Digitalizar una empresa («digitaliseren van een bedrijf» en neerlandés) significa trasladar las operaciones principales del papel y las hojas de cálculo desconectadas a sistemas digitales que comparten datos de forma automática. Por ejemplo, la facturación que alimenta la contabilidad, los pagos que se concilian con los registros bancarios y las cifras del impuesto al valor agregado (IVA) que se extraen directamente del historial de las transacciones en lugar de reconstruirse a mano cada trimestre.

Los Países Bajos ocupan el puesto número tres en la UE en cuanto a digitalización empresarial, un cambio impulsado por el funcionamiento de los bancos neerlandeses, la Autoridad Tributaria de los Países Bajos («Belastingdienst» en neerlandés) y los hábitos de pago de los consumidores.

A continuación, cubriremos lo que implica la digitalización para una empresa neerlandesa, por qué es importante dada la infraestructura reguladora y bancaria específica del país y qué procesos deberían ir primero.

Conclusiones clave

• La digitalización vale la pena cuando los datos permanecen conectados de un paso al siguiente, no simplemente cuando un proceso pasa del papel a una pantalla.

• Digitalizar la facturación y los pagos antes que la contabilidad y la conciliación permite que los pasos posteriores funcionen de manera correcta.

• Las empresas que digitalizan una herramienta a la vez sin un plan de integración a menudo recrean los mismos problemas que intentaban resolver.

Qué significa digitalizar una empresa

Digitalizar una empresa significa trasladar los sistemas que son fundamentales para las operaciones de una empresa a sistemas digitales conectados. A menudo comienza con la contabilidad, la facturación y la declaración del IVA. Pero la digitalización abarca más que el software de contabilidad. Se trata de cómo una empresa factura a los clientes, acepta pagos, concilia transacciones bancarias y si estos sistemas pueden compartir datos entre sí.

Por qué la digitalización es relevante para las empresas neerlandesas

Los Países Bajos son líderes en digitalización. La cultura empresarial neerlandesa refleja tres facetas del entorno financiero del país.

Informes normativos

Las normas neerlandesas del IVA requieren declaraciones periódicas y precisas, y los sistemas del Belastingdienst están creados en torno a la declaración de impuestos digital. Las empresas que llevan una contabilidad digital pueden extraer las cifras del IVA directamente de los registros de las transacciones en lugar de reconstruirlas a partir de los recibos en papel cada trimestre.

Hábitos de pago del cliente

Los consumidores neerlandeses eligen iDEAL | Wero para aproximadamente tres cuartas partes de las compras en línea. Una empresa que no pueda aceptar este popular método de pago se estará perdiendo una gran parte del mercado nacional de comercio electrónico.

Infraestructura bancaria

Los bancos neerlandeses desarrollaron interfaces de programación de aplicaciones (API) de banca abierta. Eso significa que las empresas digitalizadas pueden extraer datos de transacciones directamente de sus cuentas hacia el software de contabilidad en lugar de descargar archivos CSV e importarlos a mano.

Qué procesos empresariales digitalizan las empresas neerlandesas

Para muchas empresas neerlandesas, la digitalización comienza con la facturación y los pagos.

Aquí es donde las empresas neerlandesas centran sus esfuerzos:

• Facturación: pasa de las plantillas estáticas a un software que genere facturas numeradas secuencialmente, realice un seguimiento del estado de los pagos y envíe recordatorios automáticos de los montos vencidos. Las facturas neerlandesas necesitan un número de la Cámara de Comercio (KVK) y un número de identificación del IVA; el software de facturación puede encargarse de eso automáticamente.

• Aceptación de pagos: agrega métodos de pago digitales en línea (como iDEAL | Wero, tarjetas y carteras digitales) y en persona a través de terminales de tarjeta que reemplacen o complementen a una caja registradora.

• Conciliación bancaria: conecta las cuentas bancarias de la empresa directamente con el software de contabilidad, de modo que las transacciones entrantes y salientes coincidan con las facturas y los gastos sin tener que introducirlas manualmente.

• Administración de nóminas y recursos humanos (RR. HH.): los sistemas de nómina digitales que calculan el impuesto sobre la nómina y manejan las contribuciones a la pensión reemplazan los cálculos manuales de nómina cada mes.

• Gestión de inventario y pedidos: conecta los canales de ventas en línea con los sistemas de existencias para que los niveles de inventario se actualicen automáticamente a medida que ingresan los pedidos, en lugar de hacerlo mediante recuentos manuales al final del día.

La administración, la facturación y los pagos tienden a moverse juntos porque están vinculados de manera mecánica. Digitalizar la facturación crea datos estructurados, como montos, fechas, tasas de IVA y datos del cliente que fluyen directamente al software de contabilidad. Cuando agregas la aceptación de pagos digitalizada, esos mismos datos coinciden automáticamente con los pagos entrantes. Una empresa que haya digitalizado los tres puede completar una declaración de IVA fácilmente en lugar de tener que armarla a partir de carpetas de facturas, extractos bancarios y registros de caja.

Cuál es la diferencia entre digitalizar y automatizar un negocio

Digitalizar un proceso significa convertirlo de analógico a digital, como convertir una factura en papel en un PDF o en una entrada en un software de facturación. Automatizar un proceso significa eliminar la acción humana manual de un proceso digital existente.

Por ejemplo, una consultoría neerlandesa que pasa de facturas escritas a mano a una plantilla de Word digitalizó su facturación. La información ahora existe de manera digital, pero alguien aún tiene que abrir la plantilla, completar los datos del cliente, calcular el IVA a mano, guardar el archivo y enviarlo por correo electrónico. Eso es digital, pero no automatizado.

Si esa misma consultoría utiliza un software de facturación que extrae los datos del cliente de una base de datos, calcula el IVA de manera automática a la tasa correcta, genera la factura y la envía por correo electrónico en el momento en que un proyecto se marca como completado, entonces el proceso se automatizó. Los datos ya eran digitales; la automatización eliminó los pasos manuales.

La digitalización sin automatización no crece bien. Las empresas neerlandesas que planean crecer deberían priorizar la automatización de manera temprana porque la carga administrativa de la entrada manual aumenta aproximadamente al mismo ritmo que el volumen de las transacciones. Los procesos automatizados, sin embargo, pueden absorber los aumentos de volumen sin agregar un costo proporcional.

Cómo la digitalización impulsa el crecimiento y la escalabilidad de las empresas neerlandesas

La infraestructura de pago digitalizada, combinada con la automatización, elimina directamente varios obstáculos procedimentales. Stripe, por ejemplo, permite que una empresa neerlandesa acepte iDEAL | Wero, tarjetas y otros métodos de pago mediante una única integración. Los datos de las transacciones están disponibles automáticamente para la conciliación y los informes; no requieren un manejo por separado para cada método.

Una empresa neerlandesa que amplía sus ventas a Alemania o Bélgica no tiene que negociar acuerdos por separado con diferentes proveedores en cada país. Puede agregar los métodos de pago locales relevantes para esos mercados mediante la misma integración.

Los datos digitalizados también favorecen decisiones financieras más acertadas. Una empresa con visibilidad en tiempo real del flujo de caja, las tendencias de ventas por producto o región y las facturas pendientes puede tomar decisiones de inventario, contratación e inversión basadas en cifras actuales. Las decisiones sobre reabastecimiento, personal o expansión se toman semanas antes cuando los datos subyacentes se actualizan por sí solos.

¿A qué desafíos se enfrentan las empresas neerlandesas al digitalizar un negocio?

Las empresas neerlandesas pueden encontrarse con ciertos obstáculos en el camino. Ten en cuenta estos problemas comunes.

Integración de sistemas heredados

Las empresas neerlandesas establecidas pueden utilizar software de contabilidad más antiguo o herramientas específicas del sector que no se conectan fácilmente con las plataformas más nuevas. Migrar años de datos históricos sin perder precisión requiere mucha planificación.

Adaptación del personal

Los empleados acostumbrados a los procesos manuales, sobre todo en las empresas familiares más pequeñas, pueden resistirse a los nuevos sistemas, en especial si han manejado la facturación o la contabilidad de la misma manera durante décadas.

Cumplimiento de la privacidad de los datos

Digitalizar los datos financieros y de los clientes significa manejarlos de acuerdo con la implementación neerlandesa del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), conocido como «Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)», que exige medidas de seguridad específicas para el almacenamiento, el acceso y el procesamiento.

Herramientas fragmentadas

Una empresa que digitaliza la facturación con una herramienta, los pagos con otra y la contabilidad con una tercera a menudo termina con los datos atrapados en sistemas separados que no se comunican entre sí. Esto recrea el problema de conciliación que la digitalización debía resolver en un principio.

Costo inicial

Cambiar los sistemas administrativos fundamentales requiere tiempo y dinero antes de que dé frutos. Las empresas neerlandesas más pequeñas con márgenes ajustados a veces retrasan la digitalización por este motivo, incluso cuando les ahorraría dinero a largo plazo.

Por dónde deben empezar las empresas neerlandesas al digitalizar un negocio

Comienza con la facturación y la aceptación de pagos; generan los datos de transacciones de los que dependen muchas otras cosas. Una empresa neerlandesa que comienza por aquí probablemente verá un cobro de pagos más rápido, menos errores en los cálculos del IVA y un rastro documental digital de cada venta. A partir de ahí, conecta esos datos de transacciones al software de contabilidad a través de una integración bancaria para que la conciliación se realice de forma automática en lugar de hacerlo mediante una coincidencia manual a fin de mes. Una vez que los datos subyacentes sean digitalmente confiables, automatiza las tareas repetitivas, como los recordatorios de pago de las facturas vencidas o la categorización automática de gastos. Solo después de eso, una empresa debería expandirse hacia movimientos centrados en el crecimiento, como agregar métodos de pago para nuevos mercados geográficos o conectar los datos de ventas a través de múltiples canales.

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