Eine Firmenkarte ist eine an ein Unternehmen ausgestellte Kreditkarte. Auch wenn ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin die Karte nutzen kann, trägt das Unternehmen die gesamte Haftung für die Ausgaben. Jedes der 1,4 Millionen Unternehmen aus dem Vereinigten Königreich, das Personal beschäftigt, kann im Voraus Limits, Kontrollen und Kategorien festlegen, wenn es über eine Firmenkarte verfügt, und die Transaktionen würden in Echtzeit in den Büchern des Unternehmens verbucht werden. Auf diese Weise müssen Mitarbeiter/innen nicht mit ihrem eigenen Geld bezahlen und keinen Anspruch auf Rückerstattung geltend machen.

Im Folgenden gehen wir darauf ein, wie Firmenkarten für Unternehmen aus dem Vereinigten Königreich funktionieren, welche Steuer- und Meldeverpflichtungen bestehen und welche Compliance-Grundlagen ein Unternehmen benötigt, bevor es Karten an sein Team verteilt.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Firmenkarten verlagern in der Regel die Haftung vom Mitarbeiter auf das Unternehmen, was die Art und Weise ändert, wie Ausgaben für steuerliche Zwecke kontrolliert, nachverfolgt und gemeldet werden.

• Die His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) behandelt Kartenausgaben wie jede andere Geschäftsausgabe. Das bedeutet, dass die Rückforderung von Mehrwertsteuer (VAT) auf förderfähige Käufe, Sachbezüge und eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist für Aufzeichnungen gelten.

• Unternehmen, die stark von Firmenkarten profitieren, neigen dazu, klare Nutzungsrichtlinien und Abgleichsgewohnheiten festzulegen.

Was sind Firmenkarten für Unternehmen aus dem Vereinigten Königreich?

Eine Firmenkarte ist eine Karte, die an ein Unternehmen und nicht an eine Einzelperson ausgestellt wird. Das Unternehmen haftet für alle Abbuchungen. Unternehmen aus dem Vereinigten Königreich richten diese in der Regel auf eine von zwei Arten ein: als einzelne Karte, die von der Finanzabteilung kontrolliert wird, oder als Programm, bei dem alle Mitarbeiter/innen eine Karte erhalten, die mit einem Hauptkonto verknüpft ist.

Wie funktionieren Firmenkarten für Unternehmen im Vereinigten Königreich?

Firmenkarten nutzen dieselben Kartennetzwerke wie Verbraucherkarten, aber Autorisierung und Zahlungsabwicklung basieren auf geschäftlichen Kontrollen und nicht auf der persönlichen Bonität.

Hier erfahren Sie, wie Firmenkarten funktionieren, und lernen einige der Kontrollmöglichkeiten kennen:

• Ausgabenlimits: Jede Karte kann ein eigenes, vom Unternehmen festgelegtes Limit haben. Das Limit kann je nach Programm täglich, wöchentlich oder monatlich zurückgesetzt werden.

• Händlerbeschränkungen: Karten können für bestimmte Händlerkategorien gesperrt werden, sodass eine für Reisekosten vorgesehene Karte keinen Kauf bei einem fachfremden Einzelhändler autorisiert.

• Charge-Karten versus Kreditkarten: Viele Programme für Firmenkarten im Vereinigten Königreich werden als Charge-Karten geführt, was bedeutet, dass der gesamte Saldo in jedem Abrechnungszyklus fällig ist. Dies eliminiert Zinskosten und ändert die Art und Weise, wie ein Unternehmen seinen Cashflow auf die Zahlungsdaten abstimmt.

• Physische versus virtuelle Karten: Virtuelle Karten können fast sofort für einen einzelnen Anbieter oder einen begrenzten Zweck generiert werden; viele Unternehmen im Vereinigten Königreich verwenden sie für Online-Abonnements und einmalige Lieferantenzahlungen. Stripe Issuing unterstützt physische und virtuelle Karten über dasselbe Konto, sodass ein Unternehmen im Vereinigten Königreich innerhalb von Minuten eine virtuelle Karte für ein Software-as-a-Service-Abonnement (SaaS) erstellen kann, ohne auf eine physische Karte warten zu müssen.

• Autorisierung in Echtzeit: Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter die Karte auflegt oder Kartenangaben eingibt, wird die Transaktion über das Kartennetzwerk geleitet, und der Aussteller genehmigt oder lehnt sie basierend auf den vom Unternehmen konfigurierten Regeln ab.

• Zahlungsabwicklung und Daten: Gelder werden über den Standard-Karten-Clearing-Prozess im Vereinigten Königreich abgewickelt, genauso wie bei Verbraucherkarten. Der einzige Unterschied sind die Daten, die mit jeder Transaktion zurückgegeben werden, einschließlich Händlerkategorie-Codes und in einigen Programmen detaillierte Positionsdaten, die in die Buchhaltungssoftware einfließen.

Welche Steuer- und Meldeanforderungen gelten für Firmenkarten?

Die britische Steuerbehörde HMRC behandelt Ausgaben auf einer Firmenkarte als Geschäftsausgabe. Das bedeutet, dass sie ausschließlich geschäftlichen Zwecken dienen müssen, um abzugsfähig zu sein, und das Unternehmen entsprechende Aufzeichnungen führen muss, um dies nachzuweisen.

Einige Bereiche sind für Unternehmen aus dem Vereinigten Königreich, die Kartenprogramme durchführen, wichtig:

• Rückforderung von Umsatzsteuer: Ein für die britische Umsatzsteuer registriertes Unternehmen kann die Vorsteuer für förderfähige Käufe mit der Firmenkarte zurückfordern, jedoch nur mit einer gültigen Umsatzsteuerrechnung, auf der die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten ausgewiesen ist. Bei einer Prüfung kann die HMRC diese Rechnung anfordern, und das wird sie wahrscheinlich auch tun.

• Sachbezüge: Wenn ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin eine Firmenkarte für private Zwecke nutzt, beispielsweise für eine Mahlzeit außerhalb einer Geschäftsreise, und das Unternehmen diese Kosten nicht zurückfordert, kann die HMRC dies als steuerpflichtigen Sachbezug behandeln. Diese Transaktionen müssen über ein Formular P11D oder ein Pay As You Earn (PAYE) Settlement Agreement gemeldet werden. Private Ausgaben, die unerkannt bleiben, stellen eine Lücke in Kartenprogrammen dar.

• Kategorisierung von Ausgaben für die Körperschaftsteuer: Geschäftsausgaben mindern den steuerpflichtigen Gewinn, jedoch nur, wenn sie richtig kategorisiert und durch Unterlagen belegt sind. Ein Programm, das Kundengeschenke nicht von Mitarbeiterreisen oder Büromaterial trennen kann, führt zu einem Prüfungsrisiko.

• Aufbewahrung von Aufzeichnungen: Die HMRC verlangt von Unternehmen aus dem Vereinigten Königreich, Finanzunterlagen, einschließlich Kartendokumentation, mindestens sechs Jahre lang aufzubewahren. Kontoauszüge allein reichen hierfür nicht aus; Sie müssen die Zahlungsbelege und Rechnungen aufbewahren. Die HMRC kann ein Unternehmen mit einer Geldstrafe von 3.000 £ belegen oder einen Vorstand disqualifizieren, wenn keine ordnungsgemäßen Buchführungsunterlagen geführt werden.

Wie unterstützen Firmenkarten das Ausgabenmanagement für Unternehmen aus dem Vereinigten Königreich?

Bevor Firmenkarten üblich waren, zahlten Mitarbeiter/innen aus eigener Tasche und reichten einen Zahlungsbeleg ein, die Finanzabteilung gab ihn in ein Ausgabensystem ein, und die Rückerstattung erfolgte Wochen später. Eine Karte vereinfacht diesen Prozess zu einer einzigen Transaktion, die die Finanzabteilung sofort nach der Durchführung sieht.

Dank der Echtzeit-Transparenz wird die Budgetüberwachung zu einer kontinuierlichen Kontrolle und nicht zu einem monatlichen Nachholen. Ausgabenkontrollen, die auf Kartenebene eingerichtet werden, bedeuten auch, dass die Finanzabteilung weniger Richtlinienverstöße nachverfolgen muss.

Da die Erfassung von Belegen zunehmend auf mobilen Workflows basiert, können Mitarbeiter/innen einen Zahlungsbeleg direkt nach dem Bezahlen fotografieren. Matching-Software verknüpft ihn mit der entsprechenden Kartentransaktion, sodass am Ende des Monats nichts manuell sortiert werden muss.

