La facturación electrónica, o e-invoicing (e-fakturering), está integrada en la forma en que Suecia gestiona la contratación pública. También forma parte cada vez más de cómo las empresas esperan realizar transacciones. De hecho, el país tiene como objetivo alcanzar una penetración del 80 % de la facturación electrónica en entidades gubernamentales y empresas para el año 2030. La facturación electrónica es obligatoria para las empresas que facturan a las agencias gubernamentales, municipios o regiones de Suecia (es decir, empresas business-to-government o B2G) y se está convirtiendo rápidamente en el estándar también para las operaciones del sector privado business to business (B2B).

A continuación, analizaremos cómo funciona la facturación electrónica, cómo encaja en este panorama la facturación electrónica de Pan-European Public Procurement On-Line (Peppol) y qué deben saber las empresas para crear, enviar, recibir y pagar facturas electrónicas correctamente.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una factura electrónica?
  
• ¿Cuándo es obligatoria la facturación electrónica en Suecia?
  
• ¿Cómo funciona la facturación electrónica en Suecia, paso a paso?
  
• ¿Cuáles son algunas prácticas recomendadas para enviar una factura electrónica en Suecia?
  
• Cómo puede ayudar Stripe
  

¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica (e-faktura) es un tipo de factura que los sistemas pueden leer y procesar automáticamente, y que se intercambia en un formato digital estructurado. Son datos formateados según un estándar acordado y transmitidos directamente de un sistema financiero a otro.

¿Cuándo se exige la facturación electrónica en Suecia?

Desde el 1 de abril de 2019, todas las facturas emitidas como parte de una compra pública deben enviarse como facturas electrónicas. Este requisito se aplica a los entes gubernamentales, municipios, regiones y entidades de propiedad pública, y se aplica a contratos que están por encima y por debajo de los umbrales de compra de la UE.

Todas las organizaciones del sector público sueco deben registrarse en la red Peppol como destinatarios de facturas, y los proveedores deben enviar facturas mediante Peppol o un servicio conectado a esta para garantizar que la entrega sea correcta. Peppol es un marco de trabajo internacional que les permite a empresas y entidades públicas intercambiar documentos estructurados como facturas a través de un conjunto común de estándares técnicos y reglas y elimina la necesidad de tener que realizar integraciones por única vez entre cada comprador y proveedor. Suecia ha participado activamente en el desarrollo de Peppol y la Agencia Sueca de Gobierno Digital (DIGG) supervisa la implementación nacional.

Suecia usa de forma específica el formato Peppol BIS Billing 3.0, que admite compatibilidad en todos los Estados miembros de la UE. Algunos de los formatos suecos anteriores, como Svefaktura 5A o Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport (EDIFACT), aún podrían aceptarse en casos limitados si ambas partes están de acuerdo, pero se están discontinuando de forma gradual. Para los nuevos procesos de compras públicas, el formato predeterminado es Peppol BIS 3.0.

El mandato no se aplica automáticamente a las transacciones de empresa a empresa (B2B) ni de la empresa al consumidor (B2C) del sector privado. No obstante, las empresas pueden acordar por contrato usar facturas electrónicas y muchas de las grandes organizaciones las prefieren o las exigen por un tema de eficiencia en el comercio electrónico B2B.

¿Cómo funciona la facturación electrónica en Suecia paso a paso?

La facturación electrónica en Suecia es un intercambio de datos estructurado entre dos sistemas financieros. Se trata de un flujo de trabajo definido, de varios pasos, técnico y normativo.

1. Creación de facturas

El proveedor crea una factura conforme a la norma EN 16931 en un sistema contable, de planificación de recursos empresariales (ERP) o de facturación que admite facturas electrónicas estructuradas. El sistema genera un archivo, por lo general, un archivo XML (Extensible Markup Language), que contiene campos estandarizados para información como el número de factura, las fechas, detalles del impuesto al valor agregado (IVA), partidas, totales, condiciones de pago y los identificadores de ambas partes.

2. Identificación del destinatario (ID)

La factura incluye el identificador electrónico del comprador, por lo general basado en el número de su organización o un Número Global de Localización (GLN, por sus siglas en inglés). En la red Peppol, a los números de las organizaciones suecas se les suele anteponer el prefijo «0007» para formar un ID de Peppol válido.

3. Conexión del punto de acceso Peppol

El proveedor envía la factura mediante un punto de acceso Peppol certificado. En lugar de conectarse directamente a la infraestructura de Peppol, las empresas usan un proveedor de servicios aprobado, que a menudo está integrado a su software de facturación. Por ejemplo, Stripe ofrece Billit como punto de acceso Peppol.

4. Transmisión de la red Peppol

El punto de acceso valida la estructura de la factura y la transmite al punto de acceso del destinatario mediante su ID de Peppol. La red Peppol admite interoperabilidad, lo que significa que el remitente y el destinatario no necesitan acuerdos técnicos bilaterales.

5. Recibo automatizado

El punto de acceso del comprador recibe la factura y la reenvía directamente al sistema contable o de cuentas por pagar del comprador. Dado que la factura contiene datos estructurados en lugar de ser un PDF, el sistema puede autocompletar campos sin el ingreso manual de datos.

