Elektronisk fakturering, eller e-fakturering (e-fakturering), är en integrerad del av hur Sverige sköter offentlig upphandling. Det är också i allt högre grad en del av hur företag förväntar sig att genomföra transaktioner. Faktum är att landet har som mål att uppnå 80 % spridning av e-fakturering bland myndigheter och företag fram till 2030. E-fakturering krävs för företag som fakturerar svenska statliga myndigheter, kommuner eller regioner (dvs. business-to-government, eller B2G-företag), och det håller snabbt på att bli standard för business-to-business-verksamheter (B2B) inom den privata sektorn också.

Nedan diskuterar vi hur e-fakturering fungerar, hur e-fakturering via Pan-European Public Procurement On-Line (Peppol) passar in i bilden och vad företag behöver veta för att skapa, skicka, ta emot och betala elektroniska fakturor på rätt sätt.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en e-faktura?
  
• När krävs e-fakturering i Sverige?
  
• Hur fungerar e-fakturering i Sverige, steg för steg?
  
• Vad är bästa praxis för att skicka en e-faktura i Sverige?
  
• Så kan Stripe hjälpa dig
  

Vad är en e-faktura?

En e-faktura (e-invoice) är en typ av faktura som system kan läsa och behandla automatiskt och som utbyts i ett strukturerat digitalt format. Det är data som formaterats till en överenskommen standard och överförs direkt från ett ekonomisystem till ett annat.

När krävs e-fakturering i Sverige?

Sedan den 1 april 2019 måste alla fakturor som utfärdas som en del av offentlig upphandling skickas som elektroniska fakturor. Detta krav gäller för statliga myndigheter, kommuner, regioner och offentligt ägda enheter, och det gäller kontrakt över och under EU:s upphandlingströsklar.

Alla svenska offentliga organisationer måste vara registrerade i Peppol-nätverket som fakturamottagare, och leverantörer måste skicka fakturor via Peppol eller en tjänst som är ansluten till det för att garantera framgångsrik leverans. Peppol är ett internationellt ramverk som gör det möjligt för företag och offentliga enheter att utbyta strukturerade dokument som fakturor genom en gemensam uppsättning tekniska standarder och regler, och det tar bort behovet av engångsintegrationer mellan varje köpare och leverantör. Sverige har varit en aktiv deltagare i Peppols utveckling och Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) övervakar det nationella genomförandet.

Sverige använder specifikt Peppol BIS Billing 3.0, vilket stöder kompatibilitet i EU:s medlemsstater. Äldre svenska format – som Svefaktura 5A eller Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport (EDIFACT) – kan fortfarande godkännas i begränsade fall om båda parter är överens, men dessa fasas ut. För nya offentliga upphandlingsprocesser är Peppol BIS 3.0 standardformatet.

Mandatet gäller inte automatiskt B2B- eller B2C-transaktioner (business-to-consumer) i den privata sektorn. Företag kan dock avtalssluta om att använda e-fakturor, och många större organisationer föredrar eller kräver strukturerade e-fakturor för effektivitet i B2B-handel.

Hur fungerar e-fakturering i Sverige, steg för steg?

Svensk e-fakturering är ett strukturerat datautbyte mellan två ekonomisystem. Det är ett definierat, tekniskt och regulatoriskt arbetsflöde i flera steg.

1. Skapa fakturor

Leverantören skapar en EN 16931-kompatibel faktura i ett system för bokföring, affärssystem (ERP) eller fakturering som stöder strukturerade e-fakturor. Systemet genererar en fil, vanligtvis en Extensible Markup Language-fil (XML), som innehåller standardiserade fält för information som fakturanummer, datum, moms (VAT), rader, totalsummor, betalningsvillkor och båda parters identifierare.

2. Mottagaridentifiering (id)

Fakturan inkluderar köparens elektroniska identifierare, vanligtvis baserad på deras organisationsnummer eller ett Global Location Number (GLN). I Peppol-nätverket har svenska organisationsnummer ofta prefixet "0007" för att bilda ett giltigt Peppol-id.

3. Peppol-åtkomstpunktsanslutning

Leverantören skickar fakturan via en certifierad Peppol-åtkomstpunkt. Istället för att ansluta direkt till Peppols infrastruktur använder företag en godkänd tjänsteleverantör, som ofta är inbyggd i deras faktureringsprogram. Stripe erbjuder till exempel Billit som en Peppol-åtkomstpunkt.

4. Peppol-nätverksöverföring

Åtkomstpunkten validerar fakturans struktur och överför den till mottagarens åtkomstpunkt med hjälp av deras Peppol-id. Peppol-nätverket stöder interoperabilitet, vilket innebär att sändaren och mottagaren inte behöver bilaterala tekniska avtal.

5. Automatiserat kvitto

Köparens åtkomstpunkt tar emot fakturan och vidarebefordrar den direkt till köparens bokförings- eller leverantörsreskontrasystem. Eftersom fakturan är strukturerad data och inte en PDF kan systemet fylla i fälten automatiskt utan manuell datainmatning.

6. Validering och matchning

Mottagningssystemet kontrollerar fakturan mot interna kontroller såsom inköpsbeställningar, avtal eller arbetsflöden för godkännande. Formateringsfel eller saknade obligatoriska fält kan utlösa automatiska avslag innan fakturan når en mänsklig granskare. Detta förhindrar att felaktig data kommer in i bokföringsregistret.

7. Arbetsflöde för godkännande

Om fakturan passerar valideringen flyttas den genom interna godkännandeprocesser. Många organisationer automatiserar routing baserat på kostnadsställe, projektkod eller leverantörskategori. Strukturerad data gör att fakturor kan röra sig genom dessa arbetsflöden utan manuell omfördelning.

8. Schemaläggning av betalningar

När den har godkänts schemaläggs betalningen genom standardmässiga svenska bankkanaler som Bankgiro- eller PlusGiro-överföringar med OCR-referenser (Optical Character Recognition) för automatiserad matchning. Vissa organisationer använder också Swish eller auktoriserade autogiroarrangemang för specifika betalningsmodeller.

9. Arkivering och lagring av register

Det sista steget är digital arkivering. Enligt svenska bokföringsregler måste bokföringsposter, inklusive e-fakturor, bevaras i minst sju år efter räkenskapsårets slut. Eftersom fakturan redan är digital och strukturerad, är automatiserad avstämning och efterlevnad av krav på registerföring inbyggd i arbetsflödet.

Vilka är några bästa praxis för att skicka en e-faktura i Sverige?

Det blir enklare att skapa och skicka en e-faktura när du förstår det juridiska ramverket och nätverksinfrastrukturen. Här är några bästa praxis för framgångsrik e-fakturering i Sverige.

Konfigurera ditt faktureringssystem på rätt sätt

Din plattform för bokföring eller ERP måste konfigureras för att generera strukturerade fakturafiler med rätt datamappning. Det innebär att interna fält (t.ex. kund-id, momskoder [VAT], produktklassificeringar, kostnadsställen) måste synkroniseras med standardiserade fakturaelement så att ingenting går förlorat i översättningen.

Upprätthåll ren basdata

Strukturerad fakturering är beroende av korrekta leverantörs- och kundregister. Felaktiga organisationsnummer, inaktuella elektroniska identifierare eller felaktiga juridiska namn är vanliga orsaker till att fakturor avvisas.

Mappa intern godkännandelogik innan du skickar

Många företag konfigurerar regler som gör det möjligt för fakturor att återspegla interna referenskrav (t.ex. inköpsordernummer, projektkoder, avdelningsreferenser) före överföringen. Eventuella saknade element kan utlösa automatiska avslag.

Testa innan du lanserar

Leverantörer av åtkomstpunkter tillåter vanligtvis testinlämningar i en kontrollerad miljö. Att köra valideringskontroller innan man utfärdar live-fakturor minskar risken för misslyckade leveranser under produktionsfaktureringscykler.

Övervaka överföringsrapporter

Efter sändning genererar åtkomstpunkter tekniska bekräftelser och statusuppdateringar. Att granska dessa rapporter säkerställer att fakturor faktiskt levererades och inte blockerades på grund av strukturella fel eller routingfel.

Upprätta procedurer för undantagshantering

Även strukturerade fakturor kan misslyckas i valideringen. Tydligt internt ägande – oavsett om det är ekonomi, informationsteknik (IT) eller delade tjänster – förhindrar att avvisade fakturor förblir olösta och försenar betalning av fakturan.

Så kan Stripe hjälpa dig

För B2G och andra företag i Sverige som är beroende av e-fakturering är Billit en certifierad Peppol-åtkomstpunkt som erbjuds i Stripe App Marketplace. Tredjepartsappen gör det möjligt för användare att skicka säkra e-fakturor direkt från sin Stripe Dashboard.

För företag i Sverige som föredrar att skicka traditionella fakturor kan Stripe Invoicing hjälpa till. Stripe Invoicing förenklar din kundreskontraprocess (AR) – från skapandet av fakturor till betalningsinkassering. Oavsett om du hanterar engångs- eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och effektivisera driften:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.

• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.

• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.

• Minska arbetsbelastningen på kontoret: Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.

• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populära bokförings- och ERP-program, vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska den manuella datainmatningen.