O faturamento eletrônico, ou e-invoicing (e-fakturering), é uma parte integrante de como a Suécia administra contratos públicos. Ele também se tornou uma forma das empresas transacionarem cada vez mais esperada. Na verdade, a meta do país é que 80% do faturamento seja eletrônico nas entidades governamentais e empresariais até 2030. O faturamento eletrônico é obrigatório para as empresas que faturam agências governamentais, municípios ou regiões da Suécia (ou seja, empresas B2G). O faturamento eletrônico também está se tornando o padrão para as operações business-to-business (B2B) do setor privado.

Abaixo, explicaremos como o faturamento eletrônico funciona, como o faturamento eletrônico Pan-European Public Procurement On-Line (Peppol) se encaixa nesse cenário e o que as empresas precisam saber para criar, enviar, receber e pagar as faturas eletrônicas de forma correta.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que é uma fatura eletrônica?
  
• Quando o faturamento eletrônico é obrigatório na Suécia?
  
• Como funciona o faturamento eletrônico na Suécia, passo a passo?
  
• Quais são algumas práticas recomendadas para o envio de faturas eletrônicas na Suécia?
  
• Como a Stripe pode ajudar
  

O que é uma fatura eletrônica?

Uma fatura eletrônica (e-faktura) é um tipo de fatura que os sistemas podem ler e processar de forma automática, e é trocada em um formato digital estruturado. São dados formatados segundo um padrão acordado e transmitidos diretamente de um sistema financeiro para outro.

Quando o faturamento eletrônico é obrigatório na Suécia?

Desde 1º de abril de 2019, todas as faturas emitidas como parte de contratos públicos devem ser enviadas como faturas eletrônicas. Esse requisito aplica-se a agências governamentais, municípios, regiões e entidades públicas, bem como a contratos acima e abaixo dos limites de contratação da UE.

Todas as organizações do setor público sueco devem ser registradas na rede Peppol como destinatárias de faturas, e os fornecedores devem enviar as faturas por meio da Peppol ou de um serviço conectado a ela para garantir o sucesso na entrega. A Peppol é uma estrutura internacional que permite às empresas e entidades públicas trocar documentos estruturados, como as faturas, por meio de um conjunto comum de regras e padrões técnicos. Com ela, os compradores e fornecedores não precisam mais fazer integrações avulsas entre si. A Suécia tem participado ativamente no desenvolvimento da Peppol, e a Agência Sueca para o Governo Digital (DIGG) supervisiona a implementação nacional.

A Suécia utiliza especificamente o Peppol BIS Billing 3.0, que oferece compatibilidade entre os estados membros da UE. Formatos suecos mais antigos, como o Svefaktura 5A ou o Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport (EDIFACT), ainda podem ser aceitos em casos limitados se ambas as partes concordarem, mas estão sendo gradualmente desativados. Para novos processos de contratos públicos, o Peppol BIS 3.0 é o formato padrão.

O mandato não se aplica automaticamente a transações privadas B2B ou B2C (Business-to-Consumer). Contudo, as empresas podem concordar por contrato em usar faturas eletrônicas, e muitas organizações de grande porte preferem ou exigem faturas eletrônicas estruturadas para aumentar a eficiência no comércio B2B.

Como funciona o faturamento eletrônico na Suécia, passo a passo?

O faturamento eletrônico sueco é uma troca de dados estruturada entre dois sistemas financeiros. É um fluxo de trabalho técnico, regulatório, de várias etapas e bem definido.

1. Criação da fatura

O fornecedor cria uma fatura compatível com o padrão EN 16931 em um sistema de contabilidade, ERP (Enterprise Resource Planning) ou faturamento que aceite faturas eletrônicas estruturadas. O sistema gera um arquivo, geralmente um arquivo Extensible Markup Language (XML), que contém campos padronizados para informações como o número da fatura, datas, detalhes de imposto sobre valor agregado (IVA), itens de linha, totais, termos de pagamento e identificadores de ambas as partes.

2. Identificação (ID) do destinatário

A fatura inclui o identificador eletrônico do comprador, que geralmente baseia-se no número da organização ou em um número de localização global (GLN). Na rede Peppol, os números das organizações suecas costumam ter o prefixo "0007" para formar uma ID Peppol válida.

3. Conexão do ponto de acesso Peppol

O fornecedor envia a fatura por meio de um ponto de acesso Peppol certificado. Em vez de se conectarem diretamente à infraestrutura da Peppol, as empresas usam um provedor de serviços aprovado, que geralmente é integrado ao seu software de faturamento. A Stripe, por exemplo, oferece o Billit como um ponto de acesso Peppol.

4. Transmissão da rede Peppol

O ponto de acesso valida a estrutura da fatura e a transmite ao ponto de acesso do destinatário usando a sua ID Peppol. A rede Peppol é compatível com a interoperabilidade, o que significa que o remetente e o destinatário não precisam de acordos técnicos bilaterais.

5. Recebimento automatizado

O ponto de acesso do comprador recebe a fatura e a encaminha diretamente para o sistema de contabilidade ou contas a pagar do comprador. Como a fatura possui dados estruturados em vez de um PDF, o sistema pode preencher os campos automaticamente sem a entrada manual de dados.

