Numériser une entreprise (« digitaliseren van een bedrijf » en néerlandais) consiste à transférer les opérations principales du papier et des feuilles de calcul déconnectées vers des systèmes numériques qui partagent les données automatiquement. Par exemple, une facturation qui alimente la comptabilité, des paiements qui font l'objet d'un rapprochement avec les relevés bancaires, et des chiffres de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) qui sont extraits directement de l'historique des transactions au lieu d'être reconstitués manuellement chaque trimestre.

Les Pays-Bas se classent au troisième rang de l'UE en matière de numérisation des entreprises, une évolution stimulée par le fonctionnement des banques néerlandaises, de l'administration fiscale néerlandaise (« Belastingdienst » en néerlandais) et des habitudes de paiement des consommateurs.

Ci-dessous, nous aborderons ce qu'implique la numérisation pour une entreprise néerlandaise, pourquoi elle est importante compte tenu de l'infrastructure réglementaire et bancaire spécifique du pays, et quels processus doivent être prioritaires.

L’essentiel à retenir

• La numérisation s'avère payante lorsque les données restent connectées d'une étape à l'autre, et non simplement lorsqu'un processus passe du papier à l'écran.

• La numérisation de la facturation et des paiements avant la comptabilité et le rapprochement permet aux étapes ultérieures de fonctionner correctement.

• Les entreprises qui numérisent un outil à la fois sans plan d'intégration recréent souvent les mêmes problèmes qu'elles essayaient de résoudre.

Que signifie la numérisation d'une entreprise ?

Numériser une entreprise consiste à transférer les systèmes fondamentaux de ses opérations vers des systèmes numériques connectés. Cela commence souvent par la comptabilité, la facturation et la déclaration de TVA. Mais la numérisation va au-delà des logiciels de comptabilité. Elle concerne la façon dont une entreprise facture ses clients, accepte les paiements, rapproche les transactions bancaires et la capacité de ces systèmes à partager des données entre eux.

Pourquoi la numérisation est-elle pertinente pour les entreprises néerlandaises ?

Les Pays-Bas sont un leader de la numérisation. La culture d'entreprise néerlandaise reflète trois facettes de l'environnement financier du pays.

Rapports réglementaires

Les règles néerlandaises en matière de TVA exigent des soumissions régulières et précises, et les systèmes du Belastingdienst sont conçus autour de la déclaration numérique. Les entreprises utilisant une comptabilité numérique peuvent extraire les chiffres de la TVA directement des registres de transactions au lieu de les reconstituer à partir de reçus papier chaque trimestre.

Habitudes de paiement des clients

Les consommateurs néerlandais choisissent iDEAL | Wero pour environ les trois quarts des achats en ligne. Une entreprise qui ne peut pas accepter ce moyen de paiement très prisé se prive d'une grande part du marché intérieur du e-commerce.

Infrastructure bancaire

Les banques néerlandaises ont développé des interfaces de programmation d'application (API) d'open banking. Cela signifie que les entreprises numérisées peuvent récupérer les données de transaction directement depuis leurs comptes vers un logiciel de comptabilité au lieu de télécharger des fichiers CSV et de les importer manuellement.

Quels processus commerciaux les entreprises néerlandaises numérisent-elles ?

Pour de nombreuses entreprises néerlandaises, la numérisation commence par la facturation et les paiements.

Voici où les entreprises néerlandaises concentrent leurs efforts :

• Facturation : passez de modèles statiques à un logiciel qui génère des factures numérotées de manière séquentielle, suit l'état des paiements et envoie des rappels automatiques pour les montants en retard. Les factures néerlandaises nécessitent un numéro de Chambre de commerce (KVK) et un numéro d'identification à la TVA ; un logiciel de facturation peut le gérer automatiquement.

• Acceptation des paiements : ajoutez des moyens de paiement numériques en ligne, tels que iDEAL | Wero, les cartes bancaires et les portefeuilles numériques, et en personne via des terminaux de paiement qui remplacent ou complètent une caisse enregistreuse.

• Rapprochement bancaire : connectez directement les comptes bancaires professionnels au logiciel de comptabilité, afin que les transactions entrantes et sortantes correspondent aux factures et aux dépenses sans saisie manuelle.

• Administration de la paie et des ressources humaines (RH) : les systèmes de paie numériques qui calculent les charges sociales et gèrent les cotisations de retraite remplacent les calculs manuels de paie chaque mois.

• Gestion des stocks et des commandes : connectez les canaux de vente en ligne aux systèmes de gestion des stocks afin que les niveaux de stock se mettent à jour automatiquement à mesure que les commandes arrivent, plutôt que par des comptages manuels en fin de journée.

L'administration, la facturation et les paiements ont tendance à évoluer ensemble car ils sont mécaniquement liés. La numérisation de la facturation crée des données structurées, telles que les montants, les dates, les taux de TVA et les informations sur les clients, qui sont directement intégrées au logiciel de comptabilité. Lorsque vous ajoutez l'acceptation des paiements numérisée, ces mêmes données correspondent automatiquement aux paiements entrants. Une entreprise qui a numérisé ces trois éléments peut remplir facilement une déclaration de TVA au lieu de la reconstituer à partir de dossiers de factures, de relevés bancaires et de journaux de caisse.

Quelle est la différence entre numériser et automatiser une entreprise ?

