Une carte d'entreprise est une carte de crédit émise au nom d'une entreprise. Bien qu'un membre du personnel puisse utiliser la carte, l'entreprise assume l'entière responsabilité des dépenses. Chacune des 1,4 million d'entreprises du Royaume-Uni qui emploient du personnel peut établir des limites, des contrôles et des catégories à l'avance si elle possède une carte d'entreprise, et les transactions seraient enregistrées dans les livres de l'entreprise en temps réel. De cette façon, le personnel n'a pas à payer avec son propre argent et à soumettre une demande de remboursement.

Ci-dessous, nous aborderons le fonctionnement des cartes d'entreprise pour les entreprises du Royaume-Uni, les obligations fiscales et de déclaration, et les bases de conformité dont une entreprise a besoin avant de distribuer des cartes à son équipe.

Points clés

• Les cartes d'entreprise transfèrent généralement la responsabilité de la personne à l'entreprise, ce qui change la façon dont les dépenses sont contrôlées, suivies et déclarées à des fins fiscales.

• His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) traite les dépenses par carte comme toute autre dépense professionnelle, ce qui signifie que la récupération de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) sur les achats admissibles, les avantages en nature et la conservation des dossiers pendant six ans s'appliquent tous.

• Les entreprises qui tirent beaucoup de valeur des cartes d'entreprise ont tendance à établir des politiques d'utilisation et des habitudes de rapprochement claires.

Que sont les cartes d'entreprise pour les entreprises du Royaume-Uni?

Une carte d'entreprise est une carte émise au nom d'une entreprise plutôt qu'à celui d'un particulier. L'entreprise est responsable de tous les frais. Les entreprises du Royaume-Uni les configurent généralement de deux façons : une seule carte contrôlée par le service des finances ou un programme dans lequel chaque membre du personnel obtient une carte liée à un compte principal.

Comment fonctionnent les cartes d'entreprise pour les entreprises au Royaume-Uni?

Les cartes d'entreprise utilisent les mêmes réseaux de cartes que les cartes de consommation, mais l'autorisation et le règlement sont conçus autour de contrôles de gestion d'entreprise plutôt que de l'historique de crédit personnel.

Voici comment fonctionnent les cartes d'entreprise et certains des contrôles :

• Limites de dépenses : Chaque carte peut avoir son propre plafond défini par l'entreprise, et la limite peut être réinitialisée quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement selon le programme.

• Restrictions de marchands : Les cartes peuvent être restreintes à des catégories de marchands spécifiques, de sorte qu'une carte destinée aux frais de déplacement n'autorisera pas un achat chez un commerçant non lié.

• Cartes de crédit plutôt que cartes de paiement : De nombreux programmes de cartes d'entreprise au Royaume-Uni fonctionnent comme des cartes de crédit, ce qui signifie que le solde total est exigible à chaque cycle de facturation. Cela élimine les frais d'intérêt et modifie la façon dont une entreprise planifie ses flux de trésorerie en fonction des dates de paiement.

• Cartes physiques par rapport aux cartes virtuelles : Les cartes virtuelles peuvent être générées presque instantanément pour un fournisseur unique ou pour un but défini; de nombreuses entreprises britanniques les utilisent pour des abonnements en ligne et des paiements ponctuels aux fournisseurs. Stripe Issuing prend en charge les cartes physiques et virtuelles du même compte, afin qu'une entreprise britannique puisse créer une carte virtuelle pour un abonnement de logiciel en tant que service (SaaS) en quelques minutes sans avoir à attendre pour une carte physique.

• Autorisation en temps réel : Lorsqu'un employé sélectionne ou saisit les informations de carte, la transaction passe par le réseau de cartes, et l'émetteur approuve ou refuse en fonction des règles configurées par l'entreprise.

• Règlement et données : Les fonds sont réglés par le processus de compensation de cartes britannique standard de la même manière que les cartes de consommation. La seule différence est les données renvoyées avec chaque transaction, y compris les codes de catégorie de marchand et, dans certains programmes, des données de ligne détaillées qui alimentent le logiciel de comptabilité.

Quelles sont les exigences fiscales et de déclaration qui s'appliquent aux cartes d'entreprise?

L'administration fiscale du Royaume-Uni, le HMRC, traite les dépenses effectuées avec une carte d'entreprise comme des dépenses professionnelles, ce qui signifie qu'elles doivent être exclusivement à des fins commerciales pour être admissibles en tant que dépenses déductibles, et l'entreprise a besoin de dossiers pour le prouver.

Quelques domaines sont importants pour les entreprises du Royaume-Uni qui gèrent des programmes de cartes :

• Récupération de la TVA : Une entreprise inscrite à la TVA du Royaume-Uni peut récupérer la TVA en amont sur les achats admissibles par carte d'entreprise, mais seulement avec une facture de TVA valide qui indique le numéro d'inscription à la TVA du fournisseur. Lors d'une inspection, le HMRC peut demander cette facture, et le fera probablement.

