การออกใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์ หรือใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ (e-fakturering) เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐในสวีเดน นอกจากนี้ยังกลายเป็นส่วนหนึ่งของรูปแบบการทำธุรกรรมที่ธุรกิจคาดหวังเพิ่มขึ้นด้วย อันที่จริงแล้ว ประเทศนี้ตั้งเป้าหมายไว้ที่การใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ให้ได้ 80% ในหน่วยงานรัฐบาลและหน่วยงานธุรกิจภายในปี 2030 ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจที่ออกใบแจ้งหนี้ให้แก่หน่วยงานของรัฐ เทศบาล หรือภูมิภาคของสวีเดน (เช่น ธุรกิจแบบ Business-to-Government หรือ B2G) และกำลังกลายเป็นมาตรฐานสำหรับการดำเนินงานแบบ Business-to-Business (B2B) ในภาคเอกชนอย่างรวดเร็วเช่นกัน

ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายว่าใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ทำงานอย่างไร ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แบบ Pan-European Public Procurement On-Line (Peppol) เข้ามามีบทบาทอย่างไร และธุรกิจจำเป็นต้องทราบอะไรบ้างเพื่อสร้าง ส่ง รับ และชำระใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์อย่างถูกต้อง

เนื้อหาหลักในบทความ

• E-invoice คืออะไร
  
• ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นข้อบังคับในสวีเดนเมื่อใด
  
• ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในสวีเดนทำงานอย่างไร (ทีละขั้นตอน)
  
• แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในสวีเดนมีอะไรบ้าง
  
• Stripe ช่วยอะไรได้บ้าง
  

E-invoice คืออะไร

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ (e-faktura) เป็นใบแจ้งหนี้ประเภทหนึ่งที่ระบบจะอ่านและประมวลผลได้โดยอัตโนมัติ รวมถึงมีการแลกเปลี่ยนในรูปแบบดิจิทัลที่มีโครงสร้าง โดยเป็นข้อมูลที่มีการจัดรูปแบบตามมาตรฐานที่ตกลงกันไว้และส่งผ่านจากระบบการเงินหนึ่งไปยังอีกระบบหนึ่งโดยตรง

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นข้อบังคับในสวีเดนเมื่อใด

ตั้งแต่วันที่ 1 เมษายน 2019 เป็นต้นมา ใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่ออกเพื่อเป็นส่วนหนึ่งของการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐจะต้องส่งเป็นใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ โดยข้อกำหนดนี้จะบังคับใช้กับหน่วยงานของรัฐ เทศบาล ภูมิภาค และนิติบุคคลที่เป็นของรัฐ อีกทั้งยังบังคับใช้กับสัญญาที่อยู่เหนือและต่ำกว่าเกณฑ์การจัดซื้อจัดจ้างของสหภาพยุโรปด้วย

องค์กรภาครัฐของสวีเดนทั้งหมดต้องลงทะเบียนในเครือข่าย Peppol ในฐานะผู้รับใบแจ้งหนี้ และซัพพลายเออร์ต้องส่งใบแจ้งหนี้ผ่าน Peppol หรือบริการที่เชื่อมต่อกับเครือข่ายดังกล่าวเพื่อรับประกันว่าจะจัดส่งได้สำเร็จ Peppol เป็นกรอบการทำงานระหว่างประเทศที่ช่วยให้ธุรกิจและหน่วยงานสาธารณะสามารถแลกเปลี่ยนเอกสารที่มีโครงสร้าง เช่น ใบแจ้งหนี้ ผ่านชุดมาตรฐานทางเทคนิคและกฎระเบียบทั่วไป และขจัดความจำเป็นในการผสานการทำงานแบบครั้งเดียวระหว่างผู้ซื้อและซัพพลายเออร์แต่ละราย สวีเดนมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันในการพัฒนา Peppol และ Swedish Agency for Digital Government (DIGG) ก็เป็นผู้ดูแลการดำเนินการระดับชาติ

สวีเดนจะใช้ Peppol BIS Billing 3.0 เป็นการเฉพาะ ซึ่งจะรองรับความเข้ากันได้ในประเทศสมาชิกสหภาพยุโรป รูปแบบเดิมของสวีเดน เช่น Svefaktura 5A หรือ Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport (EDIFACT) อาจยังคงเป็นที่ยอมรับในบางกรณีหากทั้งสองฝ่ายตกลงกัน แต่กำลังจะถูกยกเลิก สำหรับกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐใหม่ Peppol BIS 3.0 จะเป็นรูปแบบเริ่มต้น

