La facturation électronique, ou facturation électronique (e-fakturering), est intégrée à la façon dont la Suède gère les marchés publics. Elle fait également de plus en plus partie de la façon dont les entreprises s'attendent à effectuer des transactions. En fait, le pays vise une pénétration de la facturation électronique de 80 % dans les entités gouvernementales et les entreprises d'ici 2030. La facturation électronique est exigée pour les entreprises qui facturent les organismes gouvernementaux, les municipalités ou les régions de la Suède (c'est-à-dire les entreprises de l'entreprise au gouvernement, ou B2G), et elle devient rapidement la norme pour les opérations interentreprises (interentreprise) du secteur privé également.

Ci-dessous, nous expliquerons le fonctionnement de la facturation électronique, la place qu'y occupe la facturation électronique du réseau d'achats publics paneuropéen en ligne (Peppol), et ce que les entreprises doivent savoir pour créer, envoyer, recevoir et payer des factures électroniques correctement.

Que contient cet article?

• Qu’est-ce qu’une facture électronique?
  
• Quand la facturation électronique est-elle exigée en Suède?
  
• Comment fonctionne la facturation électronique en Suède, étape par étape?
  
• Quelles sont les bonnes pratiques pour envoyer une facture électronique en Suède?
  
• Comment Stripe peut vous aider
  

Qu’est-ce qu’une facture électronique?

Une facture électronique (e-faktura) est un type de facture que les systèmes peuvent lire et traiter automatiquement, et qui est échangée dans un format numérique structuré. Il s'agit de données formatées selon une norme convenue et transmises directement d'un système financier à un autre.

Quand la facturation électronique est-elle exigée en Suède?

Depuis le 1er avril 2019, toutes les factures émises dans le cadre de marchés publics doivent être envoyées sous forme de factures électroniques. Cette exigence s'applique aux organismes gouvernementaux, aux municipalités, aux régions et aux entités publiques, et elle s'applique aux contrats supérieurs et inférieurs aux seuils de marché de l'UE.

Toutes les organisations du secteur public suédois doivent être enregistrées sur le réseau Peppol en tant que destinataires de factures, et les fournisseurs doivent envoyer les factures via Peppol ou un service qui y est connecté pour garantir une livraison réussie. Peppol est un cadre international qui permet aux entreprises et aux entités publiques d'échanger des documents structurés tels que des factures par le biais d'un ensemble commun de normes et de règles techniques, et qui élimine la nécessité d'intégrations ponctuelles entre chaque acheteur et fournisseur. La Suède a été un participant actif dans le développement de Peppol, et l'Agence suédoise pour le gouvernement numérique (DIGG) supervise la mise en œuvre nationale.

La Suède utilise spécifiquement Peppol BIS Billing 3.0, qui prend en charge la compatibilité entre les États membres de l'UE. Les anciens formats suédois, tels que Svefaktura 5A ou l'Échange de données informatisé pour l'administration, le commerce et le transport (EDIFACT), peuvent encore être acceptés dans des cas limités si les deux parties sont d'accord, mais ils sont en cours d'élimination. Pour les nouveaux processus de marchés publics, Peppol BIS 3.0 est le format par défaut.

Le mandat ne s'applique pas automatiquement aux transactions interentreprises du secteur privé ou aux transactions d'entreprise à consommateur (B2C). Cependant, les entreprises peuvent convenir par contrat d'utiliser des factures électroniques, et de nombreuses grandes organisations préfèrent ou exigent des factures électroniques structurées pour plus d'efficacité dans le commerce électronique interentreprise.

Comment fonctionne la facturation électronique en Suède, étape par étape?

La facturation électronique suédoise est un échange de données structurées entre deux systèmes financiers. Il s'agit d'un flux de travail défini, technique, réglementaire et comportant plusieurs étapes.

1. Création de la facture

Le fournisseur crée une facture conforme à la norme EN 16931 dans un système de comptabilité, de planification des ressources de l'entreprise (PRE) ou de facturation qui prend en charge les factures électroniques structurées. Le système génère un fichier, généralement un fichier eXtensible Markup Language (XML), qui contient des champs normalisés pour des informations telles que le numéro de la facture, les dates, les détails de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), les postes, les totaux, les conditions de paiement et les identifiants des deux parties.

2. Identification du destinataire (ID)

La facture comprend l'identifiant électronique de l'acheteur, généralement basé sur son numéro d'organisation ou un code universel d'emplacement (GLN). Dans le réseau Peppol, les numéros d'organisation suédois sont généralement précédés de « 0007 » pour former un ID Peppol valide.

3. Connexion au point d'accès Peppol

Le fournisseur envoie la facture par l'intermédiaire d'un point d'accès Peppol certifié. Au lieu de se connecter directement à l'infrastructure de Peppol, les entreprises utilisent un fournisseur de services approuvé, qui est souvent intégré à leur logiciel de facturation. Stripe, par exemple, propose Billit comme point d'accès Peppol.

4. Transmission sur le réseau Peppol

Le point d'accès valide la structure de la facture et la transmet au point d'accès du destinataire à l'aide de son ID Peppol. Le réseau Peppol prend en charge l'interopérabilité, ce qui signifie que l'expéditeur et le destinataire n'ont pas besoin d'accords techniques bilatéraux.

