Digitalizar una empresa («digitaliseren van een bedrijf», en neerlandés) significa trasladar las operaciones principales del papel y las hojas de cálculo desconectadas a sistemas digitales que comparten datos automáticamente. Por ejemplo, una facturación que nutre la contabilidad, pagos que se concilian con los registros bancarios y las cifras del impuesto sobre el valor añadido (IVA) que se extraen directamente del historial de transacciones en lugar de reconstruirlas manualmente cada trimestre.

Los Países Bajos ocupan el tercer lugar en la UE en digitalización empresarial, un cambio impulsado por el funcionamiento de los bancos neerlandeses, la Autoridad Tributaria de los Países Bajos («Belastingdienst», en neerlandés) y los hábitos de pago de los consumidores.

A continuación, explicaremos lo que implica la digitalización para una empresa neerlandesa, por qué es importante dada la infraestructura regulatoria y bancaria específica del país y qué procesos deberían ir primero.

De un vistazo

• La digitalización resulta rentable cuando los datos permanecen conectados de un paso al siguiente, no simplemente cuando un proceso pasa del papel a la pantalla.

• Digitalizar la facturación y los pagos antes que la contabilidad y la conciliación permite que los pasos posteriores funcionen correctamente.

• Las empresas que digitalizan una herramienta a la vez sin un plan de integración suelen recrear los mismos problemas que intentaban resolver.

¿Qué significa digitalizar una empresa?

Digitalizar un negocio significa trasladar los sistemas fundamentales para las operaciones de una empresa a sistemas digitales conectados. A menudo empieza por la contabilidad, la facturación y la declaración del IVA. Pero la digitalización abarca más que el software de contabilidad. Se trata de cómo una empresa factura a los clientes, acepta pagos, concilia las transacciones bancarias y de si estos sistemas pueden compartir datos entre sí.

¿Por qué es relevante la digitalización para las empresas neerlandesas?

Los Países Bajos son un líder en digitalización. La cultura empresarial neerlandesa refleja tres facetas del entorno financiero del país.

Informes normativos

Las normas neerlandesas sobre el IVA exigen presentaciones periódicas y precisas, y los sistemas de Belastingdienst se basan en la presentación digital. Las empresas que utilizan la contabilidad digital pueden extraer las cifras del IVA directamente de los registros de las transacciones, en lugar de reconstruirlas a partir de recibos en papel cada trimestre.

Hábitos de pago de los clientes

Los consumidores neerlandeses eligen iDEAL | Wero para aproximadamente tres cuartas partes de sus compras online. Una empresa que no puede aceptar este popular método de pago se pierde una gran parte del mercado nacional del e-commerce.

Infraestructura bancaria

Los bancos neerlandeses han desarrollado interfaces de programación de aplicaciones (API) de banca abierta. Eso significa que las empresas digitalizadas pueden extraer los datos de las transacciones directamente de sus cuentas al software de contabilidad, en lugar de descargar archivos CSV e importarlos a mano.

¿Qué procesos empresariales digitalizan las empresas neerlandesas?

Para muchas empresas neerlandesas, la digitalización empieza por la facturación y los pagos.

Aquí es donde las empresas neerlandesas centran sus esfuerzos:

• Facturación: pasa de las plantillas estáticas a un software que genere facturas numeradas secuencialmente, haga un seguimiento del estado de los pagos y envíe recordatorios automáticos de los importes vencidos. Las facturas neerlandesas necesitan un número de la Cámara de Comercio (KVK) y un número de identificación del IVA; el software de facturación puede gestionarlo automáticamente.

• Aceptación de pagos: añade métodos de pago digitales online (como iDEAL | Wero, tarjetas y monederos digitales) y en persona mediante terminales de tarjeta que sustituyan o complementen a una caja registradora.

• Conciliación bancaria: conecta las cuentas bancarias de la empresa directamente con el software de contabilidad, de modo que las transacciones entrantes y salientes coincidan con las facturas y los gastos sin tener que introducirlas manualmente.

• Administración de nóminas y recursos humanos (RR. HH.): los sistemas digitales de nóminas que calculan los impuestos sobre la nómina y gestionan las cotizaciones a las pensiones sustituyen a los cálculos manuales de nóminas de cada mes.

• Gestión de inventario y de pedidos: conecta los canales de ventas online a los sistemas de existencias para que los niveles de inventario se actualicen automáticamente a medida que entran los pedidos, en lugar de mediante recuentos manuales al final del día.

La administración, la facturación y los pagos tienden a ir de la mano porque están vinculados mecánicamente. Al digitalizar la facturación, se crean datos estructurados, como los importes, las fechas, los tipos de IVA y los datos de los clientes, que fluyen directamente al software de contabilidad. Si añades la aceptación de pagos digitalizada, esos mismos datos coinciden de forma automática con los pagos entrantes. Una empresa que haya digitalizado los tres elementos podrá rellenar la declaración del IVA fácilmente en lugar de tener que elaborarla a partir de carpetas de facturas, extractos bancarios y registros de caja.

¿Cuál es la diferencia entre digitalizar y automatizar un negocio?

Digitalizar un proceso significa convertirlo de analógico a digital, como transformar una factura en papel en un PDF o en un registro en el software de facturación. Automatizar un proceso significa eliminar la acción manual humana de un proceso digital existente.

Por ejemplo, una consultora neerlandesa que pasa de las facturas escritas a mano a una plantilla de Word ha digitalizado su facturación. Ahora la información existe de forma digital, pero todavía hay alguien que tiene que abrir la plantilla, rellenar los datos del cliente, calcular el IVA a mano, guardar el archivo y enviarlo por correo electrónico. Eso es digital, pero no automatizado.

Si esa misma consultora utiliza un software de facturación que extrae los detalles del cliente de una base de datos, calcula el IVA automáticamente con el tipo correcto, genera la factura y la envía por correo electrónico en el momento en que un proyecto se marca como completado, entonces el proceso se ha automatizado. Los datos ya eran digitales; la automatización ha eliminado los pasos manuales.

La digitalización sin automatización no escala bien. Las empresas neerlandesas que planean crecer deberían priorizar la automatización de forma temprana porque la carga administrativa de la introducción manual aumenta de forma más o menos paralela al volumen de transacciones. Los procesos automatizados, sin embargo, pueden absorber los aumentos de volumen sin añadir un coste proporcional.

¿Cómo impulsa la digitalización el crecimiento y la escalabilidad de las empresas neerlandesas?

La infraestructura de pagos digitalizada, combinada con la automatización, elimina directamente varios cuellos de botella en los procedimientos. Stripe, por ejemplo, permite a una empresa neerlandesa aceptar iDEAL | Wero, tarjetas y otros métodos de pago mediante una única integración. Los datos de las transacciones están disponibles de forma automática para la conciliación y la creación de informes, por lo que no es necesario gestionarlos por separado para cada método.

Una empresa neerlandesa que expande sus ventas a Alemania o Bélgica no tiene que negociar acuerdos por separado con distintos proveedores en cada país. Puede añadir los métodos de pago locales pertinentes para esos mercados mediante la misma integración.

Los datos digitalizados también favorecen la toma de decisiones financieras más precisas. Una empresa con visibilidad en tiempo real del flujo de caja, de las tendencias de ventas por producto o región, y de las facturas pendientes puede tomar decisiones sobre inventario, contratación e inversión basadas en cifras actuales. Las decisiones sobre reposición, dotación de personal o expansión se toman semanas antes cuando los datos subyacentes se actualizan por sí solos.

¿A qué desafíos se enfrentan las empresas neerlandesas al digitalizar un negocio?

Las empresas neerlandesas pueden encontrarse con ciertos obstáculos a lo largo del camino. Ten en cuenta estos problemas comunes.

Integración de sistemas heredados

Las empresas neerlandesas consolidadas pueden usar un software de contabilidad antiguo o herramientas específicas del sector que no se conectan fácilmente a las plataformas más recientes. Migrar años de datos históricos sin perder precisión requiere una verdadera planificación.

Adaptación del personal

Los empleados acostumbrados a los procesos manuales, en particular en las empresas familiares más pequeñas, pueden resistirse a los nuevos sistemas, sobre todo si han gestionado la facturación o la contabilidad de la misma manera durante décadas.

Cumplimiento de la normativa en materia de privacidad de los datos

Digitalizar los datos financieros y de los clientes significa gestionarlos conforme a la implementación neerlandesa del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), conocida como «Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)», lo cual requiere salvaguardias específicas en torno al almacenamiento, el acceso y el procesamiento.

Herramientas fragmentadas

Una empresa que digitaliza la facturación con una herramienta, los pagos con otra y la contabilidad con una tercera, a menudo acaba con los datos atrapados en sistemas separados que no se comunican entre sí. Eso recrea el problema de conciliación que la digitalización debía resolver en primer lugar.

Coste inicial

Cambiar los sistemas administrativos fundamentales requiere tiempo y dinero antes de ser rentable. Las empresas neerlandesas más pequeñas con márgenes estrechos a veces retrasan la digitalización por este motivo, incluso cuando les ahorraría dinero a largo plazo.

¿Por dónde deben empezar las empresas neerlandesas al digitalizar un negocio?

Empieza por la facturación y la aceptación de pagos; generan los datos de transacciones de los que dependen muchas otras cosas. Una empresa neerlandesa que empiece por ahí probablemente verá un cobro más rápido, menos errores en los cálculos del IVA y un registro digital de cada venta. A partir de ahí, conecta los datos de las transacciones con el software de contabilidad a través de una integración bancaria para que la conciliación se realice de forma automática en lugar de mediante emparejamientos manuales a final de mes. Una vez que los datos subyacentes sean digitalmente fiables, automatiza tareas repetitivas como los recordatorios de pago de las facturas vencidas o la categorización automática de gastos. Solo después de esto, una empresa debería expandirse hacia movimientos orientados al crecimiento, como añadir métodos de pago para nuevos mercados geográficos o conectar los datos de ventas de distintos canales.

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