ข้อบังคับนี้ไม่ได้บังคับใช้โดยอัตโนมัติกับธุรกรรม B2B ของภาคเอกชนหรือธุรกรรมระหว่างธุรกิจกับผู้บริโภค (B2C) อย่างไรก็ตาม ธุรกิจต่างๆ อาจตกลงในสัญญาที่จะใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ และองค์กรขนาดใหญ่หลายแห่งก็ชอบหรือกำหนดให้ใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่มีโครงสร้างเพื่อประสิทธิภาพในการทำอีคอมเมิร์ซแบบ B2B

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในสวีเดนทำงานอย่างไร (ทีละขั้นตอน)

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ของสวีเดนคือการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่มีโครงสร้างระหว่างระบบการเงิน 2 ระบบ ซึ่งถือเป็นขั้นตอนการทำงานที่มีการกำหนดไว้ มีหลายขั้นตอน มีเทคนิคเฉพาะ และเป็นไปตามกฎระเบียบ

1. การสร้างใบแจ้งหนี้

ซัพพลายเออร์จะสร้างใบแจ้งหนี้ที่เข้ากันได้กับ EN 16931 ในระบบบัญชี การวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) หรือระบบ Invoicing ที่รองรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่มีโครงสร้าง โดยระบบจะสร้างไฟล์ซึ่งโดยทั่วไปจะเป็นไฟล์ Extensible Markup Language (XML) ที่มีช่องข้อมูลมาตรฐานสำหรับข้อมูลต่างๆ เช่น หมายเลขใบแจ้งหนี้ วันที่ รายละเอียดภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) รายการที่เรียกเก็บ ยอดรวม ข้อกำหนดการชำระเงิน และตัวระบุของทั้งสองฝ่าย

2. ข้อมูลระบุตัวตน (ID) ของผู้รับ

ใบแจ้งหนี้จะระบุตัวระบุอิเล็กทรอนิกส์ของผู้ซื้อ ซึ่งโดยทั่วไปจะอิงตามหมายเลของค์กรหรือหมายเลขระบุตำแหน่งสากล (GLN) ในเครือข่าย Peppol หมายเลของค์กรของสวีเดนมักจะขึ้นต้นด้วย "0007" เพื่อสร้าง Peppol ID ที่ถูกต้อง

3. การเชื่อมต่อจุดเข้าใช้งาน Peppol

ซัพพลายเออร์จะส่งใบแจ้งหนี้ผ่านจุดเข้าใช้งาน Peppol ที่ได้รับการรับรอง ธุรกิจจะใช้บริการจากผู้ให้บริการที่ได้รับอนุมัติแทนการเชื่อมต่อกับโครงสร้างพื้นฐานของ Peppol โดยตรง ซึ่งมักจะสร้างไว้ในซอฟต์แวร์ Invoicing ของธุรกิจ ตัวอย่างเช่น Stripe จะมี Billit เป็นจุดเข้าใช้งาน Peppol

4. การส่งผ่านเครือข่าย Peppol

จุดเข้าใช้งานจะตรวจสอบโครงสร้างของใบแจ้งหนี้และส่งไปยังจุดเข้าใช้งานของผู้รับโดยใช้ Peppol ID ของตน โดยเครือข่าย Peppol จะรองรับความสามารถในการทำงานร่วมกัน ซึ่งหมายความว่าผู้ส่งและผู้รับไม่จำเป็นต้องมีข้อตกลงทางเทคนิคแบบทวิภาคี

5. การรับอัตโนมัติ

จุดเข้าใช้งานของผู้ซื้อจะรับใบแจ้งหนี้และส่งต่อเข้าสู่ระบบบัญชีหรือเจ้าหนี้การค้าของผู้ซื้อโดยตรง เนื่องจากใบแจ้งหนี้เป็นข้อมูลที่มีโครงสร้างมากกว่า PDF ระบบจึงจะใส่ข้อมูลในช่องต่างๆ ได้โดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

6. การตรวจสอบและการจับคู่

ระบบผู้รับจะตรวจสอบใบแจ้งหนี้กับการควบคุมภายใน เช่น คำสั่งซื้อ สัญญา หรือขั้นตอนการอนุมัติ ข้อผิดพลาดในรูปแบบหรือช่องข้อมูลบังคับที่ขาดหายไปอาจทำให้ระบบปฏิเสธโดยอัตโนมัติก่อนที่ใบแจ้งหนี้จะไปถึงผู้ตรวจสอบที่เป็นมนุษย์ การทำเช่นนี้จะป้องกันไม่ให้ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องเข้าสู่บัญชีแยกประเภท

7. ขั้นตอนการอนุมัติ

หากใบแจ้งหนี้ผ่านการตรวจสอบ ก็จะเข้าสู่กระบวนการอนุมัติภายใน องค์กรหลายแห่งจะดำเนินการกำหนดเส้นทางอัตโนมัติตามศูนย์ต้นทุน รหัสโครงการ หรือหมวดหมู่ซัพพลายเออร์ ข้อมูลที่มีโครงสร้างจะช่วยให้ใบแจ้งหนี้ผ่านขั้นตอนการทำงานเหล่านี้ได้โดยไม่ต้องกระจายข้อมูลใหม่ด้วยตนเอง

8. การกำหนดเวลาการชำระเงิน

เมื่อได้รับการอนุมัติแล้ว ระบบจะกำหนดเวลาการชำระเงินผ่านช่องทางธนาคารมาตรฐานของสวีเดน เช่น การโอนเงิน Bankgiro หรือ PlusGiro โดยใช้ข้อมูลอ้างอิง Optical Character Recognition (OCR) สำหรับการจับคู่อัตโนมัติ องค์กรบางแห่งอาจใช้ Swish หรือข้อตกลงการหักบัญชีอัตโนมัติที่ได้รับอนุญาตสำหรับโมเดลการชำระเงินเฉพาะเจาะจงด้วย

9. การเก็บถาวรและการเก็บรักษาบันทึก

ขั้นตอนสุดท้ายคือการเก็บถาวรแบบดิจิทัล ภายใต้กฎระเบียบด้านการทำบัญชีของสวีเดน จะต้องเก็บรักษาบันทึกทางบัญชี รวมถึงใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ไว้เป็นเวลาอย่างน้อย 7 ปีหลังจากสิ้นปีการเงิน เนื่องจากใบแจ้งหนี้เป็นแบบดิจิทัลและมีโครงสร้างอยู่แล้ว การกระทบยอดอัตโนมัติและการปฏิบัติตามข้อกำหนดการเก็บรักษาบันทึกจึงมีอยู่ในขั้นตอนการทำงาน

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในสวีเดนมีอะไรบ้าง

การสร้างและการส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะง่ายขึ้นเมื่อคุณเข้าใจกรอบกฎหมายและโครงสร้างพื้นฐานของเครือข่าย แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ให้ประสบความสำเร็จในสวีเดนมีดังนี้

กำหนดค่าระบบ Invoicing อย่างเหมาะสม

คุณต้องตั้งค่าแพลตฟอร์มการบัญชีหรือ ERP ให้สร้างไฟล์ใบแจ้งหนี้ที่มีโครงสร้างพร้อมการแมปข้อมูลที่ถูกต้อง ซึ่งหมายความว่าช่องข้อมูลภายใน (เช่น รหัสลูกค้า รหัสภาษีมูลค่าเพิ่ม [VAT] การจัดประเภทผลิตภัณฑ์ ศูนย์ต้นทุน) จะต้องซิงค์กับองค์ประกอบมาตรฐานของใบแจ้งหนี้ เพื่อไม่ให้มีข้อมูลใดสูญหายไปในระหว่างกระบวนการแปลความหมาย

ดูแลรักษาข้อมูลหลักให้เป็นระเบียบ

การสร้างใบแจ้งหนี้ที่มีโครงสร้างจะต้องใช้บันทึกซัพพลายเออร์และลูกค้าที่ถูกต้อง หมายเลของค์กรที่ไม่ถูกต้อง ตัวระบุอิเล็กทรอนิกส์ที่ล้าสมัย หรือชื่อตามกฎหมายที่ไม่ตรงกันเป็นสาเหตุทั่วไปที่ทำให้ระบบปฏิเสธใบแจ้งหนี้

แมปตรรกะการอนุมัติภายในก่อนส่ง

บริษัทหลายแห่งจะกำหนดค่ากฎที่อนุญาตให้ใบแจ้งหนี้สะท้อนถึงข้อกำหนดอ้างอิงภายใน (เช่น หมายเลขคำสั่งซื้อ รหัสโครงการ ข้อมูลอ้างอิงของแผนก) ก่อนที่จะส่ง องค์ประกอบที่ขาดหายไปอาจทำให้ระบบปฏิเสธใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ

ทดสอบก่อนเริ่มใช้งานจริง

ผู้ให้บริการจุดเข้าใช้งานมักจะอนุญาตให้ส่งการทดสอบในสภาพแวดล้อมที่มีการควบคุม การดำเนินการตรวจสอบความถูกต้องก่อนออกใบแจ้งหนี้จริงจะช่วยลดความเสี่ยงที่การจัดส่งจะล้มเหลวในระหว่างรอบการเรียกเก็บเงินของเวอร์ชันที่ใช้งานจริงได้

ตรวจสอบรายงานการส่งมอบ

หลังจากส่งแล้ว จุดเข้าใช้งานจะสร้างการรับทราบและอัปเดตสถานะทางเทคนิค การตรวจสอบรายงานเหล่านี้จะช่วยให้มั่นใจว่าใบแจ้งหนี้ได้รับการจัดส่งจริงและไม่ถูกบล็อกเนื่องจากข้อผิดพลาดด้านโครงสร้างหรือการกำหนดเส้นทาง

สร้างกระบวนการจัดการข้อยกเว้น

แม้แต่ใบแจ้งหนี้ที่มีโครงสร้างก็อาจไม่ผ่านการตรวจสอบความถูกต้อง การกำหนดสิทธิ์ความเป็นเจ้าของภายในที่ชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นด้านการเงิน เทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) หรือบริการที่ใช้ร่วมกัน จะช่วยป้องกันไม่ให้ใบแจ้งหนี้ที่ถูกปฏิเสธถูกละเลยและทำให้การชำระเงินล่าช้าได้

Stripe ช่วยอะไรได้บ้าง

สำหรับธุรกิจ B2G และธุรกิจอื่นๆ ในสวีเดนที่ใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ Billit ถือเป็นจุดเข้าใช้งาน Peppol ที่ได้รับการรับรองซึ่งมีให้บริการใน Stripe App Marketplace โดยแอปของบุคคลที่สามนี้จะช่วยให้ผู้ใช้ส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ปลอดภัยได้โดยตรงจาก Stripe Dashboard

สำหรับธุรกิจในสวีเดนที่ต้องการส่งใบแจ้งหนี้แบบดั้งเดิม Stripe Invoicing สามารถช่วยคุณได้ Stripe Invoicing จะช่วยลดความซับซ้อนในกระบวนการลูกหนี้การค้า (AR) ของคุณ ตั้งแต่การสร้างใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการเรียกเก็บเงิน ไม่ว่าคุณจะจัดการการเรียกเก็บเงินแบบครั้งเดียวหรือการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า Stripe จะช่วยให้ธุรกิจได้รับเงินเร็วขึ้นและเพิ่มความคล่องตัวในการดำเนินงานดังนี้

• สร้างการจัดการลูกหนี้การค้าแบบอัตโนมัติ: สร้าง ปรับ และส่งใบแจ้งหนี้อย่างเป็นมืออาชีพได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเขียนโค้ด Stripe จะติดตามสถานะใบแจ้งหนี้ ส่งการแจ้งเตือนการชำระเงิน และดำเนินการคืนเงินโดยอัตโนมัติ ช่วยให้คุณสามารถควบคุมกระแสเงินสดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• เร่งกระแสเงินสด: ลดวันขายคงค้าง (DSO) และได้รับเงินเร็วขึ้นด้วยการชำระเงินทั่วโลกที่ผสานรวม การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และเครื่องมือการติดตามหนี้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่ช่วยให้คุณสามารถกู้คืนรายได้ได้มากขึ้น

• ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า: มอบประสบการณ์การชำระเงินที่ทันสมัยด้วยการรองรับมากกว่า 25 ภาษา 135 สกุลเงิน และวิธีการชำระเงินมากกว่า 100 วิธี โดยสามารถเข้าถึงและชำระใบแจ้งหนี้ได้ง่ายผ่านพอร์ทัลลูกค้าแบบบริการตนเอง

• ลดภาระงานในสำนักงาน: สร้างใบแจ้งหนี้ในไม่กี่นาทีและลดเวลาที่ใช้ในการเรียกเก็บเงินผ่านการแจ้งเตือนอัตโนมัติ และหน้าการชำระเงินใบแจ้งหนี้ในระบบ Stripe

• ผสานการทำงานกับระบบที่มีอยู่ของคุณ: Stripe Invoicing จะผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์บัญชีและ ERP ยอดนิยม ช่วยให้คุณซิงค์ระบบให้ตรงกันอยู่เสมอและลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง