Numériser une entreprise (« digitaliseren van een bedrijf » en néerlandais) signifie faire passer les opérations de base du papier et des feuilles de calcul déconnectées à des systèmes numériques qui partagent les données automatiquement. Par exemple, une facturation qui alimente la comptabilité, des paiements qui font l'objet d'un rapprochement avec les dossiers bancaires et des chiffres de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) extraits directement de l'historique des transactions au lieu d'être reconstitués manuellement chaque trimestre.

Les Pays-Bas se classent au troisième rang de l'UE pour la numérisation des entreprises, un virage dicté par le fonctionnement des banques néerlandaises, de l'administration fiscale néerlandaise (« Belastingdienst » en néerlandais) et des habitudes de paiement des consommateurs.

Ci-dessous, nous aborderons ce que la numérisation implique pour une entreprise néerlandaise, pourquoi elle est importante compte tenu de l'infrastructure réglementaire et bancaire propre au pays, et quels processus devraient passer en premier.

Principaux points à retenir

• La numérisation est rentable lorsque les données demeurent connectées d'une étape à l'autre, et non pas simplement lorsqu'un processus passe du papier à un écran.

• Numériser la facturation et les paiements avant la comptabilité et le rapprochement permet aux étapes ultérieures de fonctionner correctement.

• Les entreprises qui numérisent un outil à la fois sans plan d'intégration recréent souvent les problèmes mêmes qu'elles tentaient de résoudre.

Que signifie numériser une entreprise?

Numériser une entreprise signifie migrer les systèmes qui sont fondamentaux pour ses activités vers des systèmes numériques connectés. Cela commence souvent par la tenue de livres, la facturation et les déclarations de TVA. Mais la numérisation va au-delà d'un logiciel de comptabilité. Il s'agit de la façon dont une entreprise facture ses clients, accepte les paiements, effectue le rapprochement des transactions bancaires et détermine si ces systèmes peuvent partager des données entre eux.

Pourquoi la numérisation est-elle pertinente pour les entreprises néerlandaises?

Les Pays-Bas sont un chef de file en matière de numérisation. La culture d'entreprise néerlandaise reflète trois aspects de l'environnement financier du pays.

Rapports réglementaires

Les règles relatives à la TVA aux Pays-Bas exigent des soumissions régulières et précises, et les systèmes du Belastingdienst sont conçus autour de la déclaration numérique. Les entreprises utilisant une comptabilité numérique peuvent extraire les chiffres de la TVA directement à partir des registres de transactions, au lieu de les reconstituer à partir de reçus papier chaque trimestre.

Habitudes de paiement de la clientèle

Les consommateurs néerlandais choisissent iDEAL | Wero pour environ les trois quarts des achats en ligne. Une entreprise qui ne peut pas accepter ce mode de paiement populaire passe à côté d'une part importante du marché intérieur du commerce en ligne.

Infrastructure bancaire

Les banques néerlandaises ont développé des interfaces de programmation d'application (API) bancaires ouvertes. Cela signifie que les entreprises numérisées peuvent extraire les données de transaction directement de leurs comptes pour les intégrer dans un logiciel de comptabilité, au lieu de télécharger des fichiers CSV et de les importer manuellement.

Quels processus d'entreprise les entreprises néerlandaises numérisent-elles?

Pour de nombreuses entreprises néerlandaises, la numérisation commence par la facturation et les paiements.

Voici où les entreprises néerlandaises concentrent leurs efforts :

• Facturation : passez de modèles statiques à un logiciel qui génère des factures numérotées de manière séquentielle, fait le suivi de l'état des paiements et envoie des rappels automatiques pour les montants en souffrance. Les factures néerlandaises nécessitent un numéro de la Chambre de commerce (KVK) et un numéro d'identification à la TVA ; un logiciel de facturation peut traiter cela automatiquement.

• Acceptation des paiements : ajoutez des modes de paiement numériques en ligne, tels que iDEAL | Wero, les cartes et les portefeuilles numériques, et en personne au moyen de terminaux de paiement par carte qui remplacent ou complètent une caisse enregistreuse.

• Rapprochement bancaire : connectez les comptes bancaires d'entreprise directement au logiciel de comptabilité, de sorte que les transactions entrantes et sortantes correspondent aux factures et aux dépenses sans saisie manuelle.

• Administration de la paie et des ressources humaines (RH) : les systèmes de paie numériques qui calculent les charges sociales et gèrent les cotisations de retraite remplacent les calculs de paie manuels chaque mois.

• Gestion des stocks et des commandes : connectez les canaux de vente en ligne aux systèmes de gestion des stocks afin que les niveaux de stock se mettent à jour automatiquement à mesure que les commandes arrivent, plutôt qu'au moyen de comptages manuels en fin de journée.

L'administration, la facturation et les paiements ont tendance à évoluer ensemble, car ils sont liés mécaniquement. La numérisation de la facturation crée des données structurées, telles que les montants, les dates, les taux de TVA et les détails sur le client, qui sont intégrées directement dans le logiciel de comptabilité. Lorsque vous ajoutez l'acceptation des paiements numérisée, ces mêmes données correspondent automatiquement aux paiements entrants. Une entreprise qui a numérisé ces trois éléments peut remplir facilement une déclaration de TVA au lieu de la reconstituer à partir de dossiers de factures, de relevés bancaires et de journaux de caisse.

Quelle est la différence entre numériser et automatiser une entreprise?

