La facturación electrónica, o e-invoicing (e-fakturering), está integrada en la forma en que Suecia gestiona la contratación pública. También es, cada vez más, parte de la forma en que las empresas esperan realizar transacciones. De hecho, el país tiene como objetivo alcanzar una penetración de la facturación electrónica del 80 % en las entidades gubernamentales y empresas para el año 2030. La facturación electrónica es obligatoria para las empresas que facturan a organismos públicos, municipios o regiones suecas (es decir, de empresa a gobierno o B2G), y se está convirtiendo rápidamente en el estándar también para las operaciones B2B del sector privado.

A continuación, analizaremos cómo funciona la facturación electrónica, cómo encaja en este escenario la facturación electrónica Pan-European Public Procurement On-Line (Peppol) y qué deben saber las empresas para crear, enviar, recibir y pagar facturas electrónicas correctamente.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• ¿Qué es una factura electrónica?
  
• ¿Cuándo es obligatoria la facturación electrónica en Suecia?
  
• ¿Cómo funciona la facturación electrónica en Suecia paso a paso?
  
• ¿Cuáles son algunas de las prácticas recomendadas para enviar una factura electrónica en Suecia?
  
• Cómo puede ayudarte Stripe
  

¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica (e-faktura) es un tipo de factura que los sistemas pueden leer y procesar automáticamente, y que se intercambia en un formato digital estructurado. Se trata de datos formateados según un estándar acordado y transmitidos directamente de un sistema financiero a otro.

¿Cuándo es obligatoria la facturación electrónica en Suecia?

Desde el 1 de abril de 2019, todas las facturas emitidas como parte de la contratación pública deben enviarse como facturas electrónicas. Este requisito se aplica a organismos públicos, municipios, regiones y entidades de propiedad pública, y también a contratos que superan y que no superan los umbrales de contratación de la UE.

Todas las organizaciones del sector público de Suecia deben estar registradas en la red de Peppol como destinatarios de facturas, y los proveedores deben enviar las facturas a través de Peppol o un servicio conectado para garantizar la entrega correcta. Peppol es un marco internacional que permite a las empresas y a las entidades públicas intercambiar documentos estructurados, como facturas, mediante un conjunto común de normas y estándares técnicos. Además, elimina la necesidad de integraciones puntuales entre cada comprador y proveedor. Suecia ha sido un participante activo en el desarrollo de Peppol, y la Agencia Sueca de Gobierno Digital (DIGG) supervisa su implementación nacional.

Suecia utiliza específicamente Peppol BIS Billing 3.0, que admite la compatibilidad entre los Estados miembros de la UE. Los formatos suecos más antiguos, como Svefaktura 5A o Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport (EDIFACT), pueden seguir aceptándose en casos limitados si ambas partes están de acuerdo, pero se están eliminando gradualmente. Para los nuevos procesos de contratación pública, Peppol BIS 3.0 es el formato predeterminado.

Este mandato no se aplica automáticamente a las transacciones del sector privado de empresa a empresa (B2B) o de empresa a consumidor (B2C). Sin embargo, las empresas pueden acordar de manera contractual el uso de facturas electrónicas y muchas organizaciones de mayor tamaño prefieren o exigen facturas electrónicas estructuradas para lograr eficiencia en el comercio B2B.

¿Cómo funciona la facturación electrónica en Suecia paso a paso?

La facturación electrónica en Suecia es un intercambio de datos estructurado entre dos sistemas financieros. Se trata de un flujo de trabajo definido, de varios pasos, técnico y regulatorio.

1. Creación de la factura

El proveedor crea una factura compatible con EN 16931 en un sistema de contabilidad, planificación de recursos empresariales (ERP) o facturación que admita facturas electrónicas estructuradas. El sistema genera un archivo, normalmente un archivo XML (Extensible Markup Language), que contiene campos estandarizados para información como el número de factura, fechas, información sobre el IVA (impuesto sobre el valor añadido), líneas de factura, totales, condiciones de pago e identificadores de ambas partes.

2. Identificación del destinatario (ID)

La factura incluye el identificador electrónico del comprador, normalmente basado en el número de su organización o en un número de ubicación global (GLN). En la red de Peppol, los números de las organizaciones suecas suelen tener el prefijo «0007» para formar un ID de Peppol válido.

3. Conexión al punto de acceso a Peppol

El proveedor envía la factura mediante un punto de acceso a Peppol certificado. En lugar de conectarse directamente a la infraestructura de Peppol, las empresas utilizan un proveedor de servicios aprobado, que a menudo está integrado en su software de facturación. Stripe, por ejemplo, ofrece Billit como punto de acceso a Peppol.

4. Transmisión de la red de Peppol

El punto de acceso valida la estructura de la factura y la transmite al punto de acceso del destinatario utilizando su ID de Peppol. La red de Peppol es compatible con la interoperabilidad, lo que significa que el remitente y el receptor no necesitan acuerdos técnicos bilaterales.

5. Recepción automatizada

El punto de acceso del comprador recibe la factura y la reenvía directamente a su sistema de contabilidad o de cuentas por pagar. Como la factura es de datos estructurados en lugar de un PDF, el sistema puede rellenar automáticamente los campos sin necesidad de introducir datos de forma manual.

