, sondern auch ein finanzieller Erfolgsfaktor. Dabei geht es nicht nur um die Erstattung beruflich bedingter Ausgaben, sondern auch um die Einhaltung rechtlicher Vorgaben und eine präzise Budgetkontrolle. Digitale Lösungen wie Firmenkarten und Buchhaltungssoftware bieten hier wertvolle Unterstützung und können den Abrechnungsprozess erheblich vereinfachen.

Dieser Artikel gibt Ihnen einen umfassenden Überblick über die wichtigsten Grundlagen, Anforderungen und Tipps, damit Ihre Spesenabrechnung effizient und rechtskonform gelingt.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind Spesen?
  
• Was ist eine Spesenabrechnung und warum ist sie wichtig?
  
• Wie funktionieren die Berechnung und Abrechnung von Spesen?
  
• Rechtliche Anforderungen und steuerliche Vorteile von Spesenabrechnungen
  
• Effizientes Spesenmanagement mit Firmenkarten
  
• Typische Fehler und Lösungen beim Spesenmanagement
  

Was sind Spesen?

Spesen sind Ausgaben von Mitarbeiter/innen. Diese fallen abseits des regulären Arbeitsortes oder bei einer Geschäftsreise an und werden von den Arbeitgeberinnen beziehungsweise Arbeitgebern erstattet. Die Erstattungen sollen sicherstellen, dass den Beschäftigten keine finanziellen Nachteile durch beruflich bedingte Ausgaben entstehen. Es gibt verschiedene Arten von Spesen, darunter:

• Reise- und Reisenebenkosten: Hierzu zählen unter anderem Kosten für Bahn-, Bus- und Flugtickets, Taxifahrten sowie Benzinkosten, Park- und Mautgebühren für Privatfahrzeuge (siehe § 9 Abs. 4a EStG).

• Übernachtungskosten: Dazu gehören Ausgaben für Unterkünfte beispielsweise in Hotels, Pensionen, Ferienwohnungen oder Hostels.

• Verpflegungskosten: Die zusätzlichen Kosten für den Kauf von Lebensmitteln und Getränken während einer Dienstreise werden durch den sogenannten Verpflegungsmehraufwand abgedeckt. Er wird in Form von gesetzlichen Pauschalen gewährt, die je nach Dauer der Abwesenheit variieren.

Was ist eine Spesenabrechnung und warum ist sie wichtig?

Die Spesenabrechnung ist ein Verfahren, bei dem Mitarbeitende die entstandenen Spesen dokumentieren und zur Erstattung beim Unternehmen einreichen. Diese Abrechnung ist ein zentraler Bestandteil des Reisekostenmanagements in Unternehmen und sorgt dafür, dass alle durch die Arbeitgeber/innen zu erstattenden Ausgaben korrekt erfasst und ausgezahlt werden. Eine gute organisierte Abrechnung der Spesen hat mehrere Vorteile für Unternehmen:

• Finanzielle Transparenz und Kontrolle: Unternehmen können durch ein gut organisiertes Spesenmanagement besser nachvollziehen, wo und wie Ressourcen verwendet werden. Dadurch können sie ihre Budgetplanung optimieren. Zudem wissen Mitarbeiter/innen, wie viel Geld sie für welche Zwecke ausgeben dürfen und in welchen Fällen sie gesonderte Genehmigungen einholen müssen.

• Rechtliche und steuerliche Compliance: Die ordnungsgemäße Dokumentation und Abrechnung von Spesen ist unerlässlich, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Spesen korrekt erfasst werden, um steuerliche Vorschriften einzuhalten. Fehler bei der Abrechnung können zu steuerlichen Nachteilen und rechtlichen Problemen führen. Zudem kann die korrekte Anwendung der gesetzlichen Pauschalen die steuerliche Belastung für die Unternehmen minimieren.

• Effizienzsteigerung: Wird die Spesenabrechnung durch digitale Lösungen unterstützt, kann der Prüfungs- und Erstattungsprozess automatisiert werden. Dies beschleunigt die Bearbeitung und reduziert Fehler sowie den administrativen Aufwand.

