Une carte d'entreprise est une carte de crédit émise au nom d'une entreprise. Bien qu'un employé puisse utiliser la carte bancaire, l'entreprise assume l'entière responsabilité des dépenses. Chacune des 1,4 million d'entreprises britanniques qui emploient du personnel peut fixer des limites, des contrôles et des catégories à l'avance si elle dispose d'une carte d'entreprise, et les transactions seraient enregistrées dans les livres de l'entreprise en temps réel. Ainsi, les employés n'ont pas à payer avec leur propre argent et à soumettre une demande de remboursement.

Nous aborderons ci-dessous le fonctionnement des cartes d'entreprise pour les entreprises britanniques, les obligations fiscales et de déclaration, et les bases de la conformité dont une entreprise a besoin avant de distribuer des cartes bancaires à son équipe.

L’essentiel à retenir

• Les cartes d'entreprise transfèrent généralement la responsabilité de l'employé à l'entreprise, ce qui modifie la manière dont les dépenses sont contrôlées, suivies et déclarées à des fins fiscales.

• Le fisc britannique (HMRC) considère les dépenses par carte bancaire comme n'importe quelle autre dépense professionnelle, ce qui signifie que la récupération de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) sur les achats admissibles, les avantages en nature et la conservation des dossiers pendant six ans s'appliquent tous.

• Les entreprises qui tirent beaucoup de valeur des cartes d'entreprise ont tendance à définir des politiques d'utilisation et des habitudes de rapprochement claires.

Que sont les cartes d'entreprise pour les entreprises britanniques ?

Une carte d'entreprise est une carte bancaire émise au nom d'une entreprise plutôt qu'au nom d'un particulier. L'entreprise est responsable de tous les frais. Les entreprises britanniques les configurent généralement de deux manières : une carte unique contrôlée par le service financier ou un programme dans lequel chaque employé reçoit une carte bancaire liée à un compte principal.

Comment fonctionnent les cartes d'entreprise pour les entreprises au Royaume-Uni ?

Les cartes d'entreprise utilisent les mêmes réseaux de cartes que les cartes grand public, mais l'autorisation et le règlement reposent sur des contrôles commerciaux plutôt que sur les antécédents de crédit personnels.

Voici comment fonctionnent les cartes d'entreprise et certains de ces contrôles :

• Limites de dépenses : Chaque carte peut avoir son propre plafond fixé par l'entreprise, et la limite peut être réinitialisée tous les jours, toutes les semaines ou tous les mois selon le programme.

• Restrictions liées aux marchands : Les cartes peuvent être limitées à des catégories de marchands spécifiques. Ainsi, une carte destinée aux frais de déplacement n'autorisera pas un achat chez un commerçant non lié.

• Cartes de paiement différé et cartes de crédit : De nombreux programmes de cartes d'entreprise au Royaume-Uni fonctionnent comme des cartes de paiement différé, ce qui signifie que le solde total est dû à chaque cycle de facturation. Cela élimine les frais d'intérêts et modifie la façon dont une entreprise synchronise ses flux de trésorerie autour des dates de paiement.

• Cartes physiques et cartes virtuelles : Des cartes virtuelles peuvent être générées presque instantanément pour un fournisseur unique ou pour un objectif plafonné ; de nombreuses entreprises au Royaume-Uni les utilisent pour les abonnements en ligne et les paiements de fournisseurs ponctuels. Stripe Issuing prend en charge les cartes physiques et virtuelles à partir du même compte, de sorte qu'une entreprise au Royaume-Uni peut créer une carte virtuelle pour un abonnement de type logiciel en tant que service (SaaS) en quelques minutes sans attendre une carte physique.

• Autorisation en temps réel : Lorsqu'un employé utilise le paiement sans contact ou saisit des informations de carte, la transaction transite par le réseau de cartes, et l'émetteur l'approuve ou la refuse en fonction des règles configurées par l'entreprise.

• Règlement et données : Les fonds sont réglés via le processus standard de compensation de cartes au Royaume-Uni, de la même manière que pour les cartes grand public. La seule différence réside dans les données renvoyées avec chaque transaction, y compris les codes de catégorie de marchand et, dans certains programmes, des données de ligne détaillées qui alimentent le logiciel de comptabilité.

Quelles sont les exigences fiscales et de déclaration applicables aux cartes d'entreprise ?

L'administration fiscale britannique, la HMRC, considère les dépenses effectuées avec une carte d'entreprise comme des dépenses professionnelles, ce qui signifie qu'elles doivent être effectuées exclusivement à des fins professionnelles pour pouvoir être déduites, et l'entreprise doit conserver des registres pour le prouver.

