บัตรองค์กรคือบัตรเครดิตที่ออกให้กับธุรกิจ แม้พนักงานอาจใช้บัตร แต่บริษัทจะเป็นผู้รับผิดชอบต่อการใช้จ่ายทั้งหมด หากมีบัตรองค์กร ธุรกิจ 1.4 ล้านแห่งในสหราชอาณาจักรที่มีพนักงานจะสามารถกำหนดวงเงิน การควบคุม และหมวดหมู่ไว้ล่วงหน้าได้ และระบบจะบันทึกธุรกรรมลงในบัญชีของธุรกิจในแบบเรียลไทม์ วิธีนี้ทำให้พนักงานไม่ต้องสำรองจ่ายด้วยเงินของตัวเองแล้วยื่นเรื่องขอเบิกเงินคืน

ในส่วนด้านล่าง เราจะพูดถึงวิธีการทำงานของบัตรองค์กรสำหรับธุรกิจในสหราชอาณาจักร ข้อผูกพันด้านภาษีและการรายงาน และพื้นฐานการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ธุรกิจต้องมีก่อนแจกจ่ายบัตรให้กับทีม

ประเด็นสำคัญ

• โดยปกติแล้วบัตรองค์กรจะเปลี่ยนภาระความรับผิดชอบจากพนักงานมาเป็นธุรกิจ ซึ่งเป็นการเปลี่ยนวิธีการควบคุม ติดตาม และรายงานการใช้จ่ายเพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษี

• His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) จะถือว่าการใช้จ่ายผ่านบัตรเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจเช่นเดียวกับรายการอื่นๆ ซึ่งหมายความว่าจะต้องมีการขอคืนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) สำหรับการซื้อที่เข้าเกณฑ์ รวมถึงพิจารณาสวัสดิการพนักงาน และเก็บรักษาบันทึกข้อมูลไว้ 6 ปี

• บริษัทที่ได้รับประโยชน์มากมายจากบัตรองค์กรมักจะกำหนดนโยบายการใช้งานและแนวทางปฏิบัติในการกระทบยอดที่ชัดเจน

บัตรองค์กรสำหรับบริษัทในสหราชอาณาจักรคืออะไร

บัตรองค์กรคือบัตรที่ออกให้กับธุรกิจ ไม่ใช่ให้กับบุคคล ธุรกิจจะเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายทั้งหมด โดยปกติแล้ว บริษัทในสหราชอาณาจักรจะตั้งค่าเหล่านี้ใน 2 รูปแบบ ได้แก่ บัตรใบเดียวที่ฝ่ายการเงินเป็นผู้ควบคุม หรือโปรแกรมที่พนักงานแต่ละคนจะได้รับบัตรที่เชื่อมโยงกับบัญชีหลักบัญชีเดียว

บัตรองค์กรทำงานอย่างไรสำหรับธุรกิจในสหราชอาณาจักร

บัตรองค์กรใช้เครือข่ายบัตรเดียวกันกับบัตรผู้บริโภค แต่การอนุมัติและการชำระเงินนั้นสร้างขึ้นจากการควบคุมทางธุรกิจแทนที่จะเป็นประวัติเครดิตส่วนบุคคล

วิธีที่บัตรองค์กรทำงานและการควบคุมบางส่วนมีดังนี้

• ขีดจำกัดการใช้จ่าย: บัตรแต่ละใบอาจมีวงเงินสูงสุดที่บริษัทกำหนดเองได้ และขีดจำกัดดังกล่าวสามารถรีเซ็ตได้แบบรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือนขึ้นอยู่กับโปรแกรม

• ข้อจำกัดของร้านค้า: บัตรสามารถล็อกไว้สำหรับหมวดหมู่ร้านค้าที่ระบุไว้เท่านั้น ดังนั้นบัตรที่มีไว้สำหรับค่าใช้จ่ายในการเดินทางจะไม่อนุมัติการซื้อที่ผู้ค้าปลีกที่ไม่เกี่ยวข้อง

