Het beheren van de belasting over de toegevoegde waarde (btw) is een belangrijk onderdeel van het zakendoen in Nederland. Btw-tarieven variëren afhankelijk van wat je verkoopt en de regels voor het terugvorderen van btw zijn niet altijd intuïtief. Deze belasting kan ingewikkelder worden als je te maken hebt met internationale verkoop of digitale diensten.

Hieronder leggen we uit hoe je btw in Nederland berekent, zowel bij verkopen als aankopen en wanneer je aftrekposten claimt.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is btw en hoe werkt het in Nederland?
  
• Hoe berekenen bedrijven btw op verkopen en aankopen?
  
• Op welke btw aftrekposten kunnen bedrijven aanspraak maken?
  
• Hoe helpt Stripe Nederlandse bedrijven met btw compliance?
  

Wat is btw en hoe werkt het in Nederland?

Btw is een verbruiksbelasting die in elke stap van de toeleveringsketen wordt geheven, van grondstoffen tot het eindproduct. Input btw is het btw dat bedrijven betalen voor aankopen en output btw het btw bedrijven aan hun omzet toevoegen. Het systeem zorgt ervoor dat belastinginkomsten continu naar de overheid vloeien, terwijl de klant de uiteindelijke kosten betaalt.

Dit model werkt anders dan de omzetbelasting, die eenmalig in rekening wordt gebracht bij het verkooppunt aan de eindklant. Btw geldt daarentegen in de hele toeleveringsketen, waarbij elk bedrijf het zowel in rekening brengt als terugwint. Dat maakt btw minder kwetsbaar voor ontduiking en geeft overheden betrouwbaardere inkomsten.

Meer dan 170 landen maken gebruik van btw, die in sommige landen, bijvoorbeeld in Australië en Nieuw-Zeeland, Goods and Services Tax (GST) wordt genoemd. Hoewel het kernidee consistent is in alle landen (belasting wordt toegevoegd in de hele waardeketen), variëren de tarieven, vrijstellingen en drempels. De VS, die zich baseert op omzetbelastingen op staatsniveau in plaats van op btw, is een buitenbeentje.

In de EU zijn btw-systemen gebaseerd op gemeenschappelijke regels. Elk land volgt de EU-richtlijnen met betrekking tot basisprincipes zoals tariefminima, maar stelt ook zijn eigen tarieven vast en bepaalt welke goederen en diensten in aanmerking komen voor vrijstellingen.

In Nederland wordt btw "belasting over de toegevoegde waarde" (BTW) of "omzetbelasting" genoemd. Er zijn drie tarieven:

• Het standaardtarief voor de meeste goederen en diensten is 21%.

• Het verlaagde tarief voor essentiële zaken zoals voedsel, boeken en medicijnen is 9%.

• Het nultarief (0%) wordt voornamelijk gebruikt voor export naar landen buiten de EU.

Sommige goederen en diensten zijn vrijgesteld, waaronder onderwijs, gezondheidszorg en financiële diensten. Deze hebben geen nultarief; Ze vallen buiten het btw-systeem, wat betekent dat er geen btw in rekening wordt gebracht en dat ondernemingen geen btw kunnen terugvorderen op gerelateerde kosten.

Hoe berekenen bedrijven btw op verkopen en aankopen?

Ondernemingen moeten btw berekenen en innen voor elk van hun verkopen die in aanmerking komen voor btw, en vervolgens hun totale output en input btw aan het einde van elk kwartaal berekenen om te bepalen of ze belasting verschuldigd zijn of recht hebben op teruggave. Dat proces ziet er als volgt uit.

Identificeer het belastbare bedrag

Begin met de prijs van je product of dienst vóór btw. Dat is het bedrag waarop je het btw tarief toepast. Als je bijvoorbeeld een dienst verkoopt voor € 100 (exclusief btw), is het belastbare bedrag € 100. Als btw van toepassing is, voeg je deze bovenaan toe.

Pas het juiste btw-tarief toe

Bereken het standaardtarief, het verlaagde tarief of het nultarief btw voor elke verkoop. Hier zijn enkele voorbeelden:

• Softwareabonnement (standaardtarief): € 100 × 21% = € 21 btw

• Boodschappenpakket (gereduceerd tarief): €100 × 9% = €9 btw

• Geëxporteerde machines (nultarief): € 100 × 0% = € 0 btw

Het btw-tarief dat je toepast, is van invloed op hoeveel btw je in rekening brengt en of je de btw die je hebt betaald voor gerelateerde kosten kunt aftrekken. Dit is vooral belangrijk wanneer je onderscheid maakt tussen verkopen met nultarief en verkopen met vrijstelling: in beide gevallen wordt er geen btw op de factuur vermeld, maar alleen verkopen met een nultarief geven recht op aftrek.

