Een bedrijfskaart is een creditcard die is verstrekt aan een onderneming. Hoewel een medewerker de kaart waarschijnlijk gebruikt, draagt de onderneming alle aansprakelijkheid voor de uitgaven. Elk van de 1,4 miljoen ondernemingen in het Verenigd Koninkrijk met personeel kan vooraf limieten, bedieningselementen en categorieën instellen als ze een bedrijfskaart hebben. Transacties worden dan ook in realtime vastgelegd in de boeken van de onderneming. Hierdoor hoeven medewerkers niet met hun eigen geld te betalen en geen aanvraag tot terugbetaling in te dienen.

Hieronder leggen we uit hoe bedrijfskaarten werken voor ondernemingen in het Verenigd Koninkrijk, we bespreken de vereisten voor belasting en rapportages en we laten zien welke basis een onderneming nodig heeft voor naleving om kaarten onder een team te verdelen.

Kernpunten

• Bij bedrijfskaarten wordt de aansprakelijkheid meestal verlegd van de medewerker naar de onderneming, waardoor het beheer, de tracking en de rapportage van uitgaven voor belastingdoeleinden anders is.

• De belastingdienst in het Verenigd Koninkrijk (HMRC, His Majesty’s Revenue and Customs) beschouwt kaartuitgaven als gewone zakelijke uitgaven. Dit betekent dat regels over terugvordering van de belasting toegevoegde waarde (btw) op daarvoor in aanmerking komende aankopen, verstrekkingen in natura en de bewaarplicht van zes jaar van toepassing zijn.

• Ondernemingen die veel profiteren van bedrijfskaarten, kiezen vaak voor een duidelijk gebruiksbeleid en routines voor reconciliatie.

Wat zijn bedrijfskaarten voor ondernemingen in het Verenigd Koninkrijk?

Een bedrijfskaart is een kaart die aan een onderneming in plaats van aan een particulier wordt verstrekt. De onderneming is aansprakelijk voor alle betalingen. Ondernemingen in het Verenigd Koninkrijk richten dit doorgaans op één van deze twee manieren in: één kaart die in het beheer is van de financiële afdeling of een programma waarin elke medewerker een kaart krijgt die is gekoppeld aan één hoofdaccount.

Hoe werken bedrijfskaarten voor ondernemingen in het VK?

Bedrijfskaarten gebruiken dezelfde kaartnetwerken als consumentenkaarten, maar de autorisatie en vereffening zijn gebouwd rond zakelijke controles in plaats van een persoonlijke kredietgeschiedenis.

Hier volgt een uitleg van hoe bedrijfskaarten werken en welke controles er zijn:

• Bestedingslimieten: elke kaart kan een eigen limiet hebben die door het bedrijf wordt ingesteld en de limiet kan afhankelijk van het programma dagelijks, wekelijks of maandelijks worden gereset.

• Beperkingen per winkelier: kaarten kunnen worden vergrendeld voor specifieke categorieën winkeliers, zodat met een kaart die bedoeld is voor reiskosten geen aankoop wordt geautoriseerd bij een niet-gerelateerde winkelier.

• Creditcards met uitgestelde betaling ten opzichte van gewone creditcards: veel programma's voor bedrijfskaarten in het VK werken als creditcards met uitgestelde betaling, wat betekent dat het volledige saldo elke facturatiecyclus verschuldigd is. Dit elimineert rentekosten en verandert de manier waarop een bedrijf de cashflow afstemt op de betalingsdatums.

• Fysieke ten opzichte van virtuele betaalkaarten: virtuele betaalkaarten kunnen vrijwel direct worden gegenereerd voor één leverancier of een beperkt doel; veel bedrijven in het VK gebruiken ze voor online abonnementen en eenmalige betalingen aan leveranciers. Stripe Issuing ondersteunt fysieke en virtuele betaalkaarten via hetzelfde account, zodat een bedrijf in het VK binnen enkele minuten een virtuele betaalkaart kan aanmaken voor een SaaS-abonnement (Software as a Service) zonder te hoeven wachten op een fysieke kaart.

