Um cartão corporativo é um cartão de crédito emitido para uma empresa. Embora um funcionário possa usar o cartão, a empresa assume toda a responsabilidade pelos gastos. Cada uma das 1,4 milhão de empresas do Reino Unido que empregam funcionários pode estabelecer limites, controles e categorias antecipadamente se tiver um cartão corporativo, e as transações serão registradas nos livros da empresa em tempo real. Dessa forma, os funcionários não precisam pagar com o próprio dinheiro e enviar uma solicitação de reembolso.

Abaixo, explicaremos como os cartões corporativos funcionam para as empresas do Reino Unido, as obrigações tributárias e de elaboração de relatórios e a base de conformidade de que uma empresa precisa antes de distribuir os cartões para a sua equipe.

Principais conclusões

• Os cartões corporativos geralmente transferem a responsabilidade do funcionário para a empresa, o que muda a forma como os gastos são controlados, monitorados e relatados para fins tributários.

• A HM Revenue and Customs (HMRC) trata os gastos com cartão como qualquer outra despesa comercial, o que significa que a recuperação do imposto sobre o valor agregado (IVA) em compras qualificadas, benefícios in natura e a retenção de registros de seis anos se aplicam.

• As empresas que obtêm muito valor dos cartões corporativos tendem a definir políticas de uso claras e hábitos de reconciliação.

O que são cartões corporativos para empresas do Reino Unido?

Um cartão corporativo é um cartão emitido para uma empresa, e não para uma pessoa física. A empresa é responsável por todas as cobranças. As empresas do Reino Unido geralmente os configuram de duas maneiras: um cartão único que o departamento financeiro controla ou um programa no qual cada funcionário recebe um cartão vinculado a uma conta principal.

Como funcionam os cartões corporativos para empresas do Reino Unido?

Os cartões corporativos usam as mesmas bandeiras de cartão que os cartões de consumidores, mas a autorização e a liquidação de fundos são estruturadas em torno de controles empresariais, não no histórico de crédito pessoal.

Veja como os cartões corporativos funcionam e alguns dos controles:

• Limites de gastos: Cada cartão pode ter seu próprio limite definido pela empresa, e esse limite pode ser redefinido diariamente, semanalmente ou mensalmente, dependendo do programa.

• Restrições de comerciantes: Os cartões podem ser bloqueados para categorias específicas de comerciantes, de modo que um cartão destinado a despesas de viagem não autorizará uma compra em um varejista não relacionado.

• Cartões de cobrança em vez de cartões de crédito: Muitos programas de cartões corporativos do Reino Unido funcionam como cartões de cobrança, o que significa que o saldo total vence a cada ciclo de faturamento. Isso elimina a cobrança de juros e altera a forma como a empresa programa seu fluxo de caixa para ficar em torno das datas de pagamento.

• Cartões físicos em vez de cartões virtuais: Os cartões virtuais podem ser gerados quase instantaneamente para um único fornecedor ou para um propósito limitado; muitas empresas do Reino Unido os usam para assinaturas online e pagamentos únicos de fornecedores. O Stripe Issuing oferece suporte a cartões físicos e virtuais a partir da mesma conta, de modo que uma empresa do Reino Unido pode criar um cartão virtual para uma assinatura de software como serviço (SaaS) em minutos, sem precisar esperar por um cartão físico.

• Autorização em tempo real: Quando um funcionário aproxima ou insere os dados do cartão, a transação passa pela bandeira de cartão, e o emissor aprova ou recusa com base nas regras configuradas pela empresa.

• Liquidação de fundos e dados: Os fundos são liquidados por meio do processo padrão de compensação de cartões do Reino Unido, da mesma forma que os cartões de consumidores. A única diferença são os dados retornados com cada transação, incluindo códigos de categoria de comerciante e, em alguns programas, dados detalhados por linha que alimentam o software de contabilidade.

Quais requisitos de impostos e relatórios se aplicam aos cartões corporativos?

A autoridade tributária do Reino Unido, a HMRC, trata os gastos em um cartão corporativo como uma despesa comercial, o que significa que deve ser exclusivamente para fins comerciais para se qualificar como dedutível, e a empresa precisa de registros para comprovar isso.