6. Validación y emparejamiento

El sistema receptor verifica la factura contra los controles internos como las órdenes de compra, los contratos o los flujos de trabajo de aprobación. Los errores de formato o los campos obligatorios que faltan pueden desencadenar un rechazo automático antes de que la factura llegue a un revisor humano. Esto evita que ingresen datos incorrectos en el libro mayor contable.

7. Flujo de trabajo de aprobación

Si la factura pasa la validación, continúa a través de los procesos de aprobación internos. Muchas organizaciones automatizan el enrutamiento según el centro de costo, el código de proyecto o la categoría de proveedor. Los datos estructurados permiten que las facturas se muevan a través de estos flujos de trabajo sin una redistribución manual.

8. Programación de pagos

Una vez aprobado, el pago se programa mediante los canales bancarios suecos estándares, como Bankgiro o transferencias PlusGiro con referencias de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para emparejamiento automático. Algunas organizaciones también usan Swish o acuerdos de débito directo autorizados para modelos de pago específicos.

9. Archivado y conservación de registros

El paso final es el archivado digital. Según las reglas de contabilidad suecas, los registros contables, incluidas las facturas electrónicas, deben conservarse por al menos siete años después del cierre del año fiscal. Debido a que la factura ya es digital y estructurada, la conciliación y el cumplimiento de la normativa para requisitos de registro están integrados al flujo de trabajo.

¿Cuáles son las prácticas recomendadas para enviar una factura electrónica en Suecia?

La creación y el envío de una factura electrónica se simplifican en cuanto comprendes el marco legal y la infraestructura de red. A continuación incluimos algunas prácticas recomendadas para que tu facturación electrónica en Suecia sea todo un éxito.

Configura tu sistema de facturación en forma adecuada

Tu plataforma de contabilidad o de ERP se debe configurar de manera tal que permita generar archivos de facturas estructurados en el que la asignación de datos sea correcta. Esto significa que los campos internos (p. ej., ID del cliente, códigos del impuesto al valor agregado [IVA], clasificaciones de productos o centros de costo) se deben sincronizar con los elementos de la factura estandarizada para que nada se pierda en la traducción.

Mantén datos maestros de gran nitidez

La facturación estructurada depende de la precisión de los registros de proveedores y clientes. Los números de organizaciones incorrectos, los identificadores electrónicos desactualizados o los nombres legales que no coinciden son las causas más comunes de las facturas rechazadas.

Mapea la lógica de aprobación interna antes de enviar

Muchas de las empresas configuran reglas que permiten a las facturas reflejar requisitos de referencia internos (p. ej., números de órdenes de compra, códigos de proyecto o referencias de departamentos) antes de su transmisión. Cualquier elemento faltante puede desencadenar rechazos automáticos.

Prueba antes de pasar a modo activo

Los proveedores de puntos de acceso suelen permitir envíos de prueba en un entorno controlado. La ejecución de comprobaciones de validación antes de emitir facturas activas reduce el riesgo de que la entrega falle durante los ciclos de facturación de producción.

Supervisa los informes de transmisión

Luego de enviar los datos, los puntos de acceso generan acuses de recibo técnicos y actualizaciones de estado. Al revisar estos informes es posible asegurarse de que las facturas efectivamente se entregaron y no se las bloqueó debido a problemas estructurales o errores de enrutamiento.

Establece procedimientos de gestión de excepciones

Incluso las facturas estructuradas pueden no pasar la validación. Si se tiene un responsable claro dentro de la empresa, ya sea en el área de finanzas, tecnología de la información (TI) o servicios compartidos, es posible evitar que las facturas rechazadas se dejen sin resolver y se retrase el pago de la factura.

Cómo puede ayudar Stripe

Para empresas B2G y otras empresas en Suecia que dependen de la facturación electrónica, Billit es un punto de acceso Peppol certificado que se ofrece en el Stripe App Marketplace. La aplicación de terceros permite a los usuarios enviar facturas electrónicas seguras directamente desde su Dashboard de Stripe.

A las empresas en Suecia que prefieren enviar facturas tradicionales, Stripe Invoicing las puede ayudar. Stripe Invoicing simplifica tu proceso de cuentas por cobrar (AR), desde la creación de la factura hasta el cobro del pago. Ya sea que administres facturación única o facturación recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápido y optimizar sus operaciones:

• Automatiza las cuentas por cobrar: crea, personaliza y envía facturas profesionales de manera fácil, sin necesidad de programación. Stripe rastrea de forma automática el estado de la factura, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos, lo que te ayuda a mantener el control de tu flujo de caja.

• Acelera el flujo de caja: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO) y recibe pagos más rápidamente con pagos internacionales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación de pagos con tecnología de IA que te ayudan a recuperar más ingresos.

• Mejora la experiencia del cliente: ofrece una experiencia de pago moderna con soporte para más de 25 idiomas, más de 135 monedas y más de 100 métodos de pago. Es fácil acceder a las facturas y pagar a través de un portal de clientes de autoservicio.

• Reduce la carga de trabajo de la oficina administrativa: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a procesar los cobros a partir de recordatorios automáticos y de una página de pagos de facturas alojadas en Stripe.

• Integrar a tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con los sistemas contables y ERP más populares para que puedas mantener los sistemas sincronizados y reducir el ingreso manual de datos.