法人カードとは、ビジネス向けに発行されるクレジットカードです。従業員がカードを使用しても、支出に対するすべての責任は会社が負います。スタッフを雇用している 140 万のイギリスのビジネスは、法人カードを持っていれば、限度額、管理、カテゴリを事前に設定でき、取引はリアルタイムで会社の帳簿に記録されます。これにより、従業員は自分のお金で支払って払い戻しを請求する必要がなくなります。

以下では、イギリスのビジネスにおける法人カードの仕組み、税務と報告の義務、そしてチームにカードを配布する前にビジネスが必要とするコンプライアンスの基盤について説明します。

この記事でわかること

• 法人カードは通常、責任を従業員からビジネスに移します。これにより、税務目的での支出の管理、追跡、報告の方法が変わります。

• HMRC はカードでの支出を他の事業経費と同様に扱うため、対象となる購入に対する付加価値税 (VAT) の還付、現物給付、6 年間の記録保持がすべて適用されます。

• 法人カードから多くの価値を得ている企業は、明確な使用ポリシーと照合の習慣を設定する傾向があります。

イギリスの企業向けの法人カードとは何ですか？

法人カードとは、個人ではなくビジネスに対して発行されるカードのことです。ビジネスがすべての請求に対する責任を負います。イギリスの企業は通常、財務部門が管理する 1 枚のカード、または各従業員が 1 つのメインアカウントにリンクされたカードを受け取るプログラムのいずれかの方法で設定します。

イギリスの企業における法人カードの仕組み

法人カードは個人向けカードと同じカードネットワークを使用しますが、オーソリと決済は個人の信用履歴ではなく、ビジネス上の管理機能に基づいて構築されています。

法人カードの仕組みと一部の管理機能は以下のとおりです。

• 利用限度額: 各カードには企業が設定した上限を設けることができ、プログラムに応じて限度額を日次、週次、月次でリセットできます。

• 加盟店制限: カードの利用を特定の加盟店カテゴリーに限定できるため、出張費用のカードで関連のない小売業者での購入がオーソリされることはありません。

• チャージカードとクレジットカード: イギリスの多くの法人カードプログラムはチャージカードとして運用されており、請求サイクルごとに全額を支払う必要があります。これにより利息負担がなくなり、企業はキャッシュフローのタイミングを支払日周辺に合わせるようになります。

• 物理カードとバーチャルカード: バーチャルカードは、単一のベンダーや上限額が設定された目的に対してほぼ瞬時に生成できます。イギリスの多くの企業が、オンラインのサブスクや 1 回限りの仕入先への支払いに活用しています。Stripe Issuing では同じアカウントから物理カードとバーチャルカードをサポートしているため、イギリスの企業は物理カードの到着を待つことなく、Software-as-a-Service (SaaS) のサブスク用バーチャルカードを数分で作成できます。

• リアルタイムのオーソリ: 従業員がカードをタッチするかカード詳細を入力すると、取引はカードネットワークを経由し、発行会社は企業が設定したルールに基づいて承認または拒否します。

• 決済とデータ: 資金は、個人向けカードと同じように、イギリスの標準的なカード精算プロセスを通じて決済されます。唯一の違いは各取引で返されるデータであり、これには加盟店カテゴリーコードが含まれ、一部のプログラムでは会計ソフトウェアに連携される明細行データも含まれます。

法人カードにはどのような税務および報告要件が適用されますか？

イギリスの税務当局である HMRC は、法人カードでの支出を事業経費として扱います。つまり、控除の対象となるには事業目的のみに限定されている必要があり、会社はそれを証明する記録を保持する必要があります。

カードプログラムを運営するイギリスの企業にとって、いくつかの重要な領域があります。

• VAT の還付: イギリスの VAT に登録されているビジネスは、対象となる法人カードでの購入にかかる仕入 VAT の還付を請求できますが、それにはサプライヤーの VAT 登録番号が記載された有効な VAT 請求書が必要です。調査の際、HMRC はその請求書を要求することができます (要求される可能性が高いです)。

