La fatturazione elettronica, o e-invoicing (e-fakturering), è integrata nel modo in cui la Svezia gestisce gli appalti pubblici. Fa anche sempre più parte delle aspettative di transazione delle attività. Il Paese punta infatti a una penetrazione della fatturazione elettronica pari all'80% tra enti pubblici e aziendali entro il 2030. La fatturazione elettronica è obbligatoria per le attività che fatturano ad agenzie governative, comuni o regioni svedesi (ovvero attività business-to-government, o B2G) e sta rapidamente diventando lo standard anche per le operazioni business-to-business (B2B) del settore privato.

Di seguito, spiegheremo come funziona la fatturazione elettronica, come si inserisce in questo contesto la fatturazione elettronica Pan-European Public Procurement On-Line (Peppol) e cosa devono sapere le attività per creare, inviare, ricevere e pagare correttamente le fatture elettroniche.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è una fattura elettronica
  
• Quando è richiesta la fatturazione elettronica in Svezia?
  
• Come funziona la fatturazione elettronica in Svezia, passo dopo passo?
  
• Quali sono alcune best practice per inviare una fattura elettronica in Svezia?
  
• In che modo Stripe può esserti d'aiuto
  

Che cos'è una fattura elettronica

Una fattura elettronica (e-faktura) è un tipo di fattura che i sistemi possono leggere ed elaborare automaticamente, scambiata in un formato digitale strutturato. Si tratta di dati formattati secondo uno standard concordato e trasmessi direttamente da un sistema finanziario all'altro.

Quando è richiesta la fatturazione elettronica in Svezia?

A partire dal 1 aprile 2019, tutte le fatture emesse nell'ambito degli appalti pubblici devono essere inviate come fatture elettroniche. Questo requisito si applica ad agenzie governative, comuni, regioni ed enti di proprietà pubblica e riguarda i contratti al di sopra e al di sotto delle soglie di appalto dell'UE.

Tutte le organizzazioni del settore pubblico svedese devono essere registrate sulla rete Peppol come destinatari di fatture e i fornitori devono inviare le fatture tramite Peppol o un servizio a essa collegato per garantirne la corretta consegna. Peppol è un quadro internazionale che consente alle attività e agli enti pubblici di scambiare documenti strutturati come le fatture attraverso un insieme comune di standard e regole tecniche, eliminando la necessità di integrazioni una tantum tra ogni acquirente e fornitore. La Svezia ha partecipato attivamente allo sviluppo di Peppol e l'Agenzia svedese per il governo digitale (DIGG) supervisiona l'implementazione a livello nazionale.

La Svezia utilizza in modo specifico Peppol BIS Billing 3.0, che supporta la compatibilità tra gli Stati membri dell'UE. Formati svedesi più vecchi, come Svefaktura 5A o Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport (EDIFACT), potrebbero essere ancora accettati in casi limitati se entrambe le parti sono d'accordo, ma sono in fase di eliminazione. Per i nuovi processi di appalto pubblico, Peppol BIS 3.0 è il formato predefinito.

Il mandato non si applica automaticamente alle transazioni B2B o business-to-consumer (B2C) del settore privato. Tuttavia, le attività possono concordare contrattualmente l'utilizzo delle fatture elettroniche e molte organizzazioni più grandi preferiscono o richiedono fatture elettroniche strutturate per una maggiore efficienza nel commercio B2B.

Come funziona la fatturazione elettronica in Svezia, passo dopo passo?

La fatturazione elettronica svedese è uno scambio di dati strutturati tra due sistemi finanziari. Si tratta di un flusso di lavoro definito, in più fasi, di natura tecnica e normativa.

1. Creazione della fattura

Il fornitore crea una fattura conforme alla norma EN 16931 in un sistema di contabilità, di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) o di fatturazione che supporta le fatture elettroniche strutturate. Il sistema genera un file, di solito in formato Extensible Markup Language (XML), che contiene campi standardizzati per informazioni quali numero della fattura, date, dettagli sull'imposta sul valore aggiunto (IVA), voci di riga, totali, termini di pagamento e identificatori di entrambe le parti.

2. Identificazione del destinatario (ID)

La fattura include l'identificatore elettronico dell'acquirente, in genere basato sul numero dell'organizzazione o su un Global Location Number (GLN). Nella rete Peppol, i numeri delle organizzazioni svedesi sono comunemente preceduti dal prefisso "0007" per formare un ID Peppol valido.

3. Connessione all'access point Peppol

Il fornitore invia la fattura tramite un access point Peppol certificato. Invece di collegarsi direttamente all'infrastruttura di Peppol, le attività utilizzano un fornitore di servizi approvato, spesso integrato nel loro software di fatturazione. Stripe, ad esempio, offre Billit come access point Peppol.

4. Trasmissione sulla rete Peppol

L'access point convalida la struttura della fattura e la trasmette all'access point del destinatario utilizzando il suo ID Peppol. La rete Peppol supporta l'interoperabilità, il che significa che il mittente e il destinatario non hanno bisogno di accordi tecnici bilaterali.

5. Ricezione automatica

L'access point dell'acquirente riceve la fattura e la inoltra direttamente al sistema di contabilità o di contabilità fornitori dell'acquirente. Poiché la fattura è composta da dati strutturati e non da un PDF, il sistema può popolare automaticamente i campi senza alcun inserimento manuale dei dati.

6. Convalida e corrispondenza

Il sistema ricevente verifica la fattura rispetto ai controlli interni, come ordini di acquisto, contratti o flussi di lavoro di approvazione. Errori di formato o campi obbligatori mancanti possono attivare il rifiuto automatico prima che la fattura raggiunga un revisore umano. Questo impedisce l'inserimento di dati errati nel libro mastro.