Plusieurs éléments sont importants pour les entreprises britanniques qui gèrent des programmes de cartes bancaires :

• Récupération de la TVA : une entreprise assujettie à la TVA au Royaume-Uni peut récupérer la TVA en amont sur les achats admissibles effectués avec une carte d'entreprise, mais uniquement avec une facture avec TVA valide indiquant le numéro d'immatriculation à la TVA du fournisseur. Lors d'une inspection, la HMRC peut, et demandera probablement, cette facture.

• Avantages en nature : si un employé utilise une carte d'entreprise à des fins personnelles, comme un repas en dehors d'un voyage d'affaires, et que l'entreprise ne récupère pas ce coût, la HMRC peut considérer qu'il s'agit d'un avantage en nature imposable. Ces transactions doivent être déclarées via un formulaire P11D ou un accord de règlement PAYE (Pay As You Earn). Les dépenses personnelles qui passent inaperçues constituent une faille dans les programmes de cartes bancaires.

• Catégorisation des dépenses pour l'impôt sur les sociétés : les dépenses professionnelles réduisent le bénéfice imposable, mais uniquement lorsqu'elles sont correctement classées et appuyées par des documents. Un programme qui ne permet pas de distinguer les frais de représentation des clients des frais de déplacement du personnel et des fournitures de bureau expose l'entreprise à des risques d'audit.

• Conservation des dossiers : la HMRC exige des entreprises britanniques qu'elles conservent les dossiers financiers, y compris les documents relatifs aux cartes bancaires, pendant au moins six ans. Les relevés seuls ne suffisent pas ; vous devez conserver les reçus et les factures. La HMRC peut infliger une amende de 3 000 £ à une entreprise ou interdire à un directeur d'exercer ses fonctions s'il ne tient pas de registres comptables appropriés.

Comment les cartes d'entreprise facilitent-elles la gestion des dépenses des entreprises britanniques ?

Avant que les cartes d'entreprise ne se généralisent, l'employé payait de sa poche et soumettait un reçu, le service financier le saisissait dans un système de gestion des dépenses, et le remboursement arrivait des semaines plus tard. Une carte bancaire simplifie ce processus en une seule transaction que le service financier voit dès qu'elle a lieu.

Grâce à la visibilité en temps réel, le suivi du budget devient une supervision continue plutôt qu'un rattrapage mensuel. Les contrôles des dépenses définis au niveau de la carte bancaire signifient également moins de violations des politiques à rechercher pour le service financier.

Maintenant que la capture des reçus s'est orientée vers des flux de travail axés sur le mobile, un employé peut photographier un reçu juste après avoir payé. Le logiciel de rapprochement le relie à la transaction par carte bancaire correspondante, de sorte qu'il n'y a rien à trier manuellement à la fin du mois.

Quelles sont les obligations de conformité et de tenue de registres liées aux cartes d'entreprise ?

Au-delà des règles fiscales mentionnées, les entreprises britanniques qui gèrent des programmes de cartes bancaires doivent tenir compte des contrôles internes. Par exemple, une politique écrite d'utilisation des cartes bancaires est une base pour de nombreux comptables et auditeurs. Ces contrôles définissent ce qui constitue une dépense admissible, quelles limites s'appliquent par rôle et ce qui se passe lorsque quelqu'un utilise une carte bancaire en dehors de la politique. Sans cette politique documentée, une entreprise pourrait avoir plus de mal à justifier la catégorisation de ses dépenses si la HMRC le demande.

La fréquence de rapprochement est également importante. Attendre la fin du mois pour faire correspondre les reçus aux relevés pourrait entraîner l'accumulation d'erreurs et de documents manquants avant que quiconque ne s'en aperçoive. Le rapprochement hebdomadaire ou en temps réel via un logiciel intégré permet aux entreprises de détecter les écarts plus près de la date de paiement, alors qu'elle est encore fraîche dans l'esprit de l'employé.

La séparation des tâches s'applique dans ce cas, comme pour d'autres processus financiers. La personne qui peut émettre des cartes bancaires, fixer des limites et approuver des exceptions ne devrait généralement pas effectuer le rapprochement des relevés, car cela supprime un contrôle contre les abus.

La gouvernance des cartes bancaires peut recouper des exigences plus larges de contrôle interne pour les entreprises opérant dans le cadre du régime des cadres supérieurs et de la certification (SM&CR), un cadre qui tient les individus travaillant dans des sociétés de services financiers personnellement responsables de leur conduite et de leurs compétences. La Financial Conduct Authority (FCA) réglemente directement environ 42 000 entreprises britanniques. Cependant, de nombreux programmes de cartes d'entreprise britanniques ne relèvent pas du champ d'application direct du SM&CR, à moins que l'entreprise ne soit une société financière réglementée.

Quels risques et limites les entreprises britanniques doivent-elles prendre en compte avec les cartes d'entreprise ?

