Digitalizzare un'azienda ("digitaliseren van een bedrijf" in olandese) significa trasferire le operazioni principali dai supporti cartacei e dai fogli di calcolo disconnessi a sistemi digitali che condividono i dati automaticamente. Ad esempio, una fatturazione che alimenta la contabilità, pagamenti che si riconciliano con i record bancari e dati relativi all'imposta sul valore aggiunto (IVA) estrapolati direttamente dalla cronologia delle transazioni anziché essere ricostruiti manualmente ogni trimestre.

I Paesi Bassi si classificano al terzo posto nell'UE per la digitalizzazione delle attività, un cambiamento guidato dal modo in cui operano le banche olandesi, l'Agenzia delle Entrate dei Paesi Bassi ("Belastingdienst" in olandese) e le abitudini di pagamento dei consumatori.

Di seguito analizzeremo cosa comporta la digitalizzazione per un'attività olandese, perché è importante data la specifica infrastruttura bancaria e normativa del Paese e quali processi dovrebbero avere la priorità.

In sintesi

• La digitalizzazione ripaga quando i dati rimangono connessi da un passaggio all'altro, non semplicemente quando un processo passa dalla carta allo schermo.

• La digitalizzazione della fatturazione e dei pagamenti prima della contabilità e della riconciliazione consente ai passaggi successivi di funzionare correttamente.

• Le attività che digitalizzano uno strumento alla volta senza un piano di integrazione spesso ricreano gli stessi problemi che cercavano di risolvere.

Cosa significa digitalizzare un'azienda?

Digitalizzare un'attività significa trasferire i sistemi fondamentali per le operazioni aziendali su sistemi digitali connessi. Spesso si inizia con la contabilità, la fatturazione e la dichiarazione IVA. Tuttavia, la digitalizzazione va oltre il software di contabilità. Riguarda il modo in cui un'attività fattura ai clienti, accetta i pagamenti, riconcilia le transazioni bancarie e la capacità di questi sistemi di condividere i dati tra loro.

Perché la digitalizzazione è rilevante per le aziende olandesi?

I Paesi Bassi sono leader nella digitalizzazione. La cultura aziendale olandese riflette tre aspetti dell'ambiente finanziario del Paese.

Reportistica normativa

Le regole sull'IVA olandese richiedono presentazioni regolari e accurate, e i sistemi del Belastingdienst sono basati sulla dichiarazione digitale. Le attività che gestiscono la contabilità digitale possono estrapolare i dati IVA direttamente dai record delle transazioni anziché ricostruirli dalle ricevute cartacee ogni trimestre.

Abitudini di pagamento dei clienti

I consumatori olandesi scelgono iDEAL | Wero per circa i tre quarti degli acquisti online. Un'attività che non è in grado di accettare questo popolare metodo di pagamento perde un'ampia fetta del mercato e-commerce nazionale.

Infrastruttura bancaria

Le banche olandesi hanno sviluppato interfacce di programmazione delle applicazioni (API) di open banking. Ciò significa che le attività digitalizzate possono trasferire i dati delle transazioni direttamente dai propri conti ai software di contabilità, anziché scaricare file CSV e importarli manualmente.

Quali processi aziendali digitalizzano le aziende olandesi?

Per molte attività olandesi, la digitalizzazione inizia con la fatturazione e i pagamenti.

Ecco su cosa concentrano i propri sforzi le attività olandesi:

• Fatturazione: Passa dai modelli statici a software che generano fatture numerate in sequenza, monitorano lo stato dei pagamenti e inviano promemoria automatici per gli importi scaduti. Le fatture olandesi richiedono un numero di iscrizione alla Camera di Commercio (KVK) e la partita IVA; il software di fatturazione può gestire queste informazioni automaticamente.

• Accettazione dei pagamenti: Aggiungi metodi di pagamento digitali online, come iDEAL | Wero, carte e portafogli digitali, e di persona tramite terminali per carte che sostituiscono o integrano un registratore di cassa.

• Riconciliazione bancaria: Collega i conti bancari aziendali direttamente al software di contabilità, in modo che le transazioni in entrata e in uscita corrispondano a fatture e spese senza inserimento manuale.

• Amministrazione delle buste paga e delle risorse umane (HR): I sistemi digitali di elaborazione delle buste paga, che calcolano le imposte sulle retribuzioni e gestiscono i contributi pensionistici, sostituiscono i calcoli manuali effettuati ogni mese.

• Gestione dell'inventario e degli ordini: Collega i canali di vendita online ai sistemi di magazzino, in modo che i livelli di inventario si aggiornino automaticamente all'arrivo degli ordini, anziché tramite conteggi manuali a fine giornata.

L'amministrazione, la fatturazione e i pagamenti tendono a procedere di pari passo perché sono collegati meccanicamente. La digitalizzazione della fatturazione crea dati strutturati, come importi, date, aliquote IVA e dettagli del cliente, che confluiscono direttamente nel software di contabilità. Aggiungendo l'accettazione dei pagamenti digitalizzata, gli stessi dati corrispondono automaticamente ai pagamenti in entrata. Un'attività che ha digitalizzato tutti e tre questi processi, può compilare facilmente una dichiarazione IVA anziché ricostruirla da cartelle di fatture, estratti conto bancari e registri di cassa.

Qual è la differenza tra digitalizzare e automatizzare un'attività?