5. Réception automatisée

Le point d'accès de l'acheteur reçoit la facture et la transfère directement dans le système de comptabilité ou de comptes fournisseurs de l'acheteur. Comme la facture est constituée de données structurées plutôt que d'un PDF, le système peut remplir automatiquement les champs sans saisie manuelle de données.

6. Validation et rapprochement

Le système de réception vérifie la facture par rapport aux contrôles internes tels que les bons de commande, les contrats ou les flux d'approbation. Les erreurs de format ou les champs obligatoires manquants peuvent déclencher un rejet automatique avant que la facture n'atteigne un réviseur humain. Cela empêche la saisie de données incorrectes dans le grand livre comptable.

7. Flux d'approbation

Si la facture est validée, elle passe par les processus d'approbation internes. De nombreuses organisations automatisent l'acheminement en fonction du centre de coûts, du code de projet ou de la catégorie de fournisseur. Les données structurées permettent aux factures de circuler dans ces flux de travail sans redistribution manuelle.

8. Programmation des paiements

Une fois approuvé, le paiement est programmé par le biais des canaux bancaires suédois standard tels que les virements Bankgiro ou PlusGiro avec des références de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour un rapprochement automatisé. Certaines organisations utilisent également Swish ou des accords de prélèvement automatique autorisés pour des modèles de paiement spécifiques.

9. Archivage et conservation des dossiers

L'étape finale est l'archivage numérique. Selon les règles comptables suédoises, les documents comptables, y compris les factures électroniques, doivent être conservés pendant au moins sept ans après la fin de l'exercice financier. Comme la facture est déjà numérique et structurée, le rapprochement automatisé et la conformité aux exigences de tenue de dossiers sont intégrés au flux de travail.

Quelles sont les bonnes pratiques pour l'envoi d'une facture électronique en Suède?

Créer et envoyer une facture électronique devient plus facile une fois que vous comprenez le cadre juridique et l'infrastructure du réseau. Voici quelques bonnes pratiques pour réussir la facturation électronique en Suède.

Configurez correctement votre système de facturation

Votre plateforme de comptabilité ou PRE doit être configurée pour générer des fichiers de factures structurés avec la bonne mise en correspondance des données. Cela signifie que les champs internes (par exemple, les identifiants de clients, les codes de taxe sur la valeur ajoutée [TVA], les classifications de produits, les centres de coûts) doivent se synchroniser avec des éléments de facture normalisés afin que rien ne se perde lors de la conversion.

Maintenez des données de base propres

La facturation structurée dépend de dossiers de fournisseurs et de clients exacts. Des numéros d'organisation incorrects, des identifiants électroniques obsolètes ou des noms juridiques incompatibles sont des causes fréquentes de rejet de factures.

Cartographiez la logique d'approbation interne avant l'envoi

De nombreuses entreprises configurent des règles qui permettent aux factures de refléter les exigences de référence internes (par exemple, les numéros de bons de commande, les codes de projet, les références de département) avant la transmission. Tout élément manquant peut déclencher des rejets automatiques.

Tester avant la mise en production

Les fournisseurs de points d'accès permettent généralement des soumissions de test dans un environnement contrôlé. L'exécution de vérifications de validation avant l'émission de factures de mise en production réduit le risque d'échec des livraisons pendant les cycles de facturation en production.

Surveillez les rapports de transmission

Après l'envoi, les points d'accès génèrent des accusés de réception techniques et des mises à jour d'état. L'examen de ces rapports garantit que les factures ont réellement été livrées et non bloquées en raison d'erreurs structurelles ou d'acheminement.

Établissez des procédures de gestion des exceptions

Même les factures structurées peuvent échouer à la validation. Une responsabilité interne claire – qu'il s'agisse des finances, des technologies de l'information (TI) ou des services partagés – empêche les factures rejetées de rester non résolues et de retarder le paiement de la facture.

Comment Stripe peut vous aider

Pour les entreprises B2G et autres en Suède qui s'appuient sur la facturation électronique, Billit est un point d'accès Peppol certifié proposé dans le Stripe App Marketplace. L'application tierce permet aux utilisateurs d'envoyer des factures électroniques sécurisées directement depuis leur Dashboard Stripe.

Pour les entreprises en Suède qui préfèrent envoyer des factures traditionnelles, Stripe Invoicing peut aider. Stripe Invoicing simplifie votre processus de comptes clients, de la création des factures au recouvrement des paiements. Que vous gériez une facturation ponctuelle ou une facturation récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• *Automatiser les comptes clients : * créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans codage. Stripe suit automatiquement l’état de la facture, envoie des rappels de paiement et procède aux remboursements, ce qui vous permet d’assurer une bonne gestion de votre trésorerie.

• *Augmenter le flux de trésorerie : * réduisez le délai moyen de recouvrement et soyez payé plus rapidement grâce à des paiements internationaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance optimisés par l’IA qui vous aident à récupérer davantage de revenus.

• Améliorer l’expérience client : offrez une expérience de paiement moderne avec la prise en charge de plus de 25 langues, plus de 135 devises et plus de 100 modes de paiement. Les factures sont faciles d’accès et peuvent être réglées par l’intermédiaire d’un portail client en libre-service.

• Réduisez la charge de travail administrative : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré aux encaissements grâce à des rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergée par Stripe.

• Intégrer à vos systèmes existants : Stripe Invoicing s'intègre aux logiciels de comptabilité et de PRE populaires, ce qui vous aide à maintenir vos systèmes synchronisés et à réduire la saisie manuelle de données.