• Autorisatie in realtime: wanneer een werknemer de kaart scant of kaartgegevens invoert, wordt de transactie doorgestuurd via het kaartnetwerk en wordt deze door de uitgever goedgekeurd of afgewezen op basis van de regels die het bedrijf heeft geconfigureerd.

• Vereffening en gegevens: geld wordt via het standaard clearingproces voor kaarten in het VK vereffend op dezelfde manier als bij consumentenkaarten. Het enige verschil is de gegevens die met elke transactie worden geretourneerd, waaronder de categoriecodes van winkeliers en in sommige programma's ook gespecificeerde regelgegevens die in de boekhoudsoftware worden ingevoerd.

Welke vereisten voor belastingen en rapportages gelden voor bedrijfskaarten?

De belastingdienst in het Verenigd Koninkrijk (HMRC) ziet de uitgaven met een bedrijfskaart als zakelijke uitgaven. Dit betekent dat die alleen aftrekbaar zijn als ze uitsluitend voor zakelijke doeleinden zijn en de onderneming over administratie beschikt om dit aan te tonen.

Een paar gebieden zijn belangrijk voor ondernemingen in het Verenigd Koninkrijk met een kaartenprogramma:

• Btw terugvorderen: Een onderneming die geregistreerd is voor de btw in het Verenigd Koninkrijk kan voorbelasting terugvorderen voor in aanmerking komende aankopen met bedrijfskaarten, maar alleen met een geldige factuur voor de btw waarop het btw-nummer van de leverancier staat. Tijdens een inspectie kan de HMRC om deze factuur vragen en dat zullen ze waarschijnlijk ook doen.

• Verstrekkingen in natura: Als een medewerker een bedrijfskaart gebruikt voor privédoeleinden, zoals een maaltijd buiten een zakenreis om, en de onderneming deze kosten niet verhaalt, kan de HMRC dit zien als een belastbare verstrekking in natura. Deze transacties moeten worden gerapporteerd via een Form P11D of een Pay As You Earn (PAYE) Settlement Agreement. Niet-gesignaleerde privé-uitgaven zijn een maas in kaartenprogramma's.

• Categorieën uitgaven voor vennootschapsbelasting: Zakelijke onkosten verlagen de belastbare winst, maar alleen wanneer ze op de juiste manier zijn gecategoriseerd en onderbouwd zijn met documentatie. Een programma dat representatie voor klanten niet kan scheiden van reizen van personeel en kantoorbenodigdheden, is een risico voor audits.

• Bewaartermijn van gegevens: De HMRC verlangt dat ondernemingen in het Verenigd Koninkrijk minstens zes jaar financiële gegevens bewaren, inclusief de documentatie over de kaart. Alleen overzichten zijn hierbij niet afdoende: je moet het ontvangstbewijs en de facturen bewaren. Als een onderneming de financiële administratie niet op de juiste manier bijhoudt, kan de HMRC een boete van £ 3000 opleggen of een bestuurder schorsen.

Hoe dragen bedrijfskaarten bij aan uitgavenbeheer voor ondernemingen in het Verenigd Koninkrijk?

Voordat bedrijfskaarten gangbaar waren, betaalden medewerkers met hun eigen geld en leverden ze een ontvangstbewijs in. Daarna voerde finance dit in een systeem voor onkosten in en volgde weken later een terugbetaling. Een kaart stroomlijnt dit proces tot één transactie die de afdeling finance direct kan zien.

Met realtime inzicht wordt de controle van budgetten in plaats van een maandelijkse inhaalactie een continu overzicht. Door de beheersing van uitgaven op kaartniveau in te stellen, hoeft de afdeling finance ook minder schendingen van het beleid uit te zoeken.

Nu een ontvangstbewijs vastleggen is verschoven naar workflows die voornamelijk plaatsvinden op mobiel, kan een medewerker het bewijs direct na de betaling fotograferen. Software voor matching koppelt dit aan de bijbehorende transactie met de kaart. Zo valt er aan het eind van de maand niets meer uit te zoeken.