Digitalizzare un processo significa convertirlo da analogico a digitale, ad esempio trasformando una fattura cartacea in un PDF o in una registrazione in un software di fatturazione. Automatizzare un processo significa rimuovere l'intervento umano manuale da un processo digitale esistente.

Ad esempio, una società di consulenza olandese che passa dalle fatture scritte a mano a un modello Word ha digitalizzato la propria fatturazione. Ora le informazioni esistono in formato digitale, ma qualcuno deve comunque aprire il modello, inserire i dettagli del cliente, calcolare l'IVA a mano, salvare il file e inviarlo tramite email. Questo è digitale, ma non automatizzato.

Se la stessa società di consulenza utilizza un software di fatturazione che estrae i dettagli del cliente da un database, calcola automaticamente l'IVA all'aliquota corretta, genera la fattura e la invia tramite email nel momento in cui un progetto viene contrassegnato come completato, allora il processo è stato automatizzato. I dati erano già digitali; l'automazione ha rimosso i passaggi manuali.

La digitalizzazione senza automazione non è facilmente scalabile. Le attività olandesi che prevedono di crescere dovrebbero dare priorità all'automazione sin dall'inizio, poiché il carico amministrativo dell'inserimento manuale aumenta di pari passo con il volume delle transazioni. I processi automatizzati, invece, possono assorbire l'aumento dei volumi senza aggiungere costi proporzionali.

In che modo la digitalizzazione supporta la crescita e le possibilità di crescita per le aziende olandesi?

L'infrastruttura dei pagamenti digitalizzata, combinata con l'automazione, rimuove direttamente diversi colli di bottiglia procedurali. Stripe, ad esempio, consente a un'attività olandese di accettare iDEAL | Wero, carte e altri metodi di pagamento tramite un'unica integrazione. I dati delle transazioni sono automaticamente disponibili per la riconciliazione e la reportistica; non richiedono una gestione separata per ciascun metodo.

Un'attività olandese che espande le vendite in Germania o in Belgio non deve negoziare accordi separati con fornitori diversi in ogni Paese. Può aggiungere i metodi di pagamento locali pertinenti per quei mercati tramite la stessa integrazione.

I dati digitalizzati supportano anche decisioni finanziarie più mirate. Un'attività con visibilità in tempo reale sul flusso di cassa, sulle tendenze di vendita per prodotto o area geografica e sulle fatture in sospeso può prendere decisioni in merito a inventario, assunzioni e investimenti sulla base di dati aggiornati. Le decisioni su rifornimenti, personale o espansione vengono prese con settimane di anticipo quando i dati di base si aggiornano automaticamente.

Quali sfide affrontano le aziende olandesi nella digitalizzazione di un'attività?

Le attività olandesi possono incontrare determinati ostacoli lungo il percorso. Tieni a mente questi problemi comuni.

Integrazione di sistemi preesistenti

Le attività olandesi consolidate potrebbero utilizzare software di contabilità meno recenti o strumenti specifici del settore che non si collegano facilmente alle piattaforme più recenti. La migrazione di anni di dati storici senza perdere l'accuratezza richiede una vera e propria pianificazione.

Adattamento del personale

I dipendenti abituati ai processi manuali, in particolare nelle attività a conduzione familiare più piccole, possono opporre resistenza ai nuovi sistemi, soprattutto se hanno gestito la fatturazione o la contabilità nello stesso modo per decenni.

Conformità alla privacy dei dati

Digitalizzare i dati finanziari e dei clienti significa gestirli in conformità all'implementazione olandese del GDPR, nota come "Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)," che richiede salvaguardie specifiche per l'archiviazione, l'accesso e l'elaborazione.

Strumenti frammentati

Un'attività che digitalizza la fatturazione con uno strumento, i pagamenti con un altro e la contabilità con un terzo, spesso si ritrova con dati intrappolati in sistemi separati che non comunicano tra loro. Ciò ricrea il problema di riconciliazione che la digitalizzazione avrebbe dovuto risolvere fin dall'inizio.

Costi iniziali

Cambiare i sistemi amministrativi fondamentali richiede tempo e denaro prima di dare i suoi frutti. Le piccole attività olandesi con margini ridotti a volte ritardano la digitalizzazione per questo motivo, anche quando permetterebbe di risparmiare nel lungo periodo.

Da dove dovrebbero iniziare le aziende olandesi per la digitalizzazione di un'attività?

Inizia dalla fatturazione e dall'accettazione dei pagamenti; generano i dati delle transazioni da cui dipendono molte altre cose. Un'attività olandese che inizia da qui, probabilmente registrerà una riscossione dei pagamenti più rapida, un minor numero di errori nei calcoli dell'IVA e una traccia digitale per ogni vendita. A quel punto, collega i dati delle transazioni al software di contabilità tramite un'integrazione bancaria in modo che la riconciliazione avvenga automaticamente anziché tramite abbinamento manuale a fine mese. Una volta che i dati di base sono affidabili a livello digitale, automatizza le attività ripetitive come i promemoria di pagamento per le fatture scadute o la categorizzazione automatica delle spese. Solo successivamente un'attività dovrebbe intraprendere azioni incentrate sulla crescita, come l'aggiunta di metodi di pagamento per nuovi mercati geografici o il collegamento dei dati di vendita su più canali.

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