Die Verwaltung der Umsatzsteuer (USt.) ist ein wichtiger Bestandteil der Geschäftstätigkeit in den Niederlanden. Die USt.-Sätze variieren je nach Verkaufsgegenstand und die Regeln für die Rückforderung der USt. sind nicht immer intuitiv. Diese Steuer kann komplizierter werden, wenn Sie grenzüberschreitende Verkäufe oder digitale Dienstleistungen abwickeln.

Im Folgenden erklären wir Ihnen, wie Sie die Umsatzsteuer in den Niederlanden berechnen, und zwar sowohl auf Verkäufe als auch auf Einkäufe, und wann Sie Abzüge geltend machen können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist die Umsatzsteuer (USt.) und wie funktioniert sie in den Niederlanden?
  
• Wie berechnen Unternehmen die Umsatzsteuer auf Verkäufe und Einkäufe?
  
• Welche USt.-Abzüge können Unternehmen geltend machen?
  
• Wie unterstützt Stripe niederländische Unternehmen bei der Einhaltung der USt.-Vorschriften?
  

Was ist die Umsatzsteuer (USt.) und wie funktioniert sie in den Niederlanden?

Die Umsatzsteuer ist eine Verbrauchssteuer, die auf jeder Stufe der Lieferkette erhoben wird, vom Rohstoff bis zum Endprodukt. Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die Unternehmen auf Einkäufe zahlen, und die vereinnahmte Steuer die Umsatzsteuer, die Unternehmen auf ihre Verkäufe aufschlagen. Das System stellt sicher, dass die Steuereinnahmen kontinuierlich an den Staat fließen, während die Kundinnen und Kunden die endgültigen Kosten zahlen.

Dieses Modell funktioniert anders als die Verkaufssteuer, die einmalig am Point of Sale an die Endkundschaft erhoben wird. Die Umsatzsteuer hingegen wird in der gesamten Lieferkette erhoben, sodass sie von jedem Unternehmen sowohl in Rechnung gestellt als auch zurückgefordert wird. Das macht die Umsatzsteuer weniger anfällig für Hinterziehung und beschafft den Regierungen verlässlichere Einnahmen.

Mehr als 170 Länder verwenden USt., die in einigen Ländern wie Australien und Neuseeland als Waren- und Dienstleistungssteuer (GST) bezeichnet wird. Während der Grundgedanke von Land zu Land gleich ist (Steuern werden entlang der gesamten Wertschöpfungskette hinzugefügt), variieren die Steuersätze, Befreiungen und Schwellenwerte. Die USA, die sich auf Verkaufssteuern auf Bundesstaatsebene und nicht auf die USt. stützen, stellen hier eine Ausnahme dar.

In der EU beruhen USt.-Systeme auf gemeinsamen Regeln. Jedes Land befolgt die EU-Richtlinien in Bezug auf grundlegende Aspekte wie Mindeststeuersätze, legt aber auch seine eigenen Steuersätze fest und bestimmt, welche Waren und Dienstleistungen für Befreiungen in Frage kommen.

In den Niederlanden wird die USt. als „belasting over de toegevoegde waarde“ (BTW) oder „omzetbelasting“ bezeichnet. Es gibt drei Steuersätze:

• Der Standardsatz für die meisten Waren und Dienstleistungen beträgt 21 %.

• Der ermäßigte Steuersatz für lebensnotwendige Waren wie Lebensmittel, Bücher und Medikamente beträgt 9 %.

• Der Nullsatz (0 %) wird hauptsächlich für Exporte außerhalb der EU verwendet.

Einige Waren und Dienstleistungen sind davon ausgenommen, darunter Bildung, Gesundheits- und Finanzdienstleistungen. Diese werden nicht zum Nullsatz besteuert, sondern fallen nicht unter das USt.-System. Das bedeutet, dass keine USt. berechnet wird und Unternehmen die USt. auf die damit verbundenen Kosten nicht zurückfordern können.

Wie berechnen Unternehmen die Umsatzsteuer auf Verkäufe und Einkäufe?

Unternehmen müssen USt. auf jeden ihrer USt.-fähigen Verkäufe berechnen und einziehen und dann am Ende eines jeden Quartals ihre Gesamtvorsteuer und vereinnahmte Steuer berechnen, um festzustellen, ob sie eine Steuerzahlung leisten müssen oder Anspruch auf eine Rückerstattung haben. So sieht dieser Prozess aus.