• 現物給付: 従業員が法人カードを出張以外の食事などの個人的な用途で使用し、会社がその費用を回収しない場合、HMRC はそれを課税対象の現物給付として扱うことができます。これらの取引は、P11D フォームまたは PAYE (Pay As You Earn) 決済契約を通じて報告する必要があります。フラグが立てられずに見過ごされた個人的な支出は、カードプログラムの抜け穴となります。

• 法人税の経費分類: 事業経費は課税対象利益を減らしますが、それは正確に分類され、書類に裏付けられている場合のみです。顧客の接待、スタッフの出張、オフィス用品を区別できないプログラムは、監査リスクを生み出します。

• 記録の保持: HMRC は、イギリスの企業に対し、カードの書類を含む財務記録を少なくとも 6 年間保持することを義務付けています。明細書だけでは不十分であり、領収書と請求書を保存する必要があります。適切な会計記録を保持していない場合、HMRC は企業に 3,000 ポンドの罰金を科すか、取締役を解任することができます。

法人カードはイギリスのビジネスの経費管理をどのようにサポートしますか？

法人カードが一般的になる前は、従業員が自己負担で支払いを行って領収書を提出し、財務部門がそれを経費システムに入力し、数週間後に払い戻しが行われていました。カードを使用すると、そのプロセスが 1 つの取引に簡素化され、発生した時点ですぐに財務部門で確認できるようになります。

リアルタイムで可視化されることで、予算の監視は月次の事後確認ではなく、継続的な監視に変わります。また、カードレベルで支出管理を設定することで、財務部門が追跡しなければならないポリシー違反も減少します。

領収書の記録はモバイルファーストのワークフローに移行しているため、従業員は支払いの直後に領収書の写真を撮ることができます。照合ソフトウェアがそれを対応するカード取引にリンクするため、月末に手動で分類する手間が省けます。

法人カードにはどのようなコンプライアンスおよび記録保持の義務がありますか？

前述の税務規則に加えて、カードプログラムを運営するイギリスの企業は内部統制を考慮する必要があります。たとえば、書面によるカード使用ポリシーは、多くの会計士や監査人にとっての基準となります。これらの管理では、適格な経費としてカウントされるもの、役割ごとに適用される限度額、誰かがポリシー外でカードを使用した場合の対処方法などを定義します。文書化されたポリシーがない場合、HMRC から問い合わせがあった際に、経費の分類を弁明するのが難しくなる可能性があります。

照合の頻度も重要です。月末まで待って領収書と明細書を照合すると、エラーや不足している書類が誰にも気づかれないまま蓄積される可能性があります。統合されたソフトウェアを通じて毎週またはリアルタイムで照合することで、従業員の記憶に新しい、請求日により近い段階で不一致を発見する機会が得られます。

他の財務プロセスと同様に、この場合でも職務の分離が適用されます。カードの発行、限度額の設定、例外の承認を行うことができる担当者は、不正使用に対するチェック機能が失われるため、通常は明細書の照合を行うべきではありません。

カードのガバナンスは、金融サービス会社の個人にその行動と能力に対する個人的な責任を負わせる枠組みである SM&CR (Senior Managers and Certification Regime) の下で事業を展開するビジネスに対する広範な内部統制要件と交差する場合があります。金融行動監視機構 (FCA) は 約 42,000 のイギリスのビジネスを直接規制しています。ただし、ビジネスが規制対象の金融会社でない限り、多くのイギリスの法人カードプログラムは SM&CR の直接の適用範囲外にあります。

法人カードに関してイギリスのビジネスが考慮すべきリスクと制限は何ですか？

従業員が簡単に使用できるカードは、誤った個人的な購入などの範囲違反であれ、より意図的なものであれ、簡単に悪用される可能性もあります。支出管理はこれを減らすのに役立ちますが、その効果は会社が設定するカテゴリと限度額に依存します。考慮すべきその他の要素は次のとおりです。