• Mitarbeiterzufriedenheit:Wenn Mitarbeitende wissen, dass ihre Ausgaben schnell und unkompliziert erstattet werden, fördert dies das Vertrauen in das Unternehmen. Dies trägt zur Mitarbeiterbindung und einer positiven Unternehmenskultur bei. Im Umkehrschluss kann sich eine langwierige oder fehlerhafte Spesenabrechnung negativ auf die Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation auswirken.

Wie funktionieren die Berechnung und Abrechnung von Spesen?

Für die Erstattung von Spesen gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten. Zum einen können die Spesen durch die Vorlage von Belegen und Quittungen erstattet werden. In diesem Fall weisen die Mitarbeiter/innen ihre tatsächlichen Ausgaben im Einzelfall nach. Diese Methode erfordert eine genaue Prüfung der eingereichten Belege durch die Buchhaltung und ist in der Regel aufwendiger.

Zum anderen können Spesen pauschal erstattet werden. In diesem Fall erhalten die Mitarbeiter/innen einen Pauschalbetrag, der unabhängig von den tatsächlichen Ausgaben festgelegt ist. Die Pauschalbeträge sind gesetzlich geregelt und variieren je nach Art und Dauer der Reise. Die Pauschalvergütung vereinfacht und beschleunigt den Abrechnungsprozess, da keine Einzelbelege abgerechnet werden müssen.

Während Übernachtungskosten wahlweise pauschal oder auf Basis der tatsächlich angefallenen Kosten erstattet werden, gelten für Verpflegungskosten Pauschalbeträge. Diese werden jährlich vom Bundesfinanzministerium festgesetzt und sind für alle deutschen Unternehmen gültig. Beim Verpflegungsmehraufwand wird unterschieden zwischen einer kleinen und einer großen Spesenpauschale.

Die kleine Spesenpauschale gilt für Dienstreisen innerhalb Deutschlands, die zwischen 8 und 24 Stunden dauern. Sie beträgt aktuell 14 € (Stand 2024). Die große Spesenpauschale für Dienstreisen, die länger als 24 Stunden dauern, liegt bei 28 € pro Kalendertag. Bei der Verpflegung im Ausland werden für jedes Land und teilweise für einzelne Städte unterschiedliche Pauschalen festgesetzt. Wichtig zu wissen ist, dass für die Spesenpauschalen eine dreimonatige Frist gilt. Das bedeutet, dass der Anspruch auf eine Spesenzahlung entfällt, wenn sich Mitarbeiter/innen auf Dienstreise mehr als drei Monate am selben Ort aufhalten.

Rechtliche Anforderungen und steuerliche Vorteile von Spesenabrechnungen

Der Gesetzgeber stellt einige rechtliche Anforderungen an die Abrechnung von Spesen. Unternehmen sollten diese kennen und beherzigen, um juristische Risiken zu vermeiden und steuerliche Vorteile nutzen zu können.

Wichtig ist unter anderem die Dokumentationspflicht. Sämtliche Spesenabrechnungen müssen mit Belegen wie Rechnungen, Quittungen oder Fahrkarten dokumentiert werden. Ausnahmen werden lediglich bei Pauschalen gewährt, die gesetzlich festgelegt sind. Es gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ (GoBD). Dies bedeutet, dass alle Belege zehn Jahre lang archiviert werden müssen.

Eine Spesenabrechnung ist grundsätzlich nur dann steuerlich wirksam, wenn es sich tatsächlich um dienstliche Ausgaben handelt. Private Kosten sind nicht erstattungsfähig. Demnach muss eine klare Trennung zwischen privaten und beruflichen Ausgaben erfolgen.