• บัตรชาร์จการ์ดเทียบกับบัตรเครดิต: โปรแกรมบัตรองค์กรของสหราชอาณาจักรหลายโปรแกรมทำงานในรูปแบบบัตรชาร์จการ์ด ซึ่งหมายความว่าจะต้องชำระยอดคงเหลือเต็มจำนวนในแต่ละรอบการเรียกเก็บเงิน สิ่งนี้ช่วยขจัดภาระดอกเบี้ยจากการเรียกเก็บเงิน และเปลี่ยนวิธีที่ธุรกิจกำหนดเวลากระแสเงินสดให้สอดคล้องกับวันที่ชำระเงิน

• บัตรจริงเทียบกับบัตรดิจิทัล: บัตรดิจิทัลสามารถสร้างขึ้นได้แทบจะในทันทีสำหรับผู้จำหน่ายรายเดียวหรือวัตถุประสงค์ที่มีการกำหนดขอบเขต ธุรกิจในสหราชอาณาจักรหลายแห่งใช้บัตรนี้สำหรับการสมัครใช้งานออนไลน์และการชำระเงินให้ซัพพลายเออร์แบบครั้งเดียว Stripe Issuing รองรับทั้งบัตรจริงและบัตรดิจิทัลจากบัญชีเดียวกัน ดังนั้นธุรกิจในสหราชอาณาจักรจึงสามารถสร้างบัตรดิจิทัลสำหรับการสมัครใช้งานซอฟต์แวร์ในรูปแบบบริการ (SaaS) ได้ภายในไม่กี่นาทีโดยไม่ต้องรอรับบัตรจริง

• การอนุมัติแบบเรียลไทม์: เมื่อพนักงานแตะหรือป้อนรายละเอียดของบัตร ธุรกรรมจะถูกส่งผ่านเครือข่ายบัตร และบริษัทผู้ออกบัตรจะอนุมัติหรือปฏิเสธตามกฎที่ธุรกิจกำหนดค่าไว้

• การชำระเงินและข้อมูล: เงินทุนจะชำระผ่านขั้นตอนการหักบัญชีบัตรมาตรฐานของสหราชอาณาจักรเช่นเดียวกับบัตรผู้บริโภค ข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือข้อมูลที่ส่งกลับมาพร้อมกับแต่ละธุรกรรม รวมถึงรหัสหมวดหมู่ร้านค้า และในบางโปรแกรม อาจมีข้อมูลรายการแจกแจงที่ป้อนเข้าสู่ซอฟต์แวร์การบัญชี

ข้อกำหนดด้านภาษีและการรายงานใดบ้างที่มีผลกับบัตรองค์กร

หน่วยงานด้านภาษีของสหราชอาณาจักรอย่าง HMRC ถือว่าการใช้จ่ายผ่านบัตรองค์กรเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ ซึ่งหมายความว่าจะต้องเป็นค่าใช้จ่ายสำหรับธุรกิจโดยเฉพาะจึงจะมีสิทธิ์นำมาหักลดหย่อนได้ และบริษัทจำเป็นต้องมีเอกสารเพื่อยืนยันเรื่องดังกล่าว

ข้อควรพิจารณา 2-3 ประการที่สำคัญสำหรับบริษัทในสหราชอาณาจักรที่ใช้โปรแกรมบัตรมีดังนี้

• การขอคืนภาษีมูลค่าเพิ่ม: ธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มในสหราชอาณาจักรจะสามารถขอคืนภาษีมูลค่าเพิ่มซื้อที่เกิดจากการซื้อสินค้าหรือบริการที่เข้าเกณฑ์ผ่านบัตรองค์กรได้ แต่จะต้องใช้ใบแจ้งหนี้ภาษีมูลค่าเพิ่มที่ถูกต้องซึ่งแสดงหมายเลขทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มของซัพพลายเออร์เท่านั้น ในระหว่างการตรวจสอบ HMRC สามารถ (และมีแนวโน้มที่จะ) ขอใบแจ้งหนี้ดังกล่าว