Welke verplichtingen voor naleving en administratie hebben bedrijfskaarten?

Naast de vermelde belastingregels, moeten ondernemingen in het Verenigd Koninkrijk met een kaartenprogramma interne beheersing inrichten. Voor veel accountants en auditors is een schriftelijk beleid voor kaartgebruik een basiseis. Een dergelijke maatregel geeft bijvoorbeeld antwoord op vragen zoals: Wat telt als in aanmerking komende onkosten? Welke limieten gelden er per rol? En wat gebeurt er als iemand de kaart buiten het beleid om gebruikt? Zonder dit gedocumenteerde beleid kan een onderneming het lastig vinden om haar categorieën uitgaven te verantwoorden als de HMRC hiernaar vraagt.

De frequentie van reconciliatie is ook belangrijk. Door met het vergelijken van ontvangstbewijzen en overzichten te wachten tot het einde van de maand, kunnen fouten en ontbrekende documenten zich opstapelen voordat iemand ze ontdekt. Met wekelijkse of realtime reconciliatie via geïntegreerde software kunnen ondernemingen verschillen opsporen dichter bij het moment van de betaling, wanneer de medewerker zich de situatie nog herinnert.

In dit geval is de scheiding van taken ook van toepassing, net als bij andere financiële procedures. De persoon die kaarten uitgeeft, limieten instelt en uitzonderingen kan goedkeuren, mag normaal gesproken niet zelf de overzichten reconciliëren. Anders vervalt namelijk de mogelijkheid om oneigenlijk gebruik te signaleren.

Regels over kaarten overlappen mogelijk met bredere verplichte regels voor interne beheersing voor ondernemingen die vallen onder de Senior Managers and Certification Regime (SM&CR), een kader waarin personen die voor een bedrijf voor financiële dienstverlening werken, persoonlijk aansprakelijk worden gehouden voor hun gedrag en bekwaamheid. De Financial Conduct Authority (FCA) is toezichthouder op ongeveer 42.000 ondernemingen in het Verenigd Koninkrijk. Maar de meeste kaartenprogramma's voor ondernemingen in het Verenigd Koninkrijk vallen niet direct onder het toezicht van de SM&CR, tenzij het om gereguleerde financiële bedrijven gaat.

Welke risico's en beperkingen over bedrijfskaarten moeten ondernemingen in het Verenigd Koninkrijk in overweging nemen?

Een kaart die gemakkelijk door een medewerker te gebruiken is, kan ook gemakkelijk worden misbruikt. Dit kan bijvoorbeeld een overtreding zijn van het toegestane gebruik, zoals per ongeluk privé aankopen doen, of iets opzettelijks. Met uitgavenbeheer kun je dit risico verkleinen, maar dat lukt alleen als een onderneming zelf de categorieën en limieten instelt. Hieronder vind je enkele andere factoren om rekening mee te houden:

Kredietrisico's en vertraging van documentatie

Bij programma's voor creditcards en betaalkaarten komt kredietrisico om de hoek kijken, doordat niet de medewerker maar de onderneming aansprakelijk is voor het saldo. Verlate documentatie is een blijvend punt, zelfs met goede software. Een medewerker kan eenvoudig en snel iets aanschaffen, maar je bent nog steeds afhankelijk van diegene om vervolgens ondersteunende documenten aan te leveren.

Buitenlandse transacties verwerken

Dit punt vereist de aandacht van iedere onderneming in het Verenigd Koninkrijk met internationale uitgaven. Kosten om valuta om te wisselen en wisselkoersen verschillen per uitgever. Een onderneming met reizende medewerkers of betalingen aan overzeese leveranciers zou moeten begrijpen hoe de prijsbepaling voor zulke conversies in hun programma in zijn werk gaat.

