La facturation électronique, ou e-invoicing (e-fakturering), est intégrée au fonctionnement des marchés publics en Suède. Elle fait également de plus en plus partie de la façon dont les entreprises s'attendent à effectuer des transactions. En fait, le pays vise un taux de pénétration de la facturation électronique de 80 % dans les entités gouvernementales et commerciales d'ici 2030. La facturation électronique est obligatoire pour les entreprises qui facturent les agences gouvernementales, les municipalités ou les régions suédoises (c'est-à-dire les entreprises B2G), et elle devient rapidement la norme pour les opérations B2B (Business-to-Business) du secteur privé.

Ci-dessous, nous expliquerons le fonctionnement de la facturation électronique, la place de la facturation électronique Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) dans le processus et ce que les entreprises doivent savoir pour créer, envoyer, recevoir et payer correctement des factures électroniques.

Sommaire

• Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
  
• Quand la facturation électronique est-elle obligatoire en Suède ?
  
• Comment fonctionne la facturation électronique en Suède, étape par étape ?
  
• Quelles sont les bonnes pratiques pour envoyer une facture électronique en Suède ?
  
• Comment Stripe peut vous aider
  

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Une facture électronique (e-faktura) est un type de facture que les systèmes peuvent lire et traiter automatiquement, et qui est échangé dans un format numérique structuré. Il s'agit de données formatées selon une norme convenue et transmises directement d'un système financier à un autre.

Quand la facturation électronique est-elle obligatoire en Suède ?

Depuis le 1er avril 2019, toutes les factures émises dans le cadre de marchés publics doivent être envoyées sous forme de factures électroniques. Cette exigence s'applique aux organismes gouvernementaux, aux municipalités, aux régions et aux entités publiques, et elle s'applique aux contrats supérieurs et inférieurs aux seuils de passation des marchés de l'UE.

Toutes les organisations du secteur public suédois doivent être enregistrées sur le réseau Peppol en tant que destinataires de factures, et les fournisseurs doivent envoyer les factures via Peppol ou un service qui y est connecté pour garantir la réussite de la livraison. Peppol est un cadre international qui permet aux entreprises et aux entités publiques d'échanger des documents structurés tels que des factures grâce à un ensemble commun de normes et de règles techniques, et il élimine le besoin d'intégrations ponctuelles entre chaque acheteur et fournisseur. La Suède a participé activement au développement de Peppol et l'Agence suédoise pour le gouvernement numérique (DIGG) supervise la mise en œuvre nationale.

La Suède utilise spécifiquement Peppol BIS Billing 3.0, qui prend en charge la compatibilité entre les États membres de l'UE. Les anciens formats suédois, tels que Svefaktura 5A ou l'échange de données informatisé pour l'administration, le commerce et le transport (EDIFACT), peuvent toujours être acceptés dans un nombre limité de cas si les deux parties sont d'accord, mais ils sont progressivement supprimés. Pour les nouveaux processus de passation des marchés publics, Peppol BIS 3.0 est le format par défaut.

Le mandat ne s'applique pas automatiquement aux transactions du secteur privé interentreprises (B2B) ou interentreprises-consommateurs (B2C). Cependant, les entreprises peuvent convenir contractuellement d'utiliser des factures électroniques, et de nombreuses grandes organisations préfèrent ou exigent des factures électroniques structurées pour plus d'efficacité dans l'e-commerce B2B.

Comment fonctionne la facturation électronique en Suède, étape par étape ?

La facturation électronique suédoise est un échange de données structurées entre deux systèmes financiers. Il s'agit d'un flux de travail défini, en plusieurs étapes, technique et réglementaire.

1. Création de facture

Le fournisseur crée une facture conforme à la norme EN 16931 dans un système de comptabilité, de planification des ressources de l'entreprise (ERP) ou de facturation qui prend en charge les factures électroniques structurées. Le système génère un fichier, généralement un fichier XML (Extensible Markup Language), qui contient des champs normalisés pour des informations telles que le numéro de facture, les dates, les détails de la TVA, les postes de facture, les totaux, les conditions de paiement et les identifiants des deux parties.

2. Identification du destinataire (ID)

La facture inclut l'identifiant électronique de l'acheteur, généralement basé sur le numéro de son organisation ou un code lieu-fonction (GLN). Dans le réseau Peppol, les numéros d'organisation suédois sont généralement précédés de « 0007 » pour former un identifiant Peppol valide.

3. Connexion au point d'accès Peppol

Le fournisseur envoie la facture via un point d'accès Peppol certifié. Plutôt que de se connecter directement à l'infrastructure de Peppol, les entreprises utilisent un fournisseur de services agréé, qui est souvent intégré à leur logiciel de facturation. Stripe, par exemple, propose Billit comme point d'accès Peppol.

4. Transmission par le réseau Peppol

Le point d'accès valide la structure de la facture et la transmet au point d'accès du destinataire à l'aide de son ID Peppol. Le réseau Peppol prend en charge l'interopérabilité, ce qui signifie que l'expéditeur et le destinataire n'ont pas besoin d'accords techniques bilatéraux.

5. Réception automatisée

Le point d'accès de l'acheteur reçoit la facture et la transfère directement dans le système de comptabilité ou de comptes fournisseurs de l'acheteur. Étant donné que la facture est constituée de données structurées plutôt que d'un fichier PDF, le système peut renseigner automatiquement les champs sans saisie manuelle de données.

