La gestión eficiente de los gastos es una tarea administrativa necesaria para las empresas, así como un factor que influye en su éxito financiero. Implica reembolsar los gastos de la empresa, sin dejar de lado el cumplimiento de los requisitos normativos y el mantenimiento de un estricto control presupuestario. Las soluciones digitales, como las tarjetas corporativas y el software de gestión de gastos, pueden ser un apoyo valioso y simplificar el proceso de gestión de gastos.

En este artículo, proporcionamos una descripción general completa de los conceptos básicos, los requisitos y las sugerencias para garantizar que tus informes de gastos sean eficientes y cumplan con la normativa.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué son los gastos?
  
• ¿Qué es la gestión de gastos y por qué es importante?
  
• ¿Cómo funcionan los cálculos y liquidaciones de gastos?
  
• Requisitos legales y beneficios fiscales de los informes de gastos
  
• Gestión eficiente de gastos con tarjetas corporativas
  
• Errores comunes en la gestión de gastos y soluciones
  

¿Qué son los gastos?

Los gastos son los costos en los que incurren los empleados. Esto sucede en el lugar de trabajo habitual de los empleados o durante los viajes de negocios, y el empleador es quien los reembolsa. El reembolso tiene como objetivo garantizar que los empleados no experimenten una desventaja financiera debido a los gastos de la empresa.

Existen varios tipos de gastos, incluidos los siguientes:

• Gastos de viaje y gastos imprevistos: Estos incluyen, entre otras cosas, los costos de los pasajes de tren, autobús y avión, los viajes en taxi, el combustible y las tarifas de estacionamiento y peaje para vehículos privados (consulte la Sección 9, Apartado 4a de la Ley del Impuesto sobre la Renta de Alemania [EStG]).

• Gastos de alojamiento: Esto incluye los gastos de alojamiento, como gastos de hoteles, casas de huéspedes, casas de vacaciones u hostales.

• Gastos de comida: El costo adicional de la compra de alimentos y bebidas durante un viaje de negocios se cubre con viáticos para comidas. Se otorgan en forma de viáticos que establecen las normativas, los cuales varían en función de la duración de la ausencia.

¿Qué es la gestión de gastos y por qué es importante?

La elaboración de informes de gastos es el proceso mediante el cual los empleados documentan sus gastos y los presentan ante la empresa para recibir un reembolso. Los informes de gastos son un componente clave de la gestión de gastos corporativos y garantizan que todos los gastos que reembolse el empleador se registren y paguen con precisión. Los informes de gastos bien organizados tiene varios beneficios para las empresas:

• Transparencia y control financiero: Las organizaciones pueden comprender mejor para qué y cómo se utilizan los recursos. Esto les permite optimizar la planificación de su presupuesto. También les permite a los empleados saber cuánto dinero pueden gastar, con qué fines y en qué ocasiones deben obtener una aprobación.

• Cumplimiento de la normativa fiscal y legal: La documentación y la contabilidad adecuadas de los gastos es importante para fines de cumplimiento. Las empresas deben asegurarse de que los gastos se registren correctamente para cumplir con las normativas fiscales. Los errores contables pueden dar lugar a sanciones fiscales y problemas legales. Además, la aplicación correcta de los montos fijos que establece la normativa puede minimizar la carga fiscal de una empresa.

• Mayor eficiencia: Las soluciones digitales de elaboración de informes de gastos pueden automatizar el proceso de auditoría y reembolso. Esto acelera el procesamiento y reduce los errores y la sobrecarga administrativa.

• Satisfacción de los empleados: Si los empleados saben que pueden obtener un reembolso con rapidez y facilidad, confiarán en la empresa. Esto favorece la retención de empleados y una cultura corporativa positiva. Por el contrario, los informes de gastos extensos o inexactos pueden tener un impacto negativo en la satisfacción y motivación de los empleados.

¿Cómo funcionan los cálculos y liquidaciones de gastos?

Básicamente, los gastos se pueden reembolsar de dos maneras. Por un lado, los gastos se pueden reembolsar mediante la presentación de recibos y facturas. En este caso, los empleados justifican sus gastos reales caso por caso. Este método requiere que el departamento de contabilidad examine con atención los documentos presentados y suele ser un proceso complejo.