Une carte bancaire facile à utiliser pour un employé peut également être facile à utiliser à mauvais escient, qu'il s'agisse d'une violation du champ d'application comme un achat personnel accidentel ou de quelque chose de plus délibéré. Les contrôles des dépenses permettent de réduire ce risque, mais ils ne valent que ce que valent les catégories et les limites fixées par une entreprise. Voici quelques autres éléments à prendre en compte :

Risque de crédit et retard dans la documentation

L'exposition au crédit concerne les programmes de cartes à débit différé et de cartes de crédit, car c'est l'entreprise, et non l'employé, qui est redevable du solde. Le décalage de la documentation reste un problème persistant, même avec un bon logiciel. Un employé peut effectuer un achat facilement et instantanément, mais vous dépendez toujours de lui pour fournir la documentation à l'appui.

Traitement des transactions à l'étranger

Ce point mérite l'attention de toute entreprise britannique effectuant des dépenses à l'international. Les frais de conversion de devises et les taux de change varient selon l'émetteur, et une entreprise dont les employés voyagent ou paient des fournisseurs à l'étranger doit comprendre comment son programme tarifie ces conversions.

Dépendance à l’égard des fournisseurs

Changer de fournisseur de cartes d'entreprise implique généralement de réémettre chaque carte bancaire et de mettre à jour chaque intégration tout en formant potentiellement les employés à un nouveau processus. Le choix de votre fournisseur peut entraîner des coûts de changement qui vont au-delà de la carte bancaire elle-même.

Comment les entreprises britanniques peuvent-elles déterminer si les cartes d'entreprise sont adaptées à leurs besoins ?

La décision doit être prise en fonction de plusieurs critères, qui aboutissent tous à une réponse différente selon la taille et l'organisation de l'entreprise.

Volume d'achats et effectifs

Tenez compte du nombre d'employés qui effectueront des achats au nom de l'entreprise et de leur fréquence. Les calculs seront différents pour une entreprise avec deux personnes qui achètent occasionnellement des fournitures que pour une entreprise avec 40 personnes qui voyagent régulièrement.

Exigences en matière de contrôle

Déterminez le niveau de surveillance en temps réel dont le service financier a besoin. Si le rapprochement mensuel a bien fonctionné jusqu'à présent, la mise en place de contrôles des dépenses en temps réel est moins justifiée que pour une entreprise qui a eu de mauvaises surprises en matière de dépassement de budget.

Intégration avec les systèmes existants

Déterminez si l'organisation en matière de comptabilité et de paiements en place prend en charge l'intégration ou si un programme de cartes nécessiterait la gestion manuelle d'un autre système déconnecté. Si votre entreprise traite les paiements via Stripe, vous pouvez utiliser son service Issuing pour conserver les données de carte dans le même environnement que les données sur les revenus, ce qui peut simplifier le rapprochement par rapport à l'exécution d'un programme de cartes bancaires distinct en parallèle d'un logiciel de comptabilité non lié.

Rigueur en matière de documentation

Assurez-vous que votre entreprise a la capacité d'assurer le niveau de tenue de registres que vous devrez imposer. Par exemple, comme un programme de cartes d'entreprise transfère une partie de la charge de conformité sur chaque employé pour la saisie des reçus, une entreprise qui ne dispose pas du processus ou du logiciel permettant de détecter les lacunes risque de s'exposer aux mêmes risques d'audit qu'un programme de cartes est censé réduire.

Comment Stripe Issuing peut vous aider ?

Stripe Issuing facilite la création, la distribution et la gestion de cartes de crédit personnalisées, ce qui vous permet de générer de nouvelles sources de revenus et d’améliorer l’expérience client.

Issuing peut vous aider à :

• Lancer de nouveaux produits de cartes : créez rapidement des cartes physiques, virtuelles ou tokenisées, personnalisées en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise, qu’il s’agisse des cartes d’entreprise, de récompenses ou d’autres produits.

• Amélioration de l'efficacité opérationnelle : automatisez l'émission et la gestion des cartes bancaires grâce aux interfaces de programmation d'application (API) de Stripe, ce qui réduit la complexité de la collaboration avec plusieurs émetteurs de cartes bancaires.

• Améliorer l’expérience client : offrez à vos clients une expérience de carte bancaire avec le logo de votre marque qui s’intègre parfaitement à vos produits et services existants.

• Gagner en visibilité et en contrôle : accédez à des données transactionnelles détaillées et à des contrôles pour surveiller l’utilisation des cartes, définir des limites de dépenses et suspendre les cartes le cas échéant.

• Développer vos opportunités de revenus : monétisez vos programmes de cartes en percevant des revenus d’interchange partagés ou en proposant des services à valeur ajoutée.

• Accéder à l’expertise de Stripe : bénéficiez d’une infrastructure solide et d’une assistance en matière de conformité, grâce à l’expérience de Stripe dans la gestion de programmes de cartes pour des entreprises de premier plan.

Découvrez comment Stripe Issuing peut vous aider à stimuler votre croissance grâce à des programmes de cartes personnalisés, ou démarrez dès aujourd’hui.