Arbeitnehmer/innen sind darüber hinaus verpflichtet, ihre Spesenabrechnungen innerhalb einer angemessenen Frist einzureichen. Gesetzlich beträgt die Verjährungsfrist gemäß § 195 BGB drei Jahre. In der Praxis legen jedoch häufig die Arbeitgeber/innen die Einreichungsfrist fest – beispielsweise im Arbeitsvertrag. Diese Regelungen können die gesetzliche Verjährungsfrist außer Kraft setzen. Allerdings darf die von den Unternehmen vorgegebene Frist nicht weniger als drei Monate betragen. Wird die Spesenabrechnung nicht innerhalb der vorgeschriebenen Frist eingereicht, entfällt der Anspruch auf eine Erstattung der entstandenen Kosten.

Wird die Erstattung der Spesen nicht in einem arbeitsrechtlich wirksamen Vertrag festgelegt, gilt der in §§ 670 und 675 BGB geregelte Erstattungsanspruch. Nach diesem haben Arbeitnehmer/innen grundsätzlich Anspruch auf Ausgleichszahlungen für notwendige Auslagen, die sie im Interesse des Unternehmens getätigt haben.

Steuerliche Aspekte

Unternehmen können erstattete Spesen steuerlich als Betriebsausgabe geltend machen. Diese mindert den zu versteuernden Gewinn und damit die Steuerlast des Unternehmens.

Laut § 3 Nr. 16 EStG sind Reisekosten nicht steuerpflichtig. Dies bedeutet, dass die Erstattungen des Unternehmens für die Arbeitnehmer/innen netto ausgezahlt werden und steuerfrei sind. Hintergrund ist, dass die Arbeitnehmer/innen die Kosten mit dem versteuerten Einkommen bereits vorab gezahlt haben. Es empfiehlt sich dennoch, die Spesenabrechnungen der Steuererklärung als Anhang beizufügen. Gesetzliche Zulagen für Kosten, die vom Unternehmen nicht erstattet werden, können in der Steuererklärung geltend gemacht werden.

Wenn die Arbeitgeber/innen die Spesen nicht zahlen, können Arbeitnehmer/innen ihre Reisekosten direkt über die Einkommenssteuer geltend machen. Die Ausgaben werden in diesem Fall als Werbungskosten angegeben. Spesen, die bereits vom Unternehmen erstattet wurden, dürfen nicht zusätzlich als Werbungskosten bei den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit angesetzt werden.

Effizientes Spesenmanagement mit Firmenkarten

Die Abrechnung von Spesen kann nicht nur durch die Erstattung vorab ausgelegter Reisekosten erfolgen. Mithilfe von Firmenkarten haben Mitarbeitende die Möglichkeit, dienstliche Ausgaben direkt zu begleichen, ohne private Mittel vorstrecken und später eine Rückerstattung beantragen zu müssen. Dies können beispielsweise physische oder virtuelle Kreditkarten sowie Debitkarten sein. Letztere werden mit einem bestimmten Betrag aufgeladen, sodass die Nutzer/innen Ausgaben nur im Rahmen des verfügbaren Betrags tätigen können. Firmenkarten etablieren sich zunehmend als wichtiger Bestandteil eines effektiven Spesenmanagements, vor allem, weil sie den administrativen Aufwand erheblich reduzieren.

Ein wesentlicher Vorteil der Nutzung von Firmenkarten liegt in der automatisierten Datenerfassung. Transaktionen werden in Echtzeit erfasst und in die Abrechnungssysteme des Unternehmens integriert. Diese Automatisierung sorgt nicht nur für eine schnellere Bearbeitung der Abrechnungen, sondern auch für eine höhere Genauigkeit bei der Zuordnung von Ausgaben zu bestimmten Projekten, Abteilungen oder Mitarbeitenden. Die Übersicht, die Unternehmen dadurch erhalten, ermöglicht eine bessere Kostenkontrolle und eine präzisere Budgetplanung.

Firmenkarten fördern zudem die Einhaltung interner Richtlinien. Denn sie können so konfiguriert werden, dass sie nur bei bestimmten Händlerinnen und Händlern oder ausschließlich für festgelegte Ausgabenkategorien verwendet werden dürfen. Dies schützt vor unzulässigen Ausgaben und stellt sicher, dass die Spesenabrechnung den festgelegten Unternehmensrichtlinien entspricht. Diese Art der Kontrolle kann gerade bei größeren Organisationen und bei der Verwaltung von Projektbudgets von erheblichem Nutzen sein.

