電子請求、つまり電子請求書 (e-fakturering) は、スウェーデンにおける公共調達の運営方法に組み込まれています。また、企業が取引する際にもますます期待されるようになっています。実際に、国は 2030 年までに政府および企業全体で 80% の電子請求書普及率を目標としています。電子請求書は、スウェーデンの政府機関、地方自治体、または地域に請求を行う企業 (つまり B2G 企業) で義務付けられており、民間部門の B2B 業務においても急速に標準となりつつあります。

以下では、電子請求書の仕組み、Pan-European Public Procurement On-Line (Peppol) 電子請求書の役割、および電子請求書を正しく作成、送信、受領し、支払いを行うために企業が知っておくべきことについて説明します。

目次

• 電子請求書とは
  
• スウェーデンで電子請求書が義務付けられるのはどのような場合ですか？
  
• スウェーデンの電子請求書の仕組み (ステップバイステップ)
  
• スウェーデンで電子請求書を送信するためのベストプラクティスにはどのようなものがありますか？
  
• Stripe でできること
  

電子請求書とは？

電子請求書 (e-faktura) は、システムが自動的に読み取って処理できる請求書の一種であり、構造化されたデジタル形式で交換されます。これは、合意された標準に合わせてフォーマットされ、ある財務システムから別の財務システムへと直接送信されるデータです。

スウェーデンで電子請求書が義務付けられるのはどのような場合ですか？

2019 年 4 月 1 日以降、公共調達の一環として発行されるすべての請求書は、電子請求書として送信する必要があります。この要件は、政府機関、地方自治体、地域、公的機関に適用され、EU の調達基準を超える契約にも満たない契約にも適用されます。

すべてのスウェーデンの公共部門組織は、請求書の受取人として Peppol ネットワークに登録する必要があります。また、サプライヤーは正常な配信を保証するために、Peppol またはそれに関連するサービスを介して請求書を送信する必要があります。Peppol は、企業や公的機関が共通の技術標準とルールを通じて請求書などの構造化されたドキュメントを交換できるようにする国際的なフレームワークであり、買い手とサプライヤーごとの個別の連携が不要になります。スウェーデンは Peppol の開発に積極的に参加しており、スウェーデンデジタル庁 (DIGG) が国内への導入を監督しています。

スウェーデンでは特に Peppol BIS Billing 3.0 が使用されており、これにより EU 加盟国全体での互換性がサポートされています。Svefaktura 5A や Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport (EDIFACT) などの古いスウェーデンの形式は、双方が合意すれば限られたケースでまだ受け入れられる場合がありますが、これらは段階的に廃止されています。新しい公共調達プロセスでは、Peppol BIS 3.0 がデフォルトの形式です。

この義務は、民間部門の B2B または企業対消費者 (B2C) 取引に自動的に適用されるわけではありません。しかし、企業は契約によって電子請求書の使用に同意する可能性があり、多くの大企業では B2B コマースでの効率化のために構造化された電子請求書を好むか、必要としています。

スウェーデンの電子請求書の仕組み (ステップバイステップ)

スウェーデンの電子請求書は、2 つの財務システム間で行われる構造化されたデータ交換です。これは、定義された複数ステップの技術的かつ規制上のワークフローです。

1. 請求書の作成

サプライヤーは、構造化された電子請求書をサポートする会計、エンタープライズリソースプランニング (ERP)、または請求システムで EN 16931 に準拠した請求書を作成します。システムは通常、拡張マークアップ言語 (XML) ファイルを生成します。このファイルには、請求書番号、日付、付加価値税 (VAT) の詳細、ラインアイテム、合計、支払い条件、双方の識別子などの情報用の標準化されたフィールドが含まれます。

2. 受取人の識別 (ID)

請求書には、買い手の電子識別子が含まれます。これは通常、組織番号またはグローバルロケーション番号 (GLN) に基づいています。Peppol ネットワークでは、有効な Peppol ID を作成するために、スウェーデンの組織番号の前に一般的に「0007」がプレフィックスとして付けられます。

3. Peppol アクセスポイントへの接続

サプライヤーは、認定された Peppol アクセスポイントを介して請求書を送信します。企業は、Peppol のインフラストラクチャに直接接続するのではなく、承認された代行業者を使用します。これは多くの場合、企業の請求ソフトウェアに組み込まれています。たとえば、Stripe は Peppol アクセスポイントとして Billit を提供しています。

4. Peppol ネットワークでの送信

アクセスポイントは請求書の構造を検証し、受取人の Peppol ID を使用して受取人のアクセスポイントに送信します。Peppol ネットワークは相互運用性をサポートしているため、送信者と受信者の間で双務的な技術契約を結ぶ必要はありません。

5. 自動受領

買い手のアクセスポイントが請求書を受領し、買い手の会計システムまたは買掛金システムに直接転送します。請求書は PDF ではなく構造化データであるため、システムは手作業によるデータ入力なしにフィールドに自動で入力できます。