• สวัสดิการพนักงาน: หากพนักงานใช้บัตรองค์กรเพื่อจุดประสงค์ส่วนตัว เช่น การรับประทานอาหารนอกทริปธุรกิจ และบริษัทไม่เรียกเก็บเงินคืน HMRC อาจถือว่านี่เป็นสวัสดิการพนักงานที่ต้องเสียภาษี จะต้องรายงานธุรกรรมเหล่านี้ผ่านแบบฟอร์ม P11D หรือข้อตกลงในการชำระเงินของระบบการหักภาษี ณ ที่จ่าย (PAYE) การใช้จ่ายส่วนตัวที่เล็ดลอดไปโดยไม่ได้รับการแจ้งเตือนถือเป็นช่องโหว่ของโปรแกรมบัตร

• การจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายสำหรับภาษีเงินได้นิติบุคคล: ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจจะช่วยลดกำไรที่ต้องเสียภาษีได้ก็ต่อเมื่อได้รับการจัดหมวดหมู่อย่างถูกต้องและมีเอกสารอ้างอิง โปรแกรมที่ไม่สามารถแยกค่ารับรองลูกค้าออกจากค่าเดินทางของพนักงานและค่าอุปกรณ์สำนักงานอาจสร้างความเสี่ยงต่อการถูกตรวจสอบบัญชีได้

• การเก็บรักษาบันทึกข้อมูล: HMRC กำหนดให้บริษัทในสหราชอาณาจักรเก็บรักษาบันทึกทางการเงิน ซึ่งรวมถึงเอกสารประกอบของบัตรไว้เป็นเวลาอย่างน้อย 6 ปี รายการเดินบัญชีเพียงอย่างเดียวนั้นไม่เพียงพอ คุณจะต้องบันทึกใบเสร็จและใบแจ้งหนี้ด้วย HMRC สามารถปรับบริษัทเป็นเงิน 3,000 ปอนด์ หรือตัดสิทธิ์กรรมการบริษัทได้หากไม่เก็บบันทึกข้อมูลทางบัญชีที่เหมาะสม

บัตรองค์กรรองรับการจัดการค่าใช้จ่ายสำหรับธุรกิจในสหราชอาณาจักรอย่างไร

ก่อนที่บัตรองค์กรจะเป็นที่นิยม พนักงานจะจ่ายเงินล่วงหน้าและยื่นใบเสร็จ จากนั้นฝ่ายการเงินจะป้อนข้อมูลลงในระบบค่าใช้จ่าย แล้วพนักงานจะได้รับเงินคืนในอีกหลายสัปดาห์ให้หลัง บัตรช่วยลดความซับซ้อนของขั้นตอนดังกล่าวให้เหลือเพียงธุรกรรมเดียวที่ฝ่ายการเงินจะมองเห็นได้ทันทีที่เกิดขึ้น

ด้วยความสามารถในการมองเห็นข้อมูลแบบเรียลไทม์ การตรวจสอบงบประมาณจึงเปลี่ยนเป็นการดูแลอย่างต่อเนื่องแทนที่จะเป็นการตรวจสอบย้อนหลังทุกเดือน การควบคุมการใช้จ่ายที่กำหนดในระดับบัตรยังหมายความว่าฝ่ายการเงินจะพบการละเมิดนโยบายน้อยลงด้วย

เนื่องจากการบันทึกใบเสร็จในปัจจุบันหันมาเน้นที่อุปกรณ์เคลื่อนที่เป็นหลัก พนักงานจึงสามารถถ่ายภาพใบเสร็จได้ทันทีหลังจากชำระเงิน ซอฟต์แวร์ในการจับคู่จะเชื่อมโยงรูปภาพเข้ากับธุรกรรมผ่านบัตรที่เกี่ยวข้อง ทำให้ไม่ต้องมาจัดการเรื่องนี้ด้วยตนเองตอนสิ้นเดือน

ข้อผูกพันด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการเก็บบันทึกข้อมูลใดบ้างที่มาพร้อมกับบัตรองค์กร

นอกเหนือจากกฎหมายภาษีที่กล่าวถึงแล้ว บริษัทในสหราชอาณาจักรที่ใช้โปรแกรมบัตรยังต้องพิจารณาการควบคุมภายในด้วย ตัวอย่างเช่น นโยบายการใช้บัตรที่เป็นลายลักษณ์อักษรเป็นเกณฑ์พื้นฐานสำหรับนักบัญชีและผู้ตรวจสอบบัญชีหลายๆ ราย การควบคุมเหล่านี้จะกำหนดว่าอะไรคือค่าใช้จ่ายที่เข้าเกณฑ์ ข้อจำกัดใดบ้างที่ใช้กับแต่ละตำแหน่ง และจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อมีผู้ใช้บัตรนอกเหนือนโยบาย หากไม่มีนโยบายที่บันทึกไว้ บริษัทอาจประสบปัญหาในการปกป้องการจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายหาก HMRC สอบถาม

ความถี่ของการกระทบยอดก็สำคัญเช่นกัน การรอจนถึงสิ้นเดือนเพื่อจับคู่ใบเสร็จกับรายการเดินบัญชีอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดและเอกสารหายสะสมก่อนที่จะมีใครสังเกตเห็น การกระทบยอดรายสัปดาห์หรือแบบเรียลไทม์ผ่านซอฟต์แวร์ที่ผสานการทำงานจะช่วยให้ธุรกิจมีโอกาสตรวจพบความคลาดเคลื่อนได้ใกล้เคียงกับวันที่เรียกเก็บเงินมากขึ้น ในขณะที่พนักงานยังจำรายละเอียดได้ดี

การแบ่งแยกหน้าที่ก็มีผลในกรณีนี้เช่นกัน เช่นเดียวกับกระบวนการทางการเงินอื่นๆ บุคคลที่สามารถออกบัตร กำหนดวงเงิน และอนุมัติข้อยกเว้นไม่ควรเป็นผู้กระทบยอดรายการเดินบัญชี เนื่องจากจะเป็นการนำการตรวจสอบการใช้งานในทางที่ผิดออกไป

การกำกับดูแลบัตรอาจสอดคล้องกับข้อกำหนดการควบคุมภายในที่กว้างขึ้นสำหรับธุรกิจที่ดำเนินงานภายใต้ Senior Managers and Certification Regime (SM&CR) ซึ่งเป็นกรอบการทำงานที่ทำให้บุคลากรในบริษัทที่ให้บริการทางการเงินต้องรับผิดชอบต่อความประพฤติและความสามารถของตนเป็นการส่วนตัว Financial Conduct Authority (FCA) ควบคุมธุรกิจในสหราชอาณาจักรประมาณ 42,000 แห่งโดยตรง อย่างไรก็ตาม โปรแกรมบัตรองค์กรในสหราชอาณาจักรหลายโปรแกรมก็ไม่ได้อยู่ภายใต้ขอบเขตโดยตรงของ SM&CR เว้นแต่ว่าธุรกิจดังกล่าวจะเป็นบริษัททางการเงินที่ได้รับการควบคุม

ความเสี่ยงและข้อจำกัดใดบ้างที่ธุรกิจในสหราชอาณาจักรควรพิจารณาเมื่อใช้บัตรองค์กร

บัตรที่พนักงานใช้งานได้ง่ายก็อาจถูกนำไปใช้ในทางที่ผิดได้ง่ายเช่นกัน ไม่ว่าจะเป็นการละเมิดขอบเขต เช่น การซื้อของส่วนตัวโดยไม่ได้ตั้งใจ หรือการกระทำที่จงใจมากกว่านั้น การควบคุมการใช้จ่ายจะช่วยลดปัญหานี้ได้ แต่ก็ขึ้นอยู่กับหมวดหมู่และวงเงินที่บริษัทตั้งไว้ ปัจจัยอื่นๆ 2-3 ประการที่ควรพิจารณามีดังนี้

