Die steuerlichen Verpflichtungen für den Online-Verkauf sind komplex. Im Gegensatz zu einem physischen Shop mit überschaubareren Compliance-Anforderungen müssen Online-Verkäufer die Gesetze zur Verkaufssteuer in allen Bundesstaaten und Städten beachten, in denen ihre Kunden ansässig sind.

Nehmen wir beispielsweise an, Ihr Unternehmen befindet sich in Texas und Sie verkaufen online an Kunden in New York, Michigan und Kalifornien. In diesem Fall müssen Sie nicht nur Ihren steuerlichen Verpflichtungen in Texas nachkommen, sondern auch denen in drei weiteren Bundesstaaten.

Wir werden in diesem Kurzleitfaden erläutern, was Sie über die Online-Verkaufssteuer wissen müssen und auch klären, wann Sie Steuern aus Ihrem Online-Shop erheben müssen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Grundlegendes zur Online-Verkaufssteuer
  
• Müssen Sie Verkaufssteuern aus Online-Verkäufen erheben?
  
• So handeln Sie als Online-Verkäufer steuerkonform
  

Grundlegendes zur Online-Verkaufssteuer

US-Bundesstaaten und lokale Behörden nutzen die Verkaufssteuer, um Projekte wie Schulen, Straßen und öffentliche Sicherheit zu finanzieren. Bei der Verkaufssteuer handelt es sich um eine Art der indirekten Steuer, da sie vom Unternehmen oder Online-Händler im Namen der Regierung erhoben wird.

Die Verkaufssteuer wird auf Ebene der Bundesstaaten geregelt. Demnach legt jeder Bundesstaat eigene Steuergesetze fest. Dies trägt dazu bei, dass die Einhaltung der Compliance bei der Verkaufssteuer im Online-Handel so komplex ist. E-Commerce-Unternehmen, die in mehreren Bundesstaaten verkaufen, müssen alle jeweiligen Verkaufssteuergesetze beachten und bezüglich der Fälligkeit der Verkaufssteuer in den einzelnen Bundesstaaten auf dem Laufenden bleiben.

Müssen Sie Verkaufssteuern aus Online-Verkäufen erheben?

Online-Unternehmen müssen Verkaufssteuer von ihren Kunden erheben, wenn sie bestimmte Schwellenwerte überschreiten. In den USA werden diese Schwellenwerte für die wirtschaftliche Relevanz als „Economic-Nexus-Schwellenwerte“ bezeichnet und sind entweder umsatz- oder transaktionsbezogen oder beides. Beispielsweise müssen Unternehmen im US-Bundesstaat Georgia nur dann Verkaufssteuer von ihrer Kundschaft einziehen, wenn sie einen Umsatz von mehr als 100.000 US-Dollar oder mehr als 200 Transaktionen mit Kundinnen und Kunden in Georgia erzielt haben. In anderen Staaten wiederum gibt es nur Umsatzschwellen oder die Unternehmen müssen sowohl die Umsatz- als auch die Transaktionsschwelle überschreiten, bevor sie die Verkaufssteuer erheben müssen. Diese Schwellenwerte variieren je nach Bundesstaat.

Zudem können Unternehmen einen Nexus-Schwellenwert auch dadurch erreichen, dass sie in einem Bundesstaat physisch präsent sind. Dieser Fall wird als physischer Nexus bezeichnet und kann eintreten, wenn ein Unternehmen in einem Bundesstaat über Büroräume, Remote-Mitarbeiter/innen oder ein Lager verfügt. Wenn Sie Bestand in einem Bundesstaat lagern, ergeben sich daraus für Sie wahrscheinlich generell Verkaufssteuerverpflichtungen in dem jeweiligen Bundesstaat. Durch den Online-Verkauf von zu Hause aus kann sich ebenfalls ein physischer Nexus in einem Bundesstaat ergeben.

Die Tatsache, dass Sie in einem Bundesstaat einen Nexus-Schwellenwert erreicht haben, bedeutet jedoch noch nicht, dass Sie zur Erhebung der Verkaufssteuer verpflichtet sind. Nicht alle Waren und Dienstleistungen sind steuerpflichtig. Wenn die von Ihnen verkauften Artikel nicht steuerpflichtig sind, müssen Sie auch keine Verkaufssteuer darauf erheben. Dabei ist es wichtig, zu beachten, dass sich Steuergesetze oft ändern. Zudem können Regierungen die Art der Besteuerung von Produkten und Dienstleistungen im Lauf des Jahres ändern.

Um eine Doppelbesteuerung zu vermeiden, sind außerdem viele Business-to-Business-Käufe von der Steuer ausgenommen. Wenn ein Unternehmen einen Artikel speziell für den Weiterverkauf erwirbt, kann es mithilfe eines Weiterverkaufszertifikats die Zahlung der Verkaufssteuer auf den Artikel vermeiden, da sie der Endkundschaft in Rechnung gestellt wird.

So handeln Sie als Online-Verkäufer steuerkonform

Wenn Sie verkaufssteuerliche Verpflichtungen haben, müssen Sie sich für eine Verkaufssteuerzulassung registrieren, bevor Sie sie von Ihren Kunden erheben können. Demzufolge müssen Sie sich für jeden Bundesstaat einzeln registrieren, sobald Sie die Registrierungsanforderungen erfüllen, indem Sie beispielsweise einen Economic-Nexus-Schwellenwert überschreiten oder einen physischen Standort in einem Bundesstaat haben. In einigen Staaten ist ggf. eine Registrierung auf lokaler Ebene erforderlich. Um sich für eine Verkaufssteuergenehmigung zu registrieren, müssen Sie allgemeine Unternehmensinformationen vorlegen. In einigen Bundesstaaten fällt eine geringe Registrierungsgebühr an. Die Registrierung erfolgt online und Sie finden die Registrierungslinks hier.

Sobald Sie von Ihren Kunden Verkaufssteuer erheben, reichen Sie eine Verkaufssteuererklärung ein und führen die eingenommene Verkaufssteuer an die zuständige bundesstaatliche oder lokale Steuerbehörde ab. Auf der Website der entsprechenden Steuerbehörde finden Sie Einzelheiten zur Einreichung und zum Fälligkeitsdatum. Die Fristen variieren je nach Bundesstaat und die Häufigkeit der Erklärung kann auch unterschiedlich sein. Große Unternehmen mit einer höheren Steuerschuld geben tendenziell häufiger (monatlich) eine Erklärung ab, während bei kleineren Unternehmen eine zweimonatliche oder vierteljährliche Abgabe genügt. Die pünktliche Abgabe der Erklärung ist die beste Methode, um Straf- und Zinszahlungen zu vermeiden, die mit einer verspäteten Abgabe einhergehen.

Auch wenn Sie in einem Berichtszeitraum keine Verkaufssteuern eingezogen haben, sind Sie in der Regel trotzdem zur Abgabe einer Erklärung verpflichtet. Eine solche Erklärung nennt man „Nullmeldung“. Auch wenn Sie keine Steuern an die Finanzbehörden überweisen, sind Sie dennoch zur Abgabe einer Erklärung verpflichtet.