Por otro lado, se pueden reembolsar los gastos en función de una tarifa fija. En este caso, los empleados reciben un monto fijo, independientemente de los gastos en los que hayan incurrido. La ley regula los viáticos y estos varían según el tipo y la duración del viaje. El reembolso en función de un monto fijo simplifica y acelera el proceso de reembolso al eliminar la necesidad de presentar recibos.

Mientras que los gastos de alojamiento se reembolsan en función de un monto fijo o de los gastos reales en los que se haya incurrido, las comidas se reembolsan según una tarifa fija. Estas las fija anualmente el Ministerio Federal de Finanzas (BMF) y se aplican a todas las empresas alemanas. En el caso de las comidas adicionales, existe un viático para gastos pequeños y otro para gastos grandes.

Los viáticos para gastos pequeños se aplica a los viajes de negocios que se realizan dentro de Alemania y que duran entre 8 y 24 horas. Son de €14 (desde 2024). Los viáticos para gastos grandes durante viajes de negocios que duren más de 24 horas son de €28 por día calendario. Para los viajes al extranjero, se establecen diferentes tarifas fijas según el país y, a veces, según la ciudad. Es importante tener en cuenta que los viáticos se limitan a un período de tres meses. Esto significa que si los viajes de negocios de los empleados se extienden más de tres meses en el mismo lugar, no tendrán derecho a recibir viáticos para los gastos de dicho período adicional.

Requisitos legales y beneficios fiscales de los informes de gastos

El gobierno impone algunos requisitos legales para los reclamos por gastos. Las empresas deben conocer estos requisitos para evitar riesgos legales y beneficiarse de las ventajas fiscales.

Uno de los más importantes es el requisito de documentación. Todos los reclamos por gastos se deben respaldar con documentación, como facturas, recibos o tiquetes. Solo se hacen excepciones para los reembolsos de los montos fijos que establece la ley. En este caso, también se aplican los «principios para la gestión y el almacenamiento adecuados de libros, registros y documentos en formato electrónico» (GoBD). Esto significa que todos los documentos deben archivarse durante 10 años.

Como regla general, una reclamo por gastos solo es válido a efectos fiscales si realmente se trata de un gasto empresarial. Los gastos personales no son reembolsables. Por lo tanto, debe haber una clara distinción entre los gastos personales y los gastos empresariales.

De conformidad con la ley, los empleados también deben presentar sus informes de gastos dentro de un período de tiempo razonable. El plazo de prescripción es de tres años, según el Artículo 195 del Código Civil Alemán (BGB). Sin embargo, en la práctica, los empleadores suelen establecer el plazo de presentación. Por ejemplo, en un contrato laboral se puede especificar este plazo para los empleados. Estas disposiciones pueden anular el plazo de prescripción que establece la normativa. Sin embargo, el plazo que establezca la empresa no puede ser inferior a tres meses. Si el informe de gastos no se presenta a tiempo, no se podrá reclamar el reembolso de los gastos en los que se haya incurrido.

Si el reembolso de los gastos no está regulado en un contrato laboral válido, los artículos 670 y 675 del BGB rigen la solicitud de reembolso. Por lo general, los empleados tienen derecho al reembolso de los gastos necesarios en los que hayan incurrido en beneficio de la empresa.

Implicaciones fiscales

Las empresas pueden reclamar los gastos reembolsados que se consideren gastos de la empresa a efectos fiscales. Esto reduce las ganancias y cargas fiscales de la empresa.

De acuerdo con el Artículo 3, n.º 16 de la EStG, los gastos de viaje no están sujetos a impuestos. Esto significa que la empresa reembolsa el importe neto a los empleados, el cual está libre de impuestos. Para que ello suceda, los empleados deben haber pagado por adelantado los costos con sus ingresos gravados. No obstante, se recomienda adjuntar los informes de gastos a la declaración de impuestos. Los viáticos que establecen las normativas para los gastos que no reembolsa la empresa se pueden reclamar a través de la declaración de impuestos.

Si el empleador no reembolsa los gastos, el empleado puede reclamarlos directamente a través del impuesto sobre la renta. En este caso, los gastos se declaran como gastos profesionales. Los gastos que ya ha reembolsado la empresa no se pueden sumar a los ingresos del empleo.