Zu besteuernden Betrag ermitteln

Beginnen Sie mit dem Preis Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung vor USt.. Das ist der Betrag, auf den Sie den USt.-Satz anwenden. Verkaufen Sie beispielsweise eine Dienstleistung für 100 € (ohne USt.), beträgt der zu besteuernde Betrag 100 €. Wenn USt. anfällt, wird diese dazu addiert.

Korrekten USt.-Satz anwenden

Berechnen Sie für jeden Verkauf entweder den Standardsatz, den ermäßigten Steuersatz oder den Nullsatz. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele:

• Software-Abonnement (Standardsatz): 100 € × 21 % = 21 € USt.

• Lebensmittel (ermäßigt): 100 € × 9 % = 9 € USt.

• Exportierte Maschinen (Nullsatz): 100 € × 0 % = 0 € USt.

Der angewendete USt.-Satz wirkt sich darauf aus, wie viel USt. Sie berechnen und ob Sie die USt., die Sie auf damit verbundene Ausgaben gezahlt haben, abziehen können. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie zwischen zum Nullsatz besteuerten und steuerbefreiten Verkäufen unterscheiden: In beiden Fällen fällt auf der Rechnung keine USt. an, allerdings ermöglichen nur die zum Nullsatz besteuerten Verkäufe Abzüge.

USt.-konforme Rechnung ausstellen

Von niederländischen Unternehmen wird erwartet, dass sie in Bezug auf die USt. transparent sind, insbesondere bei B2B-Rechnungen. Eine Rechnung mit ausgewiesener USt. sollte Folgendes enthalten:

• Unternehmensname, Adresse und USt-IdNr.

• Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum

• Eine Beschreibung der angebotenen Waren oder Dienstleistungen

• Preis pro Einheit vor USt.

• USt.-Satz

• Den hinzugefügten USt.-Betrag

• Gesamtpreis inklusive USt.

An Privatkundschaft gerichtete Preise enthalten oft die USt., aber B2B-USt.-Rechnungen müssen detaillierte Beschreibungen der berechneten USt. enthalten.

Vereinnahmte USt. und Vorsteuer verfolgen

Die vereinnahmte USt. ist die gesamte USt., die Sie Ihrer Kundschaft in Rechnung gestellt haben. Bei der Vorsteuer handelt es sich um alle USt.-Beträge, die Sie für geschäftliche Einkäufe bezahlt haben. Am Ende jedes USt.-Zeitraums (in den Niederlanden in der Regel vierteljährlich) berechnen Sie, wie viel USt. Sie schulden, indem Sie Ihre Vorsteuer von Ihrer vereinnahmten USt. abziehen.

Fällt das Ergebnis positiv aus, zahlen Sie die Differenz an das Finanzamt. Wenn das Ergebnis negativ ist, haben Sie Anspruch auf eine Rückerstattung. Hier ist eine Beispielrechnung der Vorsteuer und vereinnahmten USt. für ein bestimmtes Quartal.

Verkäufe

• Wenn die Einnahmen aus Laptops (21 % USt.) 10.000 € betrugen, wurden 2.100 € USt. erhoben.

• Wenn die Einnahmen aus Büchern (9 % USt.) 2.000 € betrugen, wurden 180 € USt. erhoben.

• Die insgesamt vereinnahmte USt. beläuft sich auf 2.280 €.

Ausgaben

• Das Unternehmen hat 210 € USt. für Büromaterial gezahlt.

• Das Unternehmen hat 950 € USt. für den Lagerbestand gezahlt (gemischte Waren).

• Die gesamte Vorsteuer beträgt 1.160 €.

Gesamte Vorsteuer - Gesamte vereinnahmte USt. = 2.280 € - 1.160 € = 1.120 €

In diesem Szenario schuldet das Unternehmen dem Finanzamt 1.120 €.

Ausnahmen

Nicht jeder Verkauf passt in das USt.-Standardmodell.

Das Reverse-Charge-Verfahren (Umkehrung der Steuerschuld) gilt, wenn Sie an ein für USt. registriertes Unternehmen in einem anderen Land in bestimmten inländischen B2B-Szenarien verkaufen, darunter Bauarbeiten, Zwangsvollstreckungen und Transaktionen, die den Handel mit Treibhausgasemissionen beinhalten. Wenn die Umkehrung der Steuerschuld zur Anwendung kommt, melden und zahlen nicht die Verkäufer, sondern die Käufer die USt.

Wenn Sie an Kundschaft in anderen EU-Ländern verkaufen, hängt der Ort der Besteuerung von Ihrem gesamten B2C-Umsatz in der EU ab. Wenn Ihr gesamter EU-Umsatz unter 10.000 € pro Jahr liegt, können Sie weiterhin niederländische USt. abbuchen und wie gewohnt Steuererklärungen einreichen. Wenn Sie diesen Schwellenwert überschreiten, müssen Sie den USt.-Satz des Wohnsitzlandes der Kundin oder des Kunden anwenden. Sie können den VAT One Stop Shop (VAT OSS) der EU nutzen und müssen sich so nicht in jedem Land registrieren: Mit VAT OSS können Sie eine einzige USt.-Erklärung abgeben, die alle B2C-Verkäufe in der EU abdeckt.

Welche USt.-Abzüge können Unternehmen geltend machen?

Die USt., die Sie an andere Unternehmen zahlen, ist in der Regel erstattungsfähig. Wenn Ihr Unternehmen in den Niederlanden für die USt. registriert ist und Ihre Tätigkeit steuerpflichtige Verkäufe umfasst, können Sie die USt. zurückfordern, die Sie für Ausgaben gezahlt haben, die diese Verkäufe unterstützen.

Sie können die USt. nicht zurückfordern, wenn Sie von der USt. befreite Waren oder Dienstleistungen verkaufen (z. B. Gesundheitswesen, Bildung, bestimmte Finanzdienstleistungen). Sie berechnen Ihren Kundinnen und Kunden dann keine USt. und können die USt. auf die Kosten, die mit der Erbringung dieser Dienstleistungen verbunden sind, daher nicht zurückfordern. Beispielsweise kann eine private Gesundheitsklinik die USt. auf ihre Gerätekäufe nicht zurückfordern, wenn ihre medizinischen Dienstleistungen steuerbefreit sind.

Sie können die USt. auch nicht zurückfordern, wenn Sie die niederländische Regelung für Kleinunternehmen in Anspruch nehmen. Wenn Sie sich für die Kleineondernemersregeling (KOR) entschieden haben (die USt. Befreiung für kleine Unternehmen mit einem Jahresumsatz von 20.000 € oder weniger), berechnen Sie keine USt., reichen keine USt.-Steuererklärungen ein und Sie können keine USt. zurückfordern.

Unternehmen, die die USt. zurückfordern können, müssen immer noch unterscheiden, welche Kosten erstattungsfähig sind und welche nicht. Einige Kosten sind vollständig abzugsfähig, andere sind teilweise abzugsfähig und einige wenige sind überhaupt nicht abzugsfähig. Unternehmen müssen wissen, wo sich die jeweiligen Schwellenwerte befinden, und gute Aufzeichnungen führen.

Absetzbare Beträge

Wenn ein Kauf ausschließlich dem geschäftlichen Gebrauch dient und sich auf Ihre steuerpflichtigen Verkäufe bezieht, können Sie in der Regel die gesamte USt. zurückfordern. Zu den abzugsfähigen Einkäufen gehören:

• Rohstoffe und Lagerbestand

• Geräte und Werkzeuge

• Software-Abonnements und Büromiete

• Professionelle Dienstleistungen (z. B. Buchhalter/innen, Rechtsfachkräfte, freiberufliche Designer/innen)

Sie können all diese Kosten als Vorsteuer in Ihrer USt.-Erklärung geltend machen, wodurch sich der USt.-Betrag verringert, den Sie auf Ihre Verkäufe schulden.

Teilweise absetzbare Beträge

Einige Kosten sind zum Teil geschäftlicher und zum Teil privater Natur. In diesen Fällen können Sie die USt. nur für den Unternehmensteil zurückfordern. Wenn Sie beispielsweise einen Laptop teilweise für die Kundenarbeit und zum Teil zum Ansehen von Netflix zu Hause verwenden, müssen Sie schätzen, wie oft Sie ihn geschäftlich verwenden. Dieser Prozentsatz wird zu Ihrem abzugsfähigen Anteil.

Nicht absetzbare Beträge

Es gibt einige Kategorien, für die das niederländische Recht den USt.-Abzug entweder vollständig blockiert oder strenge Grenzen setzt. Dazu gehören die folgenden:

• Geschenke für Ihre Mitarbeiter/innen: Wenn Sie Ihrem Personal Geschenke machen, können Sie pro Jahr und Mitarbeiter/in Einkäufe bis zu 227 € (ohne USt.) abziehen. Darüber hinaus gilt der Abzug nicht mehr.

• Persönliche Ausgaben: Laptops, Telefone, Fahrzeuge und Software-Käufe, die ausschließlich für den persönlichen Gebrauch bestimmt sind, sind nicht zum USt.-Vorsteuerabzug berechtigt.