Numériser un processus signifie le convertir de l'analogique au numérique, comme par exemple transformer une facture papier en PDF ou en une saisie dans un logiciel de facturation. Automatiser un processus signifie éliminer l'intervention humaine manuelle d'un processus numérique existant.

Par exemple, un cabinet de conseil néerlandais qui passe des factures manuscrites à un modèle Word a numérisé sa facturation. L'information existe désormais sous forme numérique, mais quelqu'un doit encore ouvrir le modèle, renseigner les coordonnées du client, calculer la TVA à la main, enregistrer le fichier et l'envoyer par e-mail. C'est numérique, mais pas automatisé.

Si ce même cabinet de conseil utilise un logiciel de facturation qui récupère les informations sur les clients dans une base de données, calcule automatiquement la TVA au bon taux, génère la facture et l'envoie par e-mail dès qu'un projet est marqué comme terminé, le processus a alors été automatisé. Les données étaient déjà numériques ; l'automatisation a supprimé les étapes manuelles.

La numérisation sans automatisation manque d'évolutivité. Les entreprises néerlandaises qui prévoient de se développer doivent donner la priorité à l'automatisation dès le départ, car la charge administrative de la saisie manuelle augmente à peu près au même rythme que le volume des transactions. Les processus automatisés, en revanche, peuvent absorber les augmentations de volume sans ajouter de coûts proportionnels.

Comment la numérisation favorise-t-elle la croissance et l'évolutivité des entreprises néerlandaises ?

Une infrastructure de paiement numérisée, associée à l'automatisation, élimine directement plusieurs goulets d'étranglement procéduraux. Stripe, par exemple, permet à une entreprise néerlandaise d'accepter iDEAL | Wero, les cartes bancaires et d'autres moyens de paiement via une seule intégration. Les données de transaction sont automatiquement disponibles pour le rapprochement et le reporting ; elles ne nécessitent pas de traitement séparé pour chaque moyen de paiement.

Une entreprise néerlandaise qui développe ses ventes en Allemagne ou en Belgique n'a pas à négocier des accords distincts avec différents prestataires dans chaque pays. Elle peut ajouter les moyens de paiement locaux pertinents pour ces marchés via la même intégration.

Les données numérisées favorisent également des décisions financières plus précises. Une entreprise ayant une visibilité en temps réel sur ses flux de trésorerie, les tendances de ses ventes par produit ou par région, et ses factures impayées peut prendre des décisions concernant les stocks, l'embauche et les investissements sur la base de chiffres actualisés. Les décisions concernant le réassort, le personnel ou l'expansion sont prises des semaines plus tôt lorsque les données sous-jacentes sont mises à jour automatiquement.

À quels défis les entreprises néerlandaises sont-elles confrontées lorsqu'elles numérisent leur activité ?

Les entreprises néerlandaises peuvent rencontrer certains obstacles en cours de route. Gardez à l'esprit ces problèmes courants.

Intégration des anciens systèmes

Les entreprises néerlandaises bien établies peuvent utiliser des logiciels de comptabilité plus anciens ou des outils spécifiques à leur secteur qui ne se connectent pas facilement aux plateformes plus récentes. La migration d'années de données historiques sans perte de précision nécessite une véritable planification.

Adaptation du personnel

Le personnel habitué aux processus manuels, en particulier dans les petites entreprises familiales, peut résister aux nouveaux systèmes, surtout s'il gère la facturation ou la comptabilité de la même manière depuis des décennies.

Contrôle de la conformité des données

La numérisation des données clients et financières implique de les traiter dans le cadre de la transposition néerlandaise du RGPD, connue sous le nom de « Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) », qui exige des garanties spécifiques concernant le stockage, l'accès et le traitement.

Outils fragmentés

Une entreprise qui numérise la facturation avec un outil, les paiements avec un autre et la comptabilité avec un troisième se retrouve souvent avec des données piégées dans des systèmes distincts qui ne communiquent pas entre eux. Cela recrée le problème de rapprochement que la numérisation était censée résoudre en premier lieu.

Coût initial

Changer de systèmes administratifs fondamentaux prend du temps et de l'argent avant d'être rentable. Les petites entreprises néerlandaises aux marges serrées retardent parfois la numérisation pour cette raison, même si cela leur permettrait d'économiser de l'argent à plus long terme.

Par où les entreprises néerlandaises doivent-elles commencer pour numériser leur activité ?

Commencez par la facturation et l'acceptation des paiements ; ce sont eux qui génèrent les données de transaction dont dépendent de nombreux autres éléments. Une entreprise néerlandaise qui commence par là verra probablement un encaissement plus rapide des paiements, moins d'erreurs dans les calculs de TVA et une trace numérique pour chaque vente. Ensuite, connectez ces données de transaction à un logiciel de comptabilité via une intégration bancaire afin que le rapprochement s'effectue automatiquement et non par un rapprochement manuel en fin de mois. Une fois que les données sous-jacentes sont numérisées de manière fiable, automatisez les tâches répétitives telles que les relances de paiement pour les factures en retard ou la catégorisation automatique des dépenses. Ce n'est qu'après cela qu'une entreprise devrait se lancer dans des actions axées sur la croissance, telles que l'ajout de moyens de paiement pour de nouveaux marchés géographiques ou la connexion des données de vente sur plusieurs canaux.

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