Gestión eficiente de gastos con tarjetas corporativas

Reembolsar por adelantado los gastos de viaje no es la única forma de gestionar los gastos. Con la ayuda de las tarjetas corporativas, los empleados tienen la oportunidad de pagar directamente los gastos de la empresa, sin tener que obtener un adelanto de fondos privados y solicitar un reembolso más adelante. Estas pueden incluir, por ejemplo, tarjetas de crédito físicas o virtuales, así como tarjetas de débito. En el caso de estas últimas, se acredita un monto fijo para que los usuarios solo puedan gastar la cantidad de dinero disponible. Las tarjetas corporativas se están convirtiendo cada vez más en un componente clave de la gestión eficaz de los gastos, principalmente porque reducen de forma significativa la carga administrativa.

Una de las principales ventajas de las tarjetas corporativas es la recopilación automatizada de datos. Las transacciones se registran en tiempo real y se integran en los sistemas de facturación corporativos. Esta automatización acelera el procesamiento de facturas y aumenta la precisión de la asignación de gastos para proyectos, departamentos o empleados específicos. Como resultado, las empresas adquieren una visibilidad que les permite controlar mejor los costos y planificar el presupuesto con más precisión.

Las tarjetas corporativas también promueven el cumplimiento de las políticas internas. Se pueden configurar para que se usen solo en ciertas empresas o para ciertos tipos de gastos. Esto brinda protección contra gastos no autorizados y garantiza que los informes de gastos cumplan con las políticas corporativas establecidas. Este tipo de control puede ser especialmente beneficioso para las organizaciones más grandes, así como para gestionar los presupuestos de los proyectos.

Otro beneficio es el ahorro de tiempo que brindan las tarjetas corporativas para los empleados y el departamento de contabilidad. Por un lado, los empleados ya no deberán recopilar y enviar recibos de forma manual. Por el otro, el departamento de contabilidad se beneficiará del registro y la asignación automatizados de los gastos. Además, las tarjetas corporativas virtuales tienen la ventaja adicional de que no se pueden perder y se pueden adaptar con rapidez a las necesidades cambiantes.

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Errores comunes en la gestión de gastos y soluciones

La gestión de gastos es un proceso complejo para muchas organizaciones, en el cual se pueden cometer errores. Esto puede dar lugar a sanciones financieras, cargas administrativas adicionales y problemas de cumplimiento. Las soluciones modernas pueden ayudar a minimizar estos errores comunes y simplificar el proceso de gestión de gastos.

Errores en la documentación

La documentación inadecuada de los gastos es un problema común. Es posible que los empleados se olviden de recolectar los recibos o que los envíen tarde. Esto puede provocar retrasos en la presentación de informes de gastos y causar problemas con la deducción de impuestos.

Las tarjetas corporativas, en combinación con un software de contabilidad moderno, pueden ayudar con esto. Los datos en tiempo real se pueden importar directamente al software para su procesamiento. Muchos programas también ofrecen la posibilidad de vincular las transacciones directamente a los recibos digitales, lo cual simplifica en gran medida la documentación.

Gastos poco claros

A las empresas a menudo les suele resultar difícil hacer un seguimiento de los gastos. Las tarjetas corporativas ofrecen el beneficio de que se pueden asignar a empleados, departamentos o proyectos individuales. Esto permite hacer un seguimiento exacto de los gastos en los que se está incurriendo y del área a la que pertenecen.

Incumplimiento de las directrices

Un problema común es el incumplimiento de las políticas internas sobre informes de gastos. Es posible que los empleados informen gastos que no están aprobados o no son reembolsables, lo que puede dar lugar a infracciones de cumplimiento.

Por ejemplo, las tarjetas de pago se pueden configurar para promover el cumplimiento de las políticas corporativas. También se pueden cargar normas de cumplimiento al software de contabilidad. Este verifica automáticamente los gastos e informa las discrepancias antes de que se incluyan en la factura.

Procesos manuales que consumen mucho tiempo

El procesamiento manual de los informes de gastos requiere mucho tiempo y es una carga administrativa para los empleados y el departamento de contabilidad.

El uso de tarjetas corporativas reduce de forma significativa el esfuerzo manual y acelera el proceso de reembolso. Las transacciones se registran automáticamente y se envían a los representantes del departamento de contabilidad, quienes las asignan directamente al gasto correspondiente.