Ein weiterer Vorteil ist die Zeitersparnis, die Firmenkarten für ihre Nutzer/innen sowie die Buchhaltung bedeuten. Mitarbeiter/innen müssen keine Belege sammeln und manuell einreichen. Die Buchhaltung profitiert von der automatisierten Erfassung und Zuordnung der Ausgaben. Virtuelle Firmenkarten haben den zusätzlichen Vorteil, dass sie nicht verloren gehen können und schnell an sich ändernde Anforderungen angepasst werden können.

Stripe Issuing unterstützt Sie bei der Optimierung Ihrer Spesenabrechnung mit individuellen Kartenprogrammen, egal ob physisch oder virtuell. Mit Issuing können Sie ein kommerzielles, personalisierbares Kartenprogramm erstellen, verwalten und skalieren. Mit über 100 Millionen ausgestellten Karten zählt Stripe Issuing zu den bevorzugten Dienstleistern für Banking-as-a-Service-Infrastrukturen, Softwareplattformen und Unternehmen.

Typische Fehler und Lösungen beim Spesenmanagement

Die Verwaltung von Spesen ist in vielen Unternehmen ein komplexer Prozess, der zu Fehlern führen kann. Diese können finanzielle Nachteile, zusätzliche administrative Belastungen und Compliance-Probleme zur Folge haben. Moderne Lösungen können dazu beitragen, diese typischen Fehler zu minimieren und den Abrechnungsprozess zu optimieren.

Fehler bei der Dokumentation

Ein häufiges Problem ist die unzureichende Dokumentation der Ausgaben. Mitarbeiter/innen können vergessen, Belege zu sammeln oder diese zu spät einreichen. Dies führt nicht nur zu Verzögerungen bei der Abrechnung der Spesen, sondern möglicherweise auch zu Problemen bei der steuerlichen Anerkennung.

Hier helfen Firmenkarten in Kombination mit moderner Buchhaltungssoftware. Die Echtzeit-Daten können direkt in die Software importiert und dort verarbeitet werden. Viele Programme bieten zudem Funktionen, bei denen Transaktionen direkt mit digitalen Belegen verknüpft werden können, was die Dokumentation erheblich vereinfacht.

Unübersichtliche Ausgaben

Unternehmen haben häufig Schwierigkeiten, einen Überblick über die Ausgaben einzelner Mitarbeiter/innen, Abteilungen oder Projekte zu behalten. Firmenkarten bieten den Vorteil, dass sie den einzelnen Mitarbeitenden, Abteilungen oder Projekten zugeordnet werden können. So lässt sich genau nachverfolgen, welche Ausgaben in welchem Bereich anfallen.

Fehler bei der Einhaltung von Richtlinien

Ein typisches Problem ist die Nichteinhaltung der internen Richtlinien für Spesenabrechnungen. Mitarbeiter/innen geben möglicherweise Ausgaben an, die nicht genehmigt oder nicht erstattungsfähig sind, was zu Compliance-Verstößen führen kann.

Die Einhaltung der Firmenrichtlinien kann zum einen durch konfigurierte Zahlungskarten gefördert werden. Zum anderen kann die Buchhaltungssoftware mit Compliance-Regeln ausgestattet werden. Diese prüfen automatisch die Ausgaben und melden Abweichungen, bevor diese in die Abrechnung aufgenommen werden.

Zeitintensive manuelle Prozesse

Die manuelle Bearbeitung von Spesenabrechnungen führt zu langen Bearbeitungszeiten sowie einem hohen administrativen Aufwand für die Mitarbeiter/innen und die Buchhaltung.

Der Einsatz von Firmenkarten reduziert den manuellen Aufwand erheblich und beschleunigt die Abrechnung. Transaktionen werden automatisch erfasst und an die Buchhaltung übermittelt, wo sie direkt den richtigen Ausgaben zugeordnet werden können.