6. 検証と照合

受信システムは、発注書、契約書、承認ワークフローなどの内部統制と照らし合わせて請求書をチェックします。フォーマットエラーや必須フィールドの欠落があると、請求書が人間のレビュアーに届く前に自動的な拒否がトリガーされる場合があります。これにより、誤ったデータが会計元帳に入力されるのを防ぎます。

7. 承認ワークフロー

請求書が検証に合格すると、内部の承認プロセスに移行します。多くの組織では、コストセンター、プロジェクトコード、またはサプライヤーカテゴリに基づいてルーティングを自動化しています。構造化データにより、手作業で再配布しなくても請求書をこれらのワークフローで処理できます。

8. 支払いのスケジュール設定

承認されると、自動照合用の光学文字認識 (OCR) 参照を使用して、Bankgiro や PlusGiro などのスウェーデンの標準的な銀行チャネルを通じた支払いがスケジュールされます。一部の組織では、特定の支払いモデルに Swish や認可された口座振替を使用しています。

9. アーカイブと記録の保持

最後のステップはデジタルアーカイブです。スウェーデンの簿記規則では、電子請求書を含む会計記録は、会計年度の終了後 7 年間以上保持する必要があります。請求書はすでにデジタルかつ構造化されているため、自動化された消込処理と記録保持要件へのコンプライアンスがワークフローに組み込まれています。

スウェーデンで電子請求書を送信するためのベストプラクティスにはどのようなものがありますか？

法的枠組みとネットワークインフラストラクチャを理解すれば、電子請求書の作成と送信が容易になります。以下は、スウェーデンで電子請求書を適切に処理するためのベストプラクティスです。

請求システムを適切に設定する

適切なデータマッピングを使用して構造化された請求書ファイルを生成するように、会計または ERP プラットフォームを設定する必要があります。これは、変換中にデータが失われないように、内部フィールド (顧客 ID、付加価値税 [VAT] コード、商品分類、コストセンターなど) が標準化された請求書要素と同期する必要があることを意味します。

クリーンなマスターデータを維持する

構造化された請求は、正確なサプライヤーと顧客の記録に依存しています。組織番号の誤り、古い電子識別子、または正式名称の不一致は、請求書が拒否される一般的な原因です。

送信前に内部承認ロジックをマッピングする

多くの企業では、送信前に請求書に内部参照の要件 (発注書番号、プロジェクトコード、部門の参照など) を反映できるルールを設定しています。要素が欠落していると、自動的な拒否がトリガーされる可能性があります。

本番環境へ移行前のテスト

一般的に、アクセスポイントプロバイダーは制御された環境でのテスト送信を許可しています。本番の請求書を発行する前に検証チェックを実行することで、本番の請求サイクル中に配信が失敗するリスクを軽減できます。

送信レポートを監視する

送信後、アクセスポイントは技術的な確認とステータス更新を生成します。これらのレポートを確認することで、請求書が実際に配信され、構造上またはルーティング上のエラーによってブロックされなかったことを確認できます。

例外処理手順を確立する

構造化された請求書であっても、検証に失敗する可能性があります。財務、情報技術 (IT)、またはシェアードサービスのいずれであっても、内部の責任の所在を明確にすることで、拒否された請求書が未解決のまま放置され、請求書の支払いが遅れることを防ぎます。

Stripe でできること

電子請求書に依存しているスウェーデンの B2G などの企業向けに、Stripe App Marketplace では認定 Peppol アクセスポイントである Billit を提供しています。このサードパーティ製アプリを使用することで、Stripe ダッシュボードから直接、安全な電子請求書を送信できます。

従来の請求書の送信を希望するスウェーデンの企業には、Stripe Invoicing が役立ちます。Stripe Invoicing は、請求書の作成から支払いの回収に至るまで、売掛金 (AR) プロセスを簡素化します。単発の請求であっても、継続課金の管理であっても、Stripe により、企業はより早く支払いを受け、業務を効率化できます。

• 売掛金処理の自動化: コーディング不要で、プロフェッショナルな請求書を簡単に作成、カスタマイズ、送信できます。Stripe は請求書のステータスを自動で追跡し、決済リマインダーの送信や返金処理も行うため、キャッシュフローの把握が容易になります。

• キャッシュフローを改善: 統合されたグローバル決済、自動リマインダー、AI を活用した督促ツールにより、売掛金回収期間を短縮し、より早く入金を得られます。

• 顧客体験の向上: 25 以上の言語、135 以上の通貨、100 以上の決済手段をサポートする最先端の決済体験を提供。請求書へのアクセスは簡単で、セルフサービスのカスタマーポータルから支払うこともできます。

• バックオフィスの負担軽減: 数分で請求書を作成し、自動リマインダーや Stripe が提供するオンライン請求書決済ページで回収にかかる時間を削減します。

• 既存システムとの連携: Stripe Invoicing は、一般的な会計および ERP ソフトウェアと連携できるため、システムを同期し、手作業によるデータ入力を減らすことができます。