Efficiënt onkostenbeheer is een noodzakelijke administratieve taak voor ondernemingen en een factor in hun financiële succes. Bij een onkostenderclaratie gaat het om het vergoeden van zakelijke kosten, het naleven van wettelijke vereisten en het handhaven van een strikte budgetcontrole. Digitale oplossingen, zoals zakelijke betaalkaarten en software voor onkostenbeheer, kunnen waardevolle ondersteuning bieden en het proces van onkostenbeheer vereenvoudigen.

In dit artikel vind je een uitgebreid overzicht van de basisprincipes, vereisten en tips om je onkostendeclaratie efficiënt en compliant te houden.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn onkosten?
  
• Wat is onkostenbeheer en waarom is het belangrijk?
  
• Hoe werken onkostenberekeningen en afrekeningen?
  
• Wettelijke vereisten en fiscale voordelen van onkostendeclaraties
  
• Efficiënt onkostenbeheer met zakelijke betaalkaarten
  
• Typische fouten en oplossingen voor onkostenbeheer
  

Wat zijn onkosten?

Onkosten zijn kosten die door werknemers worden gemaakt. Ze worden gemaakt op de vaste werkplek van de werknemer of tijdens zakenreizen en worden vergoed door de werkgever. Via de terugbetalingen worden werknemers niet financieel benadeeld door zakelijke onkosten.

Er zijn verschillende soorten onkosten, waaronder:

• Reis- en incidentele kosten: Hieronder vallen onder andere kosten voor trein-, bus- en vliegtickets, taxiritten, brandstof-, parkeer- en tolkosten voor particuliere voertuigen (zie § 9, § 4a van de Duitse wet op de inkomstenbelasting [EStG]).

• Verblijfskosten: Hieronder vallen kosten voor accommodatie, zoals hotels, pensions, vakantiehuizen of hostels.

• Maaltijdkosten: De extra kosten voor het kopen van eten en drinken tijdens een zakenreis worden gedekt door maaltijdvergoedingen. Ze worden toegekend in de vorm van wettelijke dagvergoedingen, die variëren naar gelang van de duur van de afwezigheid.

Wat is onkostenbeheer en waarom is het belangrijk?

Onkostendeclaratie is het proces waarbij werknemers onkosten documenteren en indienen bij de onderneming voor vergoeding. Onkostendeclaraties zijn een belangrijk onderdeel van het beheer van bedrijfsonkosten en zorgen ervoor dat alle onkosten die door de werkgever worden vergoed, nauwkeurig worden geregistreerd en betaald. Een overzichtelijke onkostendeclaratie heeft verschillende voordelen voor ondernemingen:

• Financiële transparantie en controle: Organisaties krijgen meer inzicht in waar en hoe middelen worden gebruikt. Hierdoor kunnen ze hun budgetplanning optimaliseren. Medewerkers weten ook hoeveel geld ze kunnen uitgeven, voor welke doeleinden en wanneer ze goedkeuring moeten krijgen.

• Juridische en fiscale compliance: Een goede documentatie en boekhouding van onkosten is belangrijk voor naleving. Ondernemingen moeten de onkosten correct bijhouden om te voldoen aan de belastingregels. Boekhoudkundige fouten kunnen leiden tot fiscale boetes en juridische problemen. Bovendien kan de correcte toepassing van de wettelijke forfaitaire bedragen de belastingdruk van een onderneming minimaliseren.

• Verhoogde efficiëntie: Digitale oplossingen voor onkostendeclaraties kunnen het audit- en vergoedingsproces automatiseren. Dit versnelt de verwerking en vermindert fouten en administratieve overhead.

• Tevredenheid medewerkers: Wanneer werknemers weten dat ze snel en gemakkelijk vergoed kunnen worden, bouwt dit vertrouwen in de onderneming op. Dit draagt bij aan het behoud van medewerkers en een positieve bedrijfscultuur. Omgekeerd kan een lange of onnauwkeurige onkostendeclaratie een negatieve invloed hebben op de tevredenheid en motivatie van werknemers.

Hoe werken onkostenberekeningen en afrekeningen?

Er zijn in principe twee manieren om onkosten te vergoeden. Een daarvan is het vergoeden van onkosten door bonnen en rekeningen in te dienen. In dit geval onderbouwen werknemers hun werkelijke kosten per geval. Deze methode vereist dat de boekhoudafdeling de ingediende documenten nauwkeurig onderzoekt en is meestal een complex proces.

Aan de andere kant kunnen onkosten forfaitair worden vergoed. In dit geval ontvangen werknemers een vast bedrag, ongeacht de werkelijke kosten. De dagvergoedingen zijn wettelijk geregeld en variëren afhankelijk van het type en de duur van de reis. De forfaitaire vergoeding vereenvoudigt en versnelt het terugbetalingsproces, aangezien er geen individuele kwitanties nodig zijn.

