企業のデジタル化 (オランダ語で「digitaliseren van een bedrijf」) とは、中核となる業務を、紙や連携されていないスプレッドシートから、データを自動的に共有するデジタルシステムへと移行することを意味します。たとえば、簿記に取り込まれる請求、銀行記録と照合される決済、四半期ごとに手作業で再構築されるのではなく取引履歴から直接抽出される付加価値税 (VAT) の数値などです。

オランダは、ビジネスのデジタル化において EU で 3 位にランクされています。この変化は、オランダの銀行、オランダ税務当局 (オランダ語で「Belastingdienst」)、および消費者の支払い習慣のあり方によって推進されています。

以下では、オランダの企業にとってデジタル化に何が伴うのか、同国特有の規制や銀行インフラを考慮するとなぜそれが重要なのか、そしてどのプロセスを優先すべきかについて説明します。

この記事でわかること

• デジタル化は、単にプロセスが紙から画面に移行したときではなく、あるステップから次のステップへとデータが継続してつながったときに成果をもたらします。

• 簿記や照合の前に請求と決済をデジタル化することで、後続のステップが適切に機能するようになります。

• 連携の計画なしに 1 度に 1 つのツールをデジタル化する企業は、多くの場合、解決しようとしていた問題と同じ問題を再発させてしまいます。

企業をデジタル化するとはどういう意味か

ビジネスをデジタル化するということは、事業運営の基盤となるシステムを、連携されたデジタルシステムに移行することを意味します。多くの場合、簿記、請求、VAT 申告から始まります。しかし、デジタル化の対象は簿記ソフトウェアだけにとどまりません。企業がどのように顧客に請求し、決済を受け付け、銀行取引を照合するのか、またそれらのシステムが互いにデータを共有できるかどうかが重要になります。

なぜデジタル化はオランダの企業に関連があるのか

オランダはデジタル化においてリードしています。オランダのビジネス文化には、同国の金融環境の 3 つの側面が反映されています。

規制報告

オランダの VAT 規則では、定期的かつ正確な申告が求められており、税務当局 (Belastingdienst) のシステムはデジタル申告を前提に構築されています。デジタル簿記を導入している企業は、四半期ごとに紙の領収書から再構築するのではなく、取引記録から VAT の数値を直接抽出できます。

顧客の支払い習慣

オランダの消費者は、オンラインでの購入の約 4 分の 3 で iDEAL | Wero を選択しています。この普及している決済手段を受け入れられない企業は、国内の EC 市場における大きなシェアを逃すことになります。

銀行インフラ

オランダの銀行は、オープンバンキングのアプリケーションプログラミングインターフェイス (API) を構築しています。つまり、デジタル化された企業は、CSV ファイルをダウンロードして手作業でインポートする代わりに、口座から取引データを直接簿記ソフトウェアに抽出できるということです。

オランダの企業はどの業務プロセスをデジタル化しているか

多くのオランダの企業にとって、デジタル化は請求と決済から始まります。

オランダの企業が注力している分野は次のとおりです。

• 請求: 静的なテンプレートから、連番の請求書を生成し、支払い状況を追跡し、未払い額の督促を自動送信するソフトウェアへと移行します。オランダの請求書には、商工会議所 (KVK) 番号と VAT 登録番号が必要です。請求書作成ソフトウェアを使用すれば、これを自動的に処理できます。

• 決済の受け付け: iDEAL | Wero、カード、デジタルウォレットなどのオンラインのデジタル決済手段を追加します。また、実店舗ではレジの代わり、または補助としてカードリーダーを導入します。

• 銀行勘定調整: ビジネス用の銀行口座を簿記ソフトウェアに直接接続し、手入力しなくても入出金取引が請求書や経費と照合されるようにします。

• 給与および人事 (HR) 管理: 給与税を計算し、年金掛け金を処理するデジタル給与システムにより、毎月の手作業での給与計算を置き換えます。

• 在庫および注文管理: オンラインの販売チャネルを在庫システムに接続し、1 日の終わりの手作業による棚卸しではなく、注文が入るたびに在庫レベルが自動的に更新されるようにします。

管理、請求、および決済は機械的に連動しているため、同時に移行する傾向があります。請求をデジタル化することで、金額、日付、VAT 税率、顧客情報などの構造化データが作成され、それが簿記ソフトウェアに直接送られます。デジタル化された決済の受け付けを追加すると、同じデータが自動的に入金と照合されます。これら 3 つをすべてデジタル化した企業は、請求書フォルダー、銀行取引明細書、現金の記録をかき集めることなく、VAT 申告書を簡単に作成できます。

