Att digitalisera ett företag (”digitaliseren van een bedrijf” på nederländska) innebär att man flyttar kärnverksamheten från papper och frånkopplade kalkylblad till digitala system som delar data automatiskt. Till exempel fakturering som matar in till bokföringen, betalningar som stäms av mot bankregister och siffror för mervärdesskatt (moms) som hämtas direkt från transaktionshistoriken i stället för att rekonstrueras manuellt varje kvartal.

Nederländerna rankas på tredje plats i EU för företagsdigitalisering, en förändring som drivs av hur nederländska banker, den nederländska skattemyndigheten (”Belastingdienst” på nederländska) och konsumenters betalningsvanor fungerar.

Nedan går vi igenom vad digitalisering innebär för ett nederländskt företag, varför det är viktigt med tanke på landets specifika regelverk och bankinfrastruktur, och vilka processer som bör prioriteras.

Viktiga lärdomar

• Digitalisering lönar sig när data förblir ansluten från ett steg till nästa, inte bara när en process flyttas från papper till en skärm.

• Att digitalisera fakturering och betalningar före bokföring och avstämning gör det möjligt för senare steg att fungera korrekt.

• Företag som digitaliserar ett verktyg i taget utan en plan för integration återskapar ofta samma problem som de försökte lösa.

Vad innebär det att digitalisera ett företag?

Att digitalisera ett företag innebär att flytta system som är grundläggande för företagets verksamhet till anslutna digitala system. Det börjar ofta med bokföring, fakturering och momsrapportering. Men digitalisering omfattar mer än bara bokföringsprogram. Det handlar om hur ett företag fakturerar kunder, accepterar betalningar, stämmer av banktransaktioner och huruvida dessa system kan dela data med varandra.

Varför är digitalisering relevant för nederländska företag?

Nederländerna är en ledare inom digitalisering. Den nederländska företagskulturen återspeglar tre aspekter av landets ekonomiska miljö.

Regulatorisk rapportering

Nederländska momsregler kräver regelbundna och korrekta inlämningar, och Belastingdiensts system är uppbyggda kring digital deklaration. Företag som använder digital bokföring kan hämta momssiffror direkt från transaktionsposter i stället för att rekonstruera dem från papperskvitton varje kvartal.

Kunders betalningsvanor

Nederländska konsumenter väljer iDEAL | Wero för ungefär tre fjärdedelar av alla köp online. Ett företag som inte kan acceptera denna populära betalningsmetod går miste om en stor del av den inhemska e-handelsmarknaden.

Bankinfrastruktur

Nederländska banker har byggt ut API:er (Application Programming Interfaces) för open banking. Det innebär att digitaliserade företag kan hämta transaktionsdata direkt från sina konton till bokföringsprogram i stället för att ladda ned CSV-filer och importera dem manuellt.

Vilka affärsprocesser digitaliserar nederländska företag?

För många nederländska företag börjar digitaliseringen med fakturering och betalningar.

Här är vad nederländska företag fokuserar på:

• Fakturering: Byt från statiska mallar till programvara som genererar sekventiellt numrerade fakturor, spårar betalningsstatus och skickar automatiska påminnelser för förfallna belopp. Nederländska fakturor behöver ett handelskammarnummer (KVK) och ett momsregistreringsnummer. Ett faktureringsprogram kan hantera det automatiskt.

• Betalningsmottagande: Lägg till digitala betalningsmetoder online, som iDEAL | Wero, kort och digitala plånböcker, samt personligen genom kortterminaler som ersätter eller kompletterar en kassaapparat.

• Bankavstämning: Anslut företagets bankkonton direkt till bokföringsprogram, så att inkommande och utgående transaktioner matchas mot fakturor och utgifter utan manuell inmatning.

• Löne- och personaladministration (HR): Digitala lönesystem som beräknar löneskatt och hanterar pensionsavgifter ersätter manuella löneberäkningar varje månad.

• Lager- och orderhantering: Anslut onlineförsäljningskanaler till lagersystem så att lagernivåer uppdateras automatiskt när beställningar kommer in i stället för genom manuella inventeringar vid dagens slut.

Administration, fakturering och betalningar tenderar att höra ihop eftersom de är mekaniskt länkade. Genom att digitalisera faktureringen skapas strukturerad data, såsom belopp, datum, momssatser och kunduppgifter som flödar direkt in i bokföringsprogrammet. När du lägger till digitaliserat betalningsmottagande matchas samma data automatiskt mot inkommande betalningar. Ett företag som har digitaliserat alla tre kan enkelt fylla i en momsdeklaration i stället för att pussla ihop den från fakturamappar, kontoutdrag och kassaloggar.

Vad är skillnaden mellan att digitalisera och att automatisera ett företag?

Att digitalisera en process innebär att konvertera den från analog till digital, som att förvandla en pappersfaktura till en PDF eller en post i ett faktureringsprogram. Att automatisera en process innebär att ta bort manuella mänskliga åtgärder från en befintlig digital process.

Till exempel har ett nederländskt konsultföretag som byter från handskrivna fakturor till en Word-mall digitaliserat sin fakturering. Informationen finns nu digitalt, men någon måste fortfarande öppna mallen, fylla i klientens uppgifter, beräkna momsen manuellt, spara filen och skicka den via e-post. Det är digitalt, men inte automatiserat.

Om samma konsultföretag använder ett faktureringsprogram som hämtar klientens uppgifter från en databas, beräknar momsen automatiskt med rätt skattesats, genererar fakturan och skickar den via e-post så fort ett projekt markeras som slutfört, då har processen automatiserats. Datan var redan digital. Automatiseringen tog bort de manuella stegen.