Terwijl de verblijfskosten forfaitair of op basis van de werkelijk gemaakte kosten worden vergoed, wordt er voor maaltijden een vast bedrag gehanteerd. Dit wordt jaarlijks vastgesteld door het Bondsministerie van Financiën (BMF) en geldt voor alle Duitse ondernemingen. Voor extra maaltijden wordt onderscheid gemaakt tussen een kleine en een grote onkostenvergoeding.

De kleine onkostenvergoeding geldt voor zakenreizen binnen Duitsland van 8-24 uur. Het bedrag is € 14 (vanaf 2024). De ruime onkostenvergoeding voor dienstreizen van meer dan 24 uur bedraagt € 28,- per kalenderdag. Als je naar het buitenland reist, gelden verschillende vaste tarieven voor elk land en soms voor individuele steden. Houd er wel rekening mee dat dagvergoedingen beperkt zijn tot een periode van drie maanden. Dit betekent dat als werknemers tijdens zakenreizen langer dan drie maanden op dezelfde plek verblijven, ze geen recht hebben op een onkostenvergoeding.

Wettelijke vereisten en fiscale voordelen van onkostendeclaraties

De overheid stelt een aantal wettelijke eisen aan onkostendeclaraties. Ondernemingen moeten zich bewust zijn van deze vereisten om juridische risico's te vermijden en te profiteren van belastingvoordelen.

Een van de belangrijkste is de documentatieverplichting. Alle onkostendeclaraties moeten worden ondersteund met documentatie zoals facturen, ontvangstbewijzen of tickets. Er worden alleen uitzonderingen gemaakt voor forfaitaire vergoedingen zoals gedefinieerd in de wet. Ook hier gelden de 'beginselen voor het juiste beheer en de juiste bewaring van boeken, bescheiden en documenten in elektronische vorm' (GoBD). Dit betekent dat alle documenten 10 jaar moeten worden gearchiveerd.

De stelregel luidt dat een onkostendeclaratie alleen fiscaal geldig is als het daadwerkelijk om een zakelijke uitgave gaat. Persoonlijke onkosten worden niet vergoed. Daarom moet er een duidelijk onderscheid zijn tussen persoonlijke en zakelijke onkosten.

Werknemers zijn ook wettelijk verplicht om hun onkostendeclaraties binnen een redelijke termijn in te dienen. De verjaringstermijn bedraagt drie jaar volgens § 195 van het Duitse burgerlijk wetboek (BGB). In de praktijk stellen werkgevers echter vaak de indieningstermijn vast. In een arbeidsovereenkomst kan deze termijn bijvoorbeeld voor werknemers worden gespecificeerd. Deze bepalingen kunnen de wettelijke verjaringstermijn vervangen. De door de onderneming gestelde termijn mag echter niet korter zijn dan drie maanden. Als de onkostendeclaratie niet tijdig wordt ingediend, vervalt de aanspraak op vergoeding van de gemaakte kosten.

Indien de vergoeding van onkosten niet in een geldige arbeidsovereenkomst is geregeld, is de aanspraak op vergoeding geregeld in secties 670 en 675 van het BGB. Werknemers hebben over het algemeen recht op vergoeding van noodzakelijke kosten die in het belang van de onderneming zijn gemaakt.

Gevolgen voor de belasting

Ondernemingen kunnen vergoede kosten claimen als zakelijke kosten voor belastingdoeleinden. Dit verlaagt de belastbare winst en de belastingdruk van de onderneming.

Volgens sectie 3, nr. 16 van EStG zijn reiskosten niet belastbaar. Dit betekent dat de onderneming het nettobedrag terugbetaalt aan werknemers, dat belastingvrij is. Voorwaarde hiervoor is dat de werknemers de kosten al vooraf hebben betaald met hun belaste inkomsten. Toch is het raadzaam om de onkostendeclaraties bij de aangifte te voegen. Wettelijke vergoedingen voor onkosten die niet door de onderneming worden vergoed, kunnen worden geclaimd in de belastingaangifte.

Als de werkgever de kosten niet vergoedt, kan de werknemer de kosten rechtstreeks terugvorderen via de inkomstenbelasting. In dat geval worden de kosten gedeclareerd als beroepskosten. Onkosten die al door het bedrijf zijn vergoed, kunnen niet worden opgeteld bij het inkomen uit arbeid.

Efficiënt onkostenbeheer met zakelijke betaalkaarten

Het vooraf vergoeden van gemaakte reiskosten is niet de enige manier om de onkosten in goede banen te leiden. Met behulp van zakelijke betaalkaarten kunnen werknemers zakelijke onkosten rechtstreeks betalen, zonder dat ze privégeld hoeven voor te schieten en later een terugbetaling hoeven aan te vragen. Denk hierbij aan fysieke of virtuele creditcards en debitcards. Deze laatste worden gecrediteerd met een vast bedrag, zodat gebruikers slechts tot het beschikbare bedrag kunnen uitgeven. Zakelijke betaalkaarten worden steeds vaker een belangrijk onderdeel van effectief onkostenbeheer, vooral omdat ze de administratieve lasten aanzienlijk verminderen.