6. Validation et mise en correspondance

Le système de réception vérifie la facture par rapport aux contrôles internes tels que les bons de commande, les contrats ou les flux d'approbation. Les erreurs de format ou les champs obligatoires manquants peuvent déclencher un rejet automatique avant que la facture n'atteigne un évaluateur humain. Cela empêche les données incorrectes d'entrer dans le grand livre comptable.

7. Flux d'approbation

Si la facture est validée, elle passe par des processus d'approbation internes. De nombreuses organisations automatisent l'acheminement en fonction du centre de coûts, du code de projet ou de la catégorie de fournisseur. Les données structurées permettent aux factures de circuler dans ces flux de travail sans redistribution manuelle.

8. Programmation des paiements

Une fois approuvé, le paiement est programmé via les canaux bancaires suédois standard tels que les virements Bankgiro ou PlusGiro avec des références de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour une mise en correspondance automatisée. Certaines organisations utilisent également Swish ou des accords de prélèvement automatique autorisés pour des modèles de paiement spécifiques.

9. Archivage et conservation des dossiers

La dernière étape est l'archivage numérique. Selon les règles de comptabilité suédoises, les documents comptables, y compris les factures électroniques, doivent être conservés pendant au moins sept ans après la fin de l'exercice financier. Étant donné que la facture est déjà numérique et structurée, le rapprochement automatisé et la conformité aux exigences de tenue de registres sont intégrés au flux de travail.

Quelles sont les bonnes pratiques pour envoyer une facture électronique en Suède ?

Créer et envoyer une facture électronique devient plus facile une fois que vous comprenez le cadre juridique et l'infrastructure du réseau. Voici quelques bonnes pratiques pour réussir la facturation électronique en Suède.

Configurez correctement votre système de facturation

Votre plateforme de comptabilité ou ERP doit être configurée pour générer des fichiers de facture structurés avec le bon mappage des données. Cela signifie que les champs internes (par exemple, les identifiants client, les codes de TVA [TVA], les classifications de produits, les centres de coûts) doivent se synchroniser avec les éléments de facture standardisés afin que rien ne se perde lors de la traduction.

Maintenez des données de base propres

La facturation structurée dépend de l'exactitude des dossiers des fournisseurs et des clients. Des numéros d'organisation incorrects, des identifiants électroniques obsolètes ou des noms juridiques qui ne correspondent pas sont des causes courantes de rejet de facture.

Mappez la logique d'approbation interne avant l'envoi

De nombreuses entreprises configurent des règles qui permettent aux factures de refléter les exigences de référence internes (par exemple, les numéros de bon de commande, les codes de projet, les références de service) avant la transmission. Tout élément manquant peut déclencher des rejets automatiques.

Tester avant la mise en production

Les fournisseurs de points d'accès autorisent généralement les soumissions de test dans un environnement contrôlé. L'exécution de vérifications de validation avant d'émettre des factures en mode production réduit le risque d'échec des livraisons pendant les cycles de facturation de production.

Surveillez les rapports de transmission

Après l'envoi, les points d'accès génèrent des accusés de réception techniques et des mises à jour d'état. L'examen de ces rapports garantit que les factures ont bien été livrées et non bloquées en raison d'erreurs structurelles ou d'acheminement.

Établissez des procédures de gestion des exceptions

Même les factures structurées peuvent échouer à la validation. Une propriété interne claire (qu'il s'agisse des finances, des technologies de l'information (TI) ou des services partagés) évite que les factures rejetées ne restent sans solution et ne retardent le paiement de la facture.

Comment Stripe peut vous aider

Pour les entreprises B2G et les autres entreprises en Suède qui s'appuient sur la facturation électronique, Billit est un point d'accès Peppol certifié proposé dans le Stripe App Marketplace. L'application tierce permet aux utilisateurs d'envoyer des factures électroniques sécurisées directement depuis leur Dashboard Stripe.

Stripe Invoicing peut aider les entreprises basées en Suède qui préfèrent envoyer des factures traditionnelles. Stripe Invoicing simplifie votre processus de gestion des comptes clients (AR), de la création de la facture au recouvrement du paiement. Que vous gériez une facturation ponctuelle ou une facturation récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à simplifier leurs opérations :

• Automatisez la gestion des créances : créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans aucun codage. Stripe suit automatiquement l’état des factures, envoie des rappels de paiement et traite les remboursements, vous aidant ainsi à maîtriser votre flux de trésorerie.

• Accélérez les flux de trésorerie : réduisez le délai moyen de paiement (DSO) et faites-vous payer plus rapidement grâce aux paiements internationaux intégrés, aux rappels automatiques et aux outils de relance basés sur l’IA, qui vous aident à récupérer davantage de revenus.

• Améliorer l’expérience client : offrez une expérience de paiement moderne avec la prise en charge de plus de 25 langues, plus de 135 devises et plus de 100 moyens de paiement. Les factures sont faciles à consulter et à régler grâce à un portail client en libre-service.

• Réduire la charge de travail du back-office : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré au recouvrement grâce à des rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergée par Stripe.

• Intégrez vos systèmes existants : Stripe Invoicing s'intègre aux logiciels comptables et ERP populaires, vous aidant à synchroniser les systèmes et à réduire la saisie manuelle de données.