Algumas áreas são importantes para empresas do Reino Unido que operam programas de cartões:

• Recuperação de IVA: uma empresa com cadastro de IVA do Reino Unido pode recuperar o IVA pago nas compras qualificadas feitas com cartão corporativo, mas apenas com uma fatura válida de IVA que mostre o número de cadastro de IVA do fornecedor. Durante uma inspeção, a HMRC pode solicitar, e provavelmente o fará, essa fatura.

• Benefícios in natura: se um funcionário usa um cartão corporativo para algo pessoal, como uma refeição fora de uma viagem de negócios, e a empresa não recupera esse custo, a HMRC pode tratar isso como um benefício tributável in natura. Essas transações devem ser relatadas por meio de um Formulário P11D ou um Acordo de Liquidação PAYE (Pay As You Earn). Gastos pessoais que passam despercebidos são uma lacuna em programas de cartões.

• Categorização de despesas para o Imposto sobre Sociedades: as despesas comerciais reduzem o lucro tributável, mas apenas quando são categorizadas corretamente e apoiadas por documentação. Um programa que não consegue separar o entretenimento do cliente das viagens da equipe dos suprimentos de escritório cria exposição de auditoria.

• Retenção de registros: a HMRC exige que as empresas do Reino Unido mantenham os registros financeiros, incluindo a documentação do cartão, por pelo menos seis anos. Apenas os extratos não satisfazem isso; você deve salvar os recibos e as faturas. A HMRC pode multar uma empresa em £ 3.000 ou desqualificar um diretor se eles não mantiverem os registros contábeis adequados.

Como os cartões corporativos dão suporte à gestão de despesas para as empresas do Reino Unido?

Antes de os cartões corporativos se tornarem comuns, um funcionário pagava do próprio bolso e enviava um recibo, o financeiro o digitava em um sistema de despesas e o reembolso chegava semanas depois. Um cartão simplifica esse processo em uma única transação que o departamento financeiro vê assim que ela ocorre.

Com a visibilidade em tempo real, o monitoramento do orçamento se torna uma supervisão contínua em vez de um ajuste mensal. Os controles de gastos definidos no nível do cartão também significam menos violações de política para o financeiro rastrear.

Agora que a captura de recibos passou para fluxos de trabalho que priorizam os dispositivos móveis, um funcionário pode fotografar um recibo logo após o pagamento. O software de correspondência o vincula à transação do cartão correspondente, de modo que não há nada para resolver manualmente no final do mês.

Que obrigações de conformidade e manutenção de registros vêm com os cartões corporativos?

Além das regras tributárias mencionadas, as empresas do Reino Unido que operam programas de cartões devem considerar os controles internos. Por exemplo, uma política de uso de cartão por escrito é a base de muitos contadores e auditores. Esses controles definem o que conta como uma despesa elegível, quais limites se aplicam por função e o que acontece quando alguém usa um cartão fora da política. Sem essa política documentada, uma empresa pode ter mais dificuldade para defender a sua categorização de despesas se a HMRC perguntar.

A frequência da reconciliação também importa. Esperar até o final do mês para corresponder os recibos com os extratos pode fazer com que erros e documentação faltante se acumulem antes de qualquer um notar. Fazer a reconciliação semanalmente ou em tempo real por meio de um software integrado dá às empresas a chance de detectar discrepâncias mais perto da data da cobrança, quando o fato ainda está fresco na memória do funcionário.

A segregação de deveres se aplica nesse caso, assim como com outros processos financeiros. A pessoa que pode emitir cartões, definir limites e aprovar exceções normalmente não deve fazer a reconciliação dos extratos, pois isso remove uma verificação contra o uso indevido.

A governança de cartões pode se cruzar com os requisitos mais amplos de controle interno para empresas que operam de acordo com o Senior Managers and Certification Regime (SM&CR), uma estrutura que responsabiliza pessoalmente os indivíduos de empresas de serviços financeiros por sua conduta e competência. A Financial Conduct Authority (FCA) regulamenta de forma direta cerca de 42.000 empresas do Reino Unido. No entanto, muitos programas de cartões corporativos do Reino Unido ficam fora do escopo direto do SM&CR, a menos que a empresa seja uma firma financeira regulamentada.

Que riscos e limitações as empresas do Reino Unido devem considerar com os cartões corporativos?