Een groot voordeel van zakelijke betaalkaarten is het geautomatiseerde verzamelen van gegevens. Transacties worden in real time vastgelegd en geïntegreerd met zakelijke facturatiesystemen. Deze automatisering versnelt de factuurverwerking en verhoogt de nauwkeurigheid van het toewijzen van onkosten aan specifieke projecten, afdelingen of medewerkers. De zichtbaarheid die ondernemingen hierdoor krijgen, maakt een betere kostenbeheersing en een nauwkeurigere budgetplanning mogelijk.

Zakelijke betaalkaarten bevorderen ook de naleving van intern beleid. Ze kunnen zo worden geconfigureerd dat ze alleen bij bepaalde ondernemingen of voor bepaalde soorten onkosten worden gebruikt. Dit beschermt tegen ongeoorloofde onkosten en zorgt ervoor dat onkostendeclaraties voldoen aan het vastgestelde bedrijfsbeleid. Dit type controle kan vooral gunstig zijn voor grotere organisaties en bij het beheren van projectbudgetten.

Een ander voordeel is de tijd die zakelijke betaalkaarten werknemers en de boekhoudafdeling besparen. Medewerkers hoeven geen bonnetjes meer te verzamelen en handmatig in te dienen. De boekhoudafdeling profiteert van de geautomatiseerde registratie en toewijzing van onkosten. Virtuele bedrijfskaarten hebben als bijkomend voordeel dat ze niet verloren kunnen gaan en snel kunnen worden aangepast aan veranderende behoeften.

Stripe Issuing helpt je bij het stroomlijnen van je onkostendeclaraties met programma's voor betaalkaarten op maat, zowel fysiek als virtueel. Via Issuing kun je een commercieel, aanpasbaar programma voor betaalkaarten maken, beheren en opschalen. Met meer dan 100 miljoen uitgegeven betaalkaarten is Issuing de populairste dienstverlener voor BaaS-infrastructuur (Banking-as-a-Service), softwareplatforms en ondernemingen.

Typische fouten en oplossingen voor onkostenbeheer

Onkostenbeheer is voor veel organisaties een complex proces dat soms met fouten gepaard gaat. Deze kunnen leiden tot financiële sancties, extra administratieve lasten en nalevingsproblemen. Moderne oplossingen kunnen helpen deze typische fouten te minimaliseren en het onkostenproces te vereenvoudigen.

Fouten in documentatie

Ontoereikende documentatie van onkosten is een veelvoorkomend probleem. Werknemers kunnen vergeten bonnetjes op te halen of te laat inleveren. Dit kan leiden tot vertragingen in de onkostendeclaratie en problemen veroorzaken met de fiscale aftrekbaarheid.

Dit is waar zakelijke betaalkaarten in combinatie met moderne boekhoudsoftware kunnen helpen. Gegevens in real time kunnen direct in de software worden geïmporteerd voor verwerking. Veel programma's bieden ook de mogelijkheid om transacties rechtstreeks aan digitale bonnetjes te koppelen, wat de documentatie aanzienlijk vereenvoudigt.

Onduidelijke onkosten

Ondernemingen vinden het vaak moeilijk om onkosten bij te houden. Zakelijke betaalkaarten bieden een voordeel omdat ze kunnen worden toegewezen aan individuele werknemers, afdelingen of projecten. Zo kun je precies bijhouden welke onkosten op welk gebied worden gedaan.

Niet-naleving van richtlijnen

Een typisch probleem is het niet naleven van het interne beleid voor onkostendeclaraties. Werknemers kunnen onkosten melden die niet zijn goedgekeurd of niet worden vergoed, wat kan leiden tot overtredingen van de naleving.

Betaalkaarten kunnen bijvoorbeeld worden geconfigureerd om de naleving van bedrijfsbeleid te bevorderen. Boekhoudsoftware kan ook worden uitgerust met nalevingsregels. Deze controleren automatisch onkosten en rapporteren afwijkingen voordat ze in de factuur worden opgenomen.

Tijdrovende handmatige processen

Handmatige verwerking van onkostendeclaraties kan lang duren en de administratieve lasten voor medewerkers en de boekhouding vergroten.

Het gebruik van zakelijke betaalkaarten vermindert de handmatige inspanningen aanzienlijk en versnelt het terugbetalingsproces. Transacties worden automatisch geregistreerd en naar de boekhouding gestuurd, waar ze direct aan de juiste onkosten kunnen worden toegewezen.