Importierte Waren

Wenn Sie Waren von außerhalb der EU in die Niederlande einführen, wird Ihnen die Import-USt. berechnet. In den meisten Fällen können Sie diese in Ihrer nächsten USt.-Erklärung zurückfordern, genau wie bei der USt. auf jeden anderen Unternehmenskauf. Um zu vermeiden, dass die USt. sofort bei der Einfuhr gezahlt werden muss, können Sie eine Genehmigung nach Artikel 23 beantragen. So können Sie die USt. in Ihrer nächsten Steuererklärung berücksichtigen.

Wie unterstützt Stripe niederländische Unternehmen bei der Einhaltung der USt.-Vorschriften?

Die Einhaltung von USt.-Regeln kann viel Zeit und Energie in Anspruch nehmen, insbesondere, wenn Sie grenzüberschreitend verkaufen oder ein hohes Transaktionsvolumen abwickeln. Die Tools von Stripe beseitigen Ihre rechtlichen Verpflichtungen nicht, aber sie können die Arbeitsbelastung Ihres Teams im Zusammenhang mit der USt.-Berechnung und -Compliance erleichtern.

So unterstützt Stripe niederländische Unternehmen und alle, die in den Niederlanden verkaufen, bei der Einhaltung der USt.-Vorschriften.

Stripe Tax

Stripe Tax berechnet automatisch die richtige USt. basierend auf dem Produkt und dem Kundenstandort. Dabei wird ermittelt, wann die inländische USt. erhoben wird, wann sie ganz übersprungen wird und wann die USt. auf der Grundlage des Käuferlandes erhoben wird. Stripe kümmert sich auch um Grenzfälle, darunter:

• Reverse-Charge-Regeln für innergemeinschaftliche B2B-Verkäufe

• Nicht steuerpflichtige Einheiten (z. B. gemeinnützige Organisationen, steuerbefreite Kundschaft)

• USt.-befreite Produkte oder Dienstleistungen

Steuerschwellenwerte

Stripe Tax überwacht Ihr Verkaufsvolumen in allen Ländern, damit Sie nicht versehentlich und unbemerkt einen Schwellenwert für die USt.-Registrierung überschreiten. Wenn Sie ein niederländisches Unternehmen sind, das Verkäufe ins Ausland tätigt, kann Stripe die EU- und länderspezifischen Schwellenwerte im Auge behalten und Sie benachrichtigen, wenn Sie die Umsatzsteuer in anderen Ländern erheben müssen.

Stripe Invoicing

Mit Stripe Invoicing können Sie Rechnungen erstellen, die den niederländischen USt.-Regeln entsprechen, ohne dass Sie Ihr eigenes System aufbauen müssen. Wenn sich Ihre Kundschaft bei der Rückforderung der USt. auf Ihre Rechnungen verlassen, sind diese Details wichtig.

USt.-Erklärung

Wenn es Zeit für die Einreichung Ihrer USt.-Erklärung ist, erstellt Stripe eine Zusammenfassung der insgesamt erhobenen USt. zu jedem Satz und des Umsatzes nach Land, um eine einfache Aufnahme in Ihre Steuererklärung zu ermöglichen. Stripe macht etwas Ähnliches für VAT OSS-Erklärungen: Es kann Ihnen zeigen, welche Verkäufe basierend auf dem Kundenstandort in den USt.-Summen welches Landes enthalten sein müssen.

Prüfpfade

Jeder Verkauf, der über Stripe abgewickelt wird, erhält einen Transaktionsdatensatz, der Folgendes beinhaltet:

• Den angewandten USt.-Satz

• Die Angabe, ob die USt. erhoben wurde

• Jede von Kundinnen oder Kunden bereitgestellte Steuer-ID bzw. Steuerbefreiungsstatus

Sollte die niederländische Steuerbehörde Ihre Zahlen jemals in Frage stellen, verfügen Sie über eine saubere, vollständige und herunterladbare Dokumentation auf Transaktionsebene.

Änderungen der USt.-Regeln

Stripe aktualisiert seine Systeme als Reaktion auf steuerliche Änderungen, einschließlich EU-Anpassungen (z. B. Aktualisierungen von VAT OSS-Schwellenwerten und -Prozessen) und Anpassungen der Steuersätze auf Länderebene. Wenn eine neue Verordnung verabschiedet wird, integriert Stripe das Update in sein Produkt, sodass Sie keine Steuerbulletins überwachen oder Ihren Bezahlvorgang neu programmieren müssen.