Welche Compliance- und Aufzeichnungsverpflichtungen sind mit Firmenkarten verbunden?

Über die genannten Steuervorschriften hinaus müssen Unternehmen aus dem Vereinigten Königreich, die Kartenprogramme durchführen, interne Kontrollen berücksichtigen. Beispielsweise ist eine schriftliche Richtlinie zur Kartennutzung eine Grundlage für viele Buchhalter/innen und Prüfer/innen. Diese Kontrollen definieren, was als anrechenbare Ausgabe gilt, welche Limits nach Rolle gelten und was passiert, wenn jemand eine Karte außerhalb der Richtlinien verwendet. Ohne eine solche dokumentierte Richtlinie hat ein Unternehmen möglicherweise größere Schwierigkeiten, seine Ausgabenkategorisierung gegenüber der HMRC zu verteidigen, falls diese danach fragt.

Auch die Häufigkeit des Abgleichs spielt eine Rolle. Wenn man bis zum Monatsende wartet, um Belege mit Kontoauszügen abzugleichen, können sich Fehler und fehlende Dokumente häufen, bevor sie jemand bemerkt. Durch einen wöchentlichen oder Echtzeit-Abgleich über integrierte Software haben Unternehmen die Möglichkeit, Unstimmigkeiten näher am Abbuchungsdatum zu erkennen, wenn sich der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin noch besser daran erinnert.

Die Funktionstrennung gilt in diesem Fall – genau wie bei anderen Finanzprozessen. Die Person, die Karten ausstellen, Limits festlegen und Ausnahmen genehmigen kann, sollte in der Regel nicht die Kontoauszüge abgleichen, da dadurch eine Kontrolle gegen Missbrauch entfällt.

Card Governance kann sich mit umfassenderen internen Kontrollanforderungen für Unternehmen überschneiden, die unter das Senior Managers and Certification Regime (SM&CR) fallen. Dieses Framework macht Einzelpersonen in Finanzdienstleistungsunternehmen persönlich für ihr Verhalten und ihre Kompetenz verantwortlich. Die Financial Conduct Authority (FCA) reguliert etwa 42.000 Unternehmen aus dem Vereinigten Königreich direkt. Viele britische Firmenkartenprogramme fallen jedoch nicht direkt in den Geltungsbereich des SM&CR, es sei denn, das Unternehmen ist ein reguliertes Finanzunternehmen.

Welche Risiken und Einschränkungen sollten Unternehmen aus dem Vereinigten Königreich bei Firmenkarten beachten?

Eine Karte, die für Mitarbeiter/innen leicht zu verwenden ist, kann auch leicht missbraucht werden, sei es durch einen Verstoß gegen den Geltungsbereich wie einen versehentlichen privaten Kauf oder etwas Vorsätzlicheres. Ausgabenkontrollen tragen dazu bei, dies zu reduzieren, aber sie sind nur so gut wie die Kategorien und Limits, die ein Unternehmen festlegt. Hier sind einige weitere Faktoren, die es zu beachten gilt:

Kreditrisiko und Verzögerung bei der Dokumentation

Das Kreditrisiko betrifft Charge-Card- und Kreditkartenprogramme, da das Unternehmen und nicht der Mitarbeiter für den Saldo haftet. Die Verzögerung bei der Dokumentation bleibt auch bei guter Software ein anhaltendes Problem. Ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin kann einen Kauf einfach und sofort tätigen, aber Sie sind dennoch darauf angewiesen, dass die Person die unterstützenden Dokumente einreicht.

Abwicklung von Auslandstransaktionen

Dies verdient Aufmerksamkeit für jedes Unternehmen aus dem Vereinigten Königreich mit internationalen Ausgaben. Die Gebühren für die Währungsumrechnung und Wechselkurse variieren je nach Aussteller, und ein Unternehmen mit reisenden Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen oder Lieferanten in Übersee sollte verstehen, wie sein Programm diese Umrechnungen berechnet.

Anbieterabhängigkeit

Der Wechsel von Anbietern von Firmenkarten bedeutet in der Regel die Neuausstellung jeder Karte und die Aktualisierung jeder Integration, während möglicherweise Mitarbeiter/innen für einen neuen Prozess umgeschult werden müssen. Die Wahl Ihres Anbieters kann bedeuten, dass Ihnen Kosten für den Wechsel entstehen, die über die Karte selbst hinausgehen.