Numériser un processus signifie le convertir de l'analogique au numérique, par exemple transformer une facture papier en PDF ou en entrée dans un logiciel de facturation. Automatiser un processus signifie éliminer l'intervention humaine manuelle d'un processus numérique existant.

Par exemple, une société de conseil néerlandaise qui passe de factures manuscrites à un modèle Word a numérisé sa facturation. L'information existe désormais de manière numérique, mais quelqu'un doit tout de même ouvrir le modèle, remplir les détails du client, calculer la TVA à la main, enregistrer le fichier et l'envoyer par courriel. C'est numérique, mais non automatisé.

Si cette même société de conseil utilise un logiciel de facturation qui extrait les détails sur les clients à partir d'une base de données, calcule la TVA automatiquement au bon taux, génère la facture et l'envoie par courriel dès qu'un projet est marqué comme terminé, alors le processus a été automatisé. Les données étaient déjà numériques ; l'automatisation a éliminé les étapes manuelles.

La numérisation sans automatisation évolue mal. Les entreprises néerlandaises prévoyant de croître devraient accorder la priorité à l'automatisation dès le départ, car la charge administrative liée à la saisie manuelle augmente à peu près au même rythme que le volume des transactions. Les processus automatisés peuvent toutefois absorber les augmentations de volume sans ajout de coûts proportionnels.

Comment la numérisation soutient-elle la croissance et l'évolutivité des entreprises néerlandaises?

L'infrastructure de paiement numérisée, combinée à l'automatisation, élimine directement plusieurs goulots d'étranglement procéduraux. Stripe, par exemple, permet à une entreprise néerlandaise d'accepter iDEAL | Wero, les cartes et d'autres modes de paiement au moyen d'une seule intégration. Les données de transaction sont automatiquement disponibles pour le rapprochement et la production de rapports ; elles ne nécessitent pas de traitement distinct pour chaque mode.

Une entreprise néerlandaise dont les ventes s'étendent en Allemagne ou en Belgique n'a pas à négocier des accords distincts avec différents fournisseurs dans chaque pays. Elle peut ajouter les modes de paiement locaux pertinents pour ces marchés au moyen de la même intégration.

Les données numérisées soutiennent également des décisions financières plus judicieuses. Une entreprise ayant une visibilité en temps réel sur les flux de trésorerie, les tendances des ventes par produit ou région et les factures impayées peut prendre des décisions en matière de stocks, d'embauche et d'investissement fondées sur des chiffres actuels. Les décisions concernant le réapprovisionnement, la dotation en personnel ou l'expansion sont prises des semaines plus tôt lorsque les données sous-jacentes se mettent à jour d'elles-mêmes.

Quels défis les entreprises néerlandaises rencontrent-elles lors de la numérisation d'une entreprise?

Les entreprises néerlandaises peuvent rencontrer certains obstacles en cours de route. Gardez ces problèmes courants à l'esprit.

Intégration des anciens systèmes

Les entreprises néerlandaises établies peuvent utiliser des logiciels de comptabilité plus anciens ou des outils propres à un secteur qui ne s'associent pas facilement aux nouvelles plateformes. La migration de plusieurs années de données historiques sans perte d'exactitude nécessite une véritable planification.

Adaptation du personnel

Le personnel habitué aux processus manuels, en particulier dans les petites entreprises familiales, peut être réfractaire aux nouveaux systèmes, surtout s'il gère la facturation ou la comptabilité de la même manière depuis des décennies.

• Respect de la confidentialité des données
  

La numérisation des données financières et des données des clients implique de les traiter conformément à la mise en œuvre néerlandaise du RGPD, connue sous le nom d'« Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) », qui exige des mesures de protection spécifiques concernant le stockage, l'accès et le traitement.

Outils fragmentés

Une entreprise qui numérise la facturation avec un outil, les paiements avec un autre et la comptabilité avec un troisième se retrouve souvent avec des données bloquées dans des systèmes distincts qui ne communiquent pas entre eux. Cela recrée le problème de rapprochement que la numérisation était censée résoudre à l'origine.

Coût initial

Le remplacement des systèmes administratifs fondamentaux demande du temps et de l'argent avant d'être rentable. Les petites entreprises néerlandaises aux marges serrées retardent parfois la numérisation pour cette raison, même lorsque cela leur permettrait de réaliser des économies à plus long terme.

Par où les entreprises néerlandaises devraient-elles commencer lorsqu'elles numérisent leurs activités?

Commencez par la facturation et l'acceptation des paiements ; ils génèrent les données de transaction dont dépendent de nombreux autres éléments. Une entreprise néerlandaise qui commence par là verra probablement un encaissement des paiements plus rapide, moins d'erreurs dans les calculs de la TVA et une piste de vérification numérique pour chaque vente. À partir de là, connectez ces données de transaction à un logiciel de comptabilité au moyen d'une intégration bancaire afin que le rapprochement se fasse automatiquement plutôt que par un appariement manuel en fin de mois. Une fois que les données sous-jacentes sont fiables de manière numérique, automatisez les tâches répétitives telles que les rappels de paiement pour les factures en souffrance ou la catégorisation automatique des dépenses. Ce n'est qu'après cela qu'une entreprise devrait envisager des mesures axées sur la croissance, telles que l'ajout de modes de paiement pour de nouveaux marchés géographiques ou la connexion des données de vente sur plusieurs canaux.

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