6. Validação e conciliação

O sistema de recebimento verifica a fatura em relação aos controles internos, como pedidos de compra, contratos ou fluxos de trabalho de aprovação. Erros de formato ou campos obrigatórios ausentes podem acionar a rejeição automática antes que a fatura chegue a um revisor humano. Isso impede que dados incorretos entrem no livro contábil.

7. Fluxo de trabalho de aprovação

Se a fatura for aprovada na validação, ela passará pelos processos de aprovação internos. Muitas organizações automatizam o direcionamento com base no centro de custo, no código do projeto ou na categoria do fornecedor. Os dados estruturados permitem que as faturas passem por esses fluxos de trabalho sem a necessidade de redistribuição manual.

8. Agendamento de pagamento

Depois de aprovado, o pagamento é agendado por meio dos canais bancários suecos padrão, como as transferências Bankgiro ou PlusGiro, com referências de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) para conciliação automatizada. Algumas organizações também usam o Swish ou acordos de débito automático autorizados para modelos de pagamento específicos.

9. Arquivamento e retenção de registros

A etapa final é o arquivamento digital. De acordo com as regras de escrituração contábil da Suécia, os registros contábeis, incluindo as faturas eletrônicas, devem ser mantidos por pelo menos sete anos após o final do ano financeiro. Como a fatura já é digital e estruturada, a conciliação automatizada e a conformidade com os requisitos de manutenção de registros são integradas ao fluxo de trabalho.

Quais são algumas práticas recomendadas para o envio de faturas eletrônicas na Suécia?

Criar e enviar uma fatura eletrônica fica mais fácil quando você entende a estrutura legal e a infraestrutura da rede. Aqui estão algumas práticas recomendadas para um faturamento eletrônico bem-sucedido na Suécia.

Configure seu sistema de faturamento adequadamente

A sua plataforma contábil ou ERP deve estar configurada para gerar arquivos de faturas estruturadas com o mapeamento de dados correto. Isso significa que os campos internos (como IDs de clientes, códigos de impostos sobre valor agregado [IVA], classificações de produtos, centros de custos) precisam ser sincronizados com elementos padronizados da fatura para que nenhuma informação seja perdida.

Mantenha os dados mestre organizados

O faturamento estruturado depende de registros precisos de fornecedores e clientes. Números de organizações incorretos, identificadores eletrônicos desatualizados ou nomes de entidades jurídicas incompatíveis são causas comuns de rejeição de faturas.

Mapeie a lógica de aprovação interna antes do envio

Muitas empresas configuram regras que permitem às faturas refletirem os requisitos de referência internos (como números de pedidos de compra, códigos de projeto e referências departamentais) antes da transmissão. Qualquer elemento ausente pode acionar as rejeições automáticas.

Teste antes do lançamento

Geralmente, os provedores de pontos de acesso permitem envios de teste em um ambiente controlado. A execução de verificações de validação antes da emissão de faturas reais em produção reduz o risco de falhas na entrega durante os ciclos de faturamento.

Monitore os relatórios de transmissão

Após o envio, os pontos de acesso geram confirmações técnicas e atualizações de status. A revisão desses relatórios garante que as faturas foram entregues e não foram bloqueadas devido a erros estruturais ou de direcionamento.

Estabeleça procedimentos para o tratamento de exceções

Até mesmo as faturas estruturadas podem falhar na validação. Atribuir uma propriedade interna clara, seja ao setor financeiro, à tecnologia da informação (TI) ou aos serviços compartilhados, evita que as faturas rejeitadas fiquem paradas e que atrase o pagamento.

Como a Stripe pode ajudar

Para B2G e outras empresas na Suécia que dependem do faturamento eletrônico, o Billit é um ponto de acesso Peppol certificado oferecido no Stripe App Marketplace. O aplicativo de terceiros permite que os usuários enviem faturas eletrônicas seguras diretamente do seu Dashboard da Stripe.

O Stripe Invoicing pode ajudar as empresas na Suécia que preferem enviar faturas tradicionais. O Stripe Invoicing simplifica seu processo de contas a receber (AR), desde a criação da fatura até a cobrança do pagamento. Independentemente de você gerenciar faturamento avulso ou cobrança recorrente, a Stripe ajuda as empresas a receber pagamentos mais rápido e otimizar as operações:

• Automatize contas a receber: Crie, personalize e envie faturas profissionais com facilidade, sem necessidade de programação. A Stripe acompanha automaticamente o status das faturas, envia lembretes de pagamento e processa reembolsos, ajudando você a manter o controle do fluxo de caixa.

• Acelere o fluxo de caixa: Reduza o prazo médio de recebimento (DSO) e receba mais rápido com pagamentos globais integrados, lembretes automáticos e ferramentas de cobrança com tecnologia de IA que ajudam você a recuperar mais receita.

• Melhore a experiência do cliente: ofereça uma experiência de pagamento moderna com suporte para mais de 25 idiomas, mais de 135 moedas e mais de 100 formas de pagamento. As faturas são fáceis de acessar e pagar por meio de um portal do cliente self-service.

• Reduza a carga de trabalho de back-office: gere faturas em minutos e reduza o tempo gasto com cobranças por meio de lembretes automáticos e uma página de pagamento de fatura hospedada pela Stripe.

• Integre-se aos seus sistemas atuais: o Stripe Invoicing integra-se aos softwares contábeis e de ERP mais conhecidos, ajudando a manter os sistemas sincronizados e reduzindo a entrada manual de dados.