Digitalizar uma empresa ("digitaliseren van een bedrijf", em holandês) significa retirar as operações principais do papel e das planilhas desconectadas e migrá-las para sistemas digitais que compartilham dados automaticamente. Por exemplo, o faturamento que alimenta a contabilidade, pagamentos que se reconciliam com registros bancários e os valores do imposto sobre valor agregado (IVA) que são extraídos direto do histórico da transação em vez de serem reconstruídos manualmente a cada trimestre.

A Holanda ocupa o terceiro lugar na UE em digitalização de empresas, uma mudança impulsionada pela forma como os bancos holandeses, a Autoridade Tributária Holandesa ("Belastingdienst", em holandês) e os hábitos de pagamento dos consumidores operam.

Abaixo, abordaremos o que a digitalização envolve para uma empresa holandesa, por que ela é importante, dada a infraestrutura bancária e regulatória específica do país, e quais processos devem vir primeiro.

Principais conclusões

• A digitalização compensa quando os dados permanecem conectados de uma etapa para a outra, e não apenas quando um processo passa do papel para uma tela.

• Digitalizar o faturamento e os pagamentos antes da contabilidade e da reconciliação permite que as etapas posteriores funcionem adequadamente.

• As empresas que digitalizam uma ferramenta por vez, sem um plano de integração, muitas vezes recriam os mesmos problemas que tentavam resolver.

O que significa digitalizar uma empresa?

Digitalizar uma empresa significa migrar os sistemas que são fundamentais para as operações do negócio para sistemas digitais conectados. Isso costuma começar com contabilidade, faturamento e relatórios do IVA. Mas a digitalização abrange mais do que o software de contabilidade. Trata-se de como uma empresa fatura os clientes, aceita pagamentos, reconcilia transações bancárias e se esses sistemas podem compartilhar dados entre si.

Por que a digitalização é relevante para as empresas holandesas?

A Holanda é líder em digitalização. A cultura empresarial holandesa reflete três facetas do ambiente financeiro do país.

Relatórios regulatórios

As regras do IVA holandês exigem envios regulares e precisos, e os sistemas do Belastingdienst são desenvolvidos em torno da declaração digital. As empresas que usam contabilidade digital podem extrair os valores do IVA direto dos registros de transações, em vez de reconstruí-los a partir de recibos em papel a cada trimestre.

Hábitos de pagamento dos clientes

Os consumidores holandeses escolhem o iDEAL | Wero para cerca de três quartos das compras online. Uma empresa que não consegue aceitar essa forma de pagamento popular está perdendo uma grande fatia do mercado de e-commerce nacional.

Infraestrutura bancária

Os bancos holandeses desenvolveram interfaces de programação de aplicações (APIs) de open banking. Isso significa que empresas digitalizadas podem extrair os dados da transação diretamente das contas para o software de contabilidade, em vez de baixar arquivos CSV e importá-los manualmente.

Quais processos de negócios as empresas holandesas digitalizam?

Para muitas empresas holandesas, a digitalização começa com faturamento e pagamentos.

Veja onde as empresas holandesas concentram os esforços:

• Faturamento: Mude de modelos estáticos para um software que gere faturas numeradas sequencialmente, rastreie o status do pagamento e envie lembretes automáticos para valores em atraso. As faturas holandesas precisam de um número da Câmara de Comércio (KVK) e um número de identificação do IVA. O software de faturamento pode lidar com isso automaticamente.

• Aceitação de pagamentos: Adicione formas de pagamento digitais online, como iDEAL | Wero, cartões e carteiras digitais, e presencialmente por meio de maquininhas de cartão que substituem ou complementam uma caixa registradora.

• Reconciliação bancária: Conecte contas bancárias empresariais diretamente ao software de contabilidade, para que as transações de entrada e saída correspondam às faturas e despesas sem entrada manual.

• Administração da folha de pagamento e recursos humanos (RH): Sistemas digitais de folha de pagamento que calculam o imposto sobre a folha e lidam com contribuições previdenciárias substituem os cálculos manuais da folha de pagamento a cada mês.

• Gestão de estoque e pedidos: Conecte canais de vendas online a sistemas de estoque para que os níveis de estoque sejam atualizados automaticamente à medida que os pedidos chegam, em vez de contagens manuais no final do dia.

Administração, faturamento e pagamentos tendem a caminhar juntos porque estão mecanicamente ligados. A digitalização do faturamento cria dados estruturados, como valores, datas, alíquotas do IVA e detalhes do cliente, que fluem direto para o software de contabilidade. Quando você adiciona a aceitação de pagamentos digitalizada, esses mesmos dados correspondem automaticamente aos pagamentos recebidos. Uma empresa que digitalizou todos os três pode preencher uma declaração de IVA com facilidade, em vez de juntar pastas de faturas, extratos bancários e logs de caixa.