クレジットエクスポージャーとドキュメントの遅れ

従業員ではなく会社が残高の責任を負うため、クレジットエクスポージャーは一括後払いカードおよびクレジットカードプログラムの懸念事項となります。優れたソフトウェアを使用しても、ドキュメントの遅れは根強い問題として残ります。従業員は簡単に、そして即座に購入を行うことができますが、裏付けとなる書類の提出については引き続き従業員に依存することになります。

海外での取引の処理

これは、海外での支出があるイギリスの企業にとっては注意が必要です。通貨換算手数料と為替レートは発行会社によって異なるため、従業員が出張したり、海外のベンダーに支払いをしたりする企業は、自社のプログラムでこれらの換算の価格がどのように設定されているかを理解する必要があります。

ベンダーロックイン

法人カードのプロバイダーを変更するということは、通常、すべてのカードを再発行し、すべてのシステム連携を更新すると同時に、新しいプロセスについて従業員を再トレーニングする可能性があることを意味します。プロバイダーの選択によっては、カード自体以外の切り替えコストが発生する可能性があります。

イギリスの企業が法人カードの導入を判断する方法

導入の判断は、いくつかの要因を比較検討する必要があります。会社の規模や体制によって、それぞれ異なる答えが導き出されます。

購入量と従業員数

会社を代表して購入を行う従業員の数とその頻度を考慮します。2 人が時折備品を購入する会社と、40 人が定期的に出張する会社では、計算が異なります。

管理要件

財務部門が必要とするリアルタイムの監視レベルを決定します。これまで月次での照合で問題なく機能していた場合、経費の超過に驚かされたことがあるビジネスに比べて、リアルタイムでの支出管理の必要性は低くなります。

既存システムとの連携

導入されている会計や決済の仕組みがシステム連携に対応しているか、あるいはカードプログラムを導入することで、手動で管理しなければならない独立したシステムがまた 1 つ増えることになるかを判断します。ビジネスで Stripe を通じて決済を処理している場合、Issuing サービスを使用して、カードデータと収益データを同じ環境で管理できます。これにより、関連性のない会計ソフトウェアと並行して別の銀行のカードプログラムを運用する場合と比べて、照合を簡素化できます。

ドキュメントの規律

実施する必要があるレベルの記録管理に対応できる能力が会社にあることを確認します。たとえば、法人カードプログラムでは、領収書を記録するというコンプライアンス上の負担の一部が個々の従業員に移るため、漏れを防ぐためのプロセスやソフトウェアがないビジネスでは、カードプログラムで削減されるはずの監査リスクが蓄積される可能性があります。

Stripe Issuing でできること

Stripe Issuing はカスタムカードを簡単に作成、配布、管理できるツールです。新しい収益源の創出や、顧客体験の向上を実現します。

Issuing でできることは以下のとおりです。

• 新しいカード製品の立ち上げ: 経費用カード、特典カードなど、特定のビジネスニーズに合わせてカスタマイズされた物理カード、バーチャルカード、トークン化されたカードを迅速に作成できます。

• 業務効率の向上: Stripe の API (アプリケーションプログラミングインターフェイス) を通じてカードの発行と管理を自動化し、複数のカード発行会社とやり取りする複雑さを軽減します。

• 顧客体験の向上: 既存の製品やサービスとシームレスに統合できるブランドカード体験を顧客に提供します。

• 可視性と管理機能: 詳細な取引データと管理機能にアクセスして、カード使用状況の確認、利用限度額の設定、カードの一時停止を必要に応じて行うことができます。

• 収益機会の拡大: カードプログラムを活用し、インターチェンジフィーによる収益を得るか、付加価値サービスを提供して収益化を図れます。

• Stripe の専門知識の活用: 大手企業のカードプログラムを支援してきた Stripe の堅牢なインフラと法令遵守サポートをご利用いただけます。

Stripe Issuing による独自のカードプログラムを活用して事業成長を促進する方法については、詳細はこちらをご覧ください。または、今すぐ始めることができます。