• Avantages en nature : Si un membre du personnel utilise une carte d'entreprise pour un achat personnel, comme un repas en dehors d'un voyage d'affaires, et que l'entreprise ne recouvre pas ce coût, le HMRC peut le traiter comme un avantage en nature imposable. Ces transactions doivent être déclarées au moyen d'un formulaire P11D ou d'une entente de règlement de la retenue à la source (PAYE). Les dépenses personnelles qui passent inaperçues constituent une lacune dans les programmes de cartes.

• Catégorisation des dépenses pour l'impôt sur les sociétés : Les dépenses professionnelles réduisent les bénéfices imposables, mais seulement lorsqu'elles sont catégorisées correctement et appuyées par des documents. Un programme qui ne peut pas séparer les frais de représentation des clients des frais de déplacement du personnel ou des fournitures de bureau crée un risque de vérification.

• Conservation des dossiers : Le HMRC exige des entreprises du Royaume-Uni qu'elles conservent les dossiers financiers, y compris les documents liés aux cartes, pendant au moins six ans. Les relevés seuls ne suffisent pas; vous devez conserver les reçus et les factures. Le HMRC peut imposer une amende de 3 000 £ à une entreprise ou disqualifier un membre du conseil d'administration s'il ne tient pas de registres comptables appropriés.

Comment les cartes d'entreprise soutiennent-elles la gestion des dépenses des entreprises du Royaume-Uni?

Avant que les cartes d'entreprise ne soient courantes, un membre du personnel payait de sa poche et soumettait un reçu, les finances le saisissaient dans un système de dépenses, et le remboursement arrivait des semaines plus tard. Une carte simplifie ce processus en une seule transaction que le service des finances voit dès qu'elle a lieu.

Avec une visibilité en temps réel, le suivi budgétaire devient une supervision continue plutôt qu'un rattrapage mensuel. Les contrôles de dépenses établis au niveau de la carte signifient également moins d'infractions aux politiques que les finances doivent rechercher.

Maintenant que la capture des reçus s'est orientée vers des flux de travail axés sur le mobile, un membre du personnel peut photographier un reçu juste après avoir payé. Le logiciel de correspondance le lie à la transaction par carte correspondante, de sorte qu'il n'y a rien à trier manuellement à la fin du mois.

Quelles obligations de conformité et de tenue de dossiers accompagnent les cartes d'entreprise?

Au-delà des règles fiscales mentionnées, les entreprises du Royaume-Uni qui gèrent des programmes de cartes doivent tenir compte des contrôles internes. Par exemple, une politique d'utilisation écrite des cartes est une base de référence pour de nombreux comptables et vérificateurs. Ces contrôles définissent ce qui compte comme une dépense admissible, quelles limites s'appliquent selon le rôle et ce qui se passe lorsqu'une personne utilise une carte en dehors de la politique. Sans cette politique documentée, une entreprise pourrait avoir plus de mal à défendre la catégorisation de ses dépenses si le HMRC le demande.

La fréquence de rapprochement compte également. Attendre la fin du mois pour faire correspondre les reçus aux relevés pourrait signifier que les erreurs et les documents manquants s'accumulent avant que quiconque ne les repère. Effectuer un rapprochement hebdomadaire ou en temps réel au moyen d'un logiciel intégré donne aux entreprises la chance de repérer les écarts plus près de la date du paiement, alors que c'est encore frais dans l'esprit du membre du personnel.

La séparation des tâches s'applique dans ce cas, tout comme pour d'autres processus financiers. La personne qui peut émettre des cartes, établir des limites et approuver des exceptions ne devrait généralement pas rapprocher les relevés, car cela supprime une vérification contre les mauvaises utilisations.

La gouvernance des cartes peut recouper les exigences de contrôle interne plus larges pour les entreprises exerçant leurs activités dans le cadre du Régime des cadres supérieurs et de certification (SM&CR), un cadre qui tient les personnes travaillant dans des entreprises de services financiers personnellement responsables de leur conduite et de leurs compétences. La Financial Conduct Authority (FCA) réglemente directement environ 42 000 entreprises du Royaume-Uni. Toutefois, de nombreux programmes de cartes d'entreprise du Royaume-Uni ne relèvent pas du champ d'application direct du SM&CR, à moins que l'entreprise ne soit une entreprise financière réglementée.

Quels risques et quelles limites les entreprises du Royaume-Uni devraient-elles prendre en compte avec les cartes d'entreprise?