Een factuur uitgeven die voldoet aan de btw

Van Nederlandse bedrijven wordt verwacht dat ze transparant zijn over btw, met name op b2b facturen. Een btw-factuur moet het volgende bevatten:

• Je bedrijfsnaam, adres en btw nummer

• Een factuurnummer en de datum van uitgifte

• Een beschrijving van de geleverde goederen of diensten

• De prijs per eenheid vóór btw

• Het btw-tarief

• Het btw bedrag dat wordt toegevoegd

• De totaalprijs inclusief btw

Klantgerichte prijzen zijn vaak inclusief btw, maar b2b btw facturen moeten gedetailleerde beschrijvingen bevatten van wat btw in rekening is gebracht.

Houd de uitvoer en invoer btw bij

Output btw staat voor alle btw die je bij je klanten in rekening hebt gebracht. Input btw zijn alle btw die je hebt betaald voor zakelijke aankopen. Aan het einde van elke btw periode (in Nederland meestal elk kwartaal) bereken je hoeveel btw je verschuldigd bent door je input-btw af te trekken van je output-btw.

Bij een positief resultaat betaal je het verschil aan de belastingdienst. Is het resultaat negatief, dan heb je recht op terugbetaling. Hier volgt een voorbeeldberekening van de input- en output-btw voor een bepaald kwartaal.

Verkoop

• Als de omzet uit laptops (21% btw) € 10.000 bedroeg, dan werd € 2.100 btw geïnd.

• Als de omzet uit boeken (9% btw) € 2000 bedroeg, dan werd € 180 btw geïnd.

• Totale output btw is € 2.280.

Onkosten

• Het bedrijf betaalde € 210 btw voor kantoorbenodigdheden.

• Het bedrijf betaalde € 950 btw voor voorraad (gemengde goederen).

• Totale input btw is € 1.160.

Totale output btw - totale input btw = € 2.280 - € 1.160 = € 1.120

In dit scenario is de onderneming € 1120 verschuldigd aan de belastingdienst.

Uitzonderingen

Niet elke verkoop past bij het standaard btw model.

De verleggingsregeling btw is van toepassing als je verkoopt aan een in btw geregistreerd bedrijf in een ander land en in bepaalde binnenlandse b2b scenario's, waaronder bouwwerkzaamheden, executieverkopen en transacties die te maken hebben met de handel in broeikasgasemissierechten. Wanneer de verleggingsregeling van toepassing is, meldt en betaalt de koper, en niet de verkoper, de btw.

Verkoop je aan klanten in andere EU-landen, dan is de plaats van belastingheffing afhankelijk van je totale B2C-omzet in de EU. Als je totale omzet in de EU minder dan € 10.000 per jaar bedraagt, kun je Nederlandse btw en aangifte blijven doen zoals gewoonlijk. Als je die drempel overschrijdt, ben je verplicht om het btw tarief van het land van de klant toe te passen. Je kunt het éénloketsysteem van de EU (btw One Stop Shop (btw OSS) gebruiken om te voorkomen dat je je in elk land registreert: Met btw OSS kun je één btw aangifte indienen die alle B2C-transacties in de EU dekt.

Op welke btw aftrekposten kunnen bedrijven aanspraak maken?

De btw die je aan andere ondernemingen betaalt, kun je meestal terugvorderen. Als je onderneming is geregistreerd voor btw in Nederland en je voor je werk belastbare verkopen hebt, kun je de btw terugvorderen die je hebt betaald voor kosten die deze verkopen ondersteunen.

Je kunt geen btw terugvorderen als je goederen of diensten verkoopt die zijn vrijgesteld van btw (bijv. gezondheidszorg, onderwijs, bepaalde financiële diensten). Je brengt geen btw in rekening bij je klanten en kunt dus geen btw terugvorderen op de kosten die gemoeid zijn met het leveren van die diensten. Een particuliere gezondheidskliniek kan bijvoorbeeld geen btw terugvorderen op de aankoop van apparatuur als de medische diensten zijn vrijgesteld.

Je kunt ook geen btw terugvorderen als je gebruik maakt van de kleineondernemersregeling. Als je hebt gekozen voor de Kleineondernemersregeling (KOR), de btw vrijstelling voor kleine bedrijven met een jaaromzet van € 20.000 of minder, breng je geen btw in rekening, doe je geen aangifte van btw en kun je btw niet terugvorderen.

Bedrijven die btw kunnen terugvorderen, moeten nog steeds onderscheid maken tussen welke kosten wel en niet terugvorderbaar zijn. Sommige kosten zijn volledig aftrekbaar, andere zijn gedeeltelijk aftrekbaar en enkele zijn helemaal niet aftrekbaar. Bedrijven moeten weten waar die lijnen zich bevinden en een goede administratie bijhouden.