7. Flusso di lavoro di approvazione

Se la fattura supera la convalida, passa attraverso i processi di approvazione interni. Molte organizzazioni automatizzano il routing in base al centro di costo, al codice del progetto o alla categoria del fornitore. I dati strutturati consentono alle fatture di passare attraverso questi flussi di lavoro senza una ridistribuzione manuale.

8. Programmazione del pagamento

Una volta approvato, il pagamento viene programmato attraverso i canali bancari svedesi standard, come i trasferimenti Bankgiro o PlusGiro con riferimenti OCR (Optical Character Recognition) per la corrispondenza automatizzata. Alcune organizzazioni utilizzano anche Swish o accordi di addebito diretto autorizzati per specifici modelli di pagamento.

9. Archiviazione e conservazione dei documenti

Il passaggio finale è l'archiviazione digitale. Secondo le regole svedesi in materia di tenuta dei registri, i documenti contabili, comprese le fatture elettroniche, devono essere conservati per almeno sette anni dopo la fine dell'esercizio finanziario. Poiché la fattura è già digitale e strutturata, la riconciliazione automatizzata e la compliance ai requisiti di conservazione dei documenti sono integrate nel flusso di lavoro.

Quali sono alcune best practice per l'invio di una fattura elettronica in Svezia?

La creazione e l'invio di una fattura elettronica diventano più semplici una volta compreso il quadro di carattere giuridico e l'infrastruttura di rete. Di seguito sono riportate alcune best practice per una fatturazione elettronica di successo in Svezia.

Configura correttamente il tuo sistema di fatturazione

La tua piattaforma di contabilità o ERP deve essere configurata per generare file di fattura strutturati con la corretta mappatura dei dati. Questo significa che i campi interni (ad es. ID cliente, codici dell'imposta sul valore aggiunto [IVA], classificazioni dei prodotti, centri di costo) devono essere sincronizzati con gli elementi standardizzati della fattura, in modo che nulla vada perso nella traduzione.

Mantieni puliti i dati anagrafici

La fatturazione strutturata dipende da registri accurati di fornitori e clienti. Numeri di organizzazione errati, identificatori elettronici obsoleti o denominazioni di carattere giuridico non corrispondenti sono cause comuni di rifiuto delle fatture.

Mappa la logica di approvazione interna prima dell'invio

Molte aziende configurano regole che consentono alle fatture di riflettere i requisiti di riferimento interni (ad es. numeri di ordine d'acquisto, codici di progetto, riferimenti dipartimentali) prima della trasmissione. Eventuali elementi mancanti possono attivare rifiuti automatici.

Esegui test prima di attivare il servizio

I fornitori di punti di accesso in genere consentono invii di prova in un ambiente controllato. L'esecuzione di controlli di convalida prima di emettere fatture live riduce il rischio di consegne non riuscite durante i cicli di addebito di produzione.

Monitora i report di trasmissione

Dopo l'invio, i punti di accesso generano conferme tecniche e aggiornamenti di stato. La revisione di questi report garantisce che le fatture siano state effettivamente consegnate e non bloccate a causa di errori strutturali o di routing.

Stabilisci procedure per la gestione delle eccezioni

Anche le fatture strutturate possono non superare la convalida. Una chiara proprietà interna, che si tratti del reparto finanziario, dell'information technology (IT) o dei servizi condivisi, impedisce che le fatture rifiutate rimangano irrisolte e ritardino il pagamento della fattura.

In che modo Stripe può essere d'aiuto

Per le attività B2G e per le altre attività in Svezia che si affidano alla fatturazione elettronica, Billit è un access point Peppol certificato offerto nello Stripe App Marketplace. L'app di terze parti consente agli utenti di inviare fatture elettroniche sicure direttamente dalla propria Dashboard Stripe.

Per le attività in Svezia che preferiscono inviare fatture tradizionali, Stripe Invoicing può essere d'aiuto. Stripe Invoicing semplifica il processo relativo ai crediti verso clienti (AR), dalla creazione della fattura alla riscossione del pagamento. Che tu gestisca un addebito una tantum o un addebito ricorrente, Stripe aiuta le attività a essere pagate più rapidamente e a semplificare le operazioni:

• Automatizzazione della gestione dei crediti: crea, personalizza e invia facilmente fatture professionali, senza utilizzare un codice. Stripe tiene traccia automaticamente dello stato della fattura, invia promemoria di pagamento ed elabora i rimborsi, aiutandoti a tenere sotto controllo il tuo flusso di cassa.

• Accelerazione del flusso di cassa: riduci i giorni di scoperto (DSO) e ricevi i pagamenti più rapidamente grazie ai pagamenti globali integrati, ai promemoria automatici e agli strumenti di sollecito basati sull'IA che ti aiutano a recuperare più ricavi.

• Migliora l'esperienza del cliente: offri un'esperienza di pagamento moderna con supporto di oltre 25 lingue, 135 valute e più di 100 metodi di pagamento. Le fatture sono facilmente accessibili e pagabili tramite un portale cliente self-service.

• Riduci il carico di lavoro del back-office: genera fatture in pochi minuti e riduci il tempo dedicato alla riscossione attraverso promemoria automatici e una pagina dei pagamenti delle fatture in hosting su Stripe.

• Integra i tuoi sistemi esistenti: Stripe Invoicing si integra con i più diffusi software di contabilità ed ERP, aiutandoti a mantenere i sistemi sincronizzati e a ridurre l'inserimento manuale dei dati.