Um cartão fácil de ser usado por um funcionário também pode ser fácil de ser usado de forma indevida, seja isso uma violação de escopo, como uma compra pessoal acidental, ou algo mais deliberado. Os controles de gastos ajudam a reduzir isso, mas são tão bons quanto as categorias e os limites que a empresa definir. Aqui estão alguns outros fatores a se considerar:

Exposição de crédito e defasagem de documentação

A exposição de crédito diz respeito a programas de cartões de cobrança e cartões de crédito porque a empresa, e não o funcionário, é a responsável pelo saldo. A defasagem de documentação continua sendo um problema persistente, mesmo com bons softwares. Um funcionário pode fazer uma compra com facilidade e de forma imediata, mas você continua a depender dele para o acompanhamento com a documentação de apoio.

Gerenciamento de transações estrangeiras

Isso merece atenção para qualquer empresa do Reino Unido com gastos internacionais. As tarifas de conversão de moedas e as taxas de câmbio variam de acordo com o emissor, e uma empresa com funcionários viajando ou pagando fornecedores internacionais deve entender como o seu programa precifica as conversões.

Dependência de fornecedor

A mudança de provedores de cartão corporativo geralmente significa a reemissão de todos os cartões e a atualização de todas as integrações ao mesmo tempo em que a equipe pode precisar ser retreinada em um novo processo. Sua escolha de provedor pode significar incorrer em custos com a troca que vão além do cartão em si.

Como as empresas do Reino Unido podem decidir se os cartões corporativos são a melhor opção?

A decisão deve ser pesada com relação a alguns fatores. Cada um aponta para uma resposta diferente dependendo do tamanho e da configuração da empresa.

Volume de compras e quadro de funcionários

Considere quantos funcionários farão compras em nome da empresa e com que frequência. Uma empresa com duas pessoas comprando suprimentos de vez em quando enfrenta um cálculo diferente do que uma com 40 pessoas viajando regularmente.

Requisitos de controle

Determine o nível de supervisão em tempo real de que o financeiro precisa. Se a reconciliação mensal tem funcionado bem até agora, a justificativa para controles de gastos em tempo real é mais fraca do que para uma empresa que tem sido surpreendida por excessos de despesas.

Integração com sistemas existentes

Descubra se a configuração de contabilidade e de pagamentos que está em vigor aceita a integração ou se um programa de cartões significaria mais um sistema desconectado para ser gerido manualmente. Se sua empresa processa pagamentos por meio da Stripe, você pode usar o serviço do Issuing para manter os dados de cartões no mesmo ambiente dos dados de receita, o que pode simplificar a reconciliação em comparação com o uso de um programa de cartões de um banco separado em paralelo com um software de contabilidade que não tenha relação.

Disciplina com documentação

Certifique-se de que sua empresa tenha a capacidade para o nível de manutenção de registros que você precisará impor. Por exemplo, como um programa de cartões corporativos transfere uma parte do ônus de conformidade para a pessoa física do funcionário no momento de capturar os recibos, uma empresa sem o processo ou o software para detectar as lacunas pode acumular a mesma exposição de auditoria que um programa de cartões foi criado para reduzir.

Como o Stripe Issuing pode ajudar

Stripe Issuing permite criar, distribuir e gerenciar cartões personalizados com facilidade — gerando novas fontes de receita e aprimorando a experiência do cliente.

O Issuing pode ajudar você a:

• Lançar novos produtos de cartão: criar rapidamente cartões físicos, virtuais ou tokenizados, personalizados para as necessidades do negócio — seja para despesas, recompensas ou outros casos de uso.

• Melhorar a eficiência operacional: automatize a emissão e a gestão de cartões por meio das interfaces de programação de aplicações (APIs) da Stripe, reduzindo a complexidade de trabalhar com vários emissores de cartão.

• Aprimorar a experiência do cliente: oferecer uma experiência de cartão com a marca da empresa, integrada perfeitamente aos produtos e serviços existentes.

• Ganhar visibilidade e controle: acessar dados detalhados de transações e controles para monitorar o uso dos cartões, definir limites de gastos e suspender cartões quando necessário.

• Expandir oportunidades de receita: monetizar programas de cartões por meio da participação em receitas de interchange ou pela oferta de serviços de valor agregado.

• acessar a expertise da Stripe: aproveitar uma infraestrutura robusta e suporte de conformidade, com base na experiência da Stripe ao operar programas de cartões para empresas líderes.

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