Wie können Unternehmen aus dem Vereinigten Königreich entscheiden, ob Firmenkarten die richtige Wahl sind?

Die Entscheidung sollte anhand einiger Faktoren abgewogen werden. Je nach Größe und Struktur des Unternehmens fällt die Antwort unterschiedlich aus.

Kaufvolumen und Mitarbeiterzahl

Überlegen Sie, wie viele Mitarbeiter/innen im Namen des Unternehmens Käufe tätigen werden und wie oft. Für ein Unternehmen, in dem zwei Personen gelegentlich Büromaterial kaufen, sieht die Rechnung anders aus als für ein Unternehmen mit 40 Personen, die regelmäßig reisen.

Anforderungen an die Kontrolle

Bestimmen Sie, in welchem Umfang die Finanzabteilung in Echtzeit den Überblick behalten muss. Wenn der monatliche Abgleich bisher gut funktioniert hat, ist die Notwendigkeit von Ausgabenkontrollen in Echtzeit geringer als bei einem Unternehmen, das bereits von Kostenüberschreitungen überrascht wurde.

Einbindung in Bestandssysteme

Finden Sie heraus, ob die vorhandene Buchhaltungs- und Zahlungseinrichtung eine Integration unterstützt oder ob ein Kartenprogramm ein weiteres, isoliertes System bedeuten würde, das manuell verwaltet werden muss. Wenn Ihr Unternehmen Zahlungen über Stripe abwickelt, können Sie den Issuing-Dienst nutzen, um Kartendaten in derselben Umgebung wie Umsatzdaten zu speichern. Dies kann den Abgleich im Vergleich zur parallelen Nutzung eines Kartenprogramms einer separaten Bank und einer unabhängigen Buchhaltungssoftware vereinfachen.

Disziplin bei der Dokumentation

Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen über die erforderlichen Kapazitäten für die Aufzeichnungsanforderungen verfügt, die Sie durchsetzen müssen. Da ein Firmenkartenprogramm beispielsweise einen Teil der Compliance-Verantwortung auf die einzelnen Mitarbeiter/innen verlagert, um Belege zu erfassen, könnte ein Unternehmen ohne die Prozesse oder Software, um Lücken zu erkennen, demselben Prüfungsrisiko ausgesetzt sein, das ein Kartenprogramm eigentlich verringern soll.

So kann Stripe Issuing Sie unterstützen

Mit Stripe Issuing können Sie auf einfache Weise individuelle Karten erstellen, verteilen und verwalten und so neue Umsatzströme generieren und die Nutzungsfreundlichkeit verbessern.

Mit Issuing können Sie unter anderem Folgendes umsetzen:

• Neue Kartenprodukte einführen: Erstellen Sie im Handumdrehen physische, virtuelle oder mit Token versehene Karten, die auf die speziellen Anforderungen Ihres Unternehmen zugeschnitten sind – ganz gleich, ob es sich um Firmenkreditkarten, Prämien oder etwas anderes handelt.

• Betriebliche Effizienz verbessern: Automatisieren Sie die Ausgabe und Verwaltung von Karten über die APIs (Application Programming Interfaces) von Stripe, wodurch die Komplexität der Zusammenarbeit mit mehreren Kartenausstellern verringert wird.

• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Ihren Kundinnen und Kunden ein individuelles Marken-Kartenerlebnis, das sich nahtlos in Ihre bestehenden Produkte und Dienstleistungen integriert.

• Transparenz und Kontrolle gewinnen: Greifen Sie auf detaillierte Transaktionsdaten und Kontrollmöglichkeiten zu, um die Nutzung der Karte zu überwachen, Ausgabenlimits festzulegen und Karten bei Bedarf zu sperren.

• Umsatzchancen erweitern: Monetarisieren Sie Ihre Kartenprogramme durch das Einziehen von Umsatzbeteiligungen oder durch das Angebot von Mehrwertdiensten.

• Von der Expertise von Stripe profitieren: Nutzen Sie die Vorteile einer soliden Infrastruktur und Compliance-Unterstützung, die Stripe mithilfe seiner Erfahrungen bei der Umsetzung von Kartenprogrammen für führende Unternehmen entwickelt hat.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Stripe Issuing Ihnen helfen kann, Ihr Wachstum mit individuellen Kartenprogrammen voranzutreiben oder starten Sie noch heute.