ความเสี่ยงด้านเครดิตและความล่าช้าของเอกสาร

ความเสี่ยงด้านเครดิตเกี่ยวข้องกับโปรแกรมบัตรชำระเงินและบัตรเครดิตเนื่องจากบริษัท (ไม่ใช่พนักงาน) ต้องรับผิดชอบยอดคงเหลือ ความล่าช้าของเอกสารยังคงเป็นปัญหาที่พบได้บ่อย แม้จะมีซอฟต์แวร์ที่ดีก็ตาม พนักงานสามารถซื้อสินค้าได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว แต่คุณก็ยังต้องพึ่งพาให้พวกเขาติดตามเอกสารประกอบการซื้อ

การจัดการธุรกรรมต่างประเทศ

นี่เป็นเรื่องที่ควรให้ความสนใจสำหรับบริษัทในสหราชอาณาจักรที่มีการใช้จ่ายระหว่างประเทศ ค่าธรรมเนียมการแปลงสกุลเงินและอัตราแลกเปลี่ยนจะแตกต่างกันไปตามบริษัทผู้ออกบัตร และธุรกิจที่มีพนักงานเดินทางหรือจ่ายเงินให้กับผู้ให้บริการในต่างประเทศก็ควรทำความเข้าใจว่าโปรแกรมของตนกำหนดราคาการแปลงสกุลเงินเหล่านั้นอย่างไร

การพึ่งพาผู้ให้บริการ

การเปลี่ยนผู้ให้บริการบัตรองค์กรมักหมายถึงการออกบัตรใหม่ทุกใบ และการอัปเดตการผสานการทำงานทุกรายการ ในขณะที่อาจต้องฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับกระบวนการใหม่ การเลือกผู้ให้บริการของคุณอาจทำให้เกิดค่าใช้จ่ายในการเปลี่ยนที่นอกเหนือไปจากค่าบัตร

บริษัทในสหราชอาณาจักรจะพิจารณาได้อย่างไรว่าควรใช้บัตรองค์กรหรือไม่

การตัดสินใจควรพิจารณาจากปัจจัย 2-3 ข้อ ซึ่งแต่ละข้อจะให้คำตอบที่แตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับขนาดและโครงสร้างของบริษัท

ปริมาณการซื้อและจำนวนพนักงาน

พิจารณาว่าจะมีพนักงานกี่คนที่ทำการซื้อในนามของบริษัทและทำบ่อยเพียงใด บริษัทที่มีพนักงาน 2 คนคอยซื้อของใช้เป็นครั้งคราวจะมีการคำนวณที่แตกต่างจากบริษัทที่มีพนักงาน 40 คนที่ต้องเดินทางอยู่เป็นประจำ

ข้อกำหนดด้านการควบคุม

พิจารณาว่าฝ่ายการเงินต้องการการดูแลในแบบเรียลไทม์ในระดับใด หากการกระทบยอดรายเดือนยังใช้งานได้ดี เหตุผลที่จะต้องควบคุมการใช้จ่ายแบบเรียลไทม์ก็จะมีน้ำหนักน้อยกว่าธุรกิจที่เคยมีค่าใช้จ่ายบานปลายอย่างไม่คาดคิด