Qual é a diferença entre digitalizar e automatizar uma empresa?

Digitalizar um processo significa convertê-lo de analógico para digital, como transformar uma fatura em papel em um PDF ou em um registro no software de faturamento. Automatizar um processo significa remover a ação humana manual de um processo digital existente.

Por exemplo, uma consultoria holandesa que muda de faturas manuscritas para um modelo do Word digitalizou o faturamento. As informações agora existem digitalmente, mas alguém ainda precisa abrir o modelo, preencher os detalhes do cliente, calcular o IVA manualmente, salvar o arquivo e enviá-lo por e-mail. Isso é digital, mas não automatizado.

Se essa mesma consultoria usar um software de faturamento que extrai os detalhes do cliente de um banco de dados, calcula o IVA automaticamente com a alíquota certa, gera a fatura e a envia por e-mail assim que um projeto é marcado como concluído, o processo foi automatizado. Os dados já eram digitais; a automação removeu as etapas manuais.

A digitalização sem automação não cresce de forma eficiente. As empresas holandesas que planejam crescer devem priorizar a automação desde cedo, porque a carga administrativa da entrada manual aumenta quase no mesmo ritmo que o volume de transações. Processos automatizados, por outro lado, conseguem absorver aumentos de volume sem adicionar custos proporcionais.

Como a digitalização apoia o crescimento e a escalabilidade de empresas holandesas?

A infraestrutura de pagamentos digitalizada, combinada com a automação, remove diretamente vários gargalos processuais. A Stripe, por exemplo, permite que uma empresa holandesa aceite iDEAL | Wero, cartões e outras formas de pagamento por meio de uma única integração. Os dados da transação ficam automaticamente disponíveis para reconciliação e relatórios, sem exigir um tratamento separado para cada forma de pagamento.

Uma empresa holandesa que expande as vendas para a Alemanha ou Bélgica não precisa negociar acordos separados com diferentes provedores em cada país. Ela pode adicionar as formas de pagamento locais relevantes para esses mercados por meio da mesma integração.

Dados digitalizados também apoiam decisões financeiras mais precisas. Uma empresa com visibilidade em tempo real do fluxo de caixa, tendências de vendas por produto ou região e faturas pendentes pode tomar decisões sobre estoque, contratação e investimentos com base em números atuais. As decisões sobre reposição de estoque, pessoal ou expansão são tomadas com semanas de antecedência quando os dados subjacentes são atualizados sozinhos.

Quais desafios as empresas holandesas enfrentam ao digitalizar um negócio?

As empresas holandesas podem encontrar certos obstáculos ao longo do caminho. Tenha estes problemas comuns em mente.

Integração de sistemas obsoletos

Empresas holandesas estabelecidas podem usar um software de contabilidade mais antigo ou ferramentas específicas do setor que não se conectam facilmente a plataformas mais novas. Migrar anos de dados históricos sem perder a precisão exige um planejamento real.

Adaptação da equipe

Os funcionários acostumados a processos manuais, especialmente em empresas familiares menores, podem resistir a novos sistemas, principalmente se lidaram com o faturamento ou com a contabilidade da mesma maneira por décadas.

Conformidade com a privacidade de dados

Digitalizar os dados de clientes e financeiros significa lidar com eles sob a implementação holandesa do GDPR, conhecido como "Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)", que exige proteções específicas em relação ao armazenamento, acesso e processamento.

Ferramentas fragmentadas

Uma empresa que digitaliza o faturamento com uma ferramenta, pagamentos com outra e a contabilidade com uma terceira, muitas vezes, acaba com os dados presos em sistemas separados que não se comunicam. Isso recria o problema de reconciliação que a digitalização deveria resolver em primeiro lugar.

Custo inicial

Trocar sistemas administrativos fundamentais leva tempo e dinheiro antes de compensar. Pequenas empresas holandesas com margens apertadas às vezes adiam a digitalização por esse motivo, mesmo quando ela economizaria dinheiro a longo prazo.

Por onde as empresas holandesas devem começar ao digitalizar os negócios?

Comece pelo faturamento e pela aceitação de pagamentos, pois eles geram os dados da transação dos quais muitas outras coisas dependem. Uma empresa holandesa que começa por aqui provavelmente verá uma cobrança de pagamentos mais rápida, menos erros nos cálculos do IVA e um rastro digital para cada venda. A partir daí, conecte esses dados da transação ao software de contabilidade por meio de uma integração bancária, para que a reconciliação aconteça automaticamente, em vez de uma correspondência manual no final do mês. Quando os dados subjacentes forem confiavelmente digitais, automatize tarefas repetitivas, como lembretes de pagamento de faturas em atraso ou categorização automática de despesas. Só depois disso a empresa deve expandir para ações focadas no crescimento, como adicionar formas de pagamento para novos mercados geográficos ou conectar dados de vendas em vários canais.

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