Vendor lock-in

Om over te stappen van een aanbieder van een bedrijfskaart, moet je doorgaans elke kaart opnieuw uitgeven en elke integratie bijwerken. Hierbij moeten medewerkers mogelijk bovendien een nieuwe werkwijze aanleren. Je keuze voor een aanbieder kan overstapkosten met zich meebrengen die verder gaan dan alleen de kaart.

Hoe kunnen ondernemingen in het Verenigd Koninkrijk bepalen of bedrijfskaarten geschikt voor hen zijn?

Deze beslissing is afhankelijk van een paar factoren. Elk ervan wijst op een ander antwoord, afhankelijk van de grootte en structuur van de onderneming.

Aankoopvolume en aantal medewerkers

Bedenk hoeveel medewerkers uit naam van de onderneming aankopen doen en hoe vaak dit gebeurt. Voor een onderneming met twee mensen die af en toe benodigdheden kopen, is de afweging anders dan voor een met veertig mensen die regelmatig reizen.

Vereisten voor beheer

Bepaal hoeveel direct toezicht finance nodig heeft. Als maandelijkse reconciliatie tot nu toe prima heeft gewerkt, is de noodzaak voor realtime beheersing van uitgaven minder groot dan voor een onderneming die voor onverwachte kostenoverschrijdingen heeft gestaan.

Integratie met bestaande systemen

Onderzoek of de bestaande instellingen voor boekhouding en betalingen een integratie ondersteunen, of dat een kaartenprogramma een volgend afzonderlijk systeem is dat handmatig beheerd moet worden. Als je onderneming betalingen verwerkt via Stripe, kun je Issuing gebruiken om kaartgegevens in dezelfde omgeving als inkomstengegevens te bewaren. Dit kan reconciliatie vereenvoudigen in vergelijking met een kaartenprogramma van een afzonderlijke bank naast niet-gerelateerde boekhoudsoftware.

Discipline voor documentatie

Zorg dat je onderneming voldoende capaciteit heeft voor de documentatie die je wilt afdwingen. Een programma met bedrijfskaarten legt de nalevingslast rondom het vastleggen van een ontvangstbewijs bijvoorbeeld deels bij individuele medewerkers. Daardoor loopt een onderneming zonder een procedure of software om hiaten te vinden misschien wel de auditrisico's op die een kaartenprogramma juist bedoeld is te verkleinen.

Hoe Stripe Issuing kan helpen

Met Stripe Issuing kun je makkelijk aangepaste kaarten maken, verspreiden en beheren, waardoor je nieuwe inkomsten kunt genereren en de ervaring van je klanten kunt verbeteren.

Issuing kan je helpen:

• Nieuwe kaartproducten te lanceren: maak snel fysieke, virtuele of tokenized kaarten die zijn aangepast aan jouw specifieke behoeften van de onderneming, of het nu gaat om betaalkaarten voor onkosten, beloningen of iets anders.

• Operationele efficiëntie verbeteren: Automatiseer het uitgeven en beheren van kaarten via de API's (Application Programming Interfaces) van Stripe. Zo voorkom je de complexiteit van de samenwerking met meerdere kaartuitgevers.

• De klantervaring te verbeteren: geef je klanten een kaart in je huisstijl die perfect past bij je bestaande producten en diensten.

• Inzicht en controle te krijgen: krijg toegang tot gedetailleerde transactiegegevens en controles om het kaartgebruik te monitoren, bestedingslimieten in te stellen en kaarten indien nodig te blokkeren.

• Je omzetkansen te vergroten: verdien geld met je kaartprogramma's door gedeelde interchange-inkomsten te innen of door diensten met toegevoegde waarde aan te bieden.

• Gebruik te maken van Stripe's expertise: profiteer van een robuuste infrastructuur en ondersteuning op het gebied van compliance, gebaseerd op Stripe's ervaring met het ondersteunen van kaartprogramma's voor toonaangevende bedrijven.

Lees meer over hoe Stripe Issuing je kan helpen om groei te stimuleren met aangepaste kaartprogramma's, of ga vandaag nog aan de slag.