ビジネスのデジタル化と自動化の違いは何か

プロセスのデジタル化とは、紙の請求書を PDF にしたり、請求書作成ソフトウェアに入力したりするなど、アナログからデジタルに変換することを意味します。プロセスの自動化とは、既存のデジタルプロセスから人間の手作業を排除することを意味します。

たとえば、手書きの請求書から Word テンプレートに切り替えたオランダのコンサルティング会社は、請求業務をデジタル化したことになります。情報はデジタルで存在するようになりますが、依然として誰かがテンプレートを開き、クライアントの情報を入力し、手作業で VAT を計算し、ファイルを保存してメールで送信する必要があります。これはデジタル化されていますが、自動化はされていません。

同じコンサルティング会社が、データベースからクライアントの情報を抽出し、適切な税率で VAT を自動的に計算し、プロジェクトが完了済みとしてマークされた瞬間に請求書を生成してメールで送信する請求書作成ソフトウェアを使用する場合、そのプロセスは自動化されたことになります。データはすでにデジタル化されており、自動化によって手作業のステップが排除されました。

自動化を伴わないデジタル化は、十分な拡張性を備えていません。手入力の管理負担は取引量にほぼ比例して増加するため、成長を見込んでいるオランダの企業は、早い段階で自動化を優先する必要があります。一方、自動化されたプロセスであれば、比例してコストを増やすことなく取引量の増加に対応できます。

オランダの企業において、デジタル化は成長と拡張性をどのように支えているか

デジタル化された決済インフラを自動化と組み合わせることで、手続き上のいくつかのボトルネックを直接解消できます。たとえば Stripe を使用すると、オランダの企業は 1 回の実装で iDEAL | Wero、カード、その他の決済手段を受け入れることができます。取引データは照合やレポート作成に自動的に利用できるため、決済手段ごとに個別に処理する必要はありません。

ドイツやベルギーに販路を拡大するオランダの企業は、国ごとに異なるプロバイダーと個別に契約を交渉する必要はありません。同じ実装を通じて、それらの市場に関連する国内主要決済手段を追加できます。

データがデジタル化されることで、より的確な財務上の意思決定も可能になります。キャッシュフロー、製品や地域ごとの販売傾向、未払いの請求書をリアルタイムで把握している企業は、最新の数値に基づいて在庫、採用、投資に関する判断を下すことができます。基となるデータが自動的に更新されるため、在庫補充、人員配置、事業拡大に関する意思決定を数週間早く行うことができます。

オランダの企業がビジネスをデジタル化する際に直面する課題は何か

オランダの企業は、その過程でいくつかの障害に直面することがあります。以下のよくある問題に留意してください。

レガシーシステムとの連携

設立から年月が経っているオランダの企業では、新しいプラットフォームに簡単に接続できない古い会計ソフトウェアや業界特化型のツールを稼働させている場合があります。正確さを損なわずに何年分もの履歴データを移行するには、綿密な計画が必要です。

スタッフの適応

手作業のプロセスに慣れた従業員は、特に小規模な家族経営の企業において、数十年にわたり同じ方法で請求や簿記を処理してきた場合などに、新しいシステムに抵抗を示すことがあります。

データプライバシーの遵守

顧客データや財務データをデジタル化するということは、ストレージ、アクセス、処理に関して特定のセーフガードを要求する「Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)」として知られるオランダ版の GDPR に基づいてデータを処理することを意味します。

ツールの断片化

あるツールで請求をデジタル化し、別のツールで決済をデジタル化し、さらに別のツールで簿記をデジタル化する企業は、互いに連携しない別々のシステムにデータが閉じ込められてしまうことがよくあります。これでは、そもそもデジタル化によって解決されるはずだった照合の問題が再発してしまいます。

初期費用

基幹となる管理システムを切り替えるには、利益が出るまでに時間と費用がかかります。利益率の低い小規模なオランダの企業が、長期的に見ればコスト削減につながる場合でもデジタル化を遅らせることがあるのはこのためです。

オランダの企業は事業のデジタル化をどこから始めるべきか

まずは請求と決済の受け付けから始めます。これらは他の多くの業務の基盤となる取引データを生成します。ここから始めるオランダの企業では、代金回収の迅速化、VAT 計算のエラー削減、すべての売上のデジタル証跡の確保が見込まれます。次に、銀行との連携によってその取引データを簿記ソフトウェアに接続し、月末の手作業での突合ではなく、自動的に照合が行われるようにします。基となるデータが確実にデジタル化されたら、期日を過ぎた請求書の支払い督促や経費の自動分類といった反復作業を自動化します。新しい地域市場向けの決済手段の追加や、複数のチャネルをまたいだ売上データの接続など、成長に焦点を当てた取り組みに拡大するのは、その後になります。

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