Une carte facile à utiliser pour un membre du personnel peut également être facile à mal utiliser, qu'il s'agisse d'une infraction à la portée comme un achat personnel accidentel ou quelque chose de plus délibéré. Les contrôles des dépenses aident à réduire ce risque, mais ils ne valent que ce que valent les catégories et les limites établies par une entreprise. Voici quelques autres facteurs à prendre en considération :

Risque de crédit et retard dans la documentation

Le risque de crédit concerne les programmes de cartes de crédit sans plafond fixe et de cartes de crédit, car l'entreprise, et non le membre du personnel, est responsable du solde. Le retard de documentation demeure un problème persistant, même avec un bon logiciel. Un membre du personnel peut effectuer un achat facilement et instantanément, mais vous dépendez toujours de lui pour fournir les documents justificatifs.

Traitement des transactions à l'étranger

Cela mérite l'attention de toute entreprise du Royaume-Uni effectuant des dépenses internationales. Les frais de conversion de devises et les taux de change varient selon l'émetteur, et une entreprise dont le personnel voyage ou paie des fournisseurs à l'étranger devrait comprendre comment son programme fixe le prix de ces conversions.

Dépendance à l’égard des fournisseurs

Changer de fournisseur de cartes d'entreprise signifie généralement réémettre chaque carte et mettre à jour chaque intégration tout en formant potentiellement le personnel à un nouveau processus. Votre choix de fournisseur peut entraîner des coûts de changement qui vont au-delà de la carte elle-même.

Comment les entreprises du Royaume-Uni peuvent-elles déterminer si les cartes d'entreprise sont la bonne solution?

La décision doit être prise en fonction de quelques facteurs. Chacun d'eux oriente vers une réponse différente selon la taille et l'organisation de l'entreprise.

Volume d'achats et effectifs

Tenez compte du nombre d'employés et employées qui feront des achats au nom de l'entreprise et à quelle fréquence. Une entreprise comptant deux personnes achetant des fournitures à l'occasion fait face à un calcul différent d'une entreprise comptant 40 personnes voyageant régulièrement.

Exigences en matière de contrôle

Déterminez le niveau de supervision en temps réel dont le service des finances a besoin. Si le rapprochement mensuel a bien fonctionné jusqu'à présent, les arguments en faveur des contrôles de dépenses en temps réel sont plus faibles que pour une entreprise qui a été surprise par des dépassements de frais.

Intégration avec les systèmes existants

Déterminez si l'organisation comptable et de paiements en place prend en charge l'intégration ou si un programme de cartes signifierait un autre système déconnecté à gérer manuellement. Si votre entreprise traite les paiements par l'intermédiaire de Stripe, vous pouvez utiliser son service d'émission pour conserver les données de carte dans le même environnement que les données de revenus, ce qui peut simplifier le rapprochement par rapport à l'exécution du programme de cartes d'une banque distincte en parallèle d'un logiciel comptable non lié.

Discipline en matière de documentation

Assurez-vous que votre entreprise a la capacité d'assurer le niveau de tenue de dossiers que vous devrez appliquer. Par exemple, parce qu'un programme de cartes d'entreprise transfère une partie du fardeau de la conformité sur chaque personne pour capturer les reçus, une entreprise sans le processus ou le logiciel pour repérer les lacunes pourrait s'exposer aux mêmes risques de vérification qu'un programme de cartes est censé réduire.

Comment Stripe Issuing peut vous aider

Stripe Issuing vous permet de créer, distribuer et gérer facilement des cartes personnalisées, générant ainsi de nouvelles sources de revenus et améliorant l’expérience client.

Issuing peut vous aider à :

• Lancer de nouveaux produits de cartes : créez rapidement des cartes physiques, virtuelles ou jetonisées adaptées aux besoins particuliers de votre entreprise, qu’il s’agisse de cartes de dépenses, de cartes commerciales ou d’autres types de cartes.

• Améliorer l'efficacité opérationnelle : Automatisez l'émission et la gestion des cartes au moyen des interfaces de programmation d'application (API) de Stripe, ce qui réduit la complexité de travailler avec plusieurs émetteurs de cartes.

• Améliorer l’expérience client : offrez à vos clients une carte à l’image de votre marque qui s’intègre parfaitement à vos produits et services existants.

• Gagner en visibilité et en contrôle : accédez à des données détaillées sur les transactions et à des outils de contrôle pour surveiller l’utilisation des cartes, fixer des limites de dépenses et suspendre les cartes si nécessaire.

• Développer vos sources de revenus : monétisez vos programmes de cartes en percevant des revenus d’interchange partagés ou en proposant des services à valeur ajoutée.

• Accéder à l’expertise de Stripe : bénéficiez d’une infrastructure robuste et d’une assistance en matière de conformité, grâce à l’expérience de Stripe dans la gestion des programmes de cartes pour les grandes entreprises.

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