การผสานการทํางานกับระบบที่มีอยู่

พิจารณาว่าการตั้งค่าบัญชีและการชำระเงินที่มีอยู่นั้นรองรับการผสานการทำงานหรือไม่ หรือการมีโปรแกรมบัตรจะหมายถึงการมีระบบที่แยกส่วนกันเพิ่มมาอีกหนึ่งระบบที่ต้องจัดการด้วยตนเอง หากธุรกิจของคุณดำเนินการชำระเงินผ่าน Stripe คุณจะสามารถใช้บริการ Issuing ของ Stripe เพื่อเก็บข้อมูลบัตรไว้ในสภาพแวดล้อมเดียวกับข้อมูลรายรับ ซึ่งจะช่วยลดความซับซ้อนของการกระทบยอดได้เมื่อเทียบกับการใช้โปรแกรมบัตรของธนาคารอื่นร่วมกับซอฟต์แวร์บัญชีที่ไม่เกี่ยวข้องกัน

วินัยในการบันทึกข้อมูล

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบริษัทของคุณมีศักยภาพเพียงพอสำหรับระดับการเก็บบันทึกข้อมูลที่คุณจะต้องบังคับใช้ ตัวอย่างเช่น เนื่องจากโปรแกรมบัตรองค์กรจะผลักภาระหน้าที่ในการปฏิบัติตามข้อกำหนดบางส่วนไปให้พนักงานแต่ละคนในการเก็บใบเสร็จ ธุรกิจที่ไม่มีกระบวนการหรือซอฟต์แวร์ในการตรวจจับช่องโหว่อาจมีโอกาสเสี่ยงต่อการถูกตรวจสอบบัญชีเช่นเดียวกับที่โปรแกรมบัตรมีวัตถุประสงค์เพื่อลดความเสี่ยงดังกล่าว

Stripe Issuing ช่วยอะไรได้บ้าง

Stripe Issuing ให้คุณสร้าง แจกจ่าย และจัดการบัตรที่กำหนดเองได้อย่างง่ายดาย ซึ่งจะสร้างช่องทางรายรับใหม่ๆ และยกระดับประสบการณ์ของลูกค้า

Issuing ช่วยคุณทำสิ่งต่อไปนี้ได้

• เปิดตัวผลิตภัณฑ์บัตรใหม่ๆ: สร้างบัตรจริง บัตรเสมือน หรือบัตรที่แปลงเป็นโทเค็นที่ปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการทางธุรกิจของคุณได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นบัตรชำระค่าใช้จ่าย รางวัล หรืออื่นๆ

• ปรับปรุงประสิทธิภาพในการดำเนินการ: ใช้ระบบอัตโนมัติในการออกบัตรและจัดการบัตรผ่าน Application Programming Interface (API) ของ Stripe ซึ่งช่วยลดความซับซ้อนในการทำงานร่วมกับบริษัทผู้ออกบัตรหลายแห่ง

• ยกระดับประสบการณ์ของลูกค้า: ให้ลูกค้าได้รับประสบการณ์ใช้งานบัตรจากแบรนด์ต่างๆ ที่ผสานการทำงานกับผลิตภัณฑ์และบริการที่คุณมีอยู่ได้อย่างราบรื่น

• เพิ่มการมองเห็นข้อมูลและการควบคุม: เข้าถึงรายละเอียดข้อมูลธุรกรรมและมาตรการควบคุมเพื่อติดตามการใช้บัตร กำหนดวงเงินใช้จ่าย และระงับบัตรเมื่อจำเป็น

• เพิ่มโอกาสสร้างรายรับ: สร้างรายได้จากโปรแกรมบัตรโดยการเรียกเก็บค่าธุรกรรมผ่านบัตรระหว่างธนาคารหรือโดยการเสนอบริการเสริม

• เข้าถึงความเชี่ยวชาญของ Stripe: รับประโยชน์จากโครงสร้างพื้นฐานที่แข็งแกร่งและการสนับสนุนด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด ซึ่งเป็นผลมาจากประสบการณ์ของ Stripe ในการขับเคลื่อนโปรแกรมบัตรสำหรับบริษัทชั้นนำมากมาย

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe Issuing สามารถช่วยกระตุ้นการเติบโตของคุณด้วยโปรแกรมบัตรที่กำหนดเอง หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้