Digitalisering utan automatisering är svårt att skala upp. Nederländska företag som planerar att växa bör prioritera automatisering i ett tidigt skede eftersom den administrativa bördan av manuell inmatning ökar i ungefär samma takt som transaktionsvolymen. Automatiserade processer kan emellertid hantera volymökningar utan att lägga till proportionella kostnader.

Hur stödjer digitalisering tillväxt och skalbarhet för nederländska företag?

Digitaliserad betalningsinfrastruktur, i kombination med automatisering, tar direkt bort flera processmässiga flaskhalsar. Stripe låter till exempel ett nederländskt företag acceptera iDEAL | Wero, kort och andra betalningsmetoder genom en enda integration. Transaktionsdata är automatiskt tillgänglig för avstämning och rapportering, och kräver inte separat hantering för varje metod.

Ett nederländskt företag som expanderar sin försäljning till Tyskland eller Belgien behöver inte förhandla fram separata avtal med olika leverantörer i varje land. Det kan lägga till de relevanta lokala betalningsmetoderna för dessa marknader genom samma integration.

Digitaliserade data stödjer även skarpare ekonomiska beslut. Ett företag med realtidsinsyn i kassaflöde, försäljningstrender per produkt eller region samt obetalda fakturor kan fatta beslut om lager, anställningar och investeringar baserat på aktuella siffror. Beslut om påfyllning av lager, bemanning eller expansion fattas veckor tidigare när underliggande data uppdateras på egen hand.

Vilka utmaningar står nederländska företag inför när de digitaliserar ett företag?

Nederländska företag kan stöta på vissa hinder längs vägen. Ha dessa vanliga problem i åtanke.

Föråldrad systemintegration

Etablerade nederländska företag kan använda äldre bokföringsprogram eller branschspecifika verktyg som inte enkelt ansluter till nyare plattformar. Att migrera år av historisk data utan att förlora noggrannhet kräver ordentlig planering.

Personalanpassning

Anställda som är vana vid manuella processer, särskilt i mindre familjedrivna företag, kan motsätta sig nya system, särskilt om de har hanterat fakturering eller bokföring på samma sätt i årtionden.

Dataintegritet och efterlevnad

Att digitalisera kund- och ekonomidata innebär att hantera den under den nederländska implementeringen av GDPR, känd som "Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)", vilket kräver specifika skyddsåtgärder kring lagring, åtkomst och behandling.

Fragmenterade verktyg

Ett företag som digitaliserar fakturering med ett verktyg, betalningar med ett annat och bokföring med ett tredje slutar ofta med data som är fast i separata system som inte kommunicerar med varandra. Det återskapar det avstämningsproblem som digitaliseringen från början var tänkt att lösa.

Initial kostnad

Att byta ut grundläggande administrativa system kräver tid och pengar innan det lönar sig. Mindre nederländska företag med snäva marginaler skjuter ibland upp digitaliseringen av denna anledning, även när det skulle spara pengar på längre sikt.

Var bör nederländska företag börja när de digitaliserar ett företag?

Börja med fakturering och betalningsmottagande. De genererar den transaktionsdata som mycket annat är beroende av. Ett nederländskt företag som börjar här kommer troligen att se snabbare debitering, färre fel i momsberäkningar och ett digitalt pappersspår för varje försäljning. Anslut därefter den transaktionsdatan till bokföringsprogram genom en bankintegration så att avstämning sker automatiskt i stället för genom manuell matchning i slutet av månaden. När underliggande data är tillförlitligt digital, kan du automatisera repetitiva uppgifter som betalningspåminnelser för förfallna fakturor eller automatisk kategorisering av utgifter. Först därefter bör ett företag expandera till tillväxtfokuserade åtgärder som att lägga till betalningsmetoder för nya geografiska marknader eller ansluta försäljningsdata över flera kanaler.

Så kan Stripe Payments hjälpa till

Stripe Payments erbjuder en enhetlig, global betalningslösning som hjälper alla företag – från växande startupföretag till globala företag – att ta emot betalningar online, fysiskt och runt om i världen.

Det här kan Stripe Payments hjälpa till med:

• Optimera din kassaupplevelse: Skapa en friktionsfri kundupplevelse och spara tekniktid med färdigbyggda betalningsgränssnitt, tillgång till över 125 betalningsmetoder och Link, en plånbok byggd av Stripe.

• Expandera till nya marknader snabbare: Nå kunder över hela världen och minska komplexiteten och kostnaderna för hantering av flera valutor med gränsöverskridande betalningsalternativ, tillgängliga i 195 länder och för över 135 valutor.

• Göra betalningar både fysiskt och online till en enhetlig upplevelse: Bygg en enhetlig köpupplevelse i digitala och fysiska kanaler för att personanpassa interaktioner, belöna lojalitet och öka intäkterna.

• Förbättrad betalningsprestanda: Öka intäkterna med en rad anpassningsbara, lättkonfigurerade betalningsverktyg, inklusive kodfritt skydd mot bedrägeri och avancerade funktioner som förbättrar auktoriseringstiderna.

• Snabbare utveckling med en flexibel och pålitlig plattform för tillväxt: Bygg vidare på en plattform som är utformad för att skala upp med dig, med historisk upptid på 99,999 % och branschledande tillförlitlighet.

Läs mer om hur Stripe Payments kan driva dina online- och fysiska betalningar, eller börja i dag.