Een onderneming digitaliseren ('digitaliseren van een bedrijf' in het Nederlands) betekent dat kernactiviteiten van papier en losgekoppelde spreadsheets worden overgezet naar digitale systemen die automatisch gegevens delen. Bijvoorbeeld facturatie die de boekhouding voedt, betalingen die reconciliëren met bankgegevens, en btw-cijfers (belasting toegevoegde waarde) die rechtstreeks uit de transactiegeschiedenis worden gehaald in plaats van elk kwartaal handmatig te worden gereconstrueerd.

Nederland staat op de derde plaats in de EU voor de digitalisering van ondernemingen, een verschuiving die wordt gedreven door hoe de Nederlandse banken, de Belastingdienst en de betalingsgewoonten van consumenten werken.

Hieronder bespreken we wat digitalisering inhoudt voor een Nederlandse onderneming, waarom het belangrijk is gezien de specifieke regelgeving en bankinfrastructuur van het land, en welke processen als eerste aan de beurt moeten komen.

Kernpunten

• Digitalisering loont wanneer gegevens van de ene naar de andere stap verbonden blijven, niet alleen wanneer een proces van papier naar een scherm verschuift.

• Het digitaliseren van facturatie en betalingen voorafgaand aan boekhouding en reconciliatie zorgt ervoor dat latere stappen goed werken.

• Ondernemingen die tool voor tool digitaliseren zonder een plan voor integratie, creëren vaak dezelfde problemen die ze probeerden op te lossen.

Wat betekent het om een onderneming te digitaliseren?

Een onderneming digitaliseren betekent dat systemen die fundamenteel zijn voor de activiteiten van een onderneming, worden omgezet in verbonden digitale systemen. Dit begint vaak met boekhouding, facturatie en btw-rapportage. Maar digitalisering omvat meer dan boekhoudsoftware. Het gaat erom hoe een onderneming klanten factureert, betalingen accepteert, banktransacties reconcilieert en of deze systemen gegevens met elkaar kunnen delen.

Waarom is digitalisering relevant voor Nederlandse ondernemingen?

Nederland is een koploper in digitalisering. De Nederlandse bedrijfscultuur weerspiegelt drie facetten van de financiële omgeving in het land.

Wettelijke rapportage

Nederlandse btw-regels vereisen regelmatige, nauwkeurige indieningen en de systemen van de Belastingdienst zijn gebouwd rond digitale indiening. Ondernemingen die een digitale boekhouding voeren, kunnen btw-cijfers rechtstreeks uit transactiegegevens halen in plaats van deze elk kwartaal te reconstrueren op basis van papieren bonnetjes.

Betalingsgewoonten van klanten

Nederlandse consumenten kiezen voor iDEAL | Wero bij ongeveer driekwart van de online aankopen. Een onderneming die deze populaire betaalmethode niet kan accepteren, loopt een groot deel van de binnenlandse e-commercemarkt mis.

Bankinfrastructuur

Nederlandse banken hebben open banking-API's (Application Programming Interfaces) gebouwd. Dit betekent dat gedigitaliseerde ondernemingen transactiegegevens rechtstreeks uit hun rekeningen in boekhoudsoftware kunnen trekken in plaats van CSV-bestanden te downloaden en deze handmatig te importeren.

Welke bedrijfsprocessen digitaliseren Nederlandse ondernemingen?

Voor veel Nederlandse ondernemingen begint digitalisering met facturatie en betalingen.

Hierop richten Nederlandse ondernemingen hun inspanningen:

• Facturatie: Schakel over van statische sjablonen naar software die opeenvolgend genummerde facturen genereert, de betalingsstatus bijhoudt en automatische herinneringen stuurt voor achterstallige bedragen. Nederlandse facturen vereisen een nummer van de Kamer van Koophandel (KVK) en een btw-identificatienummer; facturatiesoftware kan dit automatisch afhandelen.

• Acceptatie van betalingen: Voeg online digitale betaalmethoden toe, zoals iDEAL | Wero, betaalkaarten en digitale wallets, en persoonlijk via betaalterminals die een kassa vervangen of aanvullen.

• Bankreconciliatie: Koppel zakelijke bankrekeningen rechtstreeks aan boekhoudsoftware, zodat inkomende en uitgaande transacties aan facturen en uitgaven worden gekoppeld zonder handmatige invoer.

• Salarisadministratie en HR-administratie (human resources): Digitale salarissystemen die de loonbelasting berekenen en pensioenbijdragen verwerken, vervangen maandelijks de handmatige salarisberekeningen.

• Voorraad- en orderbeheer: Koppel online verkoopkanalen aan voorraadsystemen zodat de voorraadniveaus automatisch worden bijgewerkt als er bestellingen binnenkomen in plaats van via handmatige tellingen aan het einde van de dag.

Administratie, facturatie en betalingen gaan vaak samen omdat ze mechanisch met elkaar verbonden zijn. Het digitaliseren van facturatie creëert gestructureerde gegevens, zoals bedragen, datums, btw-tarieven en klantgegevens die direct in boekhoudsoftware stromen. Wanneer je gedigitaliseerde acceptatie van betalingen toevoegt, worden diezelfde gegevens automatisch gekoppeld aan inkomende betalingen. Een onderneming die alle drie heeft gedigitaliseerd, kan eenvoudig een btw-aangifte invullen in plaats van deze samen te stellen uit factuurmappen, bankafschriften en kasboeken.

Wat is het verschil tussen het digitaliseren en automatiseren van een onderneming?

Een proces digitaliseren betekent het omzetten van analoog naar digitaal, zoals het veranderen van een papieren factuur in een pdf of een invoer in facturatiesoftware. Een proces automatiseren betekent het verwijderen van handmatige menselijke handelingen uit een bestaand digitaal proces.

Een Nederlands adviesbureau dat bijvoorbeeld overstapt van handgeschreven facturen naar een Word-sjabloon, heeft de facturatie gedigitaliseerd. De informatie bestaat nu digitaal, maar iemand moet de sjabloon nog steeds openen, de gegevens van de klant invullen, de btw handmatig berekenen, het bestand opslaan en e-mailen. Dat is digitaal, maar niet geautomatiseerd.

Als datzelfde adviesbureau facturatiesoftware gebruikt die klantgegevens uit een database haalt, automatisch de btw berekent tegen het juiste tarief, de factuur genereert en deze e-mailt op het moment dat een project als voltooid is gemarkeerd, is het proces geautomatiseerd. De gegevens waren al digitaal; automatisering heeft de handmatige stappen verwijderd.

Digitalisering zonder automatisering groeit niet goed mee. Nederlandse ondernemingen die van plan zijn te groeien, moeten vroegtijdig prioriteit geven aan automatisering, omdat de administratieve last van handmatige invoer ongeveer evenredig stijgt met het transactievolume. Geautomatiseerde processen kunnen volume-uitbreidingen echter opvangen zonder proportionele kosten toe te voegen.

Hoe ondersteunt digitalisering de groei en schaalbaarheid van Nederlandse ondernemingen?

Een gedigitaliseerde betaalinfrastructuur in combinatie met automatisering neemt direct verschillende procedurele knelpunten weg. Met Stripe kan een Nederlandse onderneming bijvoorbeeld iDEAL | Wero, betaalkaarten en andere betaalmethoden accepteren via een enkele integratie. Transactiegegevens zijn automatisch beschikbaar voor reconciliatie en rapportage; dit vereist geen afzonderlijke verwerking voor elke methode.

Een Nederlandse onderneming die de verkoop uitbreidt naar Duitsland of België, hoeft geen afzonderlijke afspraken te maken met verschillende aanbieders in elk land. Deze onderneming kan de relevante lokale betaalmethoden voor die markten toevoegen via dezelfde integratie.

Gedigitaliseerde gegevens ondersteunen ook scherpere financiële beslissingen. Een onderneming met realtime inzicht in cashflow, verkooptrends per product of regio en openstaande facturen kan beslissingen over voorraad, aanwerving en investeringen nemen op basis van actuele cijfers. Beslissingen over het aanvullen van de voorraad, personeelsbezetting of uitbreiding worden weken eerder genomen wanneer de onderliggende gegevens vanzelf worden bijgewerkt.

Met welke uitdagingen worden Nederlandse ondernemingen geconfronteerd bij het digitaliseren van een onderneming?

Nederlandse ondernemingen kunnen onderweg tegen bepaalde obstakels aanlopen. Houd deze veelvoorkomende problemen in gedachten.

Integratie van verouderde systemen

Gevestigde Nederlandse ondernemingen gebruiken mogelijk oudere boekhoudsoftware of branchespecifieke tools die niet eenvoudig te koppelen zijn aan nieuwere platforms. Het migreren van jaren aan historische gegevens zonder de nauwkeurigheid te verliezen, vergt een goede planning.

Aanpassing van het personeel

Werknemers die gewend zijn aan handmatige processen, met name in kleinere familieondernemingen, kunnen zich verzetten tegen nieuwe systemen, vooral als ze facturatie of boekhouding al decennia op dezelfde manier afhandelen.

Naleving van gegevensprivacy

Het digitaliseren van klantgegevens en financiële gegevens betekent dat deze moeten worden behandeld onder de Nederlandse implementatie van de AVG, bekend als de 'Algemene verordening gegevensbescherming (AVG),' die specifieke waarborgen vereist rondom opslag, toegang en verwerking.

Gefragmenteerde tooling

Een onderneming die facturatie met één tool digitaliseert, betalingen met een andere, en boekhouding met een derde, eindigt vaak met gegevens die vastzitten in afzonderlijke systemen die niet met elkaar communiceren. Dat creëert het reconciliatieprobleem dat digitalisering in de eerste plaats had moeten oplossen.

Kosten vooraf

Het overstappen op andere fundamentele administratieve systemen kost tijd en geld voordat het loont. Kleinere Nederlandse ondernemingen met krappe marges stellen digitalisering om deze reden soms uit, zelfs wanneer het op de langere termijn geld zou besparen.

Waar moeten Nederlandse ondernemingen beginnen bij het digitaliseren van een onderneming?

Begin met facturatie en acceptatie van betalingen; deze genereren de transactiegegevens waar veel andere zaken van afhankelijk zijn. Een Nederlandse onderneming die hiermee begint, ziet waarschijnlijk snellere incasso's van betalingen, minder fouten in btw-berekeningen en een digitaal spoor voor elke verkoop. Koppel vervolgens die transactiegegevens aan boekhoudsoftware via een bankintegratie, zodat reconciliatie automatisch gebeurt in plaats van handmatig aan het einde van de maand. Zodra de onderliggende gegevens betrouwbaar digitaal zijn, automatiseer je repetitieve taken, zoals betalingsherinneringen voor achterstallige facturen of automatische categorisering van uitgaven. Pas daarna moet een onderneming zich richten op groei, zoals het toevoegen van betaalmethoden voor nieuwe geografische markten of het koppelen van verkoopgegevens in meerdere kanalen.

Hoe Stripe Payments kan helpen

Stripe Payments biedt een gebundelde, wereldwijde betaaloplossing die elke onderneming, van groeiende start-ups tot wereldwijde ondernemingen, helpt om online, fysiek en wereldwijd betalingen te ontvangen.

Stripe Payments kan je helpen:

• Optimaliseer het afrekenproces: Creëer een wrijvingsloze klantervaring en bespaar tijd voor technici met kant-en-klare betalings-UI's, toegang tot meer dan 125 betaalmethoden en Link, een wallet gebouwd door Stripe.

• Sneller uit te breiden naar nieuwe markten: bereik klanten over de hele wereld en verminder de complexiteit en kosten van multivalutabeheer met grensoverschrijdende betaalopties, beschikbaar in 195 landen in 135+ valuta.

• Fysieke en online betalingen samen te voegen: bouw een unified commerce-ervaring op via online en fysieke kanalen om interacties te personaliseren, loyaliteit te belonen en inkomsten te laten groeien.

• De betaalprestaties te verbeteren: verhoog inkomsten met een reeks aanpasbare, eenvoudig te configureren betaaltools, waaronder no code-fraudebescherming en geavanceerde mogelijkheden om autorisatiepercentages te verbeteren.

• Sneller te werken met een flexibel, betrouwbaar platform voor groei: bouw voort op een platform dat is ontworpen om met jou mee te groeien, met een historische uptime van 99,999% en toonaangevende betrouwbaarheid.

Lees meer over hoe Stripe Payments je online en fysieke betalingen kan ondersteunen of ga vandaag nog aan de slag.