6. Validación y emparejamiento

El sistema receptor comprueba la factura con los controles internos, como pedidos de compra, contratos o flujos de trabajo de aprobación. Los errores de formato o la falta de campos obligatorios pueden desencadenar un rechazo automático antes de que la factura llegue a un revisor humano. De este modo, se evita que se introduzcan datos incorrectos en el libro de contabilidad.

7. Flujo de trabajo de aprobación

Si la factura pasa la validación, pasa por los procesos de aprobación internos. Muchas organizaciones automatizan el enrutamiento en función del centro de costes, el código de proyecto o la categoría de proveedor. Los datos estructurados permiten que las facturas pasen por estos flujos de trabajo sin necesidad de redistribución manual.

8. Programación de pagos

Una vez aprobado, el pago se programa mediante los canales bancarios suecos estándar, como Bankgiro o transferencias PlusGiro con referencias de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para un emparejamiento automatizado. Algunas organizaciones también utilizan Swish o acuerdos de adeudo directo autorizados para modelos de pago específicos.

9. Archivado y retención de registros

El último paso es el archivado digital. Según las normas contables de Suecia, los registros contables, incluidas las facturas electrónicas, deben conservarse durante al menos siete años a partir de la finalización del ejercicio financiero. Como la factura ya es digital y estructurada, el flujo de trabajo incluye la conciliación automática y el cumplimiento de la normativa sobre mantenimiento de registros.

¿Cuáles son algunas prácticas recomendadas para enviar una factura electrónica en Suecia?

Crear y enviar una factura electrónica es más fácil una vez que entiendes el marco legal y la infraestructura de la red. A continuación, presentamos algunas prácticas recomendadas para tener éxito con la facturación electrónica en Suecia.

Configura el sistema de facturación correctamente

Tu plataforma de contabilidad o ERP debe estar configurada para generar archivos de facturas estructurados con el mapeo de datos correcto. Esto significa que los campos internos (p. ej., ID del cliente, códigos del IVA [impuesto sobre el valor añadido], clasificaciones de productos, centros de costes) deben sincronizarse con los elementos estandarizados de la factura para que no se pierda nada en la traducción.

Mantén limpios los datos maestros

La facturación estructurada depende de los registros precisos de proveedores y clientes. Los números de organización incorrectos, los identificadores electrónicos obsoletos o los nombres jurídicos que no coinciden son causas comunes de rechazo de facturas.

Mapea la lógica de aprobación interna antes de enviar

Muchas empresas configuran reglas que permiten que las facturas reflejen requisitos de referencia interna (p. ej., números de pedidos de compra, códigos de proyecto, referencias departamentales) antes de su transmisión. Si falta algún elemento, se puede activar el rechazo automático.

Prueba antes de pasar a modo activo

Los proveedores de puntos de acceso suelen permitir envíos de prueba en un entorno controlado. Si se ejecutan comprobaciones de validación antes de emitir las facturas activas, se reduce el riesgo de que haya entregas fallidas durante los ciclos de facturación de producción.

Supervisa los informes de transmisión

Después del envío, los puntos de acceso generan acuses de recibo técnicos y actualizaciones del estatus. Revisar estos informes garantiza que las facturas se entregaron en realidad y que no se bloquearon por errores estructurales o de enrutamiento.

Establece procedimientos de gestión de excepciones

Incluso las facturas estructuradas pueden no aprobar la validación. Si se determina la propiedad interna de manera clara, ya sea finanzas, tecnología de la información (TI) o servicios compartidos, se evita que las facturas rechazadas permanezcan sin resolverse y que se demore el pago de la factura.

Cómo puede ayudarte Stripe

Para empresas B2G y otras empresas de Suecia que dependen de la facturación electrónica, Billit es un punto de acceso a Peppol certificado que se ofrece en el Stripe App Marketplace. La aplicación de terceros permite a los usuarios enviar facturas electrónicas seguras directamente desde su Dashboard de Stripe.

Stripe Invoicing puede ayudar a las empresas de Suecia que prefieran enviar facturas tradicionales. Stripe Invoicing simplifica el proceso de cuentas por cobrar (AR), desde la creación de facturas hasta el cobro de pagos. Ya sea que gestiones una facturación recurrente o puntual, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápido y optimizar sus operaciones:

• Automatiza las cuentas por cobrar: crea, personaliza y envía facturas profesionales fácilmente, sin necesidad de programación. Stripe rastrea automáticamente el estado de las facturas, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos, ayudándote a controlar tu flujo de caja.

• Expandirte internacionalmente: aumenta la conversión ofreciendo los métodos de pago preferidos por tus clientes. Stripe acepta más de 100 métodos de pago locales y más de 130 divisas.

• Mejorar la experiencia del cliente: ofrece un proceso de pagos moderno con soporte para más de 25 idiomas, 135 divisas y 100 métodos de pago. Los clientes pueden acceder y pagar sus facturas fácilmente desde un portal de clientes.

• Reduce la carga de trabajo administrativo: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado al cobro a través de recordatorios automáticos y una página de pagos de factura alojada por Stripe.

• Integra tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con los populares programas de contabilidad y ERP para ayudarte a mantener los sistemas sincronizados y reducir la entrada manual de datos.