Wat je kunt aftrekken

Als een aankoop volledig voor zakelijk gebruik is en betrekking heeft op je belastbare verkopen, kun je doorgaans alle btw terugvorderen. Aftrekbare aankopen zijn onder meer:

• Grondstoffen en voorraad

• Apparatuur en gereedschappen

• Software-abonnementen en kantoorhuur

• Professionele dienstverlening (bijv. accountants, advocaten, freelance ontwerpers)

Je kunt al deze kosten als voorbelasting terugbrengen in je btw aangifte, waardoor je minder btw verschuldigd bent over je verkoop.

Wat je gedeeltelijk kunt aftrekken

Sommige kosten zijn deels zakelijk en deels persoonlijk. In die gevallen kun je alleen btw terugvorderen voor het zakelijke deel. Als je bijvoorbeeld een laptop deels gebruikt voor klantwerk en deels om thuis Netflix te kijken, moet je inschatten hoeveel je hem zakelijk gebruikt. Dat percentage wordt je aftrekbare deel.

Wat je niet kunt aftrekken

Er zijn een paar categorieën waarvoor de Nederlandse wet btw aftrekposten volledig blokkeert of strikte limieten stelt. We hebben een paar voorbeelden:

• Geschenken voor je personeel: Als je je personeel geschenken geeft, kun je elk jaar aankopen tot € 227 (exclusief btw) per werknemer aftrekken. Als je meer geeft, verdwijnt de aftrek.

• Persoonlijke uitgaven: Laptops, telefoons, voertuigen en software die volledig voor persoonlijk gebruik zijn gekocht, komen niet in aanmerking voor een btw aftrek.

Geïmporteerde goederen

Als je goederen van buiten de EU Nederland binnenbrengt, moet je btw invoerkosten betalen. In de meeste gevallen kun je het bij je volgende btw aangifte terugkrijgen, net als bij btw bij elke andere zakelijke aankoop. Om te voorkomen dat je de btw direct bij import moet betalen, kun je een artikel 23-vergunning aanvragen. Zo kun je de btw verantwoorden bij je volgende aangifte.

Hoe helpt Stripe Nederlandse bedrijven met btw compliance?

Het naleven van btw regels kan veel tijd en energie kosten, vooral als je internationaal verkoopt of grote transactievolumes beheert. Stripe tools nemen je wettelijke verplichtingen niet weg, maar kunnen wel de werklast van je team rond btw berekeningen en compliance verlichten.

Hier lees je hoe Stripe btw compliance ondersteunt voor Nederlandse ondernemingen en iedereen die in Nederland verkoopt.

Stripe Tax

Stripe Tax berekent automatisch de juiste btw op basis van het product en de locatie van de klant. Er wordt beoordeeld wanneer binnenlandse btw moet worden toegepast, wanneer deze helemaal moet worden overgeslagen en wanneer btw moet worden geïnd op basis van het land van de koper. Stripe verwerkt ook randgevallen, waaronder:

• Regels voor de verleggingsregeling voor b2b verkopen binnen de EU

• Niet-belastbare entiteiten (bijv. non-profitorganisaties, vrijgestelde klanten)

• btw-vrijgestelde producten of diensten

Belastingdrempels

Stripe Tax houdt je verkoopvolumes in verschillende landen bij, zodat je niet per ongeluk een btw registratiedrempel overschrijdt zonder dat je het doorhebt. Als je een Nederlandse onderneming bent die in het buitenland verkoopt, kun Stripe de drempels binnen de EU en per land in de gaten houden en je laten weten of je btw in andere landen moet gaan berekenen.

Stripe Invoicing

Stripe Invoicing helpt je facturen te genereren die voldoen aan de Nederlandse btw regels zonder dat je zelf een systeem hoeft te bouwen. Als je klanten vertrouwen op je facturen om btw terug te vorderen, zijn deze details van belang.

btw indienen

Wanneer het tijd is om je btw-aangifte in te dienen, genereert Stripe een overzicht van het totale btw dat tegen elk tarief is geïnd en van de verkopen per land, zodat je eenvoudig aangifte kunt doen over je aangifte. Stripe doet iets soortgelijks voor btw OSS-retourbetalingen: het kan je laten zien welke verkopen in de btw totalen van welk land moeten worden opgenomen op basis van de locatie van de klant.

Audittrails

Elke verkoop die via Stripe wordt verwerkt, wordt geleverd met een transactierecord met daarin:

• Het toegepaste btw-tarief

• Of btw is geïnd

• Een door de klant verstrekte belasting-ID of vrijstellingsstatus

Als de Nederlandse belastingdienst ooit je cijfers in twijfel trekt, beschik je over schone, volledige en downloadbare documentatie op transactieniveau.

btw regelwijzigingen

Stripe werkt zijn systemen bij naar aanleiding van belastingwijzigingen, waaronder verschuivingen in de EU (bijv. updates van btw OSS-drempels en -processen) en tariefaanpassingen op landniveau. Als er een nieuwe verordening wordt aangenomen, bouwt Stripe de update in zijn product in, zodat je geen belastingbulletins meer hoeft te controleren